Verhindern Sie mit dem Exchange/Outlook-Datenfilter, dass sensible Informationen in falsche Hände geraten

Verhindern Sie mit dem Exchange/Outlook-Datenfilter, dass sensible Informationen in falsche Hände geraten

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Unternehmen wissen nur zu gut, wie schwierig es ist, sensible Informationen davor zu schützen, dass sie an die falschen Personen gelangen.

In jüngster Zeit hat die Welt mehrere öffentlichkeitswirksame Fälle erlebt, in denen Verstöße gegen E-Mail-Daten ein Chaos verursacht haben, wie z. B. der Fall Panama-Papiere, Die E-Mails von Hillary Clintons Wahlkampfleiterund Die gehackten E-Mails von Sonyneben vielen anderen.

Die Weitergabe sensibler Informationen kann jedoch auch in geringerem Umfang ein Problem darstellen. Dies gilt für die Weitergabe von Sitzungsinformationen an Kunden oder sogar für die Bereitstellung vertraulicher Unterlagen in externen Netzen

Die Antwort auf Ihre Herausforderung

Exchange/Outlook Data Filter ist eine Softwarelösung, die als Zusatzmodul zu CB Exchange Server Sync. Diese Lösung war früher unter dem Namen Exchange/Outlook Content Censor bekannt und bietet Ihnen die Möglichkeit, die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass Mitarbeiter sensible Informationen preisgeben, und zu verhindern, dass Kalenderdaten an Personen weitergegeben werden, die keinen Zugriff darauf haben sollten. Oder Sie können die Verfügbarkeit Ihres Terminkalenders freigeben, ohne sich Gedanken über die Freigabe bestimmter Besprechungsdetails machen zu müssen.

Diese Filterung von E-Mail- und Kalenderdaten erfolgt zwischen jedem Paar von Exchange-Postfächern, die Sie miteinander synchronisieren - sehen Sie sich dies an Erfolgsgeschichte um mehr darüber zu erfahren, wie es funktioniert.

Exchange/Outlook Inhaltsfilter

In der Praxis können Sie mit unserer Lösung unter anderem folgende Dinge tun:

  • Anhänge automatisch entfernen aus synchronisierten Kalenderterminen (z. B.: In der ursprünglichen Einladung zur Besprechung ist der Kontoauszug eines Kunden angehängt, in der synchronisierten Besprechung ist der Anhang nicht vorhanden).
  • Begrenzung der maximalen Zeichenanzahl im Text von Kalenderterminen auf der Grundlage des Betreff-Schlüsselworts (z. B.: Wenn der Titel des Termins den Namen von Kunde X enthält, kann der Text dieses Termins eingeschränkt werden, um zu verhindern, dass sensible Informationen mit dem Zielpostfach synchronisiert werden).
  • Präfix des Kontrollfachs zur einfachen Erkennung gefilterter E-Mails (z. B.: ursprünglicher Betreff der E-Mail - "Bank Statement Problem"; Betreff der synchronisierten E-Mail - "[FILTERED] Bank Statement Problem").
  • Mails herausfiltern auf der Grundlage von E-Mail-Ursprung (Von) und -Ziel (An) oder Schlüsselwörtern in der Betreffzeile oder im Text, um zu verhindern, dass sie durchsickern (z. B.: Wenn die Betreffzeile der E-Mail den Namen von Partner Y enthält, wird die E-Mail nicht mit dem Zielpostfach synchronisiert).

Exchange/Outlook Data Filter ist der perfekte Weg, um Verletzungen der Mailboxdaten oder Missbrauch durch interne Mitarbeiter zu verhindern. Sie ermöglicht es dem Unternehmen auch, einzuschränken, was "außerhalb" des internen sicheren Netzwerks gesendet und an die "falschen" Personen weitergegeben wird. Darüber hinaus können Unternehmen so die Vertraulichkeit von Mailboxdaten kontrollieren, die Verfügbarkeit von Kalendern gemeinsam nutzen, ohne sensible Informationen weiterzugeben, und die Datenschutzrichtlinien einhalten.

Wie funktioniert es?

Um besser zu verstehen, wie Exchange/Outlook Data Filter verwendet werden können, sind hier einige Beispiele aus der Praxis:

Schutz der sensiblen Informationen einer Bank

Banken (und andere Hochsicherheitsorganisationen, wie z. B. Organisationen des öffentlichen Sektors) haben sehr hohe Anforderungen an den E-Mail- und Informationsschutz. Eine der getroffenen Maßnahmen ist der Einsatz von zwei Exchange-Servern: einer für die interne Kommunikation und einer für die externe Kommunikation.

Auf dem internen Server tauschen die Mitarbeiter vertrauliche Informationen untereinander aus, z. B. Kundendaten, Jahresabschlüsse und andere Inhalte, die nicht für die Öffentlichkeit bestimmt sind. Der externe Server wird für die direkte Kommunikation mit Kunden und anderen externen Organisationen verwendet.

Zu diesem Zweck verfügen die Mitarbeiter normalerweise über zwei Konten - das interne und das externe Konto -, die synchronisiert werden, um beispielsweise die Verfügbarkeit des Kalenders widerzuspiegeln (da sie interne und externe Besprechungen haben werden). Nun enthalten interne Termine vertrauliche Daten (z. B. Finanzinformationen eines Kunden), die nicht mit dem externen Netzwerk synchronisiert werden sollten, um Datenschutzverletzungen oder -missbrauch zu verhindern.

Mit dem Exchange/Outlook Data Filter können Sie automatisch alle Anhänge von Kalenderterminen entfernen, die vom internen Netzwerk mit dem externen Server synchronisiert werden, und so die Wahrscheinlichkeit verringern, dass vertrauliche Informationen nach außen dringen. Außerdem können Sie den Inhalt der Einladung einschränken, indem Sie die Anzahl der Zeichen im Text des Termins begrenzen. So würde es aussehen:

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Einschränkung der Daten, die Ihr Kunde sehen kann

Heutzutage ist es durchaus üblich, dass Kunden ihren Dienstleistern interne Mailboxen zur Verfügung stellen. Ein gutes Beispiel dafür sind Beratungsunternehmen, die an langfristigen Projekten arbeiten und deren Kunden E-Mail-Konten auf ihren Servern einrichten, um effizienter kommunizieren zu können.

Dies hat zur Folge, dass die Berater ihre eigene Mailbox und ihren eigenen Kalender sowie die von ihren Kunden bereitgestellten Kalender haben. Ein üblicher nächster Schritt besteht natürlich darin, diese Kalender miteinander zu synchronisieren, um sicherzustellen, dass sie keine Termine verpassen, und um die Buchung von Sitzungen zu erleichtern, indem sie ihren Kunden ihre tatsächliche Verfügbarkeit mitteilen.

Die Beratungsfirma möchte jedoch nicht, dass ihre Kunden Zugang zu jedem Detail der internen Besprechungen ihrer Berater oder zu den sensiblen Informationen in Besprechungen mit anderen Kunden haben. Die Herausforderung ist also: Wie können sie ihre tatsächliche Verfügbarkeit mitteilen, ohne sensible Informationen weiterzugeben?

Die Antwort ist die Verwendung von Exchange/Outlook Data Filterdie Möglichkeit, die synchronisierten Kalendereinträge als Platzhalter zu definieren. Auf diese Weise erscheinen alle Kalendereinträge, die mit dem internen Konto des Beratungsunternehmens synchronisiert werden, im Konto des Kunden nur als "Frei oder Beschäftigt", und die Kunden können keine sensiblen Informationen überprüfen.

Letztendlich können die Kunden die tatsächliche Verfügbarkeit der Berater sehen, wenn sie versuchen, Termine zu buchen, und das Beratungsunternehmen muss sich keine Sorgen über die Weitergabe sensibler Informationen machen.

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Neben der Synchronisierung von Kalendern möchten Berater vielleicht auch ihre Zeit für die E-Mail-Verwaltung optimieren und das gesamte Postfach synchronisieren - E-Mails, Aufgaben, Notizen usw. In diesen Fällen kann die E-Mail-Synchronisierung auch für die Organisation von Bedeutung sein.

E-Mails, die vom Geschäftsführer an die Berater geschickt werden und Einzelheiten über potenzielle Kunden oder sogar über die Kunden selbst enthalten, sind ein gutes Beispiel für Elemente, die vorzugsweise nicht an den Server des Kunden geschickt werden sollten.

Eine zusätzliche Sicherheitsebene ist möglich mit Exchange/Outlook Data Filter indem Sie festlegen, dass alle E-Mails, die vom CEO gesendet werden, oder alle E-Mails, die "Prospect Details" im Betreff enthalten, oder alle E-Mails, die "vertrauliche Informationen" im Text enthalten, nicht mit dem Zielpostfach synchronisiert werden.

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Filterung der von AI/BI-Tools verwendeten Informationen

Die Welt von heute wird von Daten und deren Analyse bestimmt. Tools für künstliche Intelligenz oder Business Intelligence sind in Unternehmen immer häufiger anzutreffen. Unabhängig davon, ob sie zur Erleichterung der Datenerfassung oder zur Verbesserung der Datenauswertung eingesetzt werden, müssen Unternehmen sorgfältig darauf achten, welche Informationen an diese externen Tools weitergegeben werden.

Nochmals, Exchange/Outlook Data Filter ist die Lösung für dieses Problem. Durch das Herausfiltern vertraulicher E-Mails anhand ihrer Betreffzeilen (z. B. interner Verkaufsbericht) können Unternehmen beispielsweise auswählen, welche Informationen von der KI/BI-Software erfasst werden. Folglich sind die Daten des Unternehmens geschützt, und nur die Informationen, die von diesen externen Tools erfasst/analysiert werden sollen, werden mit ihnen geteilt.

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Ein weiterer Anwendungsfall ist das Herausfiltern von E-Mails, je nachdem, von wem sie stammen. Es gibt zwar ein KI/BI-Tool zur Analyse von Vertriebs-E-Mails, aber interne Informationen, die direkt vom CEO stammen, sollten das sichere Netzwerk des Unternehmens nicht verlassen. Durch die Definition dieses einfachen Filters (d. h. wenn die E-Mails vom CEO stammen, werden sie nicht synchronisiert) können Sie die Sicherheit Ihrer Daten erneut gewährleisten.

 

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Nachbereitung

Vorteile des Exchange/Outlook-Datenfilters

  • Verhinderung von Verletzungen der Mailboxdaten, Missbrauch oder Unfällen durch interne und externe Personen.
  • Begrenzen Sie, was "außerhalb" Ihres sicheren internen Netzes gesendet wird.
  • Kontrolle der Vertraulichkeit von Mailboxdaten.
  • Geben Sie die Verfügbarkeit von Kalendern frei, ohne sensible Informationen weiterzugeben.
  • Einhaltung der Informationsschutzrichtlinien.

Merkmale des Datenfilters Exchange/Outlook

  • Automatisches Entfernen von Anhängen aus synchronisierten Kalenderterminen.
  • Begrenzen Sie die maximale Anzahl von Zeichen im Text von Kalenderterminen auf der Grundlage des Betreffs.
  • Kontrollieren Sie das Präfix der Betreffzeile, um gefilterte E-Mails leichter erkennen zu können.
  • Filtern Sie E-Mails nach Herkunft (Von) und Ziel (An) oder nach Schlüsselwörtern in der Betreffzeile oder im Text.


Wenn Sie verhindern möchten, dass sensible Informationen in die falschen Hände geraten, oder wenn Sie einschränken möchten, welche Inhalte für Ihre Kunden oder Partner zugänglich sind, verwenden Sie den Exchange/Outlook-Datenfilter bei der Synchronisierung von Postfächern und Kalendern.

Wir sind immer für eine Herausforderung zu haben, so dass, wenn Sie ähnliche Anliegen haben, aber nicht sicher sind, ob dies die Lösung für Sie ist, wenden Sie sich bitte an uns und lassen Sie uns herausfinden, wie wir Ihnen helfen können.

Afonso Bento, Connecting Software
Afonso Bento
Vertreter der Geschäftsentwicklung bei Connecting Software

Autor:

Ich habe einen Hintergrund in Wirtschaft und Management, und als ich als Beraterin arbeitete, musste ich meine Schreibfähigkeiten entwickeln. Was zunächst als berufliche Anforderung begann, wurde bald zu etwas, das ich gerne tue. Jetzt konzentriere ich mich auf IT-bezogene Themen, wobei ich mich auf IT-Integration und Mailbox-Synchronisierung/Migration spezialisiert habe. Ich würde mich freuen, mit Ihnen über Ihre Gedanken und Ideen zu diesem Artikel zu sprechen, also zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren!

 bento@connecting-software.com

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