Os sistemas fiscais europeus estão a avançar rapidamente no sentido da comunicação digital, da faturação eletrónica e da troca automatizada de dados. Para as empresas, isto cria uma nova realidade em matéria de conformidade: os registos financeiros têm de ser comprovadamente autênticos, completos e inalterados, mesmo anos depois de terem sido criados.
Esta distinção é importante.
Uma fatura eletrónica (Fatura eletrónica) arquivadas num sistema ERP podem estar disponíveis. Mas será que uma empresa consegue provar a um auditor, a uma entidade reguladora ou a um tribunal que a fatura existia exatamente nesse estado na data de emissão original? Será que consegue provar que não ocorreu qualquer modificação não autorizada? após uma migração de sistema, uma atualização da plataforma ou um projeto de consolidação de dados?
O novo risco emergente é a necessidade de integridade das provas históricas.
À medida que a UE avança na tributação digital através de iniciativas como o IVA na Era Digital (ViDA), as empresas passarão a depender cada vez mais de registos eletrónicos fiáveis. O desafio consiste em garantir que esses registos permaneçam verificáveis de forma independente ao longo de todo o seu ciclo de vida.
Este artigo explica por que razão as pistas de auditoria tradicionais estão a tornar-se insuficientes, como os quadros de confiança digital da UE estão a alterar as expectativas e por que razão as empresas precisam de uma camada de integridade das provas a par dos sistemas existentes de ERP, faturação e conformidade.
Das faturas eletrónicas às provas digitais de longo prazo
Para muitas empresas, a digitalização de faturas tem-se centrado na eficiência operacional: processamento mais rápido, redução do consumo de papel, reconciliação automatizada e melhoria dos relatórios.
A próxima fase é diferente.
As entidades reguladoras europeias estão a avançar no sentido de ambientes fiscais digitais interligados, nos quais as faturas se tornam fontes estruturadas de informação regulamentar, em vez de meros documentos comerciais estáticos.
O acordo do Conselho da União Europeia sobre o Pacote «O IVA na Era Digital» inclui requisitos de comunicação de dados digitais e um maior recurso à faturação eletrónica nas transações transfronteiriças. O objetivo é melhorar o cumprimento das obrigações em matéria de IVA, fornecer informações mais rapidamente às autoridades fiscais e reduzir as oportunidades criadas por declarações incompletas ou atrasadas.
Estes os novos requisitos elevam o nível de exigência quanto à forma como a informação digital desta natureza deve ser tratada, especialmente em ambientes com maior probabilidade de litígios.
Os sistemas empresariais tradicionais foram concebidos principalmente para as operações comerciais. Nem sempre foram concebidos para fornecer prova digital independente e a longo prazo.
Registos de auditoria que dependem de sistemas
A maioria das empresas parte do princípio de que dispõe de auditabilidade porque as suas plataformas ERP, sistemas financeiros e aplicações fiscais mantêm registos.
O problema é a dependência.
As provas de auditoria permanecem frequentemente ligadas ao sistema que as criou. Se esse sistema se alterar, a cadeia de provas pode tornar-se mais difícil de validar.
Entre os cenários mais comuns contam-se:
- Projetos de substituição de sistemas ERP
- Programas de migração para a nuvem
- Reestruturação do armazém de dados
- Fusões e aquisições
- Retirada de serviço de aplicações legadas
- Alterações às plataformas de declaração fiscal
Uma empresa pode migrar com sucesso os dados das faturas, mas perder a capacidade de comprovar o estado histórico desses dados. Existe uma diferença importante entre retenção de dados e preservação de provas.
Respostas sobre retenção: “»Ainda temos o recorde?"
Respostas sobre a integridade das provas: “»Será que podemos provar que o registo se manteve inalterado e fiável?"
Esta distinção está a tornar-se cada vez mais importante à medida que as entidades reguladoras melhoram a sua capacidade de analisar transações digitais. A análise da Comissão Europeia sobre o cumprimento das regras do IVA destaca a dimensão do desafio.
O O défice de cumprimento das obrigações em matéria de IVA na UE foi estimado em 128 mil milhões de euros em 2023, o que reflete a dificuldade persistente em garantir uma cobrança fiscal precisa e em identificar problemas de conformidade.
A resposta não consiste simplesmente em mais reportagens. Consiste em reportagens mais fiáveis.
A confiança digital torna-se infraestrutura
O ecossistema europeu de confiança digital, no seu conjunto, está a avançar para modelos de verificação mais rigorosos.
O Quadro Europeu de Identidade Digital, introduzido através de Regulamento (UE) n.º 2024/1183, alarga o papel das credenciais digitais fiáveis, das assinaturas eletrónicas qualificadas e dos selos eletrónicos qualificados. O regulamento define uma «Carteira de Identidade Digital Europeia» como um mecanismo que permite aos utilizadores gerir de forma segura os dados de identificação e os atestados eletrónicos, incluindo a capacidade de assinar utilizando assinaturas eletrónicas qualificadas ou de selar utilizando selos eletrónicos qualificados.
Isto é importante porque a conformidade digital depende cada vez mais da demonstração de confiança entre partes que podem não partilhar os mesmos sistemas. O mesmo princípio aplica-se às provas financeiras. Um registo de faturas fiável requer mais do que apenas o armazenamento. Requer mecanismos que estabeleçam:
- autenticidade,
- integridade,
- período de existência,
- propriedade ou responsabilidade,
- e verificação posterior.
As bases tecnológicas já existem através dos serviços de confiança estabelecidos (eIDAS):
- função de hash criptográfica,
- marcação temporal fiável,
- selos eletrónicos,
- prestadores de serviços de confiança qualificados,
- mecanismos de preservação de provas.
A funcionalidade que falta em muitos ambientes é uma camada de evidências independente ligando estas tecnologias aos registos empresariais do dia-a-dia.
Criação de uma camada de integridade das provas
Uma camada de integridade das provas não substitui as plataformas ERP, os motores fiscais nem os sistemas de faturação. Reforça a sua defensabilidade.
O modelo é simples:
1. Identificação digital do documento no momento da emissão
Quando uma fatura é criada, um hash criptográfico gera uma impressão digital única que representa o estado exato desse documento. Se o documento for alterado posteriormente, a impressão digital também muda.
2. Marcação temporal certificada
Um registo temporal fiável determina quando é que a prova existia numa forma específica. Isto responde a uma questão fundamental de auditoria: “Como sabemos que este registo existia naquela altura?”
3. Detecção de violação após o selagem
Qualquer modificação posterior torna-se detetável, uma vez que o estado original da prova pode ser comparado com a impressão digital verificada. O resultado é um rasto de provas defensável, independente do sistema operacional que emitiu a fatura. Para as empresas, isto cria resiliência face às mudanças tecnológicas.
Uma empresa pode substituir o seu ERP, migrar plataformas ou modernizar a sua infraestrutura fiscal, mantendo a certeza de que os registos históricos continuam a ser verificáveis.
Isto é particularmente relevante, uma vez que as iniciativas digitais europeias se estendem para além das faturas, abrangendo ecossistemas de confiança mais amplos, incluindo a identidade digital, os certificados e os futuros modelos de carteiras empresariais.
As suas provas digitais são defensáveis?
Para os diretores executivos, diretores de segurança da informação, gestores de conformidade e arquitetos empresariais, três questões devem determinar o grau de preparação:
1. Será que podemos comprovar de forma independente a integridade das faturas emitidas há cinco ou dez anos?
Se a resposta depender inteiramente de uma plataforma que já não está em uso, a cadeia de provas poderá ser mais fraca do que o esperado. Não há continuidade das provas.
2. Será que os nossos elementos de prova de auditoria resistiriam a uma grande transformação tecnológica?
A migração deve transferir dados. Não deve minar a confiança.
3. Estamos a arquivar registos ou a preservar provas?
A conformidade moderna requer a segunda opção.
O futuro da tributação digital não se resume apenas à geração de mais registos eletrónicos. Trata-se de criar registos que mantenham a sua fiabilidade ao longo do tempo.
As empresas que se preparam para a conformidade digital da UE devem considerar a integridade das provas como uma capacidade distinta: uma capacidade que protege os registos financeiros, reforça a confiança nas auditorias e constitui a base para a próxima geração de confiança digital.
.
Quer ver como funciona, na prática, a verificação independente da integridade?
Experimente gratuitamente – sem qualquer compromisso:
Verificador da verdade para criadores de PI: https://truth-verifier.com/landing
Verificador da verdade para jornalistas: https://truthverifier.news/landing
Entre em contacto connosco para discutir a implementação do Truth Enforcer numa empresa: https://www.connecting-software.com/truth-enforcer-sign-up/
Por Francisco Rodrigues, Gestor de produtos
"Escrevo sobre a forma como as integrações de software se podem adaptar aos ambientes empresariais e responder às exigências específicas do sector. Quero mostrar às empresas o caminho para simplificar processos, eliminar estrangulamentos e garantir a conformidade, capacitando as equipas e os executivos C-suite com as ferramentas certas."
Leituras relacionadas
Como preservar provas digitais: comprovar a integridade, a proveniência e a cadeia de custódia
Quando as decisões relativas à identidade não podem ser comprovadas, as aprovações tornam-se riscos
Quando os agentes de IA agem, as provas são importantes: criar a camada de integridade para a conformidade com a regulamentação da UE em matéria de IA