Dynamics CRM integreren met meerdere Dynamics NAV-databases met Connect Bridge

De out-of-the-box (OOTB) integratie tussen Dynamics CRM (nu Dynamics 365 for Sales) en Dynamics NAV bood verschillende voordelen, gericht op het stroomlijnen van bedrijfsprocessen en het verhogen van de productiviteit door het verbinden van de Customer Relationship Management (CRM) mogelijkheden met Enterprise Resource Planning (ERP) functionaliteiten.

Dergelijke voordelen omvatten, maar zijn niet beperkt tot, een eenduidig klantbeeld, gestroomlijnde verkoop- en orderverwerking, productinformatiebeheer, inzicht in voorraadbeheer, verbeterd financieel beheer, efficiëntie- en productiviteitswinst, verbeterde samenwerking en schaalbaarheid.

De OOTB-integratie tussen Dynamics CRM en Dynamics NAV biedt bedrijven een krachtige set tools om de efficiëntie te verbeteren, klantrelaties aan te halen en betere beslissingen te nemen via uniforme toegang tot cruciale bedrijfsgegevens. Helaas zijn er beperkingen aan de integratie die een uitdaging vormden bij het implementeren ervan.

Beperkte entiteitssynchronisatie

Het standaard integratiepakket bevatte alleen een set voorgedefinieerde entiteiten (zoals Accounts, Contacten, Producten, Verkooporders) die gesynchroniseerd konden worden tussen Dynamics CRM en Dynamics NAV. Deze beperking betekende vaak dat bedrijven niet al hun processen volledig konden automatiseren zonder te investeren in verdere aanpassingen of oplossingen van derden.

Kan niet synchroniseren met meerdere NAV-databases

Organisaties kunnen met meerdere bedrijfseenheden werken en afzonderlijke NAV-databases voor entiteiten hebben. De OOTB-oplossing biedt alleen de mogelijkheid om te synchroniseren tussen één CRM en één NAV database. Deze beperking was vaak de belangrijkste reden voor bedrijven om niet verder te gaan met de OOTB-integratie.

Aanpassingsbeperkingen

Hoewel zowel Dynamics CRM als Dynamics NAV in hoge mate aanpasbaar zijn, kunnen belangrijke aanpassingen de standaard integratiemechanismen verstoren. Aangepaste velden, entiteiten of bedrijfslogica moesten zorgvuldig worden gepland om ervoor te zorgen dat ze goed konden worden geïntegreerd, waardoor vaak extra ontwikkelingswerk nodig was. Deze uitdaging was vooral acuut voor bedrijven met zeer aangepaste systemen, aangezien de integratie op maat moest worden ontwikkeld om deze aanpassingen mogelijk te maken, wat leidde tot hogere kosten en complexiteit.

Real-time integratiemogelijkheden

De standaardintegratie vertrouwde vaak op batchprocessen om gegevens te synchroniseren tussen Dynamics CRM en Dynamics NAV, wat betekende dat de gegevens niet altijd in realtime werden bijgewerkt. Dit kon leiden tot situaties waarin gebruikers met verouderde informatie werkten, wat mogelijk invloed had op de verkoop, klantenservice en voorraadbeheer.

Complexiteit van installatie en onderhoud

Het opzetten van de standaard integratie vereiste een goed begrip van zowel Dynamics CRM als Dynamics NAV, inclusief hun datamodellen en bedrijfslogica. Daarnaast kon het onderhouden van de integratie, vooral in de context van systeemupdates of wijzigingen in bedrijfsprocessen, complex en tijdrovend worden. Bedrijven moesten vaak een beroep doen op externe consultants of interne experts om de integratie effectief te beheren.

Prestatieproblemen

Voor grotere gegevenssets of complexere synchronisatieprocessen kon de prestatie een probleem worden met de standaard integratie. Dit was met name het geval wanneer grote hoeveelheden gegevens gesynchroniseerd moesten worden, omdat het batchproces dan veel tijd in beslag kon nemen, wat de bedrijfsvoering zou kunnen beïnvloeden.

Nieuwere versies en updates kunnen sommige van deze beperkingen verhelpen en robuustere en flexibelere integratiemogelijkheden bieden, hoewel bedrijven om verschillende redenen ervoor kunnen kiezen om niet te upgraden naar de nieuwste versies, zoals de noodzaak om verbinding te maken met Azure voor lokalisatie-updates.

2. Gebruik de Connect Bridge Power Automate-connector. Met deze handige tool kunt u uw integratie bouwen met behulp van Power Automate Flows. Bouw flows waarbij cloud triggers vervolgens een actie uitvoeren in uw on-premises of cloud-gebaseerde Dynamics NAV. Of stel een terugkerende trigger in Power Automate in om elke paar minuten te controleren op updates in Dynamics NAV en Dynamics CRM dienovereenkomstig bij te werken. Deze aanpak wordt aanbevolen voor bedrijven die minder gegevensvolumes hebben en/of Power Automate willen gebruiken om te werken met verschillende acties, van interne e-mailmeldingen tot sms-berichten voor klanten.

Als je bijvoorbeeld meerdere NAV databases hebt, maar slechts één CRM, dan kun je binnen Power Automate een Conditielogica maken om aan te geven of het bedrijf dat eigenaar is van het contract een specifiek bedrijf is, maak dan verbinding met NAV DB 1, anders voer je een andere gewenste logica uit.

Zodra uw verbinding met de on-premises installatie van Connect Bridge via Microsoft's on-premises data gateway tot stand is gebracht, kunt u SQL statements schrijven om Stored Procedures uit te voeren, SQL statements uitvoeren via API calls en de logica creëren die u nodig heeft om uw Dynamics CRM naar Dynamics NAV integratie(s) naar het volgende niveau te brengen. Hieronder ziet u een voorbeeld van hoe u een nieuwe klant kunt aanmaken in Dynamics NAV met behulp van de Power Automate Connect Bridge connector.

Samenvatting

Het management moet de voor- en nadelen tegen elkaar afwegen om de juiste integratiemethode voor hun omgeving te vinden. Als het gaat om het integreren van Dynamics CRM met Dynamics NAV, zullen sommigen vinden dat de out of the box integratie al hun eisen oplost zonder de noodzaak voor maatwerk. Wanneer een bedrijf echter meerdere NAV-databases heeft en met één CRM werkt, is Connect Bridge een praktische oplossing die verschillende methoden biedt om een integratie te bouwen, zij het met een ontwikkelaar die kan coderen in de taal van zijn voorkeur of met een Power Automate-gebruiker.