通过共享微软交换中心会议室

通过 Outlook 同步共享 Microsoft Exchange 会议室

Diogo GouveiaProducts and Solutions Leave a Comment

在当今快节奏的商业世界中,围绕会议时间安排的冲突可能会不必要地成为许多专业人士沮丧的根源。

经常出现的情况是,需要同时使用共享资源(如会议室或一般设备)的团队之间发生冲突。这种情况在容纳多家公司的办公楼中尤为常见,因为这些公司之间通常是共用设施的。

这些情况往往导致延误、重新安排时间,有时甚至错失良机,最终加重了办公室经理和其他类似职责人员的负担。

在本文中,我们将讨论如何通过轻松的 Outlook 同步来检查、管理和共享 Microsoft Exchange 会议室和其他资源的可用性。

Microsoft Outlook 房间搜索器

Microsoft Outlook 是连接到 Microsoft Exchange Server 的客户端应用程序,而 Microsoft Exchange Server 是支持其功能的后台系统。除了公认的电子邮件功能外,Microsoft Outlook 和 Microsoft Exchange Server 还支持一个非常有用的工具,用于安排和协调商务会议及其他约会。借助 Outlook 的 房间搜索器只要在 Exchange/Outlook 日历上创建一个新的约会,用户就可以轻松预订设施:

房间搜索器

此外,用户还可以通过 Outlook 的 调度助理.这是一项本地功能,可直观显示公司设施的可用时段,即房间搜索器中的时段。然后,它将这些时间段与日历预约中受邀者的空闲时间进行交叉匹配,从而实现高效的日程安排,避免在同一空间预订重叠会议的风险:

交换会议室

这些 Microsoft Exchange/Outlook 功能易于使用,可以在繁忙的工作日中发挥重要作用。这些功能虽然简单,却能让包括办公室经理在内的专业人员专注于更优先的任务,从而提高工作效率并节省时间。

查看此页 微软指南 了解如何在贵公司的 Exchange 服务器上添加会议室和其他资源,通过 Microsoft 365 管理中心.不过,请记住,这是一项 IT 管理员的任务,因为它需要一定的访问权限。

为什么需要 Outlook 同步?

虽然这些功能很棒,但它们只适用于账户链接到同一台 Exchange 服务器的用户。换句话说,会议室和其他公司资源的信息会同步到链接到 Exchange 服务器 "A "的所有账户,但无法与 Exchange 服务器 "B "上的用户原生共享。对于没有托管在任何 Exchange 服务器上的 Outlook 账户,或没有被 Exchange 服务器 "A "持有的其他 Exchange 服务器账户,都是这种情况。

在这种情况下,用户必须手动将会议室及其所有资源添加到账户中。这个过程可能会变得非常耗时,而且会分散用户对其他更优先任务的注意力:


  • 在一家公司,每个部门都有自己的 Exchange 服务器例如:user@marketing.company1.com 和 user@sales.company1.com
  • 共享会议室的联合办公空间.虽然每个人都为不同的公司工作,但在需要更隐蔽的在线会议环境时,他们仍然需要协调和管理会议室的可用性。
  • 从海外分支机构接收临时员工的办事处,它不可能托管同一台 Exchange 服务器。
  • 因业务需要临时加入公司办公室的外部员工。
  • 并购期间因为参与公司可能拥有不同的 Exchange 服务器。这可能会使资源管理复杂化,因为相关实体的用户需要在会议上协作并访问共享会议室。

要解决这个问题,又不需要在手工操作上浪费大量时间,唯一现实的办法就是自动同步。然而,由于本机不支持自动同步,因此只能使用第三方集成或应用程序。

因此,我们有一个建议与大家分享,希望能激起大家的兴趣!

Outlook 与 CB Exchange Server Sync 同步

CB Exchange Server Sync Connecting Software 是专为微软 Exchange 同步设计的开箱即用解决方案,顾名思义。

它可以执行任意数量的双向或单向同步:

  • 电子邮件
  • 联系我们
  • 日历
  • 笔记
  • 文件夹
  • 是的,还有会议室和资源!

使用 CB Exchange Server Sync,您可以在多个 Exchange 服务器账户之间同步这些项目的任何组合。同步过程高度可定制,可根据您的偏好轻松配置。

要设置这项服务,需要使用所谓的 "同步对"。在这些配置中,您可以定义要同步信息的账户对。同步对可以方便地管理和控制与 CB Exchange Server Sync 同步的信息流。

它是一种用途极为广泛的资源,可用于

还有更多!

Exchange 会议室同步运行

交换会议室

举例来说,在这里您可以看到 CB Exchange Server Sync 正在处理 Lynn 的 Exchange 服务器账户与为其办公室的 "Crystal "会议室创建的邮箱之间的同步。一切配置完成后,只需点击一下按钮,就可以开始使用了。

值得注意的是:如果您不喜欢 CB Exchange Server Sync 的浅色主题,我们还提供了深色主题供您使用!

这一专家级解决方案可为您带来实时、无压力的同步,让您不必再为效率和生产力低下的手动流程而苦恼。无论您只需要同步会议室,还是需要同步我们列出的所有项目,CB Exchange Server Sync 都能满足您的需求!

cb 交换服务器同步

Gmail 账户怎么样?

如果您想将 Microsoft Exchange 账户的会议室与 Gmail 或 Google Workspace 账户同步,或者反之亦然,我们也有相应的版本!这是我们的 CB Exchange Server Sync for Gmail and Google Workspace我们刚刚更新了它,以便能够支持这一出色的功能。

该解决方案的功能与 CB Exchange Server Sync 基本相同,但不是用两个 Exchange/Outlook 账户组成同步对,而是用一个 Exchange/Outlook 账户和一个 Gmail/Google Workspace 账户组成同步对。

无论您在什么情况下,我们友好的团队都会为您的每一步提供支持。我们很乐意为您提供帮助,确保您的项目顺利进行!

👉立即开始 15 天免费试用


关于作者

Diogo Gouveia

作者 Diogo Gouveia

"在英国完成学业后,我加入了Connecting Software的营销团队,创建关于软件集成和其他各种IT主题的内容。如果你有任何意见或建议,请联系我"。

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