Evite que la información sensible llegue a manos equivocadas con el filtro de datos Exchange/Outlook

Evite que la información sensible llegue a manos equivocadas con el filtro de datos Exchange/Outlook

Georgii KapanadzeProducts and Solutions Leave a Comment

Proteger la información sensible para que no se filtre a las personas equivocadas es un reto que las empresas conocen muy bien.

Recientemente, el mundo ha sido testigo de varios casos de gran repercusión en los que las filtraciones de datos del correo electrónico causaron caos, como el Papeles de Panamá, Los correos electrónicos del jefe de campaña de Hillary Clinton...y... Los correos electrónicos hackeados de Sonyentre muchos otros.

Sin embargo, compartir información sensible puede ser un problema incluso a menor escala. Es el caso de compartir la información de las reuniones con los clientes o incluso poner a disposición documentación confidencial en redes externas

La respuesta a su reto

Exchange/Outlook Data Filter es una solución de software creada como complemento de CB Exchange Server Sync. Esta solución se conocía anteriormente como Exchange/Outlook Content Censor, y le ofrece la posibilidad de disminuir las posibilidades de que los empleados expongan información sensible, y de restringir que los datos del calendario se compartan con personas que no deberían tener acceso a ellos. O para compartir su disponibilidad de horario sin tener que preocuparse por compartir detalles específicos de las reuniones.

Este filtrado de datos del correo electrónico y del calendario se realiza entre cada par de buzones Exchange que se sincronizan juntos - consulte esto historia de éxito para saber más sobre su funcionamiento.

Exchange Outlook

En la práctica, estas son algunas de las cosas que puede hacer con nuestra solución:

  • Eliminar automáticamente los archivos adjuntos de las citas del calendario sincronizadas (por ejemplo: en la invitación original a la reunión, se adjunta el extracto bancario de un cliente, y en la reunión sincronizada, el adjunto no está).
  • Limitar el máximo de caracteres en el cuerpo de las citas del calendario en función de la palabra clave del asunto (por ejemplo, si el título de la cita tiene el nombre del Cliente X, el texto de esa cita puede limitarse, evitando que se sincronice información sensible con el buzón de destino).
  • Prefijo del sujeto de control para facilitar el reconocimiento del correo electrónico filtrado (por ejemplo: el asunto original del correo electrónico - "Problema del extracto bancario"; el asunto del correo electrónico sincronizado - "[FILTRADO] Problema del extracto bancario").
  • Filtrar los correos electrónicos basándose en el origen (De) y el destino (A) del correo electrónico o en las palabras clave del asunto o del cuerpo para evitar que se filtren (por ejemplo, si el asunto del correo electrónico contiene el nombre del socio Y, el correo electrónico no se sincroniza con el buzón de destino).

Exchange/Outlook Data Filter es la forma perfecta de evitar la violación de los datos del buzón o el uso indebido por parte de los internos. También permite a la organización limitar lo que se envía "fuera" de su red segura interna y se comparte con las personas "equivocadas". Además, permite a las empresas controlar la confidencialidad de los datos de los buzones, compartir la disponibilidad de los calendarios sin compartir información sensible y cumplir con las políticas de protección de la información.

¿Cómo funciona?

Para entender mejor cómo Exchange/Outlook Data Filter se puede utilizar, aquí hay un par de ejemplos de la vida real:

Proteger la información sensible de un banco

Los bancos (y otras organizaciones de alta seguridad, como las del sector público) tienen estándares muy altos de protección del correo electrónico y de la información. Una de las medidas adoptadas es tener dos servidores Exchange: uno para las comunicaciones internas y otro para las externas.

El servidor interno es el lugar donde los empleados comparten información confidencial entre ellos, como datos de clientes, estados financieros y otros contenidos que no deben ser públicos. El servidor externo es el que se utiliza para comunicarse directamente con los clientes y otras organizaciones externas.

Para ello, los empleados suelen tener 2 cuentas -la interna y la externa- que se sincronizan para reflejar la disponibilidad del calendario, por ejemplo (ya que tendrán reuniones internas y externas). Ahora bien, las citas internas contienen datos confidenciales (por ejemplo, la información financiera de un cliente) que no deben sincronizarse con la red externa para evitar violaciones de datos o usos indebidos.

Con la Exchange/Outlook Data Filter puede eliminar automáticamente todos los archivos adjuntos de las citas del calendario que se sincronizan desde la red interna al servidor externo, disminuyendo así las posibilidades de que se filtre esa información confidencial. Además, puede restringir el contenido de la invitación limitando el número de caracteres en el cuerpo de la cita. Este es el aspecto que tendría:

Software de conexión de imágenes

Cómo restringir los datos que su cliente puede ver

Hoy en día, es bastante habitual que los clientes cedan buzones internos a sus proveedores de servicios. Un buen ejemplo de ello es cuando las empresas de consultoría trabajan en proyectos a largo plazo y sus clientes crean cuentas de correo electrónico en sus servidores para comunicarse de forma más eficiente.

La consecuencia es que los consultores acaban teniendo su propio buzón de correo y su respectivo calendario, además de los proporcionados por sus clientes. Naturalmente, el siguiente paso habitual es sincronizar esos calendarios, para asegurarse de que no se pierden las citas, y para facilitar las reservas de reuniones proporcionando a sus clientes su verdadera disponibilidad.

Sin embargo, la consultora no quiere que sus clientes tengan acceso a todos los detalles de las reuniones internas que mantienen sus consultores o a la información sensible de las reuniones que mantienen con otros clientes. El reto entonces es: ¿cómo pueden compartir su verdadera disponibilidad sin compartir información sensible?

La respuesta es utilizar Exchange/Outlook Data Filterde definir los elementos de calendario sincronizados como marcadores de posición. De este modo, todos los elementos del calendario sincronizados desde la cuenta interna de la consultora aparecerán en la cuenta de los clientes sólo como "Libre u ocupado", y los clientes no podrán consultar ninguna información sensible.

Al fin y al cabo, los clientes podrán ver la verdadera disponibilidad de los consultores cuando intenten reservar reuniones, y la consultora no tendrá que preocuparse por compartir información sensible.

Software de conexión de imágenes

Además de sincronizar los calendarios, los consultores pueden querer optimizar su tiempo de gestión del correo electrónico y sincronizar el buzón en su totalidad: correos electrónicos, tareas, notas, etc. En estos casos, la sincronización del correo electrónico también puede ser una preocupación para la organización.

Los correos electrónicos enviados por el director general a los consultores con detalles sobre las perspectivas o incluso sobre los propios clientes son un buen ejemplo de elementos que preferiblemente no se enviarían al servidor de los clientes.

Es posible añadir una capa adicional de seguridad con Exchange/Outlook Data Filter definiendo que todos los correos electrónicos enviados desde el director general, o todos los correos electrónicos que contengan "Detalles de los prospectos" en el asunto, o todos los correos electrónicos que tengan "información confidencial" en el cuerpo no se sincronicen con el buzón de destino.

Software de conexión de imágenes

Filtrar la información utilizada por las herramientas de IA/BI

El mundo actual se mueve por los datos y su análisis. Las herramientas de Inteligencia Artificial o Business Intelligence están cada vez más presentes en las empresas. Ya sea que se implementen para facilitar la recolección de dichos datos o para mejorar su interpretación, las organizaciones deben ser cuidadosas en cuanto a la información que se comparte con esas herramientas externas.

Otra vez, Exchange/Outlook Data Filter es la solución para esto. Por ejemplo, al filtrar los correos electrónicos confidenciales en función de sus líneas de asunto (por ejemplo, informe de ventas interno), las organizaciones pueden seleccionar qué información recoge el software de IA/BI. De este modo, los datos de la empresa están protegidos y sólo se comparte con estas herramientas externas la información que debe ser recogida/analizada.

Software de conexión de imágenes

Otro caso de uso es el filtrado de correos electrónicos en función de su procedencia. Si bien existe una herramienta de IA/BI para analizar los correos electrónicos de ventas, la información interna compartida directamente desde el CEO no debería salir de la red segura de la organización. Al definir este sencillo filtro (es decir, cuando los correos electrónicos provienen del CEO, no los sincroniza), puede garantizar una vez más la seguridad de sus datos.

 

Software de conexión de imágenes

Recapitulación

Ventajas del filtro de datos Exchange/Outlook

  • Prevenir las violaciones de los datos del buzón, el mal uso o los accidentes por parte de los internos y los externos.
  • Limite lo que se envía "fuera" de su red interna segura.
  • Controlar la confidencialidad de los datos del buzón.
  • Comparta la disponibilidad del calendario sin compartir información sensible.
  • Cumplir con las políticas de protección de la información.

Características del filtro de datos Exchange/Outlook

  • Eliminar automáticamente los archivos adjuntos de las citas del calendario sincronizadas.
  • Limitar el máximo de caracteres en el cuerpo de las citas del calendario en función de la palabra clave del asunto.
  • Controla el prefijo del asunto para facilitar el reconocimiento del correo electrónico filtrado.
  • Filtra los correos electrónicos en función del origen (De) y el destino (Para) del correo electrónico o de las palabras clave en el asunto o el cuerpo.


Si quiere evitar que la información sensible llegue a manos equivocadas o quiere restringir el contenido al que pueden acceder sus clientes o socios, utilice el filtro de datos Exchange/Outlook al sincronizar buzones y calendarios.

Siempre estamos dispuestos a aceptar un reto, así que si tiene preocupaciones similares pero no está seguro de que esta sea la solución para usted, póngase en contacto con nosotros y averigüemos cómo podemos ayudarle.

Afonso
Afonso Bento
Representante de Desarrollo Comercial en Connecting Software

Autor:

Tengo formación en Economía y Gestión, y cuando trabajé como consultor tuve que desarrollar mis habilidades de escritura. Lo que empezó como una necesidad laboral, pronto se convirtió en algo que me gusta hacer. Ahora, me dedico a temas relacionados con la informática, especializándome en la integración informática y la sincronización/migración de buzones. Me encantaría discutir cualquier pensamiento o idea que pueda tener sobre este artículo, así que no dude en ponerse en contacto con nosotros.

 bento@connecting-software.com

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

For security, use of Google's reCAPTCHA service is required which is subject to the Google Privacy Policy and Terms of Use.