Dynamics 365 CEでのドラッグ＆ドロップとメタデータの活用による文書管理の向上

最新のDynamics 365 カスタマー・エンゲージメント（CE）アドオンの発売を発表できることを嬉しく思います： Dynamics 365 CE用のドラッグ＆ドロップとメタデータ！ この実用的なツールは、Dynamics 365のSharePointインテグレーションを使用している企業向けに設計されています。CRM内のドキュメント管理を効率化し、時間と労力を節約します。

ドラッグ＆ドロップとメタデータ Dynamics 365 CE用 は、新しい機能を可能にし、既存の機能を強化するカスタムグリッドによって、文書管理エクスペリエンスを変えます。

以下がその内容だ：

• 組織強化のためのメタデータ： ユーザーは、SharePointに移動してメタデータを入力する代わりに、Dynamics 365内で各文書の管理メタデータを直接編集できます。管理メタデータには、タグ、カテゴリー、その他ドキュメントを分類するのに役立つと組織が考える情報を含めることができます。
• ドラッグ＆ドロップで簡単にアップロード： 直感的なグリッドにフォルダから直接ドキュメントをドラッグ＆ドロップできるので、大量のドキュメントも簡単にアップロードできます。各ファイルが50MB以下であれば、ファイル数やファイルの種類を問わずアップロードできます。

重要なことは、ユーザーが入力が必要な管理メタデータ・プロパティごとにSharePointに切り替えた場合、各プロパティと各ファイルについて、この切り替えに2秒強かかるということである。これは、ハーバード・ビジネス・レビューの研究で、次のように呼ばれています。 税の切り替え. さらに、切り替えの必要性から、ユーザーがワークフローを完了させるための標準的な操作手順に従わず、必要なメタデータを記入しない可能性も高い。

ドラッグ＆ドロップとメタデータ Dynamics 365 CE用 はこれらの問題を完全に解消する。新しい メタデータの編集 ボタンが使用可能になり 管理メタデータの更新 ウィンドウに、御社が使用している特定のメタデータを表示します。

Drag & DropとMetadata for Dynamics 365 CEが気に入る理由はここにあります：

• 効率の向上： メタデータによる整理が改善されたことで、検索がより簡単になった。 ドラッグ＆ドロップとメタデータ Dynamics 365 CE用 管理されたメタデータの入力が容易になり、メタデータが入力されればされるほど、検索による文書の取り出しが容易に（そして速く）なります。チームは、必要なときに必要な文書を手間なく見つけることができます。
• ユーザーによる容易な導入： メタデータの入力もドラッグ・アンド・ドロップ機能も、使い慣れたユーザーフレンドリーな操作感で、トレーニングにかかる時間を最小限に抑え、ユーザーの満足度を最大化します。
• 生産性の向上： メタデータを入力するためにSharePointとDynamicsを行ったり来たりする必要がないため、貴重な時間を節約できます。さらに、ドキュメントをより速く見つけることで、チームはコアなビジネス活動に集中することができます。
• 意思決定の強化： 正確な分類とタグ付けにより、ドキュメントの検索性とアクセシビリティが確保され、最終的にデータ主導の意思決定が改善されます。

前のセクションで指摘したマネージド・メタデータ・エディタを使うメリットを享受する前に、考慮すべき主な点が2つある：

1. マネージド・メタデータを理解する:管理されたメタデータは、分類法または管理された用語を使用して、コンテンツに体系的なタグを付ける。このメタデータは、組織がコンテンツの見つけやすさを改善し、保持ポリシーを管理し、SharePoint環境全体で情報がどのように分類されるかをよりよく管理するのに役立ちます。
2. 分類法の作成:分類に必要な管理データを SharePoint で作成することから始める。この分類法は、組織の構造と要件を反映する必要がある。これには、部門、データの機密性、データ・タイプ、またはその他の関連するカテゴリに関連する用語を含めることができる。

という利点がある。 Dynamics 365 CE用ドラッグ＆ドロップとメタデータ文書検索を合理化する機能詳細なSharePointで管理されたメタデータをDynamics 365 CEで直接追加できるようにすることで、チーム全体で文書を分類することがより簡単になります。Dynamics 365との統合により、メタデータの更新はシームレスに行われ、SharePointに即座に反映されます。

ドキュメントをドラッグ＆ドロップした後、すぐにメタデータタグを追加することもできる。ドキュメントが適切に分類されていると、ドキュメントを探すときに世界が変わります。

特定のプロジェクトやクライアントに関連する契約書を検索することを想像してみてください。適切なタグを使えば、数分、あるいはそれ以上かかることはなく、数秒のうちに、プラットフォーム間で瞬時に検索することができます。

このソリューションにより、ユーザーは最小限の労力で高いレベルの整理整頓を維持することができます。ユーザーは、メタデータタグを使用して検索結果を絞り込み、必要なファイルを正確に特定することで、検索フィルタの可能性を最大限に活用することができます。この効率化により、時間を節約できるだけでなく、重要な情報にすぐにアクセスできるようになるため、データ主導の意思決定が加速されます。

管理されたプロパティが使用できる他の領域は、コンプライアンス、すなわち、保持ポリシーの実装です。ご存知のように、保持ラベルは、ドキュメントライブラリ、フォルダ、ファイルレベルなど、さまざまなレベルでSharePointコンテンツに適用することができます。このユースケースでは、メタデータに基づいて自動的に保持ラベルを適用する方法に焦点を当てます。

そのためには、マネージド・メタデータを使用し、Microsoft Purview Compliance Manager内の数式でそのマネージド・メタデータを使用する必要があります。その方法を見てみよう。

Microsoft Purviewで保持ポリシーを定義するためにマネージドメタデータを使用するには、構造化されたアプローチでデータを整理、分類、管理する必要があります。これを実現するための一般的なガイドです：

1. タグ付けコンテンツ:すべては、管理されたメタデータで文書にタグ付けすることから始まります。私たちのメタデータ・エディターは、より多くのタグ付けをより正確に行うのに役立ちます。例えば、ユーザーが一貫してタグを適用できるように、ルックアップリストを持つことができます。
2. 保持ポリシーの定義と自動化:管理されたメタデータを使用してタグ付けされたコンテンツを使用すると、これらのタグに基づいて保持ポリシーを作成できます。Microsoft Purviewでは、コンテンツに関連付けられたメタデータタグに応じて、一定期間後に削除やアーカイブなどのアクションを自動的に適用するポリシーを定義できます。
3. モニターとレビュー:保存ポリシーの有効性を定期的に監視します。メタデータのタグ付けが正確かどうかを確認し、保存ポリシーが規制要件や組織のニーズに適合していることを確認します。

Microsoft Purviewのマネージドメタデータを活用することで、保持ポリシーを効果的に構造化、管理、実施することができ、組織のデータ資産全体のコンプライアンスと業務効率の維持に役立ちます。

Dynamics 365 CE文書をSharePointに保管している場合、次の方法で効率と整理整頓の次のレベルに到達できます。 Dynamics 365 CE用のドラッグ＆ドロップとメタデータ：

• カテゴリー分けが容易で、検索がより効率的になる
• 簡単かつ高速に、任意の数の文書をアップロードすることができます。

Dynamics 365 CEで文書管理に革命を起こす準備はできていますか？ Connecting Softwareにお問い合わせください。 Dynamics CEのためのドラッグ＆ドロップとメタデータ そして、CRMエクスペリエンスをどのように変えることができるのか。