Google Workspace als Option zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs bei Ausfällen von Microsoft 365

Wenn Microsoft 365 ausfällt, lautet die erste Frage: Wie kann man die Mitarbeiter wieder arbeitsfähig machen? Das ist ein praktisches Problem der Geschäftskontinuität, und Google Workspace kann eine praktische Lösung sein.

Für die meisten Unternehmen ist Microsoft 365 die Infrastruktur, die die Kommunikation, die Koordination und den Geschäftsbetrieb selbst am Laufen hält. Bei einem Ausfall von Microsoft 365 hagelt es Fragen:

Können die Nutzer E-Mails senden und empfangen?

Können sie ihre Kalender einsehen?

Verfügt die Unternehmensleitung weiterhin über Zugriff auf E-Mail und Kalender, um Krisenmaßnahmen zu koordinieren?

Können Teams mit Kundenkontakt weiterhin nach außen kommunizieren?

Können die Teammitglieder auf die Dateien zugreifen? Oder müssen sie erst warten, bis diese aus dem Backup wiederhergestellt wurden?

Diese Fragen sind heute wichtiger denn je, da die Vorschriften die Anforderungen an die operative Widerstandsfähigkeit und die Geschäftskontinuität erhöhen.

Ganz gleich, ob Sie darauf hinarbeiten, SOC 2 Verfügbarkeitskontrollen, Navigation NIS2 Vorgaben zur operativen Widerstandsfähigkeit oder die Anpassung an Rahmenwerke wie NIST CSF 2.0 und ISO 22301, sollte die Abhängigkeit von Microsoft 365 ausdrücklich geprüft werden. Sich ausschließlich auf die Verfügbarkeit von Microsoft zu verlassen, lässt sich als Strategie zur Gewährleistung der Geschäftskontinuität immer weniger rechtfertigen.

Dies hat dazu geführt, dass sich technische Teams zunehmend mit Hot-Standby-Optionen befassen, insbesondere mit Google Workspace. Nicht als Ersatz für Microsoft 365 und nicht als herkömmliches Backup-Tool, sondern als zweite, unabhängige Cloud-Umgebung, die E-Mails, Kalender, Dateien und wichtige Kommunikationsinhalte auch bei einer Störung von Microsoft 365 verfügbar hält.

Dies ist ein völlig anderer Ansatz als der Einsatz einer Microsoft 365-Backup-Plattform wie Veeam, Druva oder einer anderen Wiederherstellungslösung, mit der sich Postfächer, Dateien und andere Daten nach einem Vorfall wiederherstellen lassen. So gut diese Plattformen auch sein mögen: Wenn Tausende von Benutzern innerhalb der nächsten zwei Stunden wieder Zugriff auf ihren Posteingang und ihren Kalender benötigen, reicht ein Backup allein nicht aus.

Google Workspace kann in der Tat die Geschäftskontinuität während eines Ausfalls von Microsoft 365 gewährleisten, insbesondere in Bezug auf E-Mail, Kalender, Termine und Krisenkommunikation. Microsoft 365 bleibt die primäre Plattform, während Google Workspace eine unabhängige Kontinuitätsumgebung bereitstellt. Ein solches cloudübergreifendes Modell zur Geschäftskontinuität erfordert jedoch die richtige Architektur und Planung: Identitätsmanagement, E-Mail-Weiterleitung, Synchronisierung, Sicherheit, Benutzerzugriff und Failback müssen alle vor dem Ausfall und nicht erst währenddessen konzipiert und getestet werden.

Vorschriften und Rahmenwerke wie NIS2, DORA und das NIST-Cybersicherheits-Framework legen die Messlatte für die Prävention und Bewältigung von Störungen bei wesentlichen Diensten und kritischen oder wichtigen Funktionen höher, auch wenn sich deren Geltungsbereich, Terminologie und Rechtswirkung unterscheiden.

DORA definiert eine “kritische oder wichtige Funktion” anhand der erheblichen Auswirkungen, die eine Störung dieser Funktion auf die finanzielle Leistungsfähigkeit, die Kontinuität der Dienstleistungen oder die Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen haben könnte, während NIS2 erfordert Maßnahmen zur Geschäftskontinuität und zum Krisenmanagement als Teil des Cybersicherheits-Risikomanagements. An anderer Stelle gibt es Rahmenwerke wie NIST CSF die damit verbundenen Folgen durch seine Funktionen „Govern“, „Respond“ und „Recover“ bewältigen, darunter die Reaktion auf Vorfälle, die Wiederherstellung und die Kommunikation.

Auch wenn die verwendeten Begriffe nicht einheitlich sind, bleibt die praktische Frage bestehen:

Welche Dienste und Abhängigkeiten sind in Ihrem Unternehmen von entscheidender Bedeutung?

Eine praktische Möglichkeit, übergeordnete regulatorische Anforderungen in die Kontinuitätsplanung umzusetzen, besteht darin, eine Bewertung kritischer Funktionen gegen eine starke Abhängigkeit von Cloud-Diensten. Die entscheidende Frage lautet ganz einfach:

Wenn dieser Cloud-Dienst für X Stunden nicht verfügbar ist, überschreiten wir dann einen rechtlichen, betrieblichen, kundenbezogenen, sicherheitstechnischen oder finanziellen Schwellenwert?

Für Microsoft 365 sollte diese Bewertung Folgendes umfassen:

• RTO und RPO: wie schnell der Betrieb wieder aufgenommen werden muss und in welchem Umfang Datenverluste akzeptabel sind
• Explosionsradius: welche Funktionen, Teams, Kunden oder Prozesse davon betroffen sind
• Konzentrationsrisiko: Inwieweit dies von einem Anbieter, einem Mieter, einer Region oder einer Identitätsschicht abhängt
• Wechselbeziehungen: Identität, Schlüsselverwaltung, Netzwerkzugang, Integrationen und externe Kommunikationswege

Betrachtet man Microsoft 365 unter diesem Gesichtspunkt, ist das Ergebnis selten erfreulich. E-Mail, Identitätsmanagement, Kalender und Dateizugriff erweisen sich oft als betriebliche Abhängigkeiten, die eine explizite Kontinuitätsplanung erfordern – und nicht nur eine einfache Sicherung und Wiederherstellung.

Vorschriften und Normen schreiben keine bestimmte Kontinuitätsarchitektur oder bestimmte Anbieter vor. Dennoch können ihre Anforderungen die Gestaltung direkt beeinflussen:

• ISO 22301 fordert festgelegte Wiederherstellungsziele, dokumentierte Verfahren zur Aufrechterhaltung des Betriebs sowie regelmäßige Tests. Sofern die potenziellen geschäftlichen Auswirkungen dies rechtfertigen, kann ein Hot-Standby für Microsoft 365 sinnvoll sein.
• Falls Ihre Organisation ein Finanzinstitut ist, DORA verlangt, dass Sie das Konzentrationsrisiko im Bereich der Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT) sowie die Substituierbarkeit der Anbieter bewerten. Zudem sind dokumentierte Ausstiegsstrategien für IKT-Dienste erforderlich, die kritische oder wichtige Funktionen unterstützen. Je nach Risikobewertung kann dies für ein Konzept mit alternativen Anbietern oder mehreren Anbietern sprechen, doch DORA schreibt keine bestimmte Architektur vor.
• NIS2 wendet dieselbe Logik auf einen breiteren Kreis wesentlicher und wichtiger Bereiche an und bezieht Geschäftskontinuität, Notfallwiederherstellung, Krisenmanagement und Lieferkettensicherheit ausdrücklich in seine Maßnahmen zum Cybersicherheits-Risikomanagement ein. Dadurch werden wesentliche Abhängigkeiten von Cloud-Anbietern und Dienstleistern für die Risikobewertung der Organisation relevant.
• In den USA umfassen die Funktionen „Govern“, „Respond“ und „Recover“ von NIST CSF 2.0 fordern erprobte Notfallpläne und ein Risikomanagement für die Lieferkette und werfen dabei dieselbe Frage auf: Können kritische Funktionen weiterlaufen, wenn ein wichtiger Anbieter ausfällt?

Die architektonische Frage lautet: Wie kann sichergestellt werden, dass kritische Funktionen auch dann weiterlaufen, wenn der primäre Anbieter nicht verfügbar ist? Wenn ein Ausfall von Microsoft 365 diese Funktionen unterbrechen kann, benötigt das Unternehmen möglicherweise eine alternative Umgebung, die bereits eingerichtet, zugänglich und getestet ist. Dieses Risiko ist oft größer, als es auf den ersten Blick erscheint, da Microsoft 365 nicht aus einer einzigen Abhängigkeit besteht, sondern aus mehreren miteinander verbundenen.

Microsoft 365 vereint vier Aspekte, von denen jeder für sich genommen bereits einen Kontinuitätsplan rechtfertigen würde:

• Kommunikation (Exchange / Teams). Wenn die E-Mail-Weiterleitung oder der Chat ausfällt, ist das Unternehmen in der Praxis nicht mehr erreichbar, auch wenn alle Dateien technisch gesehen sicher sind.
• Kalender (Exchange / Teams). Die Terminplanung und der Zugriff auf Besprechungen funktionieren genauso wie bei E-Mails, was zu mangelnder interner Koordination und versäumten externen Besprechungen führt, auch wenn technisch gesehen nichts "verloren" geht."
• Dokumente (SharePoint / OneDrive). Dateien müssen jederzeit zugänglich bleiben, nicht nur wiederherstellbar sein.
• Identität (Entra ID / Azure AD). Wenn die Authentifizierungsebene ausfällt, spielt es keine Rolle, was sonst noch funktioniert: Niemand kann sich irgendwo anmelden, auch nicht bei Drittanbieter-Apps, die denselben Identitätsanbieter nutzen.

Die beunruhigende Erkenntnis in dieser Phase ist in der Regel, dass herkömmliche Backup-Software nur den dritten Punkt schützt – und das auch erst nach einem Wiederherstellungszeitraum, der 24 bis 48 Stunden dauern kann. In der Zwischenzeit gibt es für die Mitarbeiter keinen alternativen Ort, an dem sie tatsächlich arbeiten können.

Die naheliegendste Lösung hierfür wäre vielleicht ein zweiter Microsoft-Tenant. Leider hält diese Lösung einer genaueren Prüfung nicht stand, da ein Ausfall beide Tenants gleichzeitig lahmlegen könnte, selbst wenn sie in unterschiedlichen Microsoft 365- oder Azure-Regionen bereitgestellt werden. Regionales Hosting bedeutet nicht, dass es sich um unabhängige Ausfalldomänen handelt, da Entra ID und die zentralen Microsoft 365-Dienste im Hintergrund weiterhin dieselbe globale Infrastruktur nutzen.

Ein zweiter Mieter erfüllt zwar auf dem Papier die Voraussetzung "Wir haben einen Ersatzmieter", bietet jedoch keine ausreichende Unabhängigkeit.

Das ist der Grund, warum man sich nach einem separaten Hyperscaler umsieht. Nicht, weil Google Workspace an sich zuverlässiger ist, sondern weil es eine betrieblich getrennte Infrastruktur und einen eigenständigen Identitätsstack bietet. Diese Trennung kann dazu beitragen, die in DORA und NIS2 zum Ausdruck kommenden Bedenken hinsichtlich des IKT-Konzentrationsrisikos und der Geschäftskontinuität auszuräumen.