Los sistemas fiscales europeos están avanzando rápidamente hacia la presentación de información digital, la facturación electrónica y el intercambio automatizado de datos. Para las empresas, esto supone una nueva realidad en materia de cumplimiento normativo: debe poder demostrarse que los registros financieros son auténticos, completos y que no han sufrido modificaciones años después de su creación.
Esta distinción es importante.
Una factura electrónica (Factura electrónica) archivada en un sistema ERP puede estar disponible. Pero, ¿puede una empresa demostrar ante un auditor, un organismo regulador o un tribunal que la factura existía exactamente en ese estado en la fecha de emisión original? ¿Puede demostrar que no se ha producido ninguna modificación no autorizada? tras una migración del sistema, una actualización de la plataforma o un proyecto de consolidación de datos?
El nuevo riesgo que está surgiendo es la necesidad de integridad de las pruebas históricas.
A medida que la UE impulsa la fiscalidad digital mediante iniciativas como el IVA en la Era Digital (ViDA), las empresas dependerán cada vez más de registros electrónicos fiables. El reto consiste en garantizar que dichos registros sigan siendo verificables de forma independiente a lo largo de todo su ciclo de vida.
En este artículo se explica por qué las pistas de auditoría tradicionales se están quedando obsoletas, cómo los marcos de confianza digital de la UE están cambiando las expectativas y por qué las empresas necesitan una capa de integridad de las pruebas que complemente los sistemas existentes de ERP, facturación y cumplimiento normativo.
De las facturas electrónicas a las pruebas digitales a largo plazo
Para muchas empresas, la digitalización de las facturas se ha centrado en la eficiencia operativa: una tramitación más rápida, una menor utilización de papel, la conciliación automatizada y la mejora de la elaboración de informes.
La siguiente fase es diferente.
Los reguladores europeos están avanzando hacia entornos fiscales digitales interconectados en los que las facturas se convierten en fuentes estructuradas de información regulatoria, en lugar de simples documentos comerciales estáticos.
El acuerdo del Consejo de la Unión Europea sobre el Paquete sobre el IVA en la era digital incluye requisitos de presentación de informes digitales y un mayor uso de la facturación electrónica en las transacciones transfronterizas. El objetivo es mejorar el cumplimiento de las obligaciones en materia de IVA, facilitar a las autoridades fiscales una información más rápida y reducir las posibilidades que surgen a causa de una presentación de información incompleta o retrasada.
Estos Los nuevos requisitos elevan el nivel de exigencia en cuanto al tratamiento que debe darse a la información digital de esta naturaleza., sobre todo en entornos en los que existe un mayor riesgo de que se produzcan litigios.
Los sistemas empresariales tradicionales se diseñaron principalmente para las operaciones comerciales. No siempre se concibieron para proporcionar pruebas digitales independientes y a largo plazo.
Registros de auditoría que dependen de los sistemas
La mayoría de las empresas dan por sentado que cuentan con auditabilidad porque sus plataformas ERP, sus sistemas financieros y sus aplicaciones fiscales mantienen registros.
El problema es la dependencia.
Las pruebas de auditoría suelen quedar vinculadas al sistema que las generó. Si ese sistema cambia, la cadena de pruebas puede resultar más difícil de validar.
Entre los casos más habituales se encuentran:
- Proyectos de sustitución de sistemas ERP
- Programas de migración a la nube
- Reestructuración del almacén de datos
- Fusiones y adquisiciones
- Retirada de aplicaciones heredadas
- Cambios en las plataformas de declaración de impuestos
Una empresa puede migrar con éxito los datos de las facturas, pero perder al mismo tiempo la capacidad de demostrar el historial de dichos datos. Existe una diferencia importante entre retención de datos y conservación de pruebas.
Respuestas sobre la retención: “¿Seguimos teniendo el récord?"
Respuestas sobre la integridad de las pruebas: “¿Podemos demostrar que el registro se ha mantenido inalterado y es fiable?"
Esta distinción está cobrando cada vez más importancia a medida que las autoridades reguladoras mejoran su capacidad para analizar las transacciones digitales. El análisis de la Comisión Europea sobre el cumplimiento de las normas del IVA pone de relieve la magnitud del reto.
El El déficit de recaudación del IVA en la UE se estimó en 128 000 millones de euros en 2023, lo que pone de manifiesto la dificultad persistente para garantizar una recaudación fiscal precisa e identificar los problemas de cumplimiento.
La solución no consiste simplemente en aumentar el número de noticias. Se trata de ofrecer una información más fiable.
La confianza digital se convierte en infraestructura
El ecosistema europeo de confianza digital en su conjunto está avanzando hacia modelos de verificación más sólidos.
El Marco Europeo de Identidad Digital, presentado a través de Reglamento (UE) 2024/1183, amplía el papel de las credenciales digitales fiables, las firmas electrónicas cualificadas y los sellos electrónicos cualificados. El reglamento define la «cartera de identidad digital europea» como un mecanismo que permite a los usuarios gestionar de forma segura sus datos de identificación y sus certificaciones electrónicas, incluida la posibilidad de firmar mediante firmas electrónicas cualificadas o de sellar mediante sellos electrónicos cualificados.
Esto es importante porque el cumplimiento normativo en el ámbito digital depende cada vez más de demostrar la confianza entre partes que quizá no compartan los mismos sistemas. El mismo principio se aplica a las pruebas financieras. Un registro de facturas fiable requiere algo más que el mero almacenamiento. Requiere mecanismos que establezcan:
- autenticidad,
- integridad,
- durante su existencia,
- titularidad o responsabilidad,
- y su posterior verificación.
Los fundamentos tecnológicos ya existen gracias a los servicios de confianza establecidos (eIDAS):
- función hash criptográfica,
- marca de tiempo fiable,
- sellos electrónicos,
- proveedores de servicios de confianza cualificados,
- mecanismos de conservación de pruebas.
La capacidad que falta en muchos entornos es una capa de pruebas independiente vinculando estas tecnologías con los registros empresariales cotidianos.
Creación de una capa de integridad de las pruebas
Una capa de integridad de las pruebas no sustituye a las plataformas de ERP, los motores fiscales ni los sistemas de facturación. Refuerza su solidez jurídica.
El modelo es sencillo:
1. Identificación de documentos mediante huellas digitales en el momento de su expedición
Cuando se crea una factura, un hash criptográfico genera una huella digital única que representa el estado exacto de ese documento. Si el documento se modifica posteriormente, la huella digital cambia.
2. Sello de tiempo de confianza
Una marca de tiempo fiable establece cuándo existía la prueba en una forma concreta. Esto responde a una pregunta fundamental en materia de auditoría: “¿Cómo sabemos que este registro existía en ese momento?”.”
3. Detección de manipulaciones tras el precintado
Cualquier modificación posterior se puede detectar, ya que el estado original de la prueba se puede comparar con la huella digital verificada. El resultado es un rastro de pruebas defendible, independiente del sistema operativo que generó la factura. Para las empresas, esto genera resiliencia ante los cambios tecnológicos.
Una empresa puede sustituir su sistema ERP, migrar plataformas o modernizar su infraestructura fiscal sin dejar de tener la seguridad de que los datos históricos siguen siendo verificables.
Esto cobra especial relevancia a medida que las iniciativas digitales europeas se extienden más allá de las facturas para abarcar ecosistemas de confianza más amplios, que incluyen la identidad digital, las certificaciones y los futuros modelos de monedero empresarial.
¿Son defendibles tus pruebas digitales?
Para los directores generales, los responsables de seguridad de la información, los responsables de cumplimiento normativo y los arquitectos empresariales, hay tres preguntas que deben determinar su grado de preparación:
1. ¿Podemos comprobar de forma independiente la integridad de las facturas emitidas hace cinco o diez años?
Si la respuesta depende por completo de una plataforma ya retirada, la cadena de pruebas podría ser más débil de lo esperado. No hay continuidad en las pruebas.
2. ¿Se mantendría nuestra evidencia de auditoría tras una transformación tecnológica de gran envergadura?
La migración debe servir para trasladar datos. No debe minar la confianza.
3. ¿Estamos archivando documentos o conservando pruebas?
El cumplimiento normativo actual requiere lo segundo.
El futuro de la fiscalidad digital no consiste únicamente en generar más registros electrónicos, sino en crear registros que mantengan su fiabilidad a lo largo del tiempo.
Las empresas que se estén preparando para cumplir con la normativa digital de la UE deberían considerar la integridad de las pruebas como una capacidad independiente: una que proteja los registros financieros, refuerce la confianza en las auditorías y siente las bases para la próxima generación de confianza digital.
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Por Francisco RodriguesJefe de producto
"Escribo sobre cómo las integraciones de software pueden adaptarse a los entornos empresariales y responder a las demandas específicas del sector. Quiero mostrar a las empresas el camino para agilizar los procesos, eliminar los cuellos de botella y garantizar el cumplimiento de las normativas dotando a los equipos y a los ejecutivos de la C-suite de las herramientas adecuadas."
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