我们很高兴地宣布推出最新的 Dynamics 365 客户参与 (CE) 附加组件: Dynamics 365 CE 的拖放和元数据! 该实用工具专为在 Dynamics 365 中使用 SharePoint 集成的公司设计。它简化了 CRM 中的文档管理,为您节省时间和精力。
什么是 Dynamics 365 CE 的拖放和元数据?
拖放和元数据 用于 Dynamics 365 CE 通过自定义网格实现新功能并增强现有功能,从而改变文档管理体验。
以下是您可以期待的内容:
- 加强组织的元数据: 用户可以直接在 Dynamics 365 中编辑每个文档的托管元数据,而不必到 SharePoint 中输入元数据。管理的元数据可以包括标签、类别或任何其他贵组织认为有助于文档分类的信息。
- 拖放操作,轻松上传: 你可以将文件夹中的文件直接拖放到直观的网格中,这样就可以直接上传大量文件。只要每个文件不超过 50MB,您就可以上传任意数量和类型的文件。
为什么在 Dynamics 365 CE 中使用拖放和元数据?
值得注意的是,如果用户为需要输入的每个受管理元数据属性切换到 SharePoint,那么每次属性和每个文件的切换只需 2 秒多一点的时间。这就是《哈佛商业评论》研究报告中所说的 切换税收. 此外,由于需要切换,用户更有可能不按照标准操作程序完成工作流程,填写必要的元数据。
拖放和元数据 用于 Dynamics 365 CE 完全消除了这些问题。一个新的 编辑元数据 按钮,打开 更新管理的元数据 窗口,其中包含贵公司使用的特定元数据。

Dynamics 365 CE 的拖放和元数据功能会让您爱不释手:
- 提高效率: 通过元数据改进组织结构后,搜索就容易多了。 拖放和元数据 用于 Dynamics 365 CE 输入的元数据越多,通过搜索检索文件就越容易(也越快)。您的团队将在需要的时候找到他们需要的文件,不会有任何麻烦。
- 用户轻松采用: 元数据的输入和拖放功能都让用户感到熟悉和友好,从而最大限度地减少了培训时间,提高了用户满意度。
- 提高生产力: 无需在 SharePoint 和 Dynamics 之间来回切换来输入元数据,从而节省了宝贵的时间。此外,更快地查找文件还能让您的团队专注于核心业务活动。
- 强化决策: 精确的分类和标记可确保文档的可搜索性和可访问性,最终实现更好的数据驱动决策。
使用元数据编辑器之前需要做什么?
在使用托管元数据编辑器之前,有两个主要方面需要考虑,我们在上一节中已经指出:
- 了解托管元数据:管理元数据包括使用分类法或受控术语来系统地标记内容。这种元数据可帮助企业提高内容的可查找性,管理保留策略,并更好地控制信息在 SharePoint 环境中的分类方式。
- 创建分类标准:首先在 SharePoint 中创建分类所需的管理数据。该分类法应反映贵组织的结构和要求。这可能包括与部门、数据敏感性、数据类型或任何其他相关类别有关的术语。
Dynamics 365 CE 的拖放和元数据用例
用例 1:更快地查找文件
其直接优势是 Dynamics 365 CE 的拖放和元数据SharePoint:简化文档检索的能力。用户可以直接在 Dynamics 365 CE 中添加详细的 SharePoint 管理元数据,从而使整个团队更容易对文档进行分类。与 Dynamics 365 的集成确保了元数据的无缝更新,并立即反映在 SharePoint 中。
你甚至可以在拖放文档后直接快速添加元数据标签。对文件进行适当分类,在查找文件时就会有天壤之别。
想象一下,您正在搜索与特定项目或客户相关的合同;有了正确的标签,只需几秒钟而不是几分钟甚至更长的时间,就能实现跨平台的即时搜索功能。
该解决方案使用户能够以最小的工作量保持高度的组织性。然后,用户可以充分发挥搜索过滤器的潜力,使用元数据标签缩小搜索结果的范围,准确定位所需的文件。这种效率不仅能节省时间,还能通过随时获取关键信息来加速数据驱动型决策。
用例 2:根据元数据自动应用保留标签
管理属性的另一个用途是合规性,即实施保留策略。正如你可能知道的那样,保留标签可以应用到不同级别的 SharePoint 内容:文档库、文件夹或文件级别。在本使用案例中,我们将重点介绍如何根据元数据自动应用这些保留标签。
为此,你需要使用托管元数据,并在 Microsoft Purview 合规性管理器的公式中使用托管元数据。让我们看看如何操作。
在 Microsoft Purview 中使用受管理的元数据来定义保留策略,包括用结构化的方法来组织、分类和管理数据,通常是利用元数据来实现一致的数据管理和合规性。下面是如何实现这一目标的一般指南:
- 标记内容:一切都要从使用管理好的元数据标记文档开始。我们的元数据编辑器可以帮助完成更多的标记,而且更加准确。例如,您可以建立一个查找列表,确保用户一致地应用标签。
- 定义并自动执行保留政策:使用托管元数据对内容进行标记后,就可以根据这些标记创建保留策略。在 Microsoft Purview 中,你可以定义策略,根据与内容相关的元数据标签,在一定时间后自动应用删除或存档等操作。
- 监测和审查:定期监控保留政策的有效性。审查元数据标记的准确性,确保保留政策仍然符合法规要求和组织需求。
通过利用 Microsoft Purview 中受管理的元数据,您可以有效地构建、管理和执行保留策略,从而帮助保持整个组织数据资产的合规性和运营效率。
总结
如果您将 Dynamics 365 CE 文件保存在 SharePoint 中,您可以通过使用 Dynamics 365 CE 的拖放和元数据:
- 轻松分类,提高搜索效率
- 轻松快速地上传任意数量的文件
准备好在 Dynamics 365 CE 中彻底改变您的文档管理了吗? 立即联系 Connecting Software,了解更多信息 Dynamics CE 的拖放和元数据 以及它如何改变您的 CRM 体验。
关于作者

作者 Ana Neto在Connecting Software担任技术顾问。
"自 1997 年以来,我一直是一名软件工程师,最近开始喜欢写作和公开演讲。您对本文有任何问题或评论吗?欢迎在下方留言!"