Google Workspace come opzione di continuità operativa in caso di interruzioni del servizio di Microsoft 365

Quando Microsoft 365 smette di funzionare, la prima domanda che sorge spontanea è: come consentire ai dipendenti di tornare al lavoro? Si tratta di un problema concreto legato alla continuità operativa, e Google Workspace può rappresentare una soluzione concreta.

Per la maggior parte delle aziende, Microsoft 365 è l’infrastruttura che garantisce il funzionamento della comunicazione, del coordinamento e dell’attività aziendale stessa. In caso di interruzione del servizio Microsoft 365, iniziano ad arrivare numerose domande:

È possibile inviare e ricevere e-mail?

Riescono a vedere i loro calendari?

I vertici aziendali dispongono ancora dell'accesso alla posta elettronica e al calendario per gestire la risposta alle crisi?

I team a contatto con i clienti possono ancora comunicare con l'esterno?

I membri del team possono accedere ai file? Oppure devono prima attendere il ripristino da un backup?

Queste questioni sono più importanti che mai, ora che le normative stanno inasprendo i requisiti in materia di resilienza operativa e continuità delle operazioni.

Che tu stia lavorando per raggiungere SOC 2 controlli di disponibilità, navigazione NIS2 requisiti in materia di resilienza operativa, oppure l'allineamento a quadri normativi quali NIST CSF 2.0 e ISO 22301, occorre valutare in modo esplicito la dipendenza da Microsoft 365. Affidarsi esclusivamente alla disponibilità garantita da Microsoft è sempre meno giustificabile come strategia di continuità operativa.

Ciò ha portato i team tecnici a prendere sempre più in considerazione le opzioni di hot standby, in particolare Google Workspace. Non come sostituto di Microsoft 365, né come strumento di backup tradizionale, ma come un secondo ambiente cloud indipendente in grado di garantire la disponibilità di e-mail, calendari, file e comunicazioni critiche in caso di interruzione del servizio Microsoft 365.

Si tratta di un approccio completamente diverso rispetto all’utilizzo di una piattaforma di backup per Microsoft 365, come Veeam, Druva o un’altra soluzione di ripristino, in grado di aiutare a recuperare caselle di posta, file e altri dati a seguito di un incidente. Per quanto valide possano essere queste piattaforme, se migliaia di utenti hanno bisogno di poter accedere alla propria casella di posta e al calendario entro le prossime due ore, il backup da solo non è sufficiente.

Google Workspace è effettivamente in grado di garantire la continuità operativa in caso di interruzione del servizio Microsoft 365, in particolare per quanto riguarda la posta elettronica, il calendario, gli appuntamenti e la comunicazione in situazioni di crisi. Microsoft 365 rimane la piattaforma principale, mentre Google Workspace fornisce un ambiente di continuità indipendente. Tuttavia, questo tipo di modello di continuità operativa cross-cloud richiede un’architettura e una pianificazione adeguate: identità, instradamento della posta, sincronizzazione, sicurezza, accesso degli utenti e failback devono essere progettati e testati prima che si verifichi l’interruzione del servizio, non durante.

Normative e quadri di riferimento quali NIS2, DORA e il Cybersecurity Framework del NIST inaspriscono i requisiti per la prevenzione e la gestione delle interruzioni dei servizi essenziali e delle funzioni critiche o importanti, sebbene il loro ambito di applicazione, la terminologia e l’efficacia giuridica differiscano.

DORA definisce una “funzione critica o importante” in base all’impatto sostanziale che la sua interruzione potrebbe avere sui risultati finanziari, sulla continuità del servizio o sugli obblighi normativi, mentre NIS2 richiede l'adozione di misure di continuità operativa e di gestione delle crisi nell'ambito della gestione dei rischi legati alla sicurezza informatica. Altrove, quadri di riferimento come NIST CSF affrontare le conseguenze correlate attraverso le sue funzioni di “Govern, Respond e Recover”, tra cui la risposta agli incidenti, il ripristino e la comunicazione.

Anche se i termini utilizzati non sono coerenti, la questione pratica rimane:

Quali servizi e dipendenze sono fondamentali nella vostra organizzazione?

Un modo pratico per tradurre i requisiti normativi di alto livello in piani di continuità operativa consiste nell'effettuare un valutazione delle funzioni critiche contro le principali dipendenze dal cloud. La domanda fondamentale è semplice:

Se questo servizio cloud dovesse risultare indisponibile per X ore, supereremmo una soglia legale, operativa, relativa al servizio clienti, alla sicurezza o finanziaria?

Per Microsoft 365, tale valutazione dovrebbe includere:

• RTO e RPO: con quale rapidità i servizi debbano essere ripristinati e quale entità di perdita di dati sia accettabile
• Raggio dell'esplosione: quali funzioni, team, clienti o processi sono interessati
• Rischio di concentrazione: quanto dipende da un singolo fornitore, da un singolo inquilino, da una regione o da un livello di identità
• Interdipendenze: identità, gestione delle chiavi, accesso alla rete, integrazioni e canali di comunicazione esterni

Se si analizza Microsoft 365 da questa prospettiva, il risultato è raramente rassicurante. La posta elettronica, l’identità, i calendari e l’accesso ai file si rivelano spesso dipendenze operative che richiedono una pianificazione esplicita della continuità operativa, non solo operazioni di backup e ripristino.

Le normative e gli standard non impongono una particolare architettura di continuità né fornitori specifici. Tuttavia, i requisiti in esse contenuti possono influenzare direttamente la sua progettazione:

• ISO 22301 richiede obiettivi di ripristino ben definiti, procedure di continuità documentate e test periodici. Laddove il potenziale impatto sull’attività lo giustifichi, potrebbe essere opportuno ricorrere a una soluzione di hot standby per Microsoft 365.
• Se la vostra organizzazione è un ente finanziario, DORA richiede di valutare il rischio di concentrazione nel settore delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione (TIC) e la sostituibilità dei fornitori. Richiede inoltre strategie di uscita documentate per i servizi TIC che supportano funzioni critiche o importanti. A seconda della valutazione del rischio, ciò potrebbe giustificare l’adozione di un modello basato su fornitori alternativi o su più fornitori, ma il DORA non impone un’architettura specifica.
• NIS2 estende la stessa logica a una gamma più ampia di entità essenziali e importanti e include esplicitamente la continuità operativa, il ripristino in caso di disastri, la gestione delle crisi e la sicurezza della catena di approvvigionamento nelle proprie misure di gestione dei rischi legati alla sicurezza informatica. Ciò rende rilevanti, ai fini della valutazione dei rischi dell’organizzazione, le principali dipendenze dai servizi cloud e dai fornitori di servizi.
• Negli Stati Uniti, le funzioni "Govern", "Respond" e "Recover" di NIST CSF 2.0 richiedono piani di ripristino collaudati e una gestione dei rischi nella catena di approvvigionamento, sollevando la stessa domanda: le funzioni critiche possono continuare a funzionare se un fornitore chiave smette di operare?

La sfida architettonica consiste nel garantire la continuità delle funzioni critiche quando il provider principale non è disponibile. Se un'interruzione di Microsoft 365 può compromettere tali funzioni, l'organizzazione potrebbe aver bisogno di un ambiente alternativo già predisposto, accessibile e testato. Tale rischio è spesso maggiore di quanto sembri a prima vista, poiché Microsoft 365 non rappresenta un'unica dipendenza, ma una serie di dipendenze interconnesse.

Microsoft 365 riunisce quattro elementi che, se considerati singolarmente, giustificherebbero ciascuno di per sé un piano di continuità operativa:

• Comunicazione (Exchange / Teams). L'interruzione dell'inoltro della posta o della chat comporta, di fatto, l'interruzione dell'attività aziendale, anche se tecnicamente tutti i file sono al sicuro.
• Calendario (Exchange / Teams). La gestione degli appuntamenti e l'accesso alle riunioni funzionano allo stesso modo della posta elettronica, il che comporta una mancanza di coordinamento interno e la mancata partecipazione a riunioni esterne, anche se tecnicamente nulla va "perso"."
• Documentazione (SharePoint / OneDrive). I file devono rimanere accessibili, non solo recuperabili.
• Identità (Entra ID / Azure AD). Se il livello di autenticazione smette di funzionare, non importa se tutto il resto funziona: nessuno riesce ad accedere a nulla, comprese le app di terze parti che si affidano allo stesso provider di identità.

La scomoda constatazione, in questa fase, è che solitamente i software di backup standard proteggono solo il terzo elemento, e solo dopo un intervallo di ripristino che può durare dalle 24 alle 48 ore. Nel frattempo, gli utenti non dispongono di un’alternativa da cui poter effettivamente lavorare.

La soluzione che viene subito in mente potrebbe essere un tenant Microsoft secondario. Purtroppo, però, questa opzione non regge a un’analisi approfondita, poiché un’interruzione del servizio potrebbe mettere fuori uso entrambi i tenant contemporaneamente, anche se sono stati configurati in regioni diverse di Microsoft 365 o Azure. L’hosting regionale non garantisce domini di guasto indipendenti, poiché Entra ID e i servizi principali di Microsoft 365 continuano a condividere la stessa infrastruttura globale sottostante.

Un secondo inquilino soddisfa, sulla carta, il requisito di "avere un inquilino di riserva", ma non garantisce un’indipendenza sufficiente.

È proprio questo che spinge a orientarsi verso un hyperscaler distinto. Non perché Google Workspace sia intrinsecamente più affidabile, ma perché offre un’infrastruttura e uno stack di identità operativamente separati. Tale separazione può contribuire ad affrontare i rischi legati alla concentrazione nel settore ICT e le preoccupazioni relative alla continuità operativa, come indicato nei regolamenti DORA e NIS2.