Exchange/Outlookデータフィルターで機密情報が悪用されるのを防ぐ

機密情報が悪意のある人に漏れないようにすることは、企業にとって非常に重要な課題です。

最近、電子メールの情報漏えいで大騒ぎになった事例がいくつもありました。 パナマ文書, ヒラリー・クリントンの選挙運動責任者の電子メールであり ソニーのハッキング被害を受けた電子メールなどがあります。

しかし、機密情報の共有は小規模な場合でも問題となり得る。クライアントとの会議情報の共有や、外部ネットワーク上で機密文書を公開する場合などがこれに該当する。

Exchange/Outlook Data Filter のアドオンとして構築されたソフトウェアソリューションです。 CB Exchange Server Sync.このソリューションは、以前はExchange/Outlook Content Censorとして知られており、従業員が機密情報を暴露する機会を減らし、カレンダーのデータをアクセスすべきでない人と共有しないように制限する機能を提供します。また、特定の会議の詳細を共有することを心配することなく、スケジュールの可用性を共有することができます。

このメールおよびカレンダーデータのフィルタリングは、同期する各Exchangeメールボックスペア間で実行されます – こちらをご覧ください サクセスストーリー をクリックすると、その仕組みが詳しく分かります。

実際に、私たちのソリューションでできることを紹介します。

• 添付ファイルの自動削除 同期されたカレンダーの予定から（例：元の会議招待では、顧客の銀行取引明細書が添付されているが、同期された会議では、その添付ファイルがない）。
• カレンダー予定本文の最大文字数を制限する 件名のキーワードに基づいて（例：予約のタイトルにクライアントXの名前が含まれている場合、その予約の本文を制限でき、機密情報が宛先のメールボックスに同期されるのを防ぐ）。.
• 制御対象接頭辞 フィルタリングされたメールを簡単に識別できるようにするため（例：メールの元の件名 – 「銀行明細書の問題」；同期されたメールの件名 – 「[FILTERED] 銀行明細書の問題」）。.
• メールのフィルタリング メールの発信元（From）と宛先（To）、または件名や本文に含まれるキーワードに基づいて、メールの流出を防止します（例：メールの件名にパートナーYの名前が含まれている場合、宛先メールボックスに同期されません）。

Exchange/Outlook Data Filter メールボックスデータの漏洩や内部関係者による不正利用を防止する最適な方法です。これにより、組織は内部の安全なネットワーク「外部」へ送信される情報や「不適切な」人物との共有を制限できます。さらに、メールボックスデータの機密性を管理し、機密情報を共有せずにカレンダーの空き状況を共有し、情報保護ポリシーへの準拠を実現します。.

銀行（および公共機関などのセキュリティの高い組織）は、メールや情報の保護について非常に高い基準を設けています。採用されている対策の1つは、Exchangeサーバーを内部通信用と外部通信用の2台用意することです。

内部サーバーは、従業員が顧客データや財務諸表など、公開を意図していない機密情報を相互に共有する場所です。. 外部サーバーとは、クライアントなど外部組織と直接通信するためのものである。

これを実現するため、従業員は通常2つのアカウント（社内用アカウントと社外用アカウント）を保有し、これらはカレンダーの空き状況などを反映するために同期されます（社内会議と社外会議の両方があるためです）。ただし、社内予定には機密データ（例：顧客の財務情報）が含まれるため、データ漏洩や悪用を防ぐために社外ネットワークへの同期は避ける必要があります。.

とともに Exchange/Outlook Data Filter の場合、内部ネットワークから外部サーバーに同期されるカレンダーの予定から、すべての添付ファイルを自動的に削除できるため、機密情報の漏洩の可能性を低くすることができます。さらに、予定の本文の文字数を制限することで、招待状の内容を制限することができます。以下のような感じです。

今日、クライアントがサービス・プロバイダーに社内のメールボックスを提供することは、ごく一般的なことです。この良い例が、コンサルタント会社が長期的なプロジェクトに取り組む際、より効率的なコミュニケーションを図るために、クライアントが自社のサーバーにメールアカウントを作成する場合です。

その結果、コンサルタントは、クライアントから提供されたカレンダーだけでなく、自分自身のメールボックスとそれぞれのカレンダーを持つことになります。当然ながら、次のステップとして、これらのカレンダーを同期させ、アポイントメントを逃さないようにし、クライアントに自分の本当の空き時間を提供することで、ミーティングの予約を容易にすることが一般的です。

しかし、コンサルティング会社は、クライアントが自社のコンサルタントが内部会議で行っている詳細な内容や、他のクライアントとの会議における機密情報にアクセスすることを望んでいない。そこで課題となるのは、機密情報を共有せずに、自社の真の空き状況をどのように共有できるかということである。

を使うのが答えです。 Exchange/Outlook Data Filter’同期されたカレンダー項目をプレースホルダーとして定義する機能。これにより、コンサルティング会社の内部アカウントから同期されたすべてのカレンダー項目は、クライアントのアカウントでは「空き時間/予定あり」として表示され、クライアントは機密情報を一切確認できなくなります。.

結局のところ、クライアントは会議の予約時にコンサルタントの実際の空き状況を把握できるようになり、コンサルティング会社は機密情報の共有を心配する必要がなくなります。.

カレンダーの同期に加えて、コンサルタントはメール管理の時間を最適化し、メールボックス全体（メール、タスク、メモなど）を同期したい場合がある。こうしたケースでは、メール同期も組織にとって懸念事項となり得る。.

CEOからコンサルタント宛てに送信される、見込み客の詳細や顧客自身に関する情報を含むメールは、顧客のサーバーに送信すべきでない情報の好例である。.

でさらにセキュリティを高めることが可能です。 Exchange/Outlook Data Filter CEOから送信されたすべてのメール、件名に「見込み客の詳細」を含むすべてのメール、本文に「機密情報」を含むすべてのメールは、宛先のメールボックスに同期されないように定義します。.

現代の世界はデータとその分析によって動かされている。人工知能やビジネスインテリジェンスツールは、企業においてますます存在感を増している。それらのツールがデータの収集を容易にするためであれ、解釈を改善するためであれ、組織は外部ツールと共有する情報について慎重でなければならない。.

もう一度。 Exchange/Outlook Data Filter この問題の解決策です。例えば、件名（例：内部営業レポート）に基づいて機密メールをフィルタリングすることで、組織はAI/BIソフトウェアが収集する情報を選択できます。その結果、企業のデータは保護され、これらの外部ツールによって収集・分析されるべき情報のみが共有されます。.

もう一つのユースケースは、誰からのメールなのかを基準にフィルタリングすることです。営業メールを分析するAI/BIツールは存在しますが、CEOから直接共有される内部情報は、組織の安全なネットワークから出るべきではありません。この簡単なフィルター（CEOからのメールの時は同期しないなど）を定義することで、改めてデータの安全性を確保することができます。

• 内部および外部からのメールボックスデータの漏洩、誤用、事故を防止する。
• 安全な内部ネットワークの「外」に送信されるものを制限する。
• メールボックスのデータ機密性を管理する。
• 機密情報を共有することなく、カレンダーの空き状況を共有することができます。
• 情報保護方針を遵守する。

• 同期されたカレンダーの予定から添付ファイルを自動的に削除します。
• 件名キーワードに基づき、カレンダーの予定本文の最大文字数を制限する。
• 件名プレフィックスを制御し、フィルタリングされたメールを簡単に認識することができます。
• メールの発信元（From）や宛先（To）、件名や本文に含まれるキーワードをもとに、メールをフィルタリングすることができます。

機密情報が悪用されるのを防ぎたい、顧客やパートナーがアクセスできるコンテンツを制限したい場合、メールボックスやカレンダーを同期する際にExchange/Outlook Data Filterを使用します。

私たちは常にチャレンジしています。同じような悩みを抱えているけれど、これが解決策になるかどうかわからないという方は、ぜひ私たちにご連絡いただき、どうしたらいいかを考えましょう。