Microsoft Exchangeサーバーを1台以上管理し、同期のニーズにCB Exchange Server Syncを使用している(または使用を検討している)場合、後処理オプションを通じて、その潜在能力をフルに引き出す時が来ました。
これがこの記事で取り上げる内容だ:
CB Exchange Server Syncとは?
CB Exchange Server SyncはMicrosoft Exchange Server用のサードパーティ製ソリューションで、元々は複数のMicrosoft ExchangeとOffice 365のメールボックス間で電子メール、カレンダー、連絡先、タスク、メモの同期を容易にするために設計されましたが、現在はGmail/Google Workspaceアカウントも同期に含めることができます。
CB Exchange Server Syncは、異なるExchangeバージョン間の同期や、GCC-Highのような厳しい環境での使用など、複雑なセットアップをサポートします。CB Exchange Server Syncを活用することで、組織はExchange Serverアカウントを同期し、必要なデータフローを確保し、コラボレーションを改善し、生産性を向上させることができます。
なぜCB Exchange Server Syncで後処理を使うのか?
CB Exchange Server Syncの後処理オプションは、同期されたアイテムがどのように処理され、ターゲットメールボックスに表示されるかについて、さらなるカスタマイズとコントロールを提供します。後処理は、組織のポリシーや業界の規制へのコンプライアンスを実施するために使用できます。機密情報が適切に扱われ、データが明確で識別しやすい方法で表示されるようにすることができます。
後処理で何ができるか?
後処理では、同期後に自動的に項目の設定の一部を変更することができます:
- 同期アイテムのリマインダーを削除する
- 同期アイテムに接頭辞または接尾辞を追加する
- 同期アイテムにカテゴリーを追加する
- ステータスの変更(ビジー/フリー)
- イベントをプライベートとしてマークする
- プレースホルダーとしてのみ機能する、まったく空のレプリカを作る
後処理の要件
後処理オプションは、同時に存在するシンクペアにのみ適用できます:
- 一方向(オリジナルからレプリカへ)
- Exchange-Exchange
新しい後処理テンプレートの作成
後処理機能を効果的に利用するためには、まず新規の 後処理設定 テンプレートがある:
- に移動する。 構成 - 後処理設定.
- をクリックする。 後処理設定の作成 ボタンをクリックする。これで後処理用の新しいテンプレートが作成されます。後処理設定の一括作成については、別のセクションで説明します。
- 設定ページでは、カレンダー、タスク、Eメール、連絡先アイテムのさまざまな設定があります。
- テンプレート名 (1):後処理設定の名前を入力する必須フィールド。
- アイテムタイプ (2):カレンダーや連絡先など、アイテムの種類を選択することで、それぞれの設定を行うことができます。
- 項目設定 (3):すべてのアイテムタイプですべての設定が利用できるわけではありません
- プレースホルダーとしてのイベント (カレンダーのみ):プレースホルダとして時間を占有するイベントを作成しますが、開始時刻と終了時刻以外の元のイベントの詳細は含まれません。これを設定すると、他の設定はすべて無視されます。この設定は招待によって作成されたイベントでは機能しません。
- ステータスをビジー/フリーで表示 (カレンダーのみ):(カレンダーのみ):レプリカのステータスをビジーまたはフリーとして定義します(元のステータスとは無関係)。
- プライベートとしてマーク (カレンダーのみ):レプリカをプライベートとしてマークします。
- リマインダーを削除する (カレンダーとタスクのみ):はい」に設定すると、リマインダーはレプリカから削除されます。この設定はOffice365メールボックスの予定では機能しない場合があります。
- カテゴリー (すべてのアイテムタイプ、Office365 メールボックスの連絡先では機能しない場合があります):アイテムが同期後に持つべきカテゴリを指定します。カテゴリがまだ存在しない場合は、作成されます。
- プレフィックス追加/サフィックス追加/オーナープレフィックス追加 (メール、カレンダー、タスクのみ):同期後にアイテムのタイトルに接頭辞または接尾辞を追加します。所有者プレフィックスの場合、所有者の名前が自動的に追加されます。その他の接頭辞や接尾辞の場合は、何を追加するかを選択できます。これらのオプションは、一度に1つしか使用できません。
同期ペアに後処理を追加する:
- 次のページへ コンフィギュレーション - 同期ペア
- 変更したいシンクペアを停止します。
- ステータスが 停止後処理をクリック 追加 ボタンをクリックしてください。複数の 追加 ボタンをクリックする場合は、正しいアイコンのものをクリックすることが重要です。
- 以前作成したテンプレート(1A)または新規テンプレート(1B)を選択し、選択したシンクペアに適用するには セーブ (2).
どうすればもっと速くできますか?
これをより速く行うには、バッチ作成機能を使えば、複数の後処理エントリーを同時に作成することができる。この機能を利用するには 後処理設定の一括作成 ボタンをクリックする。
この強力なツールを使えば、1回のセッションで複数の後処理グループを作成でき、時間と労力を節約できます。CSV(カンマ区切り値)ファイルに設定を入れれば、あとはシステムが処理してくれます。
CSVファイルの各行は、1つの後処理テンプレートを表している。このようなCSVを作成する最も簡単な方法は、Microsoft Excel、Google Sheets、または同様のツールを使用することです。列の名前を最初の行に配置します(インポートする際、順番は無視されますが、正しいフィールドが正しい順番で並んでいるか確認してください)。次に、必要なテンプレートごとに1行ずつ作成します。
構造:
名前、CalendarEventIsPlaceholder、CalendarMarkAsPrivate、CalendarShowStatusAsBusy、CalendarShowStatusAsFree、CalendarCategory、CalendarPrefix、CalendarSuffix、CalendarRemoveReminder、ContactCategory、MailCategory、MailPrefix、MailSuffix、MailRemoveReminder、TaskCategory、TaskPrefix、TaskSuffix、TaskRemoveReminder。
以下がその構成だ:
- 名前 後処理テンプレートには、識別しやすいように明確で説明的な名前を付けましょう。
- プロパティ これらの列は、様々なデータタイプの編集方法を定義します:カレンダーイベント、連絡先、Eメール、およびタスクです。
- ブール値のプロパティ(例えば、CalendarMarkAsPrivate)にはtrueまたはfalseを使用します。
- 接頭辞や接尾辞のようなテキストプロパティは、直接入力することができます([Before]など)。
- プレフィックスとサフィックスの両方を設定しようとすると、プレフィックスのみが設定されます。
順番は重要だ!
CSVファイルの列の順番は非常に重要です。上で説明した構造で示された順序で正確に並んでいることを確認してください。
物件をスキップしますか?空欄のままにしてください
特定のグループの特定のプロパティを編集する必要はありませんか?問題ありません!CSVファイルのプロパティを空にしておいてください。システムはそのグループのプロパティを無視します。
例
テストバッチ, false, false, false, false, , [Before], , false, , , , [MailA], false, , , [TaskA], true
アナザーバッチ, true, , , , , , 青, 赤, , true, 赤, , , true
提供された例を分解してみよう:
- 最初の行は "Testing Batch "という名前のテンプレートを定義し、イベントに[Before]という接頭辞を、メールエントリーとタスクエントリーに接尾辞を追加する。また、タスクからリマインダーを削除します。
- 2行目は「Another Batch」というテンプレートを作成し、すべてのカレンダーイベントをプレースホルダーにし、連絡先に青いカテゴリーを、Eメールとタスクに赤いカテゴリーを割り当て、Eメールとタスクからリマインダーを削除する。
覚えておいてほしい:
- CSVファイル内の値の順序は非常に重要です!指定された構造と一致していることを確認してください。
- 列を空白にすると、システムはその特定のプロパティの修正をスキップする。
CSVの準備ができたら、後処理グループを一括作成する方法を説明しよう:
- クリック ブラウズ をクリックしてCSVファイルを選択します。
- ファイルを選択したら バッチ作成 をクリックして、プロセスを開始する。
- 座ってリラックスし、システムに魔法をかけましょう。処理が完了すると、正常に作成された後処理グループ/テンプレートの数を示すメッセージが表示されます。
バッチ作成と信頼できるCSVファイルを使えば、繰り返しの後処理作業を自動化し、記録的な速さですべてを終わらせることができる!
この機能は、後処理テンプレートを同期ペアに追加したときにのみ表示されます。最後のコツは、複数の同期ペアに同じテンプレートを追加するには コンフィギュレーション -> 同期ペア左側のチェックボックスで(停止している)ペアを選択し、次に ペアの追加設定 -> ペアに後処理を加える.
ポスト処理の例
- プレースホルダーとしての予定詳細は明らかにせず、予定がビジーとして表示されるように設定します。
- 予定が空き時間として表示されます:元のステータスに関係なく、同期後の予定は空き時間として表示されます。これは、ユーザーが予定を認識する必要があるにもかかわらず、その予定に参加していない場合に便利です。
- リマインダーの削除とタスクへのカテゴリの追加:このオプションはリマインダーを削除し、タスクを特定のカテゴリーに分類するようにタスク同期を調整します。
- 同期された連絡先のカテゴリ:Office 365ではサポートされていませんが、Exchange環境では同期された連絡先を分類することができます。
- 同期メールのプレフィックス:同期後のメールの送信元を区別するために、指定したプレフィックスをメールに追加します。接尾辞を使用することもできます(両方は使用できません)。
ポスト処理の制限
CB Exchange Server Syncの後処理機能を利用する際には、制限に注意することが重要です。一方向同期のペアに限定されること、招待状の「イベントをプレースホルダにする」などの特定の設定との互換性がないこと、連絡先のカテゴリなどOffice 365の特定の機能がないことなどが挙げられます。
まとめ
これで、CB Exchange Server Syncの幅広いポストプロセッシング機能の操作方法がお分かりいただけたと思います。これらの機能を使えば
- レプリカアイテムを微調整する: アイテムのステータスと可視性を変更したり、タグを追加して整理しやすくすることができます。
- コンプライアンスの徹底: メールを識別するために接頭辞を追加するなどの機能を使用して、プライバシー規制や企業ポリシーを遵守する。
- 機密情報を保護する: データの取り扱い方法を管理することで、プライバシーと機密性を確保する。
- ワークフローを合理化する: 異なる同期ジョブに一括または個別に設定を適用することで、時間を節約し、一貫性を維持します。
全体として、これらの後処理ツールは、データをより安全に管理し、整理し、管理しやすくします。これにより、管理が簡素化されるだけでなく、組織がベストプラクティスや規制に従うことができるようになります。
著者について
記入例 アナ・ネト技術顧問、Connecting Softwareで。
"私は1997年からソフトウェアエンジニアをしており、最近は執筆と人前で話すことが好きです。この記事について、またはCB Exchgange Server Syncについて、ご質問やコメントはありますか?フィードバックをお待ちしております!"