用Exchange/Outlook数据过滤器防止敏感信息落入坏人之手

用Exchange/Outlook数据过滤器防止敏感信息落入坏人之手

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保护敏感信息不被泄露给错误的人是公司非常了解的一个挑战。

最近,世界上发生了几起备受瞩目的电子邮件数据泄露造成混乱的案件,如 巴拿马文件, 希拉里-克林顿的竞选老板的电子邮件索尼的黑客邮件在许多其他方面。

然而,即使在较低的范围内,分享敏感信息也可能是一个问题。与客户共享会议信息或甚至在外部网络上提供机密文件就是这种情况。

对你的挑战的回答

Exchange/Outlook Data Filter 是一个软件解决方案,作为一个附加组件建立在 CB Exchange Server Sync.这个解决方案以前被称为Exchange/Outlook内容审查器,它使你能够减少员工暴露敏感信息的机会,并限制日历数据与不应该访问它的人分享。或者分享你的日程安排的可用性,而不必担心分享具体的会议细节。

这种电子邮件和日历数据过滤是在你同步的每一对Exchange邮箱之间进行的--请看这个 成功案例 以了解更多关于它如何工作的信息。

Exchange Outlook

在实践中,以下是你可以用我们的解决方案做的一些事情。

  • 自动删除附件 从同步的日历约会(例如:在最初的会议邀请中,一个客户的银行报表被附上,而在同步的会议中,该附件不存在)。
  • 限制日历约会正文中的最大字符数 基于主题关键词(例如:如果约会的标题中有客户X的名字,该约会的文本可以被限制,防止敏感信息被同步到目标邮箱)。
  • 控制对象前缀 以便于识别过滤后的电子邮件(例如:电子邮件的原始主题--"银行报表问题";同步电子邮件的主题--"[过滤后的]银行报表问题")。
  • 过滤掉电子邮件 基于电子邮件的来源(发件人)和目的地(收件人)或主题或正文中的关键词,以防止它们被泄露(例如:如果电子邮件的主题包含合作伙伴Y的名字,该电子邮件不会被同步到目的地邮箱)。

Exchange/Outlook Data Filter 是防止邮箱数据外泄或被内部人员滥用的完美方式。它还使企业能够限制 "在 "你的内部安全网络之外发送和与 "错误 "的人共享的内容。此外,它使企业能够控制邮箱数据的保密性,在不分享敏感信息的情况下分享日历的可用性,并遵守信息保护政策。

它是如何工作的?

为了更好地了解如何 Exchange/Outlook Data Filter 可以使用,这里有几个现实生活中的例子。

保护银行的敏感信息

银行(和其他高安全性的组织,如公共部门组织)对电子邮件和信息保护有非常高的标准。采取的措施之一是有两个Exchange服务器:一个用于内部通信,一个用于外部通信。

内部服务器是员工之间分享机密信息的地方,如客户的数据、财务报表和其他不打算公开的内容。 外部服务器是用来与客户和其他外部组织直接通信的。

要做到这一点,员工通常有2个账户--内部账户和外部账户--它们被同步以反映日历的可用性,例如(因为他们会有内部和外部会议)。现在,内部约会包含机密数据(例如,客户的财务信息),不应该被同步到外部网络,以防止数据泄露或滥用。

随着 Exchange/Outlook Data Filter 你可以自动删除从内部网络同步到外部服务器的日历约会的所有附件,从而减少该机密信息被泄露的机会。此外,你可以通过限制约会正文中的字符数来限制邀请的内容。下面是它的样子。

图像连接软件

限制你的客户可以看到的数据

如今,客户将内部邮箱交给他们的服务提供商是很常见的。一个很好的例子是,当咨询公司在进行长期项目时,他们的客户在其服务器中创建电子邮件账户,以更有效地进行沟通。

其结果是,顾问们最终会拥有自己的邮箱和各自的日历,以及由客户提供的日历。当然,下一步通常是将这些日历同步到一起,以确保他们不会错过约会,并通过向客户提供他们的真实可用性来促进会议预订。

然而,咨询公司并不希望他们的客户能够了解他们的顾问在内部会议上的每一个细节,或者他们在与其他客户开会时的敏感信息。那么挑战就是--他们如何才能在不分享敏感信息的情况下分享他们的真实可用性?

答案是使用 Exchange/Outlook Data Filter的功能,将同步的日历项目定义为占位符。这样,从咨询公司内部账户同步的所有日历项目将在客户账户中显示为 "空闲或忙碌",而客户将无法检查任何敏感信息。

最后,客户在试图预订会议时,将能够看到顾问的真实可用性,而咨询公司也不必担心分享敏感信息。

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在同步日历的基础上,顾问们可能想优化他们管理电子邮件的时间,并同步邮箱的全部内容--电子邮件、任务、笔记等。在这些情况下,电子邮件同步也会成为组织的一个关注点。

从首席执行官发给顾问的关于潜在客户甚至是客户本身的细节的电子邮件是一个很好的例子,这些项目最好不要发送到客户的服务器上。

增加一个额外的安全层是可以用 Exchange/Outlook Data Filter 通过定义所有从首席执行官发出的电子邮件,或所有在主题中包含 "潜在客户详情 "的电子邮件,或所有在正文中包含 "机密信息 "的电子邮件都不会同步到目标邮箱。

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过滤AI/BI工具所使用的信息

今天的世界被数据及其分析所推动。人工智能或商业智能工具在企业中的存在越来越多。无论它们的实施是为了促进上述数据的收集,还是为了改善数据的解释,企业必须谨慎对待与这些外部工具共享的信息。

再一次。 Exchange/Outlook Data Filter 是这方面的解决方案。例如,通过过滤掉基于主题词的机密邮件(例如:内部销售报告),企业能够选择哪些信息被AI/BI软件收集。因此,公司的数据受到保护,只有那些要被这些外部工具收集/分析的信息才会与他们共享。

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另一个用例是根据邮件的来源过滤掉邮件。虽然存在一个AI/BI工具来分析销售邮件,但从CEO直接分享的内部信息不应该离开组织的安全网络。通过定义这个简单的过滤器(即,当电子邮件来自CEO时,不要同步它们),你可以再次确保数据的安全。

 

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总结

Exchange/Outlook数据过滤器的优点

  • 防止内部人员和外部人员的邮箱数据泄露、滥用或事故。
  • 限制在你的安全内部网络 "外部 "发送的内容。
  • 控制邮箱数据的保密性。
  • 在不分享敏感信息的情况下分享日历的可用性。
  • 遵守信息保护政策。

Exchange/Outlook数据过滤器的特点

  • 自动从同步的日历约会中删除附件。
  • 根据主题关键词,限制日历约会正文中的最大字符。
  • 控制主题前缀,便于识别过滤后的电子邮件。
  • 根据邮件来源(发件人)和目的地(收件人)或主题或正文中的关键词来过滤掉邮件。


如果你想防止敏感信息落入坏人之手,或想限制客户或合作伙伴可以访问的内容,在同步邮箱和日历时,请使用Exchange/Outlook数据过滤器。

我们总是愿意接受挑战,所以如果你有类似的担忧,但不确定这是否是你的解决方案,请与我们联系,让我们想办法帮助你。

阿方索
阿方索-本托
Connecting Software的业务发展代表

作者:

我有经济学和管理学的背景,当我作为顾问工作时,我必须发展我的写作技巧。一开始是工作需要,很快就变成了我喜欢做的事情。现在,我专注于IT相关的话题,专门研究IT整合和邮箱同步/迁移。我很愿意讨论你对这篇文章的任何想法或意见,所以请不要犹豫,赶紧联系我吧

 bento@connecting-software.com

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