Европейские налоговые системы стремительно переходят на цифровую отчетность, электронное выставление счетов и автоматизированный обмен данными. Для предприятий это создает новые условия соблюдения нормативных требований: финансовая отчетность должна быть доказательно подлинной, полной и неизменной даже спустя годы после её составления.
Это различие имеет значение.
Электронный счет-фактура (Электронный счет-фактура) которые хранятся в системе ERP, могут быть доступны. Но сможет ли компания доказать аудитору, регулирующему органу или суду, что счёт-фактура существовала именно в таком виде на дату первоначального выставления? Может ли это доказать, что несанкционированных изменений не было? после миграции системы, обновления платформы или проекта по консолидации данных?
Новым возникающим риском является необходимость достоверность исторических данных.
По мере того как ЕС продвигает идею налогообложения цифровых услуг с помощью таких инициатив, как «НДС в цифровую эпоху» (ViDA), предприятия будут все в большей степени полагаться на достоверные электронные записи. Задача состоит в том, чтобы обеспечить возможность независимой проверки этих записей на протяжении всего их жизненного цикла.
В этой статье объясняется, почему традиционные аудиторские следы становятся недостаточными, как рамки цифрового доверия ЕС меняют ожидания и почему компаниям необходим уровень обеспечения целостности доказательств в дополнение к существующим системам ERP, выставления счетов и обеспечения соответствия нормативным требованиям.
От электронных счетов-фактур до долгосрочных цифровых доказательств
Для многих компаний цифровизация счетов-фактур была направлена на повышение операционной эффективности: ускорение обработки, сокращение использования бумаги, автоматизацию сверки данных и улучшение отчетности.
Следующий этап будет другим.
Европейские регулирующие органы движутся в направлении создания интегрированных цифровых налоговых сред, в которых счета-фактуры становятся структурированными источниками нормативной информации, а не просто статичными деловыми документами.
Решение Совета Европейского союза о Пакет мер «НДС в эпоху цифровых технологий» включает в себя требования к цифровой отчетности и более широкое использование электронных счетов-фактур при трансграничных сделках. Цель состоит в том, чтобы повысить уровень соблюдения требований в области НДС, оперативнее предоставлять информацию налоговым органам и сократить возможности, возникающие в результате неполной или несвоевременной отчетности.
Эти Новые требования ужесточают стандарты обращения с цифровой информацией такого рода, особенно в условиях, когда вероятность возникновения судебных споров выше.
Традиционные корпоративные системы разрабатывались в первую очередь для обеспечения бизнес-процессов. Они не всегда были рассчитаны на обеспечение независимого и долгосрочного хранения цифровых доказательств.
Контрольные журналы, зависящие от систем
Большинство компаний полагают, что у них обеспечена возможность проведения аудита, поскольку их платформы ERP, финансовые системы и налоговые приложения ведут журналы регистрации.
Проблема заключается в зависимости.
Аудиторские доказательства зачастую остаются привязанными к системе, в которой они были сформированы. Если эта система изменяется, проверить цепочку доказательств может стать сложнее.
К типичным сценариям относятся:
- Проекты по замене систем ERP
- Программы перехода на облачные технологии
- Реорганизация хранилища данных
- Слияния и поглощения
- Вывод из эксплуатации устаревших приложений
- Изменения в платформах налоговой отчетности
Компания может успешно перенести данные счетов-фактур, но при этом утратить возможность подтвердить историческое состояние этих данных. Существует важное различие между хранение данных и сохранение доказательств.
Ответы по удержанию клиентов: “У нас всё ещё есть этот рекорд?"
Ответы по вопросам целостности доказательств: “Можно ли доказать, что запись осталась неизменной и достоверной?"
Это различие приобретает всё большее значение по мере того, как регулирующие органы совершенствуют свои возможности по анализу цифровых транзакций. Анализ соблюдения требований в области НДС, проведённый Европейской комиссией, наглядно демонстрирует масштаб этой проблемы.
Сайт Разрыв в соблюдении требований НДС в ЕС был оценен в 128 млрд евро в 2023 году, что свидетельствует о сохраняющихся трудностях с обеспечением точного сбора налогов и выявлением нарушений.
Решение заключается не просто в увеличении объема журналистских материалов, а в повышении их достоверности.
Цифровое доверие становится инфраструктурой
В целом европейская экосистема цифрового доверия движется в направлении внедрения более надежных моделей верификации.
Европейская система цифровой идентификации, внедренная посредством Регламент (ЕС) № 2024/1183, расширяет роль доверенных цифровых учетных данных, квалифицированных электронных подписей и квалифицированных электронных печатей. В регламенте «Европейский цифровой кошелек идентификационных данных» определяется как механизм, позволяющий пользователям безопасно управлять идентификационными данными и электронными подтверждениями, включая возможность проставлять подпись с помощью квалифицированных электронных подписей или печать с помощью квалифицированных электронных печатей.
Это важно, поскольку соблюдение нормативных требований в цифровой среде во всё большей степени зависит от обеспечения доверия между сторонами, которые могут использовать разные системы. Тот же принцип применим и к финансовым документам. Для надёжного хранения счетов-фактур недостаточно простого хранения данных. Необходимы механизмы, обеспечивающие:
- подлинность,
- честность,
- период существования,
- право собственности или ответственность,
- и последующую проверку.
Технологическая основа уже существует благодаря существующим службам доверия (eIDAS):
- криптографическое хеширование,
- надежная маркировка временем,
- электронные печати,
- лицензированные поставщики трастовых услуг,
- механизмы сохранения доказательств.
Во многих средах отсутствует следующая возможность: независимый уровень данных увязывая эти технологии с повседневной деловой документацией.
Создание уровня обеспечения целостности доказательств
Уровень обеспечения целостности данных не заменяет платформы ERP, модули расчета налогов или системы выставления счетов. Он повышает их обоснованность.
Модель проста:
1. Идентификация документов по уникальным идентификационным признакам при выдаче
При создании счета-фактуры с помощью криптографического хеша формируется уникальный цифровой отпечаток, отражающий именно это состояние документа. Если впоследствии документ изменится, отпечаток также изменится.
2. Надежная маркировка временем
Надежная временная метка подтверждает, когда доказательство существовало в конкретной форме. Это позволяет ответить на один из основных вопросов аудита: “Откуда мы знаем, что эта запись существовала именно в тот момент?”
3. Обнаружение несанкционированного вскрытия после запечатывания
Любые последующие изменения становятся обнаружимыми, поскольку исходное состояние доказательства можно сравнить с проверенным «отпечатком». В результате получается надежный цепочка доказательств, независимая от операционной системы, в которой был сформирован счет-фактура. Для предприятий это обеспечивает устойчивость к технологическим изменениям.
Компания может заменить свою систему ERP, перейти на другую платформу или модернизировать свою налоговую инфраструктуру, оставаясь при этом уверенной в том, что исторические данные по-прежнему поддаются проверке.
Это особенно актуально в связи с тем, что европейские цифровые инициативы выходят за рамки счетов-фактур и охватывают более широкие экосистемы доверия, включая цифровую идентификацию, подтверждения и будущие модели бизнес-кошельков.
Можно ли обосновать достоверность ваших цифровых доказательств?
Для генеральных директоров, руководителей служб информационной безопасности, менеджеров по обеспечению соответствия нормативным требованиям и корпоративных архитекторов готовность к внедрению должна определяться тремя вопросами:
1. Можем ли мы самостоятельно подтвердить подлинность счетов-фактур, выставленных пять или десять лет назад?
Если ответ полностью зависит от устаревшей платформы, цепочка доказательств может оказаться менее надежной, чем ожидалось. Не обеспечивается преемственность доказательств.
2. Сохранятся ли наши аудиторские доказательства в случае масштабной технологической трансформации?
Миграция должна обеспечивать перенос данных. Она не должна подрывать доверие.
3. Мы храним записи или сохраняем доказательства?
Современные требования к соблюдению нормативных требований предполагают использование второго варианта.
Будущее цифрового налогообложения заключается не только в создании большего количества электронных документов. Речь идет о создании документов, которые будут оставаться достоверными на протяжении долгого времени.
Компаниям, готовящимся к соблюдению цифровых требований ЕС, следует рассматривать целостность доказательств как отдельный компонент: тот, который обеспечивает защиту финансовой отчетности, укрепляет доверие к результатам аудита и закладывает основу для нового поколения цифрового доверия.
.
Хотите узнать, как на практике выглядит независимая проверка честности?
Попробуйте бесплатно — без каких-либо обязательств:
Верификатор истины для создателей ИС: https://truth-verifier.com/landing
Верификатор правды для журналистов: https://truthverifier.news/landing
Свяжитесь с нами, чтобы обсудить внедрение Truth Enforcer в вашей компании: https://www.connecting-software.com/truth-enforcer-sign-up/
По адресу Франсиско РодригесМенеджер по продукции
"Я пишу о том, как программные интеграции могут адаптироваться к бизнес-среде и отвечать требованиям конкретной отрасли. Я хочу показать предприятиям путь к рационализации процессов, устранению узких мест и обеспечению соответствия нормативным требованиям путем предоставления командам и руководителям высшего звена необходимых инструментов".