Verständnis der Nachbearbeitung in CB Exchange Server Sync

Wenn Sie einen oder mehrere Microsoft Exchange-Server für Ihr Unternehmen verwalten und CB Exchange Server Sync für Ihre Synchronisierungsanforderungen verwenden (oder dies in Erwägung ziehen), ist es an der Zeit, sein volles Potenzial durch seine Nachbearbeitungsoptionen zu erschließen.

Das werden wir in diesem Artikel behandeln:

• Was ist CB Exchange Server Sync?
• Warum Post-Processing in CB Exchange Server Sync?
• Was kann ich mit Post-Processing machen?
• Anforderungen an die Nachbearbeitung
• Erstellen einer neuen Nachbearbeitungsvorlage
• Wie kann ich das schneller machen?
• Beispiele für die Nachbearbeitung
• Einschränkungen bei der Nachbearbeitung
• Einpacken

CB Exchange Server Sync ist eine Lösung eines Drittanbieters für Microsoft Exchange Server, die ursprünglich entwickelt wurde, um die Synchronisierung von E-Mails, Kalendern, Kontakten, Aufgaben und Notizen zwischen mehreren Microsoft Exchange- und Office 365-Postfächern zu erleichtern. Sie können jetzt auch Gmail/Google Workspace-Konten in die Synchronisierung einbeziehen.

CB Exchange Server Sync unterstützt komplexe Setups, einschließlich der Synchronisierung zwischen verschiedenen Exchange-Versionen oder der Verwendung in anspruchsvollen Umgebungen wie GCC-High. Durch den Einsatz von CB Exchange Server Sync können Unternehmen Exchange-Server-Konten synchronisieren, um den erforderlichen Datenfluss zu gewährleisten, die Zusammenarbeit zu verbessern und die Produktivität zu steigern.

Die Nachbearbeitungsoptionen in CB Exchange Server Sync bieten zusätzliche Anpassungsmöglichkeiten und Kontrolle darüber, wie synchronisierte Elemente behandelt und im Zielpostfach angezeigt werden. Die Nachbearbeitung kann dazu verwendet werden, die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und Branchenvorschriften durchzusetzen. Sie kann sicherstellen, dass sensible Informationen angemessen gehandhabt werden und dass die Daten so dargestellt werden, dass die Übersichtlichkeit und Identifizierung optimiert wird.

Bei der Nachbearbeitung können Sie einige der Einstellungen der Elemente nach der Synchronisierung automatisch ändern, und zwar

• Entfernen Sie eine Erinnerung an das synchronisierte Element
• Hinzufügen eines Präfixes oder Suffixes zu dem synchronisierten Element
• Hinzufügen einer Kategorie zu dem synchronisierten Artikel
• Ändern des Status (besetzt/frei)
• Markieren Sie das Ereignis als privat
• Erstellen Sie eine völlig leere Nachbildung, die nur als Platzhalter dient.

Nachbearbeitungsoptionen können nur auf Synchronisationspaare angewendet werden, die gleichzeitig vorhanden sind:

• Eine Richtung (vom Original zur Nachbildung)
• Exchange-Exchange

Um die Nachbearbeitungsfunktionen effektiv nutzen zu können, erstellen Sie zunächst eine neue Einstellungen für die Nachbearbeitung Vorlage:

1. Navigieren Sie zu Konfiguration - Einstellungen für die Nachbearbeitung.

2. Klicken Sie auf die Einstellung für Nachbearbeitung erstellen Schaltfläche. Dadurch wird eine neue Vorlage für die Nachbearbeitung erstellt. Die Stapelerstellung von Nachbearbeitungseinstellungen wird in einem separaten Abschnitt behandelt.

3. Auf der Konfigurationsseite finden Sie verschiedene Einstellungen für Kalender-, Aufgaben-, E-Mail- und Kontaktelemente.

• Vorlage Name (1): Erforderliches Feld für den Namen Ihrer Nachbearbeitungseinstellung.
• Artikel Typ (2): Durch Auswahl verschiedener Elementtypen, wie z. B. Kalender oder Kontakt, können Sie Einstellungen für diese auswählen.
• Artikel Einstellungen (3): Nicht alle Einstellungen sind für alle Artikelarten verfügbar

• Ereignis als Platzhalter (nur Kalender): Erzeugt ein Ereignis, das die Zeit als Platzhalter nutzt, aber außer der Start- und Endzeit keine Details des ursprünglichen Ereignisses enthält. Wenn diese Einstellung gewählt ist, werden alle anderen Einstellungen ignoriert. Diese Einstellung funktioniert nicht bei Terminen, die durch eine Einladung erstellt wurden.
• Status als Besetzt/Frei anzeigen (nur Kalender): Definieren Sie den Status der Replik entweder als "Besetzt" oder "Frei" (unabhängig vom ursprünglichen Status).
• Als privat markieren (nur Kalender): Markieren Sie die Replik als privat.
• Erinnerung entfernen (nur Kalender und Aufgaben): Wenn diese Einstellung auf "Ja" gesetzt ist, werden Erinnerungen aus der Replik entfernt. Diese Einstellung funktioniert möglicherweise nicht mit Terminen in Office365-Postfächern.
• Kategorie (alle Elementtypen, funktioniert möglicherweise nicht mit Kontakten in Office365-Postfächern): Gibt die Kategorie an, die das Objekt nach der Synchronisierung haben soll. Wenn die Kategorie noch nicht vorhanden ist, wird sie erstellt.
• Präfix hinzufügen/Suffix hinzufügen/Eigentümerpräfix hinzufügen (nur E-Mails, Kalender und Aufgaben): Fügt dem Titel des Objekts nach der Synchronisierung ein Präfix oder Suffix hinzu. Im Falle des Präfixes Eigentümer wird automatisch der Vorname des Eigentümers hinzugefügt. Bei anderen Präfixen und Suffixen können Sie auswählen, was hinzugefügt werden soll. Sie können jeweils nur eine dieser Optionen verwenden.

So fügen Sie einem Synchronisationspaar Nachbearbeitungen hinzu:

1. Gehe zu Konfigurationen - Synchronisationspaare

2. Halten Sie das Synchronisationspaar an, das Sie ändern möchten.
3. Sobald der Status Gestopptklicken Sie auf die Nachbearbeitung hinzufügen Taste für das Paar. Falls Sie mehr als einen sehen hinzufügen ist es wichtig, dass Sie auf die Schaltfläche mit dem richtigen Symbol klicken.

4. Wählen Sie die Vorlage, die Sie zuvor erstellt haben (1A), oder erstellen Sie jetzt eine neue (1B), und wenden Sie sie auf das ausgewählte Synchronisationspaar an, indem Sie auf Speichern (2).

Um all dies schneller zu erledigen, können Sie die Funktion der Stapelerstellung nutzen, die die gleichzeitige Erstellung mehrerer Nachbearbeitungseinträge ermöglicht. Um diese Funktion zu nutzen, wählen Sie die Option Batch-Nachbearbeitungseinstellungen erstellen die sich auf der Seite Nachbearbeitung befindet.

Mit diesem leistungsstarken Werkzeug können Sie mehrere Nachbearbeitungsgruppen in einer einzigen Sitzung erstellen und so Zeit und Mühe sparen. Sie legen die Einstellungen in einer CSV-Datei (Comma Separated Values) ab, und das System kümmert sich um den Rest.

Jede Zeile in der CSV-Datei steht für eine einzelne Nachbearbeitungsvorlage. Der einfachste Weg, eine solche CSV-Datei zu erstellen, ist die Verwendung von Microsoft Excel, Google Sheets oder einem ähnlichen Tool. Geben Sie die Namen der Spalten in die erste Zeile ein (die Reihenfolge wird beim Importieren ignoriert, aber überprüfen Sie, ob Sie die richtigen Felder in der richtigen Reihenfolge haben). Erstellen Sie dann eine Zeile für jede gewünschte Vorlage.

Struktur:

Name, CalendarEventIsPlaceholder, CalendarMarkAsPrivate, CalendarShowStatusAsBusy, CalendarShowStatusAsFree, CalendarCategory, CalendarPrefix, CalendarSuffix, CalendarRemoveReminder, ContactCategory, MailCategory, MailPrefix,MailSuffix, MailRemoveReminder, TaskCategory, TaskPrefix, TaskSuffix, TaskRemoveReminder

Hier ist eine Aufschlüsselung der Struktur:

• Name: Geben Sie Ihrer Nachbearbeitungsvorlage einen eindeutigen und beschreibenden Namen, damit sie leicht zu identifizieren ist.
• Eigenschaften: Diese Spalten legen fest, wie Sie verschiedene Datentypen bearbeiten möchten: Kalenderereignisse, Kontakte, E-Mails und Aufgaben.
• Verwenden Sie true oder false für boolesche Eigenschaften (z. B. CalendarMarkAsPrivate).
• Texteigenschaften wie Präfixe und Suffixe können direkt eingegeben werden (z. B. [Before]).
• Wenn Sie versuchen, sowohl ein Präfix als auch ein Suffix zu setzen, wird nur das Präfix gesetzt.

Ordnung muss sein!

Die Reihenfolge der Spalten in Ihrer CSV-Datei ist sehr wichtig. Achten Sie darauf, dass sie genau in der Reihenfolge angeordnet sind, die in der oben dargestellten Struktur angegeben ist.

Möchten Sie eine Eigenschaft auslassen? Lassen Sie es einfach leer

Sie müssen eine bestimmte Eigenschaft für eine bestimmte Gruppe nicht bearbeiten? Kein Problem! Lassen Sie die Eigenschaft in Ihrer CSV-Datei einfach leer. Das System ignoriert dann diese Eigenschaft für diese Gruppe.

Beispiel:

Prüfung Batch, falsch, falsch, falsch, falsch, , [Before], , falsch, , , , [MailA], falsch, , , [TaskA], wahr

Andere Charge, wahr, , , , , , , Blau, Rot, , , wahr, Rot, , , wahr

Lassen Sie uns das angegebene Beispiel auseinander nehmen:

• Die erste Zeile definiert eine Vorlage mit dem Namen "Testing Batch", die Ereignissen ein [Before]-Präfix und Mail- und Aufgabeneinträgen Suffixe hinzufügt. Sie entfernt auch Erinnerungen aus Aufgaben.
• In der zweiten Zeile wird eine Vorlage mit dem Namen "Another Batch" erstellt, die alle Kalenderereignisse zu Platzhaltern macht, den Kontakten eine blaue Kategorie und den E-Mails und Aufgaben eine rote Kategorie zuweist und Erinnerungen aus den E-Mails und Aufgaben entfernt.

Erinnern Sie sich:

• Die Reihenfolge der Werte in der CSV-Datei ist entscheidend! Achten Sie darauf, dass sie mit der angegebenen Struktur übereinstimmen.
• Wenn Sie eine Spalte leer lassen, überspringt das System die Änderung dieser spezifischen Eigenschaft.

Sobald die CSV-Datei fertig ist, können Sie im Folgenden Nachbearbeitungsgruppen im Stapelverfahren erstellen:

• Klicken Sie auf Durchsuchen Sie um Ihre CSV-Datei auszuwählen.
• Sobald Sie die Datei ausgewählt haben, klicken Sie auf Im Stapel erstellen um den Prozess in Gang zu setzen.
• Lehnen Sie sich zurück, entspannen Sie sich, und lassen Sie das System seine Arbeit tun. Sobald die Verarbeitung abgeschlossen ist, wird eine Meldung angezeigt, die die Anzahl der erfolgreich erstellten Nachbearbeitungsgruppen/-vorlagen angibt.

Mit der Stapelerstellung und Ihrer bewährten CSV-Datei können Sie sich wiederholende Nachbearbeitungsaufgaben automatisieren und alles in Rekordzeit erledigen!

Beachten Sie, dass Sie dies nur in Aktion sehen, wenn Sie die Nachbearbeitungsvorlagen zu Synchronisierungspaaren hinzufügen. Ein letzter Profi-Tipp: Sie können dieselbe Vorlage zu mehreren Synchronisationspaaren hinzufügen, indem Sie zu Konfigurationen -> Synchronisationspaare, wählen Sie die (angehaltenen) Paare mit Hilfe der Kontrollkästchen auf der linken Seite aus, und wählen Sie dann Zusätzliche Einstellungen für Paare -> Nachbearbeitung zu Paaren hinzufügen. 

• Termin als Platzhalter: Legt fest, dass Termine als besetzt angezeigt werden, ohne dass Details angezeigt werden.

• Termine werden als frei angezeigt: Unabhängig von ihrem ursprünglichen Status werden Termine nach der Synchronisierung als freie Zeit angezeigt. Dies ist nützlich, wenn der Benutzer über Termine informiert sein muss, aber nicht an ihnen teilnimmt.
• Erinnerungen entfernen und Kategorie zu Aufgaben hinzufügen: Mit dieser Option wird die Aufgabensynchronisierung so angepasst, dass Erinnerungen weggelassen und Aufgaben einer bestimmten Kategorie zugeordnet werden.
• Kategorie für synchronisierte Kontakte: Obwohl in Office 365 nicht unterstützt, ermöglicht es die Klassifizierung der synchronisierten Kontakte in Exchange-Umgebungen.
• Präfix für synchronisierte E-Mails: Fügt den E-Mails ein bestimmtes Präfix hinzu, um ihre Herkunft nach der Synchronisierung zu unterscheiden. Alternativ können Sie auch ein Suffix verwenden (aber nicht beides).

Bei der Nutzung der Nachbearbeitungsfunktionen von CB Exchange Server Sync ist es wichtig, sich der Einschränkungen bewusst zu sein. Dazu gehören die ausschließliche Verwendung von Synchronisierungspaaren in eine Richtung, Inkompatibilitäten mit bestimmten Einstellungen wie "Ereignis als Platzhalter" für Einladungen und das Fehlen bestimmter Funktionen in Office 365, wie z. B. Kategorien für Kontakte.

Jetzt wissen Sie, wie Sie sich in der breiten Palette der Nachbearbeitungsfunktionen des CB Exchange Server Sync bewegen können. Mit diesen Funktionen können Sie:

• Replikate optimieren: Ändern Sie den Status und die Sichtbarkeit von Artikeln oder fügen Sie Tags zur besseren Organisation hinzu.
• Durchsetzung der Einhaltung: Halten Sie die Datenschutzbestimmungen und Unternehmensrichtlinien ein und nutzen Sie Funktionen wie das Hinzufügen von Präfixen zur Identifizierung von E-Mails.
• Schützen Sie sensible Informationen: Gewährleistung von Datenschutz und Vertraulichkeit durch Kontrolle des Umgangs mit Daten.
• Optimieren Sie Arbeitsabläufe: Wenden Sie die Einstellungen in großen Mengen oder einzeln für verschiedene Synchronisierungsaufträge an, um Zeit zu sparen und Konsistenz zu gewährleisten.

Insgesamt geben Ihnen diese Nachbearbeitungstools mehr Kontrolle über Ihre Daten und sorgen dafür, dass sie sicher, organisiert und leichter zu verwalten sind. Dies vereinfacht nicht nur die Verwaltung, sondern hilft Ihrer Organisation auch bei der Einhaltung von Best Practices und Vorschriften.