В современном быстро меняющемся деловом мире конфликты, связанные с планированием встреч, могут стать источником ненужного разочарования для многих специалистов.
Частым сценарием является столкновение между командами, которым одновременно требуется доступ к общим ресурсам, таким как переговорные комнаты или общее оборудование. Это особенно часто встречается в офисных зданиях, где расположены несколько компаний, поскольку помещения обычно используются ими совместно.
Такие ситуации часто приводят к задержкам, переносам сроков, а иногда и к упущенным возможностям, что в конечном итоге увеличивает нагрузку на офис-менеджеров и других сотрудников с аналогичными обязанностями.
В этой статье мы расскажем о том, как легко проверять, управлять и совместно использовать доступность конференц-залов Microsoft Exchange и других ресурсов с помощью синхронизации Outlook.
Microsoft Outlook Room Finder
Microsoft Outlook - это клиентское приложение, которое подключается к Microsoft Exchange Server, являющемуся внутренней системой, обеспечивающей его функциональность. Помимо общепризнанных возможностей электронной почты, и Microsoft Outlook, и Microsoft Exchange Server поддерживают чрезвычайно полезный инструмент для организации и координации деловых встреч и других мероприятий. В Outlook Поиск номеровПользователи могут легко бронировать объекты при создании новой встречи в календаре Exchange/Outlook:
Кроме того, пользователи могут проверить наличие свободных мест в режиме реального времени с помощью системы Outlook Помощник по планированию. Это встроенная функция, которая предлагает визуальное представление доступных временных интервалов для объектов компании, которые можно найти в Room Finder. Затем она сопоставляет эти временные интервалы с доступностью приглашенных в календарной встрече, что позволяет эффективно планировать встречи без риска их дублирования в одном и том же помещении:
Эти функции Microsoft Exchange/Outlook просты в использовании и могут существенно изменить напряженный рабочий день. Несмотря на свою простоту, они обеспечивают более высокую производительность и экономию времени, позволяя специалистам, в том числе и офисным менеджерам, сосредоточиться на решении более приоритетных задач.
Проверьте это Руководство Microsoft чтобы узнать, как добавить переговорные комнаты и другие ресурсы к серверу Exchange вашей компании с помощью Центр администрирования Microsoft 365. Однако следует иметь в виду, что это задача для ИТ-администратора, поскольку она требует определенного уровня разрешений доступа.
Зачем нужна синхронизация Outlook?
Несмотря на то, что эти возможности очень хороши, они работают только для пользователей, чьи учетные записи привязаны к одному и тому же серверу Exchange. Другими словами, информация о конференц-залах и других ресурсах компании синхронизируется со всеми учетными записями, связанными с сервером Exchange Server "A", но не может быть предоставлена пользователям сервера Exchange Server "B". Это касается как учетных записей Outlook, не размещенных ни на одном из серверов Exchange, так и других учетных записей Exchange, не принадлежащих серверу Exchange "А".
В таких случаях пользователям приходится вручную добавлять конференц-залы и все их ресурсы в свои учетные записи. Этот процесс может занять много времени и отвлечь внимание от других, более приоритетных задач. Вот несколько сценариев, в которых это может произойти:
- В компании, где каждый отдел имеет свой собственный сервер Exchangeнапример: user@marketing.company1.com и user@sales.company1.com
- Коворкинг-пространство с общими конференц-залами. Несмотря на то, что все работают в разных компаниях, им все равно приходится координировать и управлять наличием конференц-залов в тех случаях, когда для проведения онлайн-совещаний требуется более уединенная обстановка.
- Офис, принимающий временных сотрудников из зарубежного филиала, на котором, скорее всего, не будет расположен тот же самый сервер Exchange.
- Внешние сотрудники, которые временно присоединяются к офису компании для работы на предприятии.
- При слияниях и поглощенияхпоскольку у компаний-участников, скорее всего, будут разные серверы Exchange. Это может усложнить управление ресурсами, поскольку пользователям из разных компаний необходимо совместно проводить совещания и получать доступ к общим конференц-залам.
Единственным реальным способом решения этой проблемы без необходимости тратить нелепое количество времени на ручные процессы является автоматическая синхронизация. Однако, поскольку такая возможность не поддерживается изначально, приходится прибегать к помощи сторонних интеграций или приложений.
В связи с этим у нас есть одно предложение, которое, надеемся, вызовет у вас интерес!
Outlook Синхронизация с CB Exchange Server Sync
CB Exchange Server Sync by Connecting Software - это готовое решение, предназначенное для синхронизации Microsoft Exchange, о чем можно догадаться по его названию.
Он обеспечивает двунаправленную или однонаправленную синхронизацию любого количества устройств:
- Электронная почта
- Контакты
- Календари
- Примечания
- Папки
- И да, переговорные комнаты и ресурсы тоже!
С помощью CB Exchange Server Sync можно синхронизировать любую комбинацию этих элементов между несколькими учетными записями сервера Exchange. Процесс синхронизации является очень настраиваемым и легко конфигурируется в соответствии с вашими предпочтениями.
Для настройки этой службы используются так называемые "пары синхронизации". Это конфигурации, в которых задаются пары учетных записей, с которыми необходимо синхронизировать информацию. Пары синхронизации позволяют легко управлять и контролировать поток информации, синхронизируемой с CB Exchange Server Sync.
Это невероятно универсальный ресурс, который может быть использован для:
- Синхронизация профессиональных и личных календарей
- Позволить сотрудникам доступ к своим учетным записям на сервере Exchange без необходимости присутствия на объекте
- Решить дилемму работа с различными серверами Exchange при слияниях и поглощениях
И многое другое!
Синхронизация переговорных комнат Exchange в действии
В качестве примера здесь показана работа CB Exchange Server Sync по синхронизации учетной записи сервера Exchange Линн с почтовым ящиком, созданным для конференц-зала "Кристалл" в ее офисе. После того как все настроено, достаточно нажать одну кнопку, и все готово.
Стоит отметить: Если вам не нравится светлая тема CB Exchange Server Sync, у нас также есть темная тема, которую можно использовать!
Это экспертное решение обеспечивает синхронизацию в реальном времени, избавляя вас от необходимости копаться в ручных процессах, которые не будут столь эффективными и продуктивными. Независимо от того, требуется ли вам синхронизация только переговорных комнат или всех перечисленных нами элементов, CB Exchange Server Sync поможет вам!
Что делать с учетными записями Gmail?
Если вы хотите синхронизировать переговорные комнаты учетной записи Microsoft Exchange с учетной записью Gmail или Google Workspace, или наоборот, у нас есть версия и для этого! Это наш CB Exchange Server Sync for Gmail and Google Workspace, который мы только что обновили для поддержки этой замечательной функции.
По сути, это решение выполняет те же функции, что и CB Exchange Server Sync, но вместо формирования пар синхронизации с помощью двух учетных записей Exchange/Outlook их можно сформировать с помощью учетной записи Exchange/Outlook и учетной записи Gmail/Google Workspace.
Независимо от обстоятельств, наша дружная команда готова поддержать вас на каждом шагу. Мы будем рады помочь вам и обеспечить бесперебойное выполнение вашего проекта!
Об авторе
По адресу Диогу Гувейя
"После завершения учебы в Великобритании я присоединился к команде маркетинга в Connecting Software, чтобы создавать контент по интеграции программного обеспечения и ряду других ИТ-тем. Если у вас есть какие-либо замечания или предложения, пожалуйста, обращайтесь".