Compreender o pós-processamento no CB Exchange Server Sync

Se você gerencia um ou mais servidores Microsoft Exchange para sua organização e está usando (ou está pensando em usar) o CB Exchange Server Sync para suas necessidades de sincronização, é hora de desbloquear todo o seu potencial através de suas opções de pós-processamento.

É sobre isso que falaremos neste artigo:

• O que é o CB Exchange Server Sync?
• Porquê utilizar o pós-processamento no CB Exchange Server Sync?
• O que posso fazer com o pós-processamento?
• Requisitos para o pós-processamento
• Criação de um novo modelo de pós-processamento
• Como é que posso fazer isto mais depressa?
• Exemplos de pós-processamento
• Limitações do pós-processamento
• Conclusão

O CB Exchange Server Sync é uma solução de terceiros para o servidor Microsoft Exchange que foi originalmente concebida para facilitar a sincronização de e-mails, calendários, contactos, tarefas e notas em várias caixas de correio Microsoft Exchange e Office 365, mas agora também pode incluir contas do Gmail/Google Workspace na sincronização.

O CB Exchange Server Sync suporta configurações complexas, incluindo a sincronização entre diferentes versões do Exchange ou o uso em ambientes exigentes como o GCC-High. Ao utilizar o CB Exchange Server Sync, as organizações podem sincronizar as contas do servidor Exchange para garantir os fluxos de dados necessários, melhorar a colaboração e aumentar a produtividade.

As opções de pós-processamento no CB Exchange Server Sync fornecem personalização e controle adicionais sobre como os itens sincronizados são manipulados e exibidos na caixa de correio de destino. O pós-processamento pode ser usado para impor a conformidade com políticas organizacionais e regulamentos do setor. Ele pode garantir que informações confidenciais sejam tratadas adequadamente e que os dados sejam apresentados de forma a otimizar a clareza e a identificação.

O pós-processamento permite-lhe modificar algumas das definições dos itens automaticamente após a sincronização, nomeadamente:

• Remover um lembrete do item sincronizado
• Adicionar um prefixo ou sufixo ao item sincronizado
• Adicionar uma categoria ao item sincronizado
• Alterar o estado (ocupado/livre)
• Marcar o evento como privado
• Criar uma réplica totalmente vazia que funcione apenas como um marcador de posição

As opções de pós-processamento só podem ser aplicadas a pares de sincronização que sejam simultâneos:

• Uma direção (do original para a réplica)
• Exchange-Exchange

Para utilizar eficazmente as funcionalidades de pós-processamento, comece por criar uma nova Definições de pós-processamento modelo:

1. Navegar para Configuração - Definições de pós-processamento.

2. Clique no botão Criar configuração de pós-processamento botão. Isto criará um novo modelo para o pós-processamento. Iremos explorar a criação em lote de definições de pós-processamento numa secção separada.

3. Na página de configuração, encontrará várias definições para itens de calendário, tarefas, correio eletrónico e contactos.

• Nome do modelo (1): Campo obrigatório para nomear a sua definição de pós-processamento.
• Tipo de item (2): Ao selecionar diferentes tipos de itens, tais como calendário ou contacto, pode escolher definições para os mesmos.
• Definições de itens (3): Nem todas as definições estão disponíveis para todos os tipos de itens

• Evento como espaço reservado (Apenas calendário): Cria um evento para ocupar o tempo como um marcador de posição, mas não inclui quaisquer detalhes do evento original para além da hora de início e de fim. Se esta opção for definida, todas as outras definições serão ignoradas. Esta definição não funciona com eventos criados por convite.
• Mostrar estado como ocupado/livre (Apenas calendário): Definir o estado da réplica como Ocupado ou Livre (independentemente do estado original).
• Marcar como privado (Apenas calendário): Marcar a réplica como privada.
• Remover lembrete (Apenas Calendário e Tarefas): Se definido como "sim", os lembretes serão removidos da réplica. Esta definição pode não funcionar com compromissos em caixas de correio do Office365.
• Categoria (todos os tipos de itens, pode não funcionar com Contactos em caixas de correio do Office365): Especifica a categoria que o item deve ter após a sincronização. Se a categoria ainda não existir, ela será criada.
• Adicionar prefixo/Adicionar sufixo/Adicionar prefixo do proprietário (Apenas Emails, Calendário e Tarefas): Adiciona um prefixo ou sufixo ao título do item após a sincronização. No caso do prefixo do proprietário, o primeiro nome do proprietário é adicionado automaticamente. Para outros prefixos e sufixos, você pode escolher o que adicionar. Só é possível utilizar uma destas opções de cada vez.

Para adicionar pós-processamento a um par de sincronização:

1. Ir para Configurações - Pares de sincronização

2. Pare o par de sincronização que pretende modificar.
3. Quando o estado é Parado, clique no pós-processamento Adicionar para o par. No caso de ver mais do que um Adicionar é importante clicar no botão que tem o ícone correto.

4. Escolha o modelo que criou anteriormente (1A) ou crie um novo agora (1B) e, em seguida, aplique-o ao par de sincronização selecionado clicando em Guardar (2).

Para fazer tudo isso mais rapidamente, é possível usar o recurso de criação em lote, que permite a criação simultânea de várias entradas de pós-processamento. Para utilizar esse recurso, selecionar a função Criar configurações de pós-processamento de lote localizado na página Pós-processamento.

Esta poderosa ferramenta permite-lhe criar vários grupos de pós-processamento numa única sessão, poupando-lhe tempo e esforço. Coloca as definições num ficheiro CSV (Comma Separated Values) e o sistema trata do resto.

Cada linha do ficheiro CSV representa um único modelo de pós-processamento. A maneira mais fácil de criar um CSV desse tipo é usar o Microsoft Excel, o Google Sheets ou uma ferramenta semelhante. Coloque os nomes das colunas na primeira linha (a ordem será ignorada durante a importação, mas verifique se tem os campos certos na ordem correcta). De seguida, crie uma linha para cada modelo que pretende.

Estrutura:

Nome, CalendarEventIsPlaceholder, CalendarMarkAsPrivate, CalendarShowStatusAsBusy, CalendarShowStatusAsFree, CalendarCategory, CalendarPrefix, CalendarSuffix, CalendarRemoveReminder, ContactCategory, MailCategory, MailPrefix,MailSuffix, MailRemoveReminder, TaskCategory, TaskPrefix, TaskSuffix, TaskRemoveReminder

Eis uma descrição da estrutura:

• Nome: Dê ao seu modelo de pós-processamento um nome claro e descritivo para facilitar a identificação.
• Propriedades: Estas colunas definem a forma como pretende editar vários tipos de dados: Eventos de calendário, Contactos, E-mails e Tarefas.
• Utilize true ou false para propriedades booleanas (por exemplo, CalendarMarkAsPrivate).
• As propriedades do texto, como prefixos e sufixos, podem ser introduzidas diretamente (por exemplo, [Antes]).
• Se tentar definir um Prefixo e um Sufixo, apenas o Prefixo será definido.

A ordem é importante!

A ordem das colunas no seu ficheiro CSV é muito importante. Certifique-se de que estão alinhadas exatamente na ordem apresentada na estrutura que delineámos acima.

Pretende ignorar um imóvel? Deixe-o em branco

Não precisa de editar uma propriedade específica para um determinado grupo? Não há problema! Basta deixá-la vazia no seu ficheiro CSV. O sistema irá então ignorar essa propriedade para esse grupo.

Exemplo:

Teste de lote, falso, falso, falso, falso, , [Before], , falso, , , , [MailA], falso, , , [TaskA], verdadeiro

Outro lote, verdadeiro, , , , , , , , , , , , , Azul, Vermelho, , , verdadeiro, Vermelho, , , , verdadeiro

Vamos dissecar o exemplo fornecido:

• A primeira linha define um modelo denominado "Lote de teste" que adiciona um prefixo [Before] aos eventos e sufixos às entradas de correio eletrónico e às entradas de tarefas. Também remove os lembretes das tarefas.
• A segunda linha cria um modelo chamado "Outro lote" que transforma todos os eventos do Calendário em marcadores de posição, atribui uma categoria azul aos Contactos e uma categoria vermelha aos Emails e Tarefas e remove os lembretes dos Emails e Tarefas.

Lembrar:

• A ordem dos valores no ficheiro CSV é crucial! Certifique-se de que correspondem à estrutura especificada.
• Deixar uma coluna em branco diz ao sistema para saltar a modificação dessa propriedade específica.

Quando o CSV estiver pronto, veja como criar grupos de pós-processamento em lote:

• Clicar Navegar para selecionar o seu ficheiro CSV.
• Depois de ter escolhido o ficheiro, clique em Criar em lote para pôr o processo em marcha.
• Sente-se, relaxe e deixe o sistema fazer a sua magia. Quando o processamento estiver concluído, verá uma mensagem a indicar o número de grupos/modelos de pós-processamento que foram criados com êxito.

Com a criação de lotes e o seu fiel ficheiro CSV, pode automatizar tarefas de pós-processamento repetitivas e fazer tudo em tempo recorde!

Tenha em atenção que só verá isto em ação quando adicionar os modelos de pós-processamento aos pares de sincronização. Uma última dica profissional é que pode adicionar o mesmo modelo a vários pares de sincronização, acedendo a Configurações -> Pares de sincronização, seleccionando os pares (parados) utilizando as caixas de verificação à esquerda e, em seguida, seleccionando Opções adicionais para pares -> Adicionar pós-processamento a pares. 

• Compromisso como um espaço reservado: Define as marcações para serem mostradas como ocupadas sem revelar detalhes.

• Os compromissos aparecem como livres: Independentemente do seu estado original, os compromissos após a sincronização serão apresentados como tempo livre. Isto é útil quando o utilizador precisa de estar ciente dos compromissos, mas não está a participar neles.
• Remover lembretes e adicionar categoria às tarefas: Esta opção adapta a sincronização de tarefas para omitir lembretes e classificar tarefas numa categoria específica.
• Categoria para Contatos Sincronizados: Embora não seja suportado no Office 365, permite a classificação de contatos sincronizados em ambientes Exchange.
• Prefixo para e-mails sincronizados: Adiciona um prefixo designado aos emails para distinguir sua origem após a sincronização. Em alternativa, pode utilizar um sufixo (mas não ambos).

É crucial estar ciente das limitações ao utilizar os recursos de pós-processamento do CB Exchange Server Sync. Estas incluem a exclusividade de pares de sincronização unidirecional, incompatibilidades com definições específicas, como "Evento como espaço reservado" para convites, e a ausência de determinadas funcionalidades no Office 365, como categorias para contactos.

Agora, já sabe como navegar na vasta gama de funcionalidades de pós-processamento do CB Exchange Server Sync. Estas funcionalidades permitem-lhe:

• Ajustar as réplicas: Altere o estado e a visibilidade do item ou adicione etiquetas para uma melhor organização.
• Fazer cumprir a lei: Cumprir os regulamentos de privacidade e as políticas da empresa utilizando funcionalidades como a adição de prefixos para identificar mensagens de correio eletrónico.
• Proteger informações sensíveis: Garantir a privacidade e a confidencialidade, controlando a forma como os dados são tratados.
• Simplificar os fluxos de trabalho: Aplique definições em massa ou individualmente para diferentes tarefas de sincronização, poupando tempo e mantendo a consistência.

Em geral, estas ferramentas de pós-processamento dão-lhe mais controlo sobre os seus dados, mantendo-os seguros, organizados e fáceis de gerir. Isto não só simplifica a administração, como também ajuda a sua organização a seguir as melhores práticas e regulamentos.