Voorkom dat gevoelige informatie in verkeerde handen valt met Exchange/Outlook Datafilter

Gevoelige informatie beschermen tegen het uitlekken naar de verkeerde personen is een uitdaging die bedrijven maar al te goed kennen.

Recentelijk is de wereld getuige geweest van een aantal geruchtmakende gevallen waarbij inbreuken op e-mailgegevens voor chaos zorgden, zoals de Panama Papers, De e-mails van de campagneleider van Hillary Clintonen De gehackte e-mails van Sonyonder andere.

Het delen van gevoelige informatie kan echter zelfs op kleinere schaal een probleem zijn. Dit is het geval bij het delen van vergaderinformatie met klanten of zelfs bij het beschikbaar stellen van vertrouwelijke documentatie op externe netwerken.

Exchange/Outlook Data Filter is een softwareoplossing gebouwd als add-on voor CB Exchange Server Sync. Deze oplossing was voorheen bekend als Exchange/Outlook Content Censor, en het geeft u de mogelijkheid om de kans te verkleinen dat werknemers gevoelige informatie vrijgeven, en om agenda-gegevens te beperken van het delen met mensen die er geen toegang toe mogen hebben. Of om uw agenda beschikbaarheid te delen zonder zorgen te maken over het delen van specifieke vergadering details.

Dit filteren van e-mail en agendagegevens gebeurt tussen elk paar Exchange mailboxen die je met elkaar synchroniseert - bekijk dit succesverhaal om meer te weten te komen over hoe het werkt.

In de praktijk zijn dit enkele van de dingen die u met onze oplossing kunt doen:

• Bijlagen automatisch verwijderen van gesynchroniseerde agenda-afspraken (bijvoorbeeld: in de oorspronkelijke uitnodiging voor een vergadering is het bankafschrift van een klant bijgevoegd, en in de gesynchroniseerde vergadering is de bijlage er niet).
• Beperk het aantal tekens in de inhoud van agenda-afspraken gebaseerd op het trefwoord van het onderwerp (bijvoorbeeld: als de titel van de afspraak de naam van klant X bevat, kan de tekst van die afspraak worden beperkt, zodat gevoelige informatie niet naar de bestemmingsmailbox wordt gesynchroniseerd).
• Controle onderwerp prefix voor eenvoudige herkenning van gefilterde e-mail (voorbeeld: oorspronkelijke onderwerp van de e-mail - “Probleem met bankafschrift”; onderwerp van de gesynchroniseerde e-mail - “[GEFILTERD] Probleem met bankafschrift”).
• E-mails uitfilteren gebaseerd op herkomst (Van) en bestemming (Aan) van de e-mail of trefwoorden in het onderwerp of de hoofdtekst om te voorkomen dat ze uitlekken (bv. als het onderwerp van de e-mail de naam van partner Y bevat, wordt de e-mail niet gesynchroniseerd met de mailbox van bestemming).

Exchange/Outlook Data Filter is de perfecte manier om inbreuken op mailboxgegevens of misbruik door intern personeel te voorkomen. Het stelt de organisatie ook in staat om te beperken wat er “buiten” het interne beveiligde netwerk wordt verzonden en met de “verkeerde” mensen wordt gedeeld. Bovendien stelt het bedrijven in staat om de vertrouwelijkheid van mailboxgegevens te controleren, beschikbaarheid van agenda's te delen zonder gevoelige informatie te delen en te voldoen aan het beleid voor informatiebescherming.

Banken (en andere hoogbeveiligde organisaties, zoals organisaties in de publieke sector) stellen zeer hoge eisen aan de bescherming van e-mail en informatie. Een van de genomen maatregelen is het hebben van twee Exchange-servers: een voor interne communicatie en een voor externe communicatie.

Op de interne server delen medewerkers vertrouwelijke informatie met elkaar, zoals gegevens van klanten, financiële overzichten en andere inhoud die niet openbaar mag zijn. De externe server wordt gebruikt om rechtstreeks te communiceren met klanten en andere externe organisaties.

Om dit te doen, hebben werknemers normaal 2 accounts - het interne account en het externe account - die bijvoorbeeld gesynchroniseerd worden om de beschikbaarheid van hun agenda weer te geven (aangezien ze interne en externe vergaderingen zullen hebben). Nu bevatten interne afspraken vertrouwelijke gegevens (bijv. financiële informatie van een klant) die niet gesynchroniseerd mogen worden met het externe netwerk om datalekken of misbruik te voorkomen.

Met de Exchange/Outlook Data Filter kunt u automatisch alle bijlagen verwijderen uit agenda-afspraken die van het interne netwerk naar de externe server worden gesynchroniseerd, waardoor de kans kleiner wordt dat vertrouwelijke informatie uitlekt. Bovendien kunt u de inhoud van de uitnodiging beperken door het aantal tekens in het tekstgedeelte van de afspraak te beperken. Zo ziet het er dan uit:

Tegenwoordig is het heel gewoon dat klanten interne mailboxen aan hun dienstverleners geven. Een goed voorbeeld hiervan is wanneer adviesbureaus werken aan langetermijnprojecten, en hun klanten e-mailaccounts aanmaken op hun servers om efficiënter te kunnen communiceren.

Het gevolg is dat de consultants uiteindelijk hun eigen mailbox en agenda hebben, naast die van hun klanten. Een gebruikelijke volgende stap is natuurlijk het synchroniseren van die agenda's, om ervoor te zorgen dat zij geen afspraken missen, en om het boeken van vergaderingen te vergemakkelijken door hun klanten hun werkelijke beschikbaarheid mee te delen.

Het adviesbureau wil echter niet dat hun klanten toegang hebben tot elk detail van de interne vergaderingen die hun consultants hebben of tot de gevoelige informatie in vergaderingen die ze met andere klanten hebben. De uitdaging is dan - hoe kunnen ze hun werkelijke beschikbaarheid delen zonder gevoelige informatie te delen?

Het antwoord is om Exchange/Outlook Data Filter’de mogelijkheid om de gesynchroniseerde agenda-items als plaatshouders te definiëren. Op deze manier verschijnen alle agenda-items die zijn gesynchroniseerd vanuit de interne account van het adviesbureau in de account van de klant alleen als ’Vrij of Bezet“ en kunnen de klanten geen gevoelige informatie controleren.

Uiteindelijk zullen de klanten de werkelijke beschikbaarheid van de consultants kunnen zien wanneer ze vergaderingen proberen te boeken en het adviesbureau hoeft zich geen zorgen te maken over het delen van gevoelige informatie.

Naast het synchroniseren van de agenda's willen consultants misschien hun tijd optimaliseren met het beheren van e-mail en de mailbox in zijn geheel synchroniseren - e-mails, taken, notities, enz. In deze gevallen kan e-mail synchronisatie ook een zorg zijn voor de organisatie.

E-mails die van de CEO naar de consultants worden gestuurd met details over prospects of zelfs over de klanten zelf, zijn een goed voorbeeld van items die bij voorkeur niet naar de server van de klant worden gestuurd.

Een extra beveiligingslaag toevoegen is mogelijk met Exchange/Outlook Data Filter door te definiëren dat alle e-mails die worden verzonden door de CEO, of alle e-mails met “Prospect Details” in het onderwerp, of alle e-mails met “vertrouwelijke informatie” in de body niet worden gesynchroniseerd naar de bestemmingsmailbox.

De wereld van vandaag wordt bewogen door gegevens en de analyse daarvan. Kunstmatige intelligentie of Business Intelligence tools zijn steeds vaker aanwezig in bedrijven. Of ze nu worden geïmplementeerd om het verzamelen van gegevens te vergemakkelijken of om de interpretatie ervan te verbeteren, organisaties moeten voorzichtig zijn met welke informatie wordt gedeeld met deze externe tools.

Opnieuw, Exchange/Outlook Data Filter is hiervoor de oplossing. Door bijvoorbeeld vertrouwelijke e-mails uit te filteren op basis van hun onderwerpregel (bijv.: Intern verkooprapport), kunnen organisaties selecteren welke informatie wordt verzameld door de AI/BI-software. Zo worden de gegevens van het bedrijf beschermd en wordt alleen de informatie die bedoeld is om te worden verzameld/geanalyseerd door deze externe tools met hen gedeeld.

Een andere use case is het uitfilteren van e-mails op basis van van wie ze afkomstig zijn. Hoewel er een AI/BI-tool bestaat om verkoopmails te analyseren, mag interne informatie die rechtstreeks van de CEO wordt gedeeld het beveiligde netwerk van de organisatie niet verlaten. Door dit eenvoudige filter te definiëren (d.w.z. wanneer de e-mails van de CEO afkomstig zijn, deze niet synchroniseren), kunt u de veiligheid van uw gegevens opnieuw waarborgen.

• Inbreuken op mailboxgegevens, misbruik of ongelukken door intern en extern personeel voorkomen.
• Beperk wat "buiten" uw beveiligde interne netwerk wordt verzonden.
• Controle mailbox gegevens vertrouwelijkheid.
• Kalenderbeschikbaarheid delen zonder gevoelige informatie te delen.
• Het beleid inzake informatiebescherming naleven.

• Automatisch bijlagen verwijderen uit gesynchroniseerde agenda-afspraken.
• Beperk het aantal tekens in de inhoud van agenda-afspraken op basis van het trefwoord van het onderwerp.
• Controle onderwerp prefix voor gemakkelijke herkenning van gefilterde e-mail.
• Filter e-mails op basis van herkomst (Van) en bestemming (Aan) of trefwoorden in het onderwerp of de body.

Als u wilt voorkomen dat gevoelige informatie in verkeerde handen valt of als u wilt beperken welke inhoud toegankelijk is voor uw klanten of partners, gebruikt u Exchange/Outlook Data Filter bij het synchroniseren van mailboxen en agenda's.

Wij zijn altijd in voor een uitdaging, dus als u soortgelijke zorgen hebt maar niet zeker weet of dit de oplossing voor u is, neem dan contact met ons op en laten we uitzoeken hoe we u kunnen helpen.