Comprensione della post-elaborazione in CB Exchange Server Sync

Se gestite uno o più server Microsoft Exchange per la vostra organizzazione e utilizzate (o state pensando di utilizzare) l'CB Exchange Server Sync per le vostre esigenze di sincronizzazione, è giunto il momento di sbloccare il suo pieno potenziale attraverso le opzioni di post-elaborazione.

Questo è l'argomento che tratteremo in questo articolo:

• Che cos'è CB Exchange Server Sync?
• Perché utilizzare la post-elaborazione nell'CB Exchange Server Sync?
• Cosa si può fare con la post-elaborazione?
• Requisiti per la post-elaborazione
• Creazione di un nuovo modello di post-elaborazione
• Come posso farlo più velocemente?
• Esempi di post-elaborazione
• Limitazioni della post-elaborazione
• Conclusione

CB Exchange Server Sync è una soluzione di terze parti per Microsoft Exchange Server, originariamente progettata per facilitare la sincronizzazione di e-mail, calendari, contatti, attività e note tra più caselle di posta elettronica Microsoft Exchange e Office 365, ma ora è possibile includere nella sincronizzazione anche gli account Gmail/Google Workspace.

L'CB Exchange Server Sync supporta configurazioni complesse, tra cui la sincronizzazione tra diverse versioni dell'Exchange o l'utilizzo in ambienti esigenti come GCC-High. Sfruttando l'CB Exchange Server Sync, le organizzazioni possono sincronizzare gli account del server Exchange per garantire i flussi di dati necessari, migliorare la collaborazione e aumentare la produttività.

Le opzioni di post-elaborazione dell'CB Exchange Server Sync forniscono un'ulteriore personalizzazione e controllo sul modo in cui gli elementi sincronizzati vengono gestiti e visualizzati nella cassetta postale di destinazione. La post-elaborazione può essere utilizzata per garantire la conformità alle politiche organizzative e alle normative di settore. Può garantire che le informazioni sensibili siano gestite in modo appropriato e che i dati siano presentati in modo da ottimizzare la chiarezza e l'identificazione.

La post-elaborazione consente di modificare alcune impostazioni degli elementi automaticamente dopo la sincronizzazione, in particolare:

• Rimuovere un promemoria dell'elemento sincronizzato
• Aggiungere un prefisso o un suffisso all'elemento sincronizzato
• Aggiungere una categoria all'elemento sincronizzato
• Modificare lo stato (occupato/libero)
• Contrassegnare l'evento come privato
• Creare una replica completamente vuota che funga solo da segnaposto.

Le opzioni di post-elaborazione possono essere applicate solo alle coppie di sincronizzazione che sono contemporaneamente:

• Una direzione (dall'originale alla replica)
• Exchange-Exchange

Per utilizzare efficacemente le funzioni di post-elaborazione, si inizia con la creazione di un nuovo file Impostazioni di post-elaborazione modello:

1. Andare a Configurazione - Impostazioni di post-elaborazione.

2. Fare clic sul pulsante Creare un'impostazione di post-elaborazione pulsante. Questo crea un nuovo modello per la post-elaborazione. La creazione in batch delle impostazioni di post-elaborazione verrà analizzata in una sezione separata.

3. Nella pagina di configurazione si trovano varie impostazioni per gli elementi di calendario, attività, e-mail e contatti.

• Nome del modello (1): Campo obbligatorio per denominare l'impostazione di post-elaborazione.
• Tipo di articolo (2): Selezionando diversi tipi di elementi, come ad esempio l'agenda o i contatti, è possibile scegliere le relative impostazioni.
• Impostazioni dell'articolo (3): Non tutte le impostazioni sono disponibili per tutti i tipi di elementi

• Evento come segnaposto (solo calendario): Crea un evento per occupare il tempo come segnaposto, ma non include alcun dettaglio dell'evento originale, a parte l'ora di inizio e di fine. Se questa opzione è impostata, tutte le altre impostazioni saranno ignorate. Questa impostazione non funziona con gli eventi creati su invito.
• Mostra lo stato come occupato/libero (solo calendario): Definire lo stato della replica come Occupato o Libero (indipendentemente dallo stato originale).
• Contrassegnare come privato (Solo calendario): Contrassegnare la replica come privata.
• Rimuovere il promemoria (solo Calendario e Attività): Se impostata su 'sì', i promemoria saranno rimossi dalla replica. Questa impostazione potrebbe non funzionare con gli appuntamenti nelle caselle postali di Office365.
• Categoria (tutti i tipi di elementi, potrebbe non funzionare con i Contatti nelle caselle postali di Office365): Specifica la categoria che l'elemento deve avere dopo la sincronizzazione. Se la categoria non esiste ancora, verrà creata.
• Aggiungi prefisso/aggiungi suffisso/aggiungi prefisso proprietario (solo per e-mail, calendario e attività): Aggiunge un prefisso o un suffisso al titolo dell'elemento dopo la sincronizzazione. Nel caso del prefisso proprietario, viene aggiunto automaticamente il nome del proprietario. Per gli altri prefissi e suffissi, si può scegliere cosa aggiungere. È possibile utilizzare solo una di queste opzioni alla volta.

Per aggiungere la post-elaborazione a una coppia di sincronizzazione:

1. Vai a Configurazioni - Coppie di sincronizzazione

2. Arrestare la coppia di sincronizzazione che si desidera modificare.
3. Una volta che lo stato è Interrotto, fare clic sulla post-elaborazione Aggiungi per la coppia. Nel caso in cui si veda più di una Aggiungi è importante fare clic su quello con l'icona corretta.

4. Scegliere il modello creato in precedenza (1A) o crearne uno nuovo (1B), quindi applicarlo alla coppia di sincronizzazioni selezionata facendo clic su Risparmiare (2).

Per fare tutto questo più velocemente, è possibile utilizzare la funzione di creazione batch, che consente di creare simultaneamente diverse voci di post-elaborazione. Per utilizzare questa funzione, selezionare la voce Creare impostazioni di post-elaborazione batch nella pagina di Postelaborazione.

Questo potente strumento consente di creare più gruppi di post-elaborazione in un'unica sessione, risparmiando tempo e fatica. Le impostazioni vengono inserite in un file CSV (Comma Separated Values) e il sistema si occuperà di tutto il resto.

Ogni riga del file CSV rappresenta un singolo modello di post-elaborazione. Il modo più semplice per creare un CSV di questo tipo è utilizzare Microsoft Excel, Google Sheets o uno strumento simile. Inserire i nomi delle colonne nella prima riga (l'ordine verrà ignorato durante l'importazione, ma verificare che i campi siano nell'ordine corretto). Quindi, creare una riga per ogni modello desiderato.

Struttura:

Nome, CalendarEventIsPlaceholder, CalendarMarkAsPrivate, CalendarShowStatusAsBusy, CalendarShowStatusAsFree, CalendarCategory, CalendarPrefix, CalendarSuffix, CalendarRemoveReminder, ContactCategory, MailCategory, MailPrefix,MailSuffix, MailRemoveReminder, TaskCategory, TaskPrefix, TaskSuffix, TaskRemoveReminder

Ecco la struttura della struttura:

• Nome: Assegnare al modello di post-elaborazione un nome chiaro e descrittivo per una facile identificazione.
• Proprietà: Queste colonne definiscono la modalità di modifica dei vari tipi di dati: Eventi del calendario, Contatti, Email e Attività.
• Utilizzare true o false per le proprietà booleane (ad esempio, CalendarMarkAsPrivate).
• Le proprietà del testo, come i prefissi e i suffissi, possono essere inserite direttamente (ad esempio, [Prima]).
• Se si tenta di impostare sia un prefisso che un suffisso, verrà impostato solo il prefisso.

L'ordine è importante!

L'ordine delle colonne nel file CSV è importantissimo. Assicuratevi che siano allineate esattamente nell'ordine mostrato nella struttura che abbiamo delineato sopra.

Volete saltare una proprietà? Lasciate semplicemente in bianco

Non avete bisogno di modificare una proprietà specifica per un determinato gruppo? Nessun problema! Basta lasciarla vuota nel file CSV. Il sistema ignorerà la proprietà per quel gruppo.

Esempio:

Test Batch, falso, falso, falso, falso, , [Before], , falso, , , , [MailA], falso, , , [TaskA], vero

Un altro lotto, vero, , , , , , , , , , , Blu, Rosso, , , vero, Rosso, , , vero

Analizziamo l'esempio fornito:

• La prima riga definisce un modello chiamato "Lotto di prova" che aggiunge un prefisso [Prima] agli eventi e suffissi alle voci di posta e alle voci delle attività. Inoltre, rimuove i promemoria dalle attività.
• La seconda riga crea un modello chiamato "Un altro lotto" che rende tutti gli eventi del Calendario dei segnaposto, assegna una categoria blu ai Contatti e una categoria rossa alle Email e alle Attività e rimuove i promemoria dalle Email e dalle Attività.

Ricorda:

• L'ordine dei valori nel file CSV è fondamentale! Assicuratevi che corrispondano alla struttura specificata.
• Se si lascia una colonna vuota, il sistema non modificherà quella specifica proprietà.

Una volta pronto il CSV, ecco come creare gruppi di post-elaborazione in batch:

• Cliccare Sfogliare per selezionare il file CSV.
• Una volta scelto il file, fare clic su Creare in batch per avviare il processo.
• Sedetevi, rilassatevi e lasciate che il sistema faccia la sua magia. Al termine dell'elaborazione, verrà visualizzato un messaggio che indica il numero di gruppi/template di post-elaborazione creati con successo.

Con la creazione di batch e il vostro fidato file CSV, potete automatizzare le attività di post-elaborazione ripetitive e fare tutto a tempo di record!

Tenere presente che questo si vedrà in azione solo quando si aggiungono i modelli di post-elaborazione alle coppie di sincronizzazione. Un ultimo consiglio: è possibile aggiungere lo stesso modello a più coppie di sincronizzazione andando su Configurazioni -> Coppie di sincronizzazione, selezionando le coppie (fermate) utilizzando le caselle di controllo a sinistra, quindi scegliendo Impostazioni aggiuntive per le coppie -> Aggiungere la post-elaborazione alle coppie. 

• Appuntamento come segnaposto: Imposta gli appuntamenti come occupati senza rivelare i dettagli.

• Gli appuntamenti vengono visualizzati come liberi: Indipendentemente dal loro stato originale, gli appuntamenti dopo la sincronizzazione vengono visualizzati come tempo libero. Questo è utile quando l'utente deve essere a conoscenza degli appuntamenti ma non vi partecipa.
• Rimuovi promemoria e aggiungi categoria alle attività: Questa opzione personalizza la sincronizzazione delle attività per omettere i promemoria e classificare le attività in una categoria specifica.
• Categoria per i contatti sincronizzati: Sebbene non sia supportato nell'Office 365, consente di classificare i contatti sincronizzati negli ambienti Exchange.
• Prefisso per le e-mail sincronizzate: Aggiunge un prefisso designato alle e-mail per distinguerne l'origine dopo la sincronizzazione. In alternativa, è possibile utilizzare un suffisso (ma non entrambi).

È fondamentale essere consapevoli delle limitazioni nell'utilizzo delle funzioni di post-elaborazione dell'CB Exchange Server Sync. Queste includono l'esclusività delle coppie di sincronizzazione a una direzione, l'incompatibilità con impostazioni specifiche come "Evento come segnaposto" per gli inviti e l'assenza di alcune funzioni nell'Office 365, come le categorie per i contatti.

Ora sapete come navigare nell'ampia gamma di funzioni di post-elaborazione dell'CB Exchange Server Sync. Queste funzioni consentono di:

• Modificare gli elementi della replica: Modificare lo stato e la visibilità degli articoli o aggiungere tag per una migliore organizzazione.
• Imporre la conformità: Rispettare le norme sulla privacy e le politiche aziendali utilizzando funzioni come l'aggiunta di prefissi per identificare le e-mail.
• Salvaguardare le informazioni sensibili: Garantire la privacy e la riservatezza controllando il trattamento dei dati.
• Semplificare i flussi di lavoro: Applicate le impostazioni in blocco o singolarmente per diversi lavori di sincronizzazione, risparmiando tempo e mantenendo la coerenza.

Nel complesso, questi strumenti di post-elaborazione offrono un maggiore controllo sui dati, mantenendoli sicuri, organizzati e facili da gestire. Questo non solo semplifica l'amministrazione, ma aiuta anche la vostra organizzazione a seguire le best practice e le normative.