Inzicht in nabewerking in CB Exchange Server Sync

Als je een of meer Microsoft Exchange Servers beheert voor je organisatie en CB Exchange Server Sync gebruikt (of overweegt te gebruiken) voor je synchronisatiebehoeften, is het tijd om het volledige potentieel te ontsluiten door middel van de nabewerkingsopties.

Dat is wat we in dit artikel zullen behandelen:

• Wat is CB Exchange Server Sync?
• Waarom nabewerking gebruiken in CB Exchange Server Sync?
• Wat kan ik doen met nabewerking?
• Vereisten voor nabewerking
• Een nieuwe sjabloon voor nabewerking maken
• Hoe kan ik dit sneller doen?
• Voorbeelden van post-processing
• Beperkingen voor post-processing
• Samenvatting

CB Exchange Server Sync is een oplossing van derden voor Microsoft Exchange Server die oorspronkelijk werd ontworpen om de synchronisatie van e-mails, agenda's, contactpersonen, taken en notities tussen meerdere Microsoft Exchange en Office 365 mailboxen te vergemakkelijken, maar je kunt nu ook Gmail/Google Workspace accounts in de synchronisatie opnemen.

CB Exchange Server Sync ondersteunt complexe setups, inclusief synchronisatie tussen verschillende Exchange versies of gebruik in veeleisende omgevingen zoals GCC-High. Door gebruik te maken van CB Exchange Server Sync, kunnen organisaties Exchange Server-accounts synchroniseren om de noodzakelijke gegevensstromen te garanderen, de samenwerking te verbeteren en de productiviteit te verhogen.

Post-processing opties in CB Exchange Server Sync bieden extra maatwerk en controle over hoe gesynchroniseerde items worden behandeld en weergegeven in de doelmailbox. Post-processing kan worden gebruikt om naleving van het beleid van de organisatie en industriële regelgeving af te dwingen. Het kan ervoor zorgen dat gevoelige informatie op de juiste manier wordt behandeld en dat gegevens worden gepresenteerd op een manier die duidelijkheid en identificatie optimaliseert.

Met nabewerking kun je sommige instellingen van de items automatisch wijzigen na synchronisatie, namelijk:

• Een herinnering van het gesynchroniseerde item verwijderen
• Een voor- of achtervoegsel toevoegen aan het gesynchroniseerde item
• Een categorie toevoegen aan het gesynchroniseerde item
• De status wijzigen (bezet/vrij)
• Markeer de gebeurtenis als privé
• Maak een volledig lege replica die alleen als plaatshouder dient

Nabewerkingsopties kunnen alleen worden toegepast op sync-paren die gelijktijdig zijn:

• Eén richting (van het origineel naar de replica)
• Exchange-Exchange

Om de functies voor nabewerking effectief te gebruiken, begin je met het maken van een nieuwe Instellingen voor post-processing sjabloon:

1. Navigeer naar Configuratie - Instellingen voor post-processing.

2. Klik op de Instelling voor nabewerking maken knop. Dit maakt een nieuwe sjabloon voor post-processing. We zullen het in batches aanmaken van postverwerkingsinstellingen in een aparte sectie bespreken.

3. Op de configuratiepagina kom je verschillende instellingen tegen voor agenda-, taak-, e-mail- en contactitems.

• Naam sjabloon (1): Verplicht veld om je instelling voor nabewerking een naam te geven.
• Type artikel (2): Door verschillende itemtypes te selecteren, zoals agenda of contactpersoon, kun je de instellingen ervoor kiezen.
• Item Instellingen (3): Niet alle instellingen zijn beschikbaar voor alle itemtypes

• Gebeurtenis als plaatshouder (Alleen kalender): Creëert een gebeurtenis om tijd in te nemen als plaatshouder, maar bevat geen details van de oorspronkelijke gebeurtenis behalve de begin- en eindtijd. Als dit is ingesteld, worden alle andere instellingen genegeerd. Deze instelling werkt niet met gebeurtenissen die zijn aangemaakt op uitnodiging.
• Toon status als bezet/vrij (alleen agenda): Definieer de status van de replica als Bezet of Vrij (onafhankelijk van de oorspronkelijke status).
• Markeren als privé (Alleen kalender): Markeer de replica als privé.
• Herinnering verwijderen (Alleen Agenda en Taken): Als dit is ingesteld op 'ja', worden herinneringen verwijderd uit de replica. Deze instelling werkt mogelijk niet met afspraken in Office365 mailboxen.
• Categorie (alle itemtypes, werkt mogelijk niet met Contactpersonen in Office365-mailboxen): Specificeert de categorie die het item na de synchronisatie moet hebben. Als de categorie nog niet bestaat, wordt deze aangemaakt.
• Voorvoegsel toevoegen/achtervoegsel toevoegen/ Eigenaar voorvoegsel toevoegen (Alleen e-mails, agenda en taken): Voegt een voor- of achtervoegsel toe aan de titel van het item na de synchronisatie. In het geval van het voorvoegsel eigenaar wordt automatisch de voornaam van de eigenaar toegevoegd. Voor andere voor- en achtervoegsels kunt u kiezen wat u wilt toevoegen. U kunt slechts één van deze opties tegelijk gebruiken.

Om nabewerking toe te voegen aan een synchronisatiepaar:

1. Ga naar Configuraties - Synchronisatieparen

2. Stop het synchronisatiepaar dat je wilt wijzigen.
3. Zodra de status Gestoptklik op de nabewerking Voeg toe knop voor het paar. Als je er meer dan één ziet Voeg toe knop, is het belangrijk om op de knop met het juiste pictogram te klikken.

4. Kies de sjabloon die je eerder hebt gemaakt (1A) of maak nu een nieuwe (1B) en pas deze toe op het geselecteerde synchronisatiepaar door te klikken op Sla (2).

Om dit allemaal sneller te doen, kun je de functie voor het maken van batches gebruiken, waarmee je gelijktijdig meerdere items voor post-processing kunt maken. Om deze functie te gebruiken, selecteert u de optie Instellingen voor batch-nabewerking maken knop op de pagina Postverwerking.

Met deze krachtige tool kun je meerdere nabewerkingsgroepen maken in een enkele sessie, waardoor je tijd en moeite bespaart. Je plaatst de instellingen in een CSV-bestand (Comma Separated Values) en het systeem doet de rest.

Elke regel in het CSV-bestand vertegenwoordigt een enkele post-processing sjabloon. De eenvoudigste manier om zo'n CSV te maken is met Microsoft Excel, Google Sheets of een vergelijkbaar programma. Zet de namen van de kolommen op de eerste regel (de volgorde wordt genegeerd bij het importeren, maar controleer of je de juiste velden in de juiste volgorde hebt). Maak vervolgens een regel voor elke gewenste sjabloon.

Structuur:

Naam, CalendarEventIsPlaceholder, CalendarMarkAsPrivate, CalendarShowStatusAsBusy, CalendarShowStatusAsFree, CalendarCategory, CalendarPrefix, CalendarSuffix, CalendarRemoveReminder, ContactCategory, MailCategory, MailPrefix,MailSuffix, MailRemoveReminder, TaskCategory, TaskPrefix, TaskSuffix, TaskRemoveReminder

Hier is een uitsplitsing van de structuur:

• Naam: Geef je sjabloon voor nabewerking een duidelijke en beschrijvende naam, zodat je hem gemakkelijk kunt herkennen.
• Eigenschappen: Deze kolommen bepalen hoe je verschillende gegevenstypen wilt bewerken: Agenda-evenementen, Contactpersonen, E-mails en Taken.
• Gebruik true of false voor Booleaanse eigenschappen (bijv. CalendarMarkAsPrivate).
• Teksteigenschappen zoals voor- en achtervoegsels kunnen direct worden ingevoerd (bijv. [Voor]).
• Als je zowel een Voorvoegsel als een Achtervoegsel probeert in te stellen, wordt alleen het Voorvoegsel ingesteld.

Orde is belangrijk!

De volgorde van de kolommen in je CSV-bestand is superbelangrijk. Zorg ervoor dat ze precies in de volgorde staan die we hierboven hebben beschreven.

Wil je een woning overslaan? Laat het gewoon leeg

Hoef je een specifieke eigenschap voor een bepaalde groep niet te bewerken? Geen probleem! Laat het gewoon leeg in je CSV-bestand. Het systeem zal die eigenschap dan negeren voor die groep.

Voorbeeld:

Testen Batch, onwaar, onwaar, onwaar, , [Before], , onwaar, , , [MailA], onwaar, , , [TaskA], waar

Een andere batch, waar, , , , , , , , Blauw, Rood, , waar, Rood, , waar

Laten we het gegeven voorbeeld ontleden:

• De eerste regel definieert een sjabloon met de naam "Testing Batch" dat een [Before] voorvoegsel toevoegt aan gebeurtenissen en achtervoegsels aan Mail-items en Taak-items. Het verwijdert ook herinneringen van taken.
• De tweede regel maakt een sjabloon genaamd "Another Batch" die alle Agenda-evenementen placeholders maakt, een blauwe categorie toewijst aan Contactpersonen en een rode categorie aan E-mails en Taken, en herinneringen verwijdert uit E-mails en Taken.

Onthoud:

• De volgorde van de waarden in het CSV-bestand is cruciaal! Zorg ervoor dat ze overeenkomen met de opgegeven structuur.
• Als je een kolom leeg laat, wordt het wijzigen van die specifieke eigenschap overgeslagen.

Als de CSV klaar is, wordt hier uitgelegd hoe je batchgewijs groepen voor nabewerking aanmaakt:

• Klik op Blader door om je CSV-bestand te selecteren.
• Zodra je het bestand hebt gekozen, klik je op In batch aanmaken om het proces in gang te zetten.
• Leun achterover, ontspan en laat het systeem zijn werk doen. Zodra de verwerking is voltooid, zie je een bericht met het aantal post-processing groepen/sjablonen die met succes zijn aangemaakt.

Met het aanmaken van batches en je vertrouwde CSV-bestand kun je repetitieve nabewerkingstaken automatiseren en alles in recordtijd afwerken!

Houd er rekening mee dat je dit alleen in actie zult zien wanneer je de sjablonen voor nabewerking toevoegt aan synchronisatieparen. Een laatste pro-tip is dat je dezelfde sjabloon aan meerdere synchronisatieparen kunt toevoegen door naar Configuraties -> SynchronisatieparenSelecteer de (gestopte) paren met de selectievakjes aan de linkerkant en kies vervolgens Extra instellingen voor paren -> Postprocessing toevoegen aan paren. 

• Afspraak als plaatshouder: Stelt in dat afspraken worden weergegeven als bezet zonder details weer te geven.

• Afspraken worden weergegeven als vrij: Ongeacht hun oorspronkelijke status zullen afspraken na synchronisatie worden weergegeven als vrije tijd. Dit is handig als de gebruiker op de hoogte moet zijn van afspraken, maar er niet aan deelneemt.
• Herinneringen verwijderen en Categorie aan taken toevoegen: Deze optie past de synchronisatie van taken aan om herinneringen weg te laten en taken in een specifieke categorie in te delen.
• Categorie voor gesynchroniseerde contacten: Hoewel niet ondersteund in Office 365, maakt dit classificatie mogelijk van gesynchroniseerde contactpersonen in Exchange-omgevingen.
• Voorvoegsel voor gesynchroniseerde e-mails: Voegt een bepaald voorvoegsel toe aan e-mails om hun oorsprong na de synchronisatie te onderscheiden. U kunt ook een achtervoegsel gebruiken (maar niet beide).

Het is cruciaal om bewust te zijn van de beperkingen bij het gebruik van CB Exchange Server Sync post-processing functies. Deze omvatten de exclusiviteit tot één richting sync paren, onverenigbaarheden met specifieke instellingen zoals 'Gebeurtenis als Plaatshouder' voor uitnodigingen, en het ontbreken van bepaalde functies in Office 365, zoals categorieën voor contactpersonen.

Nu weet je hoe je door het brede scala van post-processing functies van de CB Exchange Server Sync kunt navigeren. Met deze functies kunt u:

• Replicavoorwerpen aanpassen: Wijzig de status en zichtbaarheid van items of voeg tags toe voor een betere organisatie.
• Naleving afdwingen: Leef de privacyregels en het bedrijfsbeleid na met functies zoals het toevoegen van voorvoegsels om e-mails te identificeren.
• Bescherm gevoelige informatie: Privacy en vertrouwelijkheid waarborgen door te bepalen hoe er met gegevens wordt omgegaan.
• Workflows stroomlijnen: Pas instellingen toe in bulk of individueel voor verschillende synchronisatietaken, bespaar tijd en behoud consistentie.

Al met al geven deze post-processing tools je meer controle over je gegevens, waardoor ze veilig, georganiseerd en makkelijker te beheren zijn. Dit vereenvoudigt niet alleen de administratie, maar helpt uw organisatie ook om best practices en voorschriften na te leven.