Если вы управляете моделями Dynamics 365 и SharePoint, вам, вероятно, не понадобится ещё одно руководство, в котором объясняется, как соединить эти две модели.
Вы уже знаете основную идею.
Ваши команды работают с записями о клиентах, счетах, запросах, потенциальных сделках и другими записями из таблицы Dynamics 365. Сопутствующие документы хранятся в таблице SharePoint, где пользователи могут совместно работать над документами, управлять их версиями и взаимодействовать с ними непосредственно из интерфейса Dynamics 365.
Для этой цели компания Microsoft предоставляет встроенную интеграцию с SharePoint.
Проблемы, как правило, начинаются после того, как интеграция начнёт работать.
Пользователь может получить доступ к записи Dynamics 365, но при этом неожиданно получить доступ к связанным с ней документам SharePoint. Управление вашими библиотеками SharePoint может стать затруднительным. Метаданные могут стать несогласованными. А по мере роста числа пользователей, команд, бизнес-подразделений и документов вручную поддерживать согласованность этих двух сред становится всё сложнее.
Вот почему хороший Dynamics 365 SharePoint: передовой опыт необходимо выйти за рамки первоначальной настройки.
Вам необходимо продумать, что произойдет, если изменятся ваша модель безопасности, пользователи, документы и бизнес-процессы.
Вот пять распространенных ошибок, на которые следует обратить внимание.
Каковы наиболее распространённые ошибки при использовании Dynamics 365 — SharePoint?
Пять вопросов, на которые стоит обратить внимание:
- Предполагается, что права доступа для версии Dynamics 365 автоматически распространяются на версию SharePoint
- Разработка структуры SharePoint без учета вопросов безопасности и управления
- Рассмотрение метаданных документа как второстепенного вопроса
- Предполагая, что интеграционное решение, которое работает сегодня, останется управляемым даже при масштабировании
- Устранение пробелов в правах доступа вручную вместо синхронизации моделей безопасности
Давайте рассмотрим каждый из них.
1. Предполагается, что права доступа для версии Dynamics 365 автоматически распространяются на версию SharePoint
Это первое предположение, которое вам следует подвергнуть сомнению.
Уровень безопасности Dynamics 365 и права доступа SharePoint — это не одно и то же.
Предоставление кому-либо доступа к записи Dynamics 365 не означает, что система SharePoint автоматически применит те же настройки безопасности к соответствующему документу.
В документации Microsoft права доступа SharePoint явно указаны наряду с ролями безопасности Dynamics 365 для задач управления документами. Пользователям, получающим доступ к контенту SharePoint из Dynamics 365, требуются соответствующие права доступа к соответствующему сайту SharePoint и хранилищам документов.
Итак, представьте себе следующую ситуацию.
У продавца есть доступ к учетной записи в Dynamics 365.
В учетной записи SharePoint хранятся контракты, документы по ценообразованию, предложения и другие файлы.
Теперь права доступа Dynamics 365 продавца изменяются.
Что происходит с документами SharePoint?
Если ваш ответ звучит так: "SharePoint должен это знать автоматически", — то именно это предположение вам и нужно проверить.
Как избежать этой проблемы
Рассматривайте защиту Dynamics 365 и права доступа SharePoint как два взаимосвязанных, но отдельных слоя.
Перед запуском в рабочую среду протестируйте следующие сценарии:
- Пользователь получает доступ к записи
- Доступ пользователя аннулирован
- Пользователь меняет команду
- Рекорд переходит к новому владельцу
- Изменения в правах доступа пользователя к бизнес-подразделениям
- Необходимо предоставить доступ к документу конкретному пользователю или команде
Не проверяйте только то, открывается ли документ.
Проверить, является ли правильный человек сможет его открыть, а посторонний — нет.
Это различие приобретает всё большее значение по мере расширения вашей среды Dynamics 365.
2. Проектирование структуры SharePoint без учета вопросов безопасности и управления
Ваша архитектура SharePoint может выглядеть идеально организованной, но при этом впоследствии создавать проблемы.
Можно начать с простой структуры:
Клиент → Учетная запись → Документы
И тогда ваша организация начинает расти.
Различные подразделения нуждаются в разном доступе. Составы команд меняются. Появляются новые типы документов. К системе SharePoint подключается всё больше записей. Администраторы начинают создавать исключения.
И вдруг структура, которая казалась простой на этапе реализации, становится сложной в управлении.
Сама система SharePoint обладает подробной моделью прав доступа, включая права доступа на разных уровнях и наследование прав.
Именно поэтому архитектура вашего документа и архитектура безопасности не должны разрабатываться независимо друг от друга.
Как избежать этой проблемы
Перед созданием структуры SharePoint необходимо определить:
- Какие записи Dynamics 365 требуют управления документами?
- На каких сайтах и в каких библиотеках SharePoint будут храниться эти документы?
- Какие пользователи или команды должны иметь к ним доступ
- В каких случаях права доступа должны наследоваться
- В тех случаях, когда исключения действительно необходимы
- Какие администраторы являются владельцами этой структуры
- Как будут происходить изменения в правилах доступа с течением времени
Ваша цель — не создать самую сложную модель прав доступа.
Цель состоит в том, чтобы создать такую систему, которая останется понятной и управляемой даже тогда, когда ваша среда перестанет быть небольшой.
SharePoint Structure Creator Функция «Из Connecting Software» автоматически создает или выбирает библиотеки документов SharePoint в соответствии с заданными вами правилами. Вы можете структурировать библиотеки по записям, временным периодам, начальным символам названия записи или идентификатора, а также по комбинациям этих правил.
Это позволяет распределять документы по более удобной для управления структуре SharePoint, вместо того чтобы все документы скапливались в одной библиотеке.
Это особенно актуально, если вы также используете CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator, поскольку эти два решения позволяют решать взаимодополняющие задачи:
- Permissions Replicator → обеспечивает соответствие настроек безопасности Dynamics 365 правам доступа SharePoint.
- SharePoint Structure Creator → организует сторону SharePoint в соответствии с правилами, призванными обеспечить управляемость структуры по мере её роста.
Это различие важно: более удобная структура папок и библиотек сама по себе не обеспечивает синхронизацию прав доступа. Структура и безопасность решают разные аспекты одной и той же проблемы масштабируемости.
3. Отношение к метаданным документов как к чему-то второстепенному
Вот ещё одна проблема, которая, возможно, вам знакома.
Ваши документы надежно хранятся в SharePoint.
Но спустя шесть месяцев кто-то спрашивает:
"Можете ли вы найти все договоры с клиентами из этого региона, срок действия которых истекает в этом квартале?"
Эти документы существуют.
Проблема заключается в том, чтобы их найти.
Когда пользователи вводят метаданные вручную, разные люди могут по-разному классифицировать документы одного и того же типа. Один может ввести "Договор", другой — "Договор с клиентом", а третий оставит поле пустым.
По мере роста объёма вашей библиотеки SharePoint поиск, фильтрация и управление ею могут становиться всё более сложными.
Именно поэтому метаданные документа должны находиться в вашем Стратегия управления документами Dynamics 365, а не как нечто второстепенное.
Как избежать этой проблемы
Определите, какие поля Dynamics 365 должны служить контекстом для соответствующих документов SharePoint.
Например:
Запись Dynamics 365
Заказчик: ABC Ltd.
Регион: Азиатско-Тихоокеанский регион
Владелец учетной записи: Джейн Смит
Тип документа: Договор
↓
Метаданные документа SharePoint
Заказчик: ABC Ltd.
Регион: Азиатско-Тихоокеанский регион
Владелица: Джейн Смит
Тип документа: Договор
Цель состоит в том, чтобы сократить количество ненужного ручного ввода данных и сохранить полезный контекст, связанный с документом.
Connecting Software решает эту проблему с помощью Перетаскивание и метаданные для Dynamics 365 CE, которое, по его описанию, обеспечивает сопоставление значений полей Dynamics 365 с метаданными SharePoint при загрузке документов.
Для вас, как администратора, преимущество очевидно: ваши пользователи тратят меньше времени на ручную классификацию документов, а ваш контент SharePoint в большей степени сохраняет бизнес-контекст, уже присутствующий в Dynamics 365.
4. Предположение о том, что интеграционное решение, которое работает сегодня, останется управляемым при масштабировании
Возможно, ваша интеграция будет работать безупречно на этапе внедрения.
Это не обязательно говорит о том, как система будет вести себя в эксплуатации по мере расширения вашей среды.
Сегодня у вас может быть:
- Управляемое количество пользователей
- Небольшое количество команд
- Несколько бизнес-подразделений
- Библиотеки документов с ограниченным доступом
- Относительно простые требования к безопасности
Со временем у вас могут появиться тысячи пользователей, несколько команд, более сложная структура владения и значительно больше документов.
Теперь любое изменение влечет за собой определенные последствия.
- Пользователь меняет команду.
- Изменяется бизнес-подразделение.
- Запись переходит в новую собственность.
- Вводится новое требование безопасности.
- Ваша интеграция должна идти в ногу со временем.
Как избежать этой проблемы
Задавайте вопросы по архитектуре, пока ваша среда ещё не стала сложной для управления:
- Какая информация должна передаваться между системами Dynamics 365 и SharePoint?
- Ему нужно двигаться в одну сторону или в обе стороны?
- Что происходит при изменении записи Dynamics 365?
- Что происходит, когда меняется пользователь или команда?
- Как происходит синхронизация прав доступа?
- Как выявляются сбои?
- Кто несет ответственность за интеграцию после внедрения?
Именно в этом случае может пригодиться специальный уровень интеграции.
Connecting Software's Connect Bridge предназначена для подключения бизнес-приложений и синхронизации информации между ними, в том числе Dynamics 365 и SharePoint.
Важное отличие заключается в том, что Connect Bridge обращается к более широкие требования к интеграции и синхронизации. Это не означает, что вам нужно заменять встроенные в Microsoft средства управления документами.
5. Устранение пробелов в правах доступа вручную вместо синхронизации моделей безопасности
Именно в этом случае небольшая административная проблема может превратиться в архитектурную.
Вы получаете штраф:
"Этот пользователь имеет доступ к документу, к которому не должен иметь доступа"."
Исправьте права доступа для файла SharePoint.
Через несколько недель:
"Доступ другого пользователя неверный"."
Это тоже исправь.
- И тогда команда меняется.
- Пользователь переходит в другое подразделение.
- Запись переходит в новую собственность.
Вам снова приходится проверять права доступа вручную. Если вам это знакомо, то вопрос заключается не просто в том, чтобы:
"Какое разрешение SharePoint мне нужно изменить?"
Лучше задать такой вопрос:
"Как моя модель безопасности Dynamics 365 должна быть отражена в SharePoint?"
Это принципиально другой вопрос.
Connecting Software специально предназначен для решения именно этой задачи благодаря своей CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator. Компания описывает данное решение как синхронизацию модели безопасности Dynamics 365 с правами доступа SharePoint, включая такие сведения о безопасности, как пользователи, команды, бизнес-подразделения и доступ на соответствующих уровнях.
Именно на этом этапе стратегия интеграции может выйти за рамки простого соединения двух приложений.
Вы создаете более гармоничные отношения между кто имеет доступ к записи в Dynamics 365 и кто должен иметь доступ к соответствующему контенту SharePoint.
Как Connecting Software вписывается в вашу архитектуру Dynamics 365 — SharePoint
Важно разграничить три различных требования.
1. Вам нужна система управления документами
Если вам требуется лишь хранить документы, связанные с записями Dynamics 365, и управлять ими, встроенная интеграция Microsoft с SharePoint, возможно, уже соответствует вашим потребностям. Microsoft предоставляет средства управления документами, которые позволяют пользователям работать с документами SharePoint из приложений Dynamics 365 и Dataverse.
2. Необходимо, чтобы показатель безопасности Dynamics 365 был отражён в показателе SharePoint
Именно здесь CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator приобретает особую актуальность.
Вместо того чтобы требовать от администраторов постоянного ведения двух отдельных моделей прав доступа, данное решение предназначено для синхронизации системы безопасности Dynamics 365 с правами доступа SharePoint.
3. Требуется более широкая синхронизация Dynamics 365 — SharePoint
Если ваши требования выходят за рамки управления документами и включают более широкую синхронизацию между приложениями, Connect Bridge обеспечивает уровень интеграции.
Это различие имеет большое значение.
Connecting Software не заменяет системы, на которые вы уже полагаетесь.
Речь идет об устранении пробелов, которые могут возникнуть между этими системами.
Практический контрольный список для курсов Dynamics 365 – SharePoint
Прежде чем считать реализацию завершённой, задайте себе следующий вопрос:
Безопасность
- Имеются ли у моделей Dynamics 365 и SharePoint четко определенные полномочия в отношении разрешений?
- Что происходит, когда изменяются права доступа пользователя к Dynamics 365?
- Что происходит, когда пользователь переходит в другую команду или подразделение?
- Может ли пользователь получить доступ к документу SharePoint, не имея необходимого доступа к Dynamics 365?
Структура документа
- Соответствует ли ваша архитектура SharePoint текущей и будущей структуре вашего бизнеса?
- Легко ли понять права доступа и расположение документов?
- Вы свели к минимуму количество ненужных исключений, связанных с разрешениями?
Метаданные
- Какие поля Dynamics 365 следует преобразовать в метаданные SharePoint?
- Вводят ли пользователи вручную информацию, которая уже имеется в системе Dynamics 365?
- Могут ли пользователи легко искать и фильтровать документы?
Интеграция
- Что необходимо синхронизировать между этими двумя платформами?
- Требование носит односторонний или двусторонний характер?
- Как вы будете реагировать на изменения и сбои при интеграции?
Масштаб
- Будет ли ваш подход по-прежнему эффективен при увеличении количества пользователей, команд, записей и документов?
- Какой объем ручной работы потребуется?
Если несколько ответов остаются неясными, ваша интеграция может технически функционировать, но при этом не подлежать полному регулированию.
Узнайте, как работает Replicator для прав доступа CB от Dynamics 365 до SharePoint
Часто задаваемые вопросы
Происходит ли в Dynamics 365 автоматическая синхронизация прав доступа с SharePoint?
Какие разрешения требуются для системы управления документами Dynamics 365 – SharePoint?
Каковы наиболее распространенные проблемы при интеграции Dynamics 365 и SharePoint?
Как избежать проблем с правами доступа SharePoint в Dynamics 365?
В каких случаях следует использовать платформу интеграции для моделей Dynamics 365 и SharePoint?
Как метаданные улучшают управление документами в системах Dynamics 365 — SharePoint?
Итог
Ваша интеграция Dynamics 365–SharePoint может работать в точном соответствии с настройками, но при этом у вас всё равно может возникнуть проблема с управлением.
На самом деле вопрос заключается не просто в том, чтобы:
"Могут ли мои пользователи получить доступ к своим документам?"
Это:
"Могу ли я контролировать, кто имеет доступ, сохранять контекст документа в неизменном виде и поддерживать эту связь по мере изменения моей среды Dynamics 365?"
Для этого вам нужно думать не только о первоначальной интеграции.
Используйте встроенную систему управления документами Dynamics 365–SharePoint там, где она соответствует вашим требованиям. Затем обратите внимание на пробелы в следующих областях: синхронизация средств безопасности, метаданные и более широкая интеграция.
Для обеспечения соответствия требованиям безопасности в Connecting Software CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator решает конкретную задачу синхронизации модели безопасности Dynamics 365 с правами доступа SharePoint. Для более широкой синхронизации приложений, Connect Bridge обеспечивает уровень интеграции.
Цель заключается не в том, чтобы заменить системы, которые ваши команды уже используют.
Это делается для того, чтобы упростить управление, координацию и масштабирование взаимодействия между ними.
Хотите посмотреть, как это работает в вашей среде?
Узнайте, как решение Connecting Software помогает организациям согласовать меры безопасности Dynamics 365 с правами доступа SharePoint и упростить управление документами в больших масштабах.
Узнать больше о решении → Connecting Software
Подробнее об интеграции Dynamics и SharePoint
5 распространенных ошибок в управлении документами по стандартам Dynamics 365–SharePoint (и как их избежать)
Dynamics 365 SharePoint: права доступа к интеграции — что нужно администраторам и пользователям
Как компания Stars Behavioral Health Group сократила расходы на хранение данных в формате Dynamics 365 за счет переноса вложений в формат SharePoint
