Se gere o Dynamics 365 e o SharePoint, provavelmente não precisa de mais um guia a explicar-lhe como ligar os dois.
Já conheces a ideia básica.
As suas equipas trabalham com registos de clientes, contas, casos, oportunidades ou outros registos da tabela Dynamics 365. Os documentos relacionados são armazenados na tabela SharePoint, onde os utilizadores podem colaborar, gerir versões e trabalhar com documentos a partir da interface da tabela Dynamics 365.
A Microsoft disponibiliza integração nativa com o SharePoint para este fim.
Os problemas começam normalmente depois de a integração estar a funcionar.
Um utilizador pode aceder a um registo Dynamics 365, mas ter acesso inesperado aos seus documentos SharePoint. As suas bibliotecas SharePoint podem tornar-se difíceis de gerir. Os metadados podem tornar-se inconsistentes. E à medida que os seus utilizadores, equipas, unidades de negócio e documentos aumentam, torna-se mais difícil manter manualmente os dois ambientes alinhados.
É por isso que um bom Dynamics 365 SharePoint: melhores práticas é preciso ir além da configuração inicial.
É necessário refletir sobre o que acontece quando o seu modelo de segurança, os utilizadores, os documentos e os processos empresariais sofrem alterações.
Eis cinco erros comuns a ter em atenção.
Quais são as armadilhas mais comuns do Dynamics 365 - SharePoint?
As cinco questões a que vale a pena prestar atenção são:
- Partindo do princípio de que as autorizações do Dynamics 365 se aplicam automaticamente ao SharePoint
- Conceber a estrutura SharePoint sem ter em conta a segurança e a governação
- Tratar os metadados dos documentos como algo secundário
- Partindo do princípio de que uma integração que funciona hoje continuará a ser fácil de gerir em grande escala
- Corrigir manualmente as lacunas de permissão, em vez de sincronizar os modelos de segurança
Vamos analisar cada um deles.
1. Partindo do princípio de que as autorizações do Dynamics 365 se aplicam automaticamente ao SharePoint
Esta é a primeira suposição que deve questionar.
A segurança Dynamics 365 e as permissões SharePoint não são a mesma coisa.
Quando se concede acesso a alguém a um registo Dynamics 365, isso não significa automaticamente que o SharePoint irá reproduzir a mesma decisão de segurança para o documento correspondente.
A documentação da Microsoft enumera explicitamente as permissões SharePoint juntamente com as funções de segurança Dynamics 365 para tarefas de gestão de documentos. Os utilizadores que acedem a conteúdos SharePoint a partir de Dynamics 365 precisam de permissões adequadas no site SharePoint relevante e nas localizações dos documentos.
Então, imagina este cenário.
Um vendedor tem acesso a uma conta na Dynamics 365.
A conta tem contratos, documentos de preços, propostas e outros ficheiros armazenados em SharePoint.
Agora, o acesso Dynamics 365 do vendedor é alterado.
O que acontece aos documentos SharePoint?
Se a sua resposta for "O SharePoint deve saber automaticamente", essa é precisamente a hipótese que precisa de validar.
Como evitar o problema
Considere a segurança Dynamics 365 e as permissões SharePoint como duas camadas interligadas, mas distintas.
Antes de entrar em produção, teste cenários como:
- Um utilizador obtém acesso a um registo
- O acesso de um utilizador é revogado
- Um utilizador muda de equipa
- Um disco muda de dono
- Alterações no acesso de um utilizador às unidades de negócio
- É necessário partilhar um documento com um utilizador ou equipa específicos
Não verifiques apenas se o documento abre.
Verifique se o A pessoa certa consegue abri-lo, e a pessoa errada não consegue.
Essa distinção torna-se cada vez mais importante à medida que o seu ambiente Dynamics 365 cresce.
2. Conceber a estrutura SharePoint sem ter em conta a segurança e a governação
A sua arquitetura SharePoint pode parecer perfeitamente organizada e, mesmo assim, causar problemas mais tarde.
Pode começar por uma estrutura simples:
Cliente → Conta → Documentos
Então, a vossa organização cresce.
As diferentes unidades de negócio necessitam de diferentes níveis de acesso. As equipas mudam. São introduzidos novos tipos de documentos. São associados mais registos ao SharePoint. Os administradores começam a criar exceções.
De repente, a estrutura que parecia simples durante a implementação torna-se difícil de gerir.
O próprio SharePoint possui um modelo de permissões detalhado, incluindo permissões em diferentes âmbitos e herança de permissões.
É por isso que a arquitetura do documento e a arquitetura de segurança não devem ser concebidas de forma independente.
Como evitar o problema
Antes de criar a sua estrutura SharePoint, defina:
- Quais registos Dynamics 365 requerem gestão documental?
- Quais os sites e bibliotecas do SharePoint irão armazenar esses documentos?
- Que utilizadores ou equipas devem ter acesso a eles
- Quando as permissões devem ser herdadas
- Nos casos em que as exceções sejam realmente necessárias
- Quais são os administradores responsáveis pela estrutura?
- Como serão geridas as alterações ao acesso ao longo do tempo
O teu objetivo não é criar o modelo de permissões mais complicado.
O objetivo é criar um sistema que continue a ser compreensível e fácil de gerir quando o seu ambiente já não for pequeno.
SharePoint Structure Creator A função «from Connecting Software» cria ou seleciona automaticamente bibliotecas de documentos SharePoint de acordo com as regras que definir. Pode estruturar as bibliotecas por registo, período de tempo, caracteres iniciais do nome ou ID de um registo, ou combinações destas regras.
Isto permite-lhe distribuir os documentos por uma estrutura SharePoint mais fácil de gerir, em vez de deixar que tudo se acumule numa única biblioteca.
Isto é particularmente relevante quando também se utiliza o CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator, uma vez que as duas soluções abordam problemas complementares:
- Permissions Replicator → mantém a segurança Dynamics 365 alinhada com as permissões SharePoint.
- SharePoint Structure Creator → organiza a parte SharePoint de acordo com regras concebidas para manter a estrutura fácil de gerir à medida que cresce.
A distinção é importante: uma melhor estrutura de pastas e bibliotecas, por si só, não sincroniza as permissões. A estrutura e a segurança resolvem aspetos diferentes do mesmo problema de escalabilidade.
3. Tratar os metadados dos documentos como algo secundário
Eis outro problema que talvez reconheças.
Os seus documentos estão guardados em segurança no SharePoint.
Mas, seis meses depois, alguém pergunta:
"Consegue encontrar todos os contratos dos clientes desta região que expiram neste trimestre?"
Os documentos existem.
O problema é encontrá-los.
Quando os utilizadores introduzem manualmente metadados, diferentes pessoas podem classificar o mesmo tipo de documento de forma diferente. Uma pessoa pode introduzir "Contrato", outra "Contrato de Cliente", enquanto outra ainda deixa o campo em branco.
À medida que cresce, a sua biblioteca SharePoint pode tornar-se cada vez mais difícil de pesquisar, filtrar e gerir.
É por isso que os metadados dos documentos devem constar no seu Estratégia de gestão de documentos Dynamics 365, e não como uma ideia de última hora.
Como evitar o problema
Decida quais os campos Dynamics 365 que devem fornecer contexto para os documentos SharePoint correspondentes.
Por exemplo:
Registo Dynamics 365
Cliente: ABC, Lda.
Região: APAC
Titular da conta: Jane Smith
Tipo de documento: Contrato
↓
Metadados do documento SharePoint
Cliente: ABC, Lda.
Região: APAC
Proprietária: Jane Smith
Tipo de documento: Contrato
O objetivo é reduzir a introdução manual desnecessária de dados e manter um contexto útil em torno do documento.
O Connecting Software aborda esta área com Arrastar e largar e metadados para Dynamics 365 CE, que descreve como o mapeamento dos valores do campo Dynamics 365 para os metadados SharePoint quando os documentos são carregados.
Para si, enquanto administrador, a vantagem é evidente: os seus utilizadores gastam menos tempo a classificar manualmente os documentos, ao mesmo tempo que o seu conteúdo SharePoint conserva melhor o contexto empresarial já presente no Dynamics 365.
4. Partindo do princípio de que uma integração que funciona hoje continuará a ser fácil de gerir em grande escala
A sua integração pode funcionar na perfeição durante a implementação.
Isso não indica necessariamente como o sistema se comportará em termos operacionais à medida que o seu ambiente for crescendo.
Hoje poderá ter:
- Um número razoável de utilizadores
- Um pequeno número de equipas
- Algumas unidades de negócio
- Bibliotecas de documentos limitadas
- Requisitos de segurança relativamente simples
Com o passar do tempo, poderá vir a ter milhares de utilizadores, várias equipas, estruturas de propriedade mais complexas e um número significativamente maior de documentos.
Ora, toda a mudança tem consequências.
- Um utilizador muda de equipa.
- Uma unidade de negócio muda.
- Um disco muda de dono.
- É introduzido um novo requisito de segurança.
- A vossa integração tem de acompanhar a evolução.
Como evitar o problema
Faça perguntas sobre a arquitetura antes que o seu ambiente se torne difícil de gerir:
- Que informações é necessário transferir entre o Dynamics 365 e o SharePoint?
- Tem de se mover num só sentido ou nos dois sentidos?
- O que acontece quando um registo Dynamics 365 é alterado?
- O que acontece quando um utilizador ou uma equipa muda?
- Como é que as permissões são sincronizadas?
- Como é que as falhas são identificadas?
- Quem é responsável pela integração após a implementação?
É aqui que uma camada de integração específica pode revelar-se relevante.
Connecting Software's Connect Bridge foi concebido para ligar aplicações empresariais e sincronizar informações entre elas, incluindo o Dynamics 365 e o SharePoint.
A distinção importante é que o Connect Bridge aborda requisitos mais abrangentes de integração e sincronização. Isso não significa que seja necessário substituir as funcionalidades nativas de gestão de documentos da Microsoft.
5. Corrigir manualmente as lacunas nas permissões, em vez de sincronizar os modelos de segurança
É aqui que um pequeno problema administrativo pode tornar-se um problema de arquitetura.
Recebe uma multa:
"Este utilizador consegue aceder a um documento ao qual não deveria ter acesso."
Corrija a permissão do SharePoint.
Algumas semanas depois:
"O acesso de outro utilizador está incorreto."
Resolve isso também.
- É então que uma equipa muda.
- Um utilizador muda de unidade de negócio.
- Um disco muda de dono.
Voltaste a verificar as permissões manualmente. Se isto te soa familiar, a questão não é simplesmente:
"Que permissão SharePoint preciso de alterar?"
A melhor pergunta é:
"Como é que o meu modelo de segurança Dynamics 365 deve ser refletido no SharePoint?"
Essa é uma questão fundamentalmente diferente.
O Connecting Software aborda especificamente este cenário com o seu CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator. A empresa descreve a solução como uma sincronização do modelo de segurança Dynamics 365 com as permissões SharePoint, incluindo informações de segurança como utilizadores, equipas, unidades de negócio e acesso aos níveis relevantes.
É neste ponto que uma estratégia de integração pode ir além da simples ligação entre duas aplicações.
Estás a criar uma relação mais coerente entre quem pode aceder a um registo no Dynamics 365 e quem deve ter acesso ao conteúdo SharePoint correspondente.
Onde o Connecting Software se enquadra na sua arquitetura Dynamics 365 - SharePoint
É importante distinguir três requisitos diferentes.
1. Precisa de um sistema de gestão de documentos
Se o seu objetivo for simplesmente armazenar e gerir documentos associados a registos Dynamics 365, a integração nativa da Microsoft com o SharePoint poderá já satisfazer as suas necessidades. A Microsoft disponibiliza funcionalidades de gestão de documentos que permitem aos utilizadores trabalhar com documentos SharePoint a partir de aplicações Dynamics 365 e Dataverse.
2. É necessário que a segurança Dynamics 365 se reflita na SharePoint
É aqui que CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator torna-se particularmente relevante.
Em vez de exigir que os administradores mantenham continuamente dois modelos de permissões distintos, a solução foi concebida para sincronizar a segurança do Dynamics 365 com as permissões do SharePoint.
3. É necessária uma sincronização mais ampla entre Dynamics 365 e SharePoint
Se as suas necessidades forem além da gestão de documentos e incluírem uma sincronização mais abrangente entre aplicações, Connect Bridge fornece a camada de integração.
Esta distinção é importante.
O Connecting Software não vem substituir os sistemas de que já depende.
Trata-se de colmatar as lacunas que possam surgir entre esses sistemas.
Uma lista de verificação prática para os exames Dynamics 365 - SharePoint
Antes de considerar a sua implementação concluída, pergunte-se:
Segurança
- Os modelos Dynamics 365 e SharePoint têm responsabilidades em matéria de autorizações claramente definidas?
- O que acontece quando o acesso Dynamics 365 de um utilizador sofre alterações?
- O que acontece quando um utilizador muda de equipa ou de unidade de negócio?
- Um utilizador pode aceder a um documento SharePoint sem ter o acesso Dynamics 365 necessário?
Estrutura do documento
- A sua arquitetura SharePoint foi concebida para a estrutura atual e futura da sua empresa?
- As permissões e a localização dos documentos são fáceis de compreender?
- Já reduziu ao mínimo as exceções de autorização desnecessárias?
Metadados
- Que campos Dynamics 365 devem passar a ser metadados SharePoint?
- Os utilizadores estão a introduzir manualmente informações que já existem no Dynamics 365?
- Os utilizadores conseguem pesquisar e filtrar documentos com facilidade?
Integração
- O que é que é necessário sincronizar entre as duas plataformas?
- O requisito é unidirecional ou bidirecional?
- Como é que vai lidar com as alterações e com as falhas de integração?
Escala
- A sua abordagem continuará a funcionar quando o número de utilizadores, equipas, registos e documentos aumentar?
- Quanta gestão manual será necessária?
Se várias respostas não forem claras, a sua integração poderá estar tecnicamente funcional, sem estar totalmente regulamentada.
Veja como funciona o Replicator de permissões CB Dynamics 365 a SharePoint
Perguntas mais frequentes
O Dynamics 365 sincroniza automaticamente as permissões com o SharePoint?
Que autorizações são necessárias para a gestão de documentos Dynamics 365 - SharePoint?
Quais são os problemas de integração mais comuns do Dynamics 365 e do SharePoint?
Como é possível evitar problemas de autorizações SharePoint no Dynamics 365?
Quando se deve utilizar uma plataforma de integração para o Dynamics 365 e o SharePoint?
De que forma os metadados melhoram a gestão de documentos Dynamics 365 - SharePoint?
Conclusão
A sua integração Dynamics 365–SharePoint pode estar a funcionar exatamente como foi configurada e, mesmo assim, deixar-lhe um problema de governação.
A verdadeira questão não é simplesmente:
"Os meus utilizadores conseguem aceder aos seus documentos?"
É:
"Será que consigo controlar quem tem acesso, manter o contexto dos documentos intacto e preservar essa relação à medida que o meu ambiente Dynamics 365 vai mudando?"
Isso exige que penses para além da integração inicial.
Utilize a gestão de documentos nativa do Dynamics 365–SharePoint sempre que esta for adequada às suas necessidades. Em seguida, analise as lacunas relacionadas com sincronização de segurança, metadados e integração mais abrangente.
No que diz respeito ao alinhamento em matéria de segurança, o Connecting Software CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator aborda o desafio específico de sincronizar o modelo de segurança Dynamics 365 com as permissões SharePoint. Para uma sincronização mais abrangente das aplicações, Connect Bridge fornece a camada de integração.
O objetivo não é substituir os sistemas que as vossas equipas já utilizam.
O objetivo é tornar a ligação entre elas mais fácil de gerir, controlar e expandir.
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