如果你正在管理 Dynamics 365 和 SharePoint，那么你可能不需要另一份指南来告诉你如何将这两者连接起来。.
你已经了解基本思路了。.
您的团队会处理客户、账户、案例、商机或其他 Dynamics 365 记录。相关文档存储在 SharePoint 中，用户可以在 Dynamics 365 界面内对这些文档进行协作、版本管理及操作。.
为此，微软提供了对 SharePoint 的原生集成。.
问题通常从……开始 集成运行正常后.
用户可以访问 Dynamics 365 记录，却意外地能够访问其 SharePoint 文档。这会导致您的 SharePoint 库难以管理，元数据可能出现不一致。随着用户、团队、业务部门和文档数量的增加，手动保持这两个环境的一致性将变得越来越困难。.
这就是为什么好的 Dynamics 365 SharePoint 最佳实践 需要超越初始设置。.
您需要考虑当安全模型、用户、文档和业务流程发生变化时会发生什么情况。.
以下是五个需要注意的常见陷阱。.
Dynamics 365 至 SharePoint 中最常见的陷阱有哪些？
值得关注的五个问题是：
- 假设 Dynamics 365 的权限会自动应用于 SharePoint
- 在不考虑安全与治理的情况下设计 SharePoint 架构
- 将文档元数据视为事后才考虑的事项
- 假设今天能正常运行的集成，在规模扩大后仍能保持可管理性
- 手动修复权限缺口，而非同步安全模型
让我们逐一看看。.
1. 假设 Dynamics 365 的权限会自动应用于 SharePoint
这是你应该首先质疑的第一个假设。.
Dynamics 365 安全设置与 SharePoint 权限并非同一回事。.
当您授予某人访问 Dynamics 365 记录的权限时，这并不意味着 SharePoint 会自动对相应的文档采用相同的权限设置。.
微软的文档中明确列出了用于文档管理任务的 SharePoint 权限以及 Dynamics 365 安全角色。用户若要从 Dynamics 365 访问 SharePoint 内容，则需在相关的 SharePoint 站点和文档位置拥有相应的权限。.
那么，试想一下这种情况。.
一名销售人员可以访问Dynamics 365中的某个账户。.
该账户的合同、定价文件、提案及其他文件均存储在 SharePoint 中。.
现在，该销售人员的Dynamics 365访问权限发生了变化。.
SharePoint文件会怎样？
如果你回答的是"SharePoint应该自动知道"，那么这正是你需要验证的假设。.
如何避免这个问题
将 Dynamics 365 安全设置和 SharePoint 权限视为 两个相互关联但又相互独立的层.
在正式上线前，请测试以下场景：
- 用户获取了某条记录的访问权限
- 撤销用户的访问权限
- 用户更换团队
- 一张唱片易主
- 用户业务部门的访问权限发生变更
- 需要将一份文档与特定用户或团队共享
不要只测试文档能否打开。.
测试是否 只有正确的人才能打开它，而错误的人则无法打开.
随着您的 Dynamics 365 环境不断扩展，这一区别变得越来越重要。.
2. 在设计SharePoint架构时未考虑安全与治理问题
您的 SharePoint 架构看起来可能井井有条，但日后仍可能引发问题。.
你可以从一个简单的结构开始：
客户 → 账户 → 文档
然后，贵组织便会发展壮大。.
不同的业务部门需要不同的访问权限。团队会发生变动。会引入新的文档类型。越来越多的记录与SharePoint关联起来。管理员开始创建例外规则。.
突然间，那个在实现过程中看似简单的结构变得难以管理了。.
SharePoint 本身拥有一个详细的权限模型，包括不同范围的权限以及权限继承。.
正因如此，文档架构和安全架构不应独立设计。.
如何避免这个问题
在创建 SharePoint 结构之前，请定义：
- 哪些 Dynamics 365 记录需要进行文档管理
- 哪些SharePoint站点和资料库将存储这些文件？
- 哪些用户或团队应该访问这些内容
- 何时应继承权限
- 在确实需要例外的情况
- 哪些管理员拥有该结构
- 未来将如何处理访问权限的变化
你的目标并不是创建最复杂的权限模型。.
这是为了创建一个即使在环境规模不再小的时候，仍然易于理解和管理的系统。.
SharePoint Structure Creator Connecting Software 会根据您定义的规则，自动创建或选择 SharePoint 文档库。您可以按记录、时间段、记录名称或 ID 的开头字符，或这些规则的组合来组织文档库。.
这使您可以将文档分布在更易于管理的 SharePoint 结构中，而不是让所有内容都堆积在一个库中。.
当你同时使用 CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator 时，这一点尤为重要，因为这两种解决方案分别解决了互补的问题：
- Permissions Replicator → 确保 Dynamics 365 的安全设置与 SharePoint 的权限保持一致。.
- SharePoint Structure Creator → 根据旨在确保结构在扩展过程中仍易于管理的规则，对 SharePoint 部分进行组织。.
这一区别很重要：更好的文件夹和库结构本身并不能同步权限。结构和安全性分别解决了同一可扩展性问题中的不同方面。.
3. 将文档元数据视为次要考虑因素
这里还有另一个你可能熟悉的问题。.
您的文件已安全存储在 SharePoint 中。.
但六个月后，有人问道：
"你能找出该地区所有本季度到期的客户合同吗？"
这些文件确实存在。.
问题在于如何找到它们。.
当用户手动输入元数据时，不同的人对同一类型的文档可能会进行不同的分类。有人可能会输入"合同"，有人输入"客户合同"，而另有人则将该字段留空。.
随着规模的扩大，您的 SharePoint 库在搜索、筛选和管理方面会变得越来越困难。.
这就是为什么文档元数据应该放在你的 Dynamics 365 文档管理策略, ，而不是事后才想到的。.
如何避免这个问题
确定哪些 Dynamics 365 字段应为相应的 SharePoint 文档提供上下文信息。.
例如
Dynamics 365记录
客户：ABC 有限公司.
地区：亚太地区
账户持有人：简·史密斯
文件类型：合同
↓
SharePoint 文档元数据
客户：ABC 有限公司.
地区：亚太地区
所有者：简·史密斯
文件类型：合同
目的是减少不必要的手动录入，并保留文档的相关背景信息。.
Connecting Software 针对这一领域采取了以下措施： Dynamics 365 CE 的拖放和元数据, ，该功能被描述为：在上传文档时，将Dynamics 365字段值映射到SharePoint元数据。.
对于您这位管理员而言，其价值不言而喻：您的用户无需花费太多时间手动对文档进行分类，同时您的 SharePoint 内容也能更好地保留 Dynamics 365 中原本就存在的业务背景。.
4. 假设目前运行良好的集成方案在规模扩大后仍能保持可管理性
您的集成在实施过程中可能运行得非常顺利。.
这并不一定能说明，随着您的环境规模扩大，它在实际运行中会表现如何。.
今天你可能会遇到：
- 数量适中的用户
- 少数几支队伍
- 几个业务部门
- 受限的文档库
- 相对简单的安全要求
随着时间的推移，您可能会拥有数千名用户、多个团队、更复杂的所有权结构，以及数量大幅增加的文档。.
现在，任何变化都会带来后果。.
- 某用户更换了团队。.
- 一个业务部门发生了变化。.
- 一张唱片易主了。.
- 引入了一项新的安全要求。.
- 您的集成需要跟上步伐。.
如何避免这个问题
在环境变得难以管理之前，先提出一些架构方面的问题：
- Dynamics 365 和 SharePoint 之间需要传输哪些信息？
- 它需要单向移动还是双向移动？
- 当 Dynamics 365 记录发生变化时会怎样？
- 当用户或团队发生变动时会怎样？
- 权限是如何同步的？
- 如何识别故障？
- 实施完成后，谁负责集成工作？
此时，一个专门的集成层就显得尤为重要了。.
Connecting Software的 Connect Bridge 旨在连接业务应用程序并在它们之间同步信息，包括 Dynamics 365 和 SharePoint。.
关键区别在于，Connect Bridge 处理的是 更广泛的集成与同步要求. 这并不意味着你需要替换微软原生的文档管理功能。.
5. 手动修复权限缺口，而不是同步安全模型
这就是一个小小的管理问题可能演变成架构问题的地方。.
您收到一张票：
"该用户可以访问一份他本不该访问的文档。"
请修复 SharePoint 的权限。.
几周后：
"另一位用户的访问权限有误。"
这个你也修一下。.
- 然后，一支球队就发生了变化。.
- 某用户更换了业务部门。.
- 一张唱片易主了。.
你又得手动检查权限了。如果这种情况听起来很熟悉，那么问题并不只是：
"我需要修改哪个 SharePoint 权限？"
更好的问题是：
"我的 Dynamics 365 安全模型应如何在 SharePoint 中体现？"
这完全是另一个问题。.
Connecting Software 专门针对这种情况，其 CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator. 该公司将该解决方案描述为将 Dynamics 365 安全模型与 SharePoint 权限进行同步，其中包括用户、团队、业务部门以及相关层级的访问权限等安全信息。.
正是在这一点上，集成策略才能超越单纯连接两个应用程序的范畴。.
您正在建立一种更加稳定的关系，这种关系介于 谁可以访问Dynamics 365中的记录 和 哪些人应该有权访问相应的 SharePoint 内容.
Connecting Software在您的Dynamics 365至SharePoint架构中的定位
必须将这三项不同的要求区分开来。.
1. 您需要文档管理
如果您仅需存储和管理与 Dynamics 365 记录相关的文档，微软原生的 SharePoint 集成功能可能已能满足您的需求。微软提供的文档管理功能允许用户通过 Dynamics 365 和 Dataverse 应用程序处理 SharePoint 文档。.
2. 您需要将 Dynamics 365 的安全设置反映到 SharePoint 中
这是在 CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator 这一点就显得尤为重要。.
该解决方案旨在将 Dynamics 365 的安全设置与 SharePoint 的权限进行同步，从而避免让管理员需要持续维护两个独立的权限模型。.
3. 需要更宽的 Dynamics 365 - SharePoint 同步范围
如果您的需求不仅限于文档管理，还包括更广泛的应用程序间同步，, Connect Bridge 提供集成层。.
这一区别很重要。.
Connecting Software 不会取代您目前所依赖的系统。.
这是在解决可能出现的漏洞 在这些系统之间.
一份实用的Dynamics 365至SharePoint检查清单
在认为实施工作已经完成之前，请先问自己：
安保
- Dynamics 365 和 SharePoint 的权限职责是否界定明确？
- 当用户的 Dynamics 365 访问权限发生变化时，会发生什么情况？
- 当用户更换团队或业务部门时会发生什么？
- 如果用户没有预期的 Dynamics 365 访问权限，能否访问 SharePoint 文档？
文档结构
- 您的 SharePoint 架构是否符合您当前和未来的业务结构？
- 权限和文档位置是否易于理解？
- 您是否已将不必要的权限异常降至最低？
元数据
- 哪些 Dynamics 365 字段应转换为 SharePoint 元数据？
- 用户是否在手动输入Dynamics 365中已经存在的信息？
- 用户能否轻松搜索和筛选文档？
融合
- 这两个平台之间需要同步哪些内容？
- 该要求是单向的还是双向的？
- 您将如何应对变更和集成失败？
规模
- 当用户、团队、记录和文档的数量增加时，您的方法还能行得通吗？
- 需要多少人工管理？
如果多个答案都不够明确，那么您的集成虽然在技术上可能能够正常运行，但可能并未得到充分管理。.
了解 CB Dynamics 365 至 SharePoint 权限复制器的工作原理
常见的问题
Dynamics 365 会自动与 SharePoint 同步权限吗？
Dynamics 365 - SharePoint 文档管理需要哪些权限？
Dynamics 365 和 SharePoint 最常见的集成问题有哪些？
如何在 Dynamics 365 中避免 SharePoint 的权限问题？
在哪些情况下应使用集成平台来处理 Dynamics 365 和 SharePoint？
元数据如何改善 Dynamics 365 - SharePoint 文档管理？
归根结底
您的 Dynamics 365–SharePoint 集成可能完全按照配置正常运行，但仍会给您带来治理问题。.
真正的问题并不只是：
"我的用户能访问他们的文档吗？"
是：
"随着我的 Dynamics 365 环境发生变化，我能否控制访问权限、保持文档上下文的完整性，并维持这种关联关系？"
这要求你不仅要考虑初始集成，还要着眼于更长远的发展。.
在符合您需求的情况下，使用原生的 Dynamics 365–SharePoint 文档管理系统。然后针对以下方面的不足进行评估： 安全同步、元数据以及更广泛的集成.
为了安全协调，Connecting Software的 CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator 解决了将 Dynamics 365 安全模型与 SharePoint 权限进行同步这一具体难题。对于更广泛的应用同步，, Connect Bridge 提供集成层。.
我们的目标并不是要取代贵团队目前正在使用的系统。.
这是为了使它们之间的连接更易于管理、治理和扩展。.
想看看这在您的环境中是如何运作的吗？
了解 Connecting Software 如何帮助组织将 Dynamics 365 安全设置与 SharePoint 权限相协调，并简化大规模文档管理。.
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