Понимание постобработки в CB Exchange Server Sync

Если вы управляете одним или несколькими серверами Microsoft Exchange в своей организации и используете (или собираетесь использовать) CB Exchange Server Sync для синхронизации, пришло время раскрыть весь его потенциал с помощью опций постобработки.

Об этом мы и расскажем в этой статье:

• Что такое 1ТП6Т?
• Зачем использовать постобработку в CB Exchange Server Sync?
• Что можно сделать с помощью постобработки?
• Требования к постобработке
• Создание нового шаблона постобработки
• Как сделать это быстрее?
• Примеры постобработки
• Ограничения при постобработке
• Подведение итогов

CB Exchange Server Sync - это стороннее решение для Microsoft Exchange Server, которое изначально было разработано для синхронизации электронной почты, календарей, контактов, задач и заметок между несколькими почтовыми ящиками Microsoft Exchange и Office 365, но теперь вы также можете включить в синхронизацию учетные записи Gmail/Google Workspace.

CB Exchange Server Sync поддерживает сложные настройки, включая синхронизацию между различными версиями Exchange или использование в сложных средах, таких как GCC-High. Используя CB Exchange Server Sync, организации могут синхронизировать учетные записи Exchange Server для обеспечения необходимых потоков данных, улучшения совместной работы и повышения производительности.

Опции постобработки в CB Exchange Server Sync обеспечивают дополнительную настройку и контроль над тем, как синхронизированные элементы обрабатываются и отображаются в целевом почтовом ящике. Постобработку можно использовать для обеспечения соответствия политикам организации и отраслевым нормам. Она позволяет обеспечить надлежащее обращение с конфиденциальной информацией и оптимальное представление данных для наглядности и идентификации.

Постобработка позволяет изменять некоторые параметры элементов автоматически после синхронизации, а именно:

• Удалить напоминание о синхронизированном элементе
• Добавить префикс или суффикс к синхронизируемому элементу
• Добавьте категорию к синхронизированному элементу
• Изменение статуса (занят/свободен)
• Пометьте событие как частное
• Создайте абсолютно пустую реплику, которая будет действовать только как заполнитель

Опции постобработки можно применять только к синхронным парам:

• Одно направление (от оригинала к реплике)
• Exchange-Exchange

Чтобы эффективно использовать возможности постобработки, начните с создания нового Настройки постобработки шаблон:

1. Перейдите в раздел Конфигурация - Настройки постобработки.

2. Нажмите на кнопку Создание настроек постобработки кнопка. Это создаст новый шаблон для постобработки. Мы рассмотрим пакетное создание настроек постобработки в отдельном разделе.

3. На странице конфигурации вы найдете различные настройки для элементов календаря, задач, электронной почты и контактов.

• Имя шаблона (1): Обязательное поле для названия настройки постобработки.
• Тип предмета (2): Выбрав различные типы элементов, например календарь или контакты, вы можете выбрать для них настройки.
• Настройки элементов (3): Не все настройки доступны для всех типов элементов

• Событие как заполнитель (только для календаря): Создает событие, которое будет занимать время, но не включает в себя никаких деталей исходного события, кроме времени начала и окончания. Если этот параметр установлен, все остальные настройки будут игнорироваться. Эта настройка не работает с событиями, созданными по приглашению.
• Показывать статус занят/свободен (только для календаря): Определите статус реплики как занятый или свободный (независимо от исходного статуса).
• Отметить как частное (Только календарь): Отметить реплику как частную.
• Удалить напоминание (только для календаря и задач): Если установлено значение "да", напоминания будут удаляться из реплики. Этот параметр может не работать с встречами в почтовых ящиках Office365.
• Категория (все типы элементов, может не работать с Контактами в почтовых ящиках Office365): Указывает категорию, которую элемент должен получить после синхронизации. Если категория еще не существует, она будет создана.
• Добавить префикс/добавить суффикс/добавить префикс владельца (Только для электронной почты, календаря и задач): Добавляет префикс или суффикс к названию элемента после синхронизации. В случае префикса "Владелец" автоматически добавляется имя владельца. Для других префиксов и суффиксов вы можете выбрать, что добавлять. Одновременно можно использовать только один из этих вариантов.

Чтобы добавить постобработку к паре синхронизации:

1. Перейти к Конфигурации - Пары синхронизации

2. Остановите пару синхронизации, которую нужно изменить.
3. Как только статус будет ОстановленоНажмите кнопку "Постобработка Добавить кнопку для пары. Если вы видите несколько Добавить важно нажать на кнопку с правильным значком.

4. Выберите шаблон, созданный ранее (1A), или создайте новый (1B), а затем примените его к выбранной паре синхронизации, нажав кнопку Сохранить (2).

Чтобы сделать все это быстрее, можно воспользоваться функцией пакетного создания, которая позволяет одновременно создавать несколько записей постобработки. Чтобы воспользоваться этой функцией, выберите Создание настроек пакетной постобработки Кнопка расположена на странице "Постобработка".

Этот мощный инструмент позволяет создавать несколько групп постобработки за один сеанс, экономя ваше время и силы. Вы помещаете настройки в файл CSV (Comma Separated Values), а система позаботится обо всем остальном.

Каждая строка в CSV-файле представляет собой один шаблон постобработки. Самый простой способ создать такой CSV - использовать Microsoft Excel, Google Sheets или аналогичный инструмент. Поместите названия столбцов в первую строку (порядок будет игнорироваться при импорте, но проверьте, в правильном ли порядке расположены поля). Затем создайте по одной строке для каждого нужного шаблона.

Структура:

Имя, CalendarEventIsPlaceholder, CalendarMarkAsPrivate, CalendarShowStatusAsBusy, CalendarShowStatusAsFree, CalendarCategory, CalendarPrefix, CalendarSuffix, CalendarRemoveReminder, ContactCategory, MailCategory, MailPrefix,MailSuffix, MailRemoveReminder, TaskCategory, TaskPrefix, TaskSuffix, TaskRemoveReminder

Вот описание структуры:

• Имя: Для удобства идентификации дайте шаблону постобработки понятное и описательное название.
• Свойства: Эти столбцы определяют способ редактирования различных типов данных: События календаря, Контакты, Электронная почта и Задачи.
• Используйте true или false для булевых свойств (например, CalendarMarkAsPrivate).
• Такие свойства текста, как префиксы и суффиксы, можно вводить напрямую (например, [Before]).
• Если вы попытаетесь задать и префикс, и суффикс, будет задан только префикс.

Порядок имеет значение!

Порядок колонок в вашем CSV-файле очень важен. Убедитесь, что они расположены именно в том порядке, который указан в структуре, которую мы описали выше.

Хотите пропустить объект недвижимости? Просто оставьте его пустым

Вам не нужно редактировать конкретное свойство для определенной группы? Нет проблем! Просто оставьте это свойство пустым в вашем CSV-файле. Система будет игнорировать это свойство для данной группы.

Пример:

Пакетное тестирование, false, false, false, false, , [Before], , false, , , , [MailA], false, , , [TaskA], true

Другая партия, верно, , , , , , , , , , Синий, Красный, , , верно, Красный, , , , верно

Давайте разберем приведенный пример:

• Первая строка определяет шаблон под названием "Testing Batch", который добавляет префикс [Before] к событиям и суффиксы к записям в почте и задачам. Он также удаляет напоминания из задач.
• Вторая строка создает шаблон под названием "Another Batch", который делает все события календаря держателями, назначает синюю категорию для контактов и красную категорию для писем и задач, а также удаляет напоминания из писем и задач.

Помните:

• Порядок значений в CSV-файле имеет решающее значение! Убедитесь, что они соответствуют указанной структуре.
• Если оставить столбец пустым, система не будет изменять это конкретное свойство.

Когда CSV готов, вот как пакетно создать группы постобработки:

• Нажмите Просмотреть чтобы выбрать файл CSV.
• Выбрав файл, нажмите кнопку Создание в пакетном режиме чтобы запустить процесс.
• Откиньтесь на спинку кресла, расслабьтесь, и пусть система творит свое волшебство. По завершении обработки вы увидите сообщение, указывающее на количество групп/шаблонов постобработки, которые были успешно созданы.

С помощью пакетного создания и надежного CSV-файла вы можете автоматизировать повторяющиеся задачи постобработки и сделать все в рекордно короткие сроки!

Имейте в виду, что вы увидите это в действии, только когда добавите шаблоны постобработки в пары синхронизации. И последний совет: вы можете добавить один и тот же шаблон в несколько пар синхронизации, перейдя в раздел Конфигурации -> Пары синхронизации, выберите (остановленные) пары с помощью флажков слева, а затем выберите Дополнительные настройки для пар -> Добавление постобработки к парам. 

• Назначение в качестве заполнителя: Устанавливает, что назначенные встречи будут отображаться как занятые, не раскрывая подробностей.

• Назначения отображаются как свободные: Независимо от их первоначального статуса, встречи после синхронизации будут отображаться как свободное время. Это полезно, когда пользователю нужно знать о назначенных встречах, но он не принимает в них участия.
• Удалить напоминания и добавить категорию к задачам: Этот параметр позволяет настроить синхронизацию задач таким образом, чтобы исключить напоминания и отнести задачи к определенной категории.
• Категория для синхронизированных контактов: Хотя не поддерживается в Office 365, позволяет классифицировать синхронизированные контакты в средах Exchange.
• Префикс для синхронизированных писем: Добавляет определенный префикс к электронным письмам, чтобы отличить их происхождение после синхронизации. В качестве альтернативы можно использовать суффикс (но не оба варианта).

Очень важно знать об ограничениях при использовании функций постобработки в CB Exchange Server Sync. К ним относятся исключительное использование однонаправленных пар синхронизации, несовместимость со специфическими настройками, такими как "Событие как заполнитель" для приглашений, и отсутствие некоторых функций в Office 365, таких как категории для контактов.

Теперь вы знаете, как пользоваться широким спектром функций постобработки в CB Exchange Server Sync. Эти функции позволят вам:

• Настройте элементы реплики: Измените статус и видимость элементов или добавьте метки для лучшей организации.
• Обеспечьте соблюдение требований: Соблюдайте правила конфиденциальности и политику компании, используя такие функции, как добавление префиксов для идентификации писем.
• Защитите конфиденциальную информацию: Обеспечьте конфиденциальность и секретность, контролируя работу с данными.
• Оптимизируйте рабочие процессы: Применяйте настройки массово или по отдельности для разных заданий синхронизации, экономя время и поддерживая согласованность.

В целом, эти инструменты для постобработки дают вам больше контроля над данными, обеспечивая их безопасность, упорядоченность и простоту управления. Это не только упрощает администрирование, но и помогает вашей организации следовать лучшим практикам и нормам.