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Como sincronizar a lista de endereços global e usá-la no Outlook

Diogo GouveiaProducts and Solutions Leave a Comment

Sabe aquela sensação de satisfação quando começa a escrever no campo "Para" de uma nova mensagem de correio electrónico e as informações de contacto da pessoa que procura aparecem convenientemente ali mesmo? Bem, tem a Lista global de endereços (GAL) para agradecer por isso.

Onde visualizar a lista de endereços global

Pode pensar na Lista de Endereços Global (GAL) como uma grande lista telefónica ou lista de contactos para todas as pessoas de uma organização. Contém os nomes, endereços de correio electrónico, números de telefone e outros detalhes de todas as pessoas que aí trabalham. Essencialmente, a GAL é um directório central que ajuda as pessoas de uma organização a encontrarem-se e a ligarem-se facilmente umas às outras. É uma ferramenta útil para procurar as informações de contacto de alguém quando é necessário enviar-lhe um e-mail ou telefonar-lhe.

Para verificar a Lista de Endereços Global da sua organização no Microsoft Outlook, basta seguir estes passos:

  • Iniciar o Microsoft Outlook.
  • Abrir uma janela Novo e-mail.
    lista global de endereços outlook novo correio electrónico
  • Clique em "Para".
    lista global de endereços outlook to
  • Seleccione a opção Lista de endereços global ou Lista de endereços global predefinida.
    lista de endereços global outlook default gal
Voilà! É tão fácil como isto. No entanto, tenha em atenção que se a sua organização tiver mais do que um servidor Microsoft Exchange, apenas verá a GAL para o servidor que utiliza.

E a sincronização GAL?

Como acabámos de mencionar, a Lista de Endereços Global que vê depende do servidor que utiliza na sua organização. Se existirem vários servidores na organização, a GAL apresentada no Outlook é a que está associada ao servidor a que está ligado.

O acesso a várias GAL não é suportado. Se precisar disso, a solução é optar pela sincronização de GAL e obter todas as informações numa única GAL.

Mas quando é que isso é necessário? Eis alguns cenários que podem exigir isto:

  • Fusões e Aquisições - Se a empresa A se fundir com a empresa B, a sincronização das listas de endereços globais de ambas as empresas facilitará a vida dos utilizadores finais, uma vez que todas as informações de contacto serão agora comuns a ambas as estruturas. Pode ler mais sobre os desafios do servidor Exchange em cenários de fusões e aquisições consultando este publicação no blogue.
  • Parceiros - Quando uma empresa A estabelece uma parceria com uma empresa B, há um aumento inerente da comunicação entre ambas as partes. Como tal, a sincronização GAL é a forma perfeita de garantir que todas as informações de contacto estão convenientemente acessíveis a ambas as partes.
  • Vários servidores Microsoft Exchange - As empresas que operam dentro do mesmo grupo podem ser ligadas aos seus próprios ambientes Exchange, o que é comum, por exemplo, quando as filiais estão espalhadas por diferentes países. Imagine que o grupo de empresas A tem várias filiais espalhadas pelo mundo, cada uma com a sua própria infra-estrutura de TI e diferentes servidores Exchange. Se um empregado da filial europeia for transferido para a filial norte-americana do mesmo grupo de empresas A, a sincronização GAL também pode ser útil.

Então, ao enfrentar este tipo de cenários, como é que uma Lista de Endereços Global pode ser sincronizada através de outros Servidores Microsoft Exchange? Existe uma maneira descomplicada de fazer isso?

      public void Execute(IServiceProvider serviceProvider)
    {
        var tracingService = (ITracingService) serviceProvider.GetService(typeof(ITracingService));
        var context = (IPluginExecutionContext) serviceProvider.GetService(typeof(IPluginExecutionContext));
        var serviceFactory = (IOrganizationServiceFactory) serviceProvider.GetService(typeof(IOrganizationServiceFactory));
        var service = serviceFactory.CreateOrganizationService(context.UserId);
        if (!context.InputParameters.Contains("Target") || !(context.InputParameters["Target"] is Entity))
        {
            return;
        }

        var entity = (Entidade) context.InputParameters["Target"];
        var isLoginEnabled = HasLoginEnabled(entity);
        
        se (isLoginEnabled == false)
        {
            return;
        }

        try
        {
            var emailAddress = (string) entity["emailaddress1"];
            var contactsWithSameEmailAddress = GetContactsByEmailAddress(service, entity.Id, emailAddress);
            se (contactsWithSameEmailAddress.Entities.Count > 0)
            {
                var hasLoginEnabled = HasLoginEnabled(contactsWithSameEmailAddress.Entities[0]);
                Se (hasLoginEnabled)
                {
                    lança uma nova InvalidPluginExecutionException(OperationStatus.Failed,
                        "O utilizador já existe. Tente um endereço de correio electrónico diferente para se registar ou inicie sessão na sua conta existente.");
                }

                var mergeRequest = new MergeRequest
                {
                    SubordinateId = entity.Id,
                    Target = new EntityReference("contact", contactsWithSameEmailAddress.Entities[0].Id),
                    UpdateContent = GetUpdateContent(entity)
                };
                var _ = (MergeResponse) service.Execute(mergeRequest);
                entity[CustomAttributeName] = true;
                service.Update(entity);
            }
            else
            {
                var domain = emailAddress.Split('@')[1];
                se (_publicDomains.Contains(domain))
                {
                    SendEmailAndDeactivateContact(service, tracingService, entity);
                }
                else
                {
                    var contactsWithSameDomain = GetContactsByDomain(service, entity.Id, domain);
                    if (contactsWithSameDomain.Entities.Count > 0)
                    {
                        entity["parentcustomerid"] = contactsWithSameDomain.Entities[0]["parentcustomerid"];
                        service.Update(entity);
                    }
                    else
                    {
                        SendEmailAndDeactivateContact(service, tracingService, entity);
                    }
                }
            }
        }
        catch (FaultException ex)
        {
            lançar uma nova InvalidPluginExecutionException("Ocorreu um erro em ContactPostOperationPlugin.", ex);
        }
    }
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Sincronização GAL com CB Exchange Server Sync

CB Exchange Server SyncO Exchange Server, como já deve saber, é a nossa ferramenta de sincronização interna para o servidor Microsoft Exchange. O seu principal objectivo é sincronizar quaisquer e-mails, calendários, contactos, notas, tarefas e pastas, através de vários ambientes Exchange, sem problemas e enquanto corre completamente em segundo plano.

Como é prática comum em todas as nossas soluções de software, estamos constantemente à procura de formas de melhorar e potenciar o poder dos produtos que desenvolvemos. Como resultado, na última actualização da versão auto-hospedada do CB Exchange Server Sync, lançámos um novo add-on chamado Sincronização CB GAL! É provável que consiga adivinhar com exactidão o que esta nova extensão faz, mas vamos explicar na mesma.

Para além de emails, calendários, contactos, notas, tarefas e pastas, pode agora sincronizar a sua Lista de Endereços Global com outros ambientes Microsoft Exchange. Isto faz do CB GAL Sync a solução ideal para resolver todos os cenários que acabámos de descrever!

A instalação é incrivelmente fácil de configurar, pelo que não terá de passar imenso tempo a tentar perceber como pôr a integração a funcionar. Para além de o software em si ser simples, também temos Documentação Online e o nosso Portal de apoio disponível para si.

Está pronto para começar a sincronizar a sua Lista de Endereços Global? Entre em contato connosco e nós levamo-lo até lá!


Sobre o Autor

Diogo Gouveia

Por Diogo Gouveia

"Depois de completar os meus estudos no Reino Unido, juntei-me à equipa de Marketing no Connecting Software para criar conteúdos sobre integração de software e uma variedade de outros tópicos de TI. Se tiver quaisquer observações ou sugestões, por favor contacte".

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