Мы рады объявить о запуске нашего новейшего дополнения Dynamics 365 Customer Engagement (CE): Перетаскивание и метаданные для Dynamics 365 CE! Этот практичный инструмент предназначен для компаний, использующих интеграцию SharePoint в Dynamics 365. Он упрощает управление документами в вашей CRM, экономя ваше время и усилия.
Что такое Drag & Drop и метаданные для Dynamics 365 CE?
Перетаскивание и метаданные для Dynamics 365 CE Преобразует процесс управления документами с помощью пользовательской сетки, которая обеспечивает новую функциональность и расширяет существующую.
Вот что вас ожидает:
- Метаданные для расширенной организации: Пользователи могут редактировать управляемые метаданные каждого документа непосредственно в Dynamics 365, а не переходить в SharePoint и вводить метаданные там. Управляемые метаданные могут включать теги, категории или любую другую информацию, которая, по мнению вашей организации, поможет классифицировать документы.
- Перетаскивание для легкой загрузки: Вы можете перетаскивать документы прямо из папок в интуитивно понятную сетку, что упрощает загрузку большого количества документов. Вы можете загружать любое количество файлов и файлы любого типа, если каждый файл не превышает 50 МБ.
Зачем использовать Drag & Drop и метаданные для Dynamics 365 CE?
Важно отметить, что если пользователь переключится на SharePoint для каждого управляемого свойства метаданных, которое ему нужно ввести, это переключение займет чуть больше 2 секунд - для каждого свойства и каждого файла. Это то, что в исследовании Harvard Business Review называется Переключение налогов. Кроме того, более вероятно, что пользователь не будет следовать стандартным операционным процедурам для завершения рабочего процесса, заполняя необходимые метаданные из-за необходимости переключения.
Перетаскивание и метаданные для Dynamics 365 CE полностью исключает эти проблемы. Новый Редактирование метаданных Становится доступной кнопка, которая открывает Обновление управляемых метаданных окно с конкретными метаданными, которые использует ваша компания.

Вот почему вы полюбите Drag & Drop и Metadata для Dynamics 365 CE:
- Повышенная эффективность: Поиск с улучшенной организацией с помощью метаданных стал намного проще. Перетаскивание и метаданные для Dynamics 365 CE облегчает ввод управляемых метаданных, а чем больше метаданных введено, тем проще (и быстрее) находить документы с помощью поиска. Ваши сотрудники найдут нужные им документы в нужное время и без лишних хлопот.
- Легкое освоение пользователями: Как ввод метаданных, так и перетаскивание данных - все это привычно и удобно для пользователя, что позволяет свести к минимуму время обучения и максимально повысить удовлетворенность пользователей.
- Повышенная производительность: Отсутствие необходимости переключения между SharePoint и Dynamics для ввода метаданных высвобождает драгоценное время. Кроме того, более быстрый поиск документов позволит вашей команде сосредоточиться на основной деятельности.
- Улучшенное принятие решений: Точная категоризация и тегирование обеспечивают удобство поиска и доступность документов, что в конечном итоге приводит к принятию более эффективных решений на основе данных.
Что нужно сделать перед использованием редактора метаданных?
Есть два основных аспекта, которые необходимо учитывать, прежде чем вы сможете воспользоваться преимуществами использования редактора управляемых метаданных, о которых мы говорили в предыдущем разделе:
- Понимание управляемых метаданных: Управляемые метаданные подразумевают использование таксономии или контролируемых терминов для систематической маркировки содержимого. Эти метаданные помогают организациям улучшить поиск содержимого, управлять политиками хранения и лучше контролировать распределение информации по категориям в среде SharePoint.
- Создайте таксономию: Начните с создания управляемых данных, необходимых для классификации в SharePoint. Эта таксономия должна отражать структуру и требования вашей организации. Она может включать термины, связанные с отделами, чувствительностью данных, типом данных или любыми другими соответствующими категориями.
Примеры использования перетаскивания и метаданных для Dynamics 365 CE
Пример 1: Быстрый поиск документов
Непосредственное преимущество Перетаскивание и метаданные для Dynamics 365 CE: его способность упростить поиск документов. Благодаря тому, что пользователи могут добавлять подробные метаданные, управляемые SharePoint, непосредственно в Dynamics 365 CE, всей команде становится гораздо проще классифицировать документы. Интеграция с Dynamics 365 обеспечивает беспрепятственное обновление метаданных и их немедленное отражение в SharePoint.
Можно даже быстро добавлять теги метаданных сразу после перетаскивания документов. Правильное распределение документов по категориям значительно облегчает поиск документа.
Представьте, что вы ищете контракт, связанный с конкретным проектом или клиентом; с правильными тегами это займет несколько секунд, а не минут или даже больше, что позволит осуществлять мгновенный поиск на всех платформах.
Это решение позволяет пользователям поддерживать высокий уровень организации с минимальными усилиями. Пользователи могут использовать весь потенциал поисковых фильтров, используя теги метаданных для сужения результатов и точного определения нужных файлов. Такая эффективность не только экономит время, но и ускоряет принятие решений, основанных на данных, благодаря легкому доступу к важной информации.
Пример 2: Автоматическое применение меток хранения на основе метаданных
Другая область, в которой можно использовать управляемые свойства, - это соответствие нормативным требованиям, а именно применение политик хранения. Как вы, возможно, знаете, метки хранения могут применяться к содержимому SharePoint на разных уровнях: на уровне библиотеки документов, папок или файлов. В данном примере мы сосредоточимся на том, как можно автоматически применять эти метки хранения на основе метаданных.
Для этого нужно использовать управляемые метаданные и использовать эти управляемые метаданные в формуле в Microsoft Purview Compliance Manager. Давайте посмотрим, как это работает.
Использование управляемых метаданных для определения политик хранения в Microsoft Purview подразумевает организацию, категоризацию и управление данными с помощью структурированного подхода, часто с использованием метаданных для последовательного управления данными и соблюдения требований. Вот общее руководство по достижению этой цели:
- Тегирование содержимого: Все начинается с пометки документов управляемыми метаданными. Наш редактор метаданных помогает делать больше тегов и с большей точностью. Например, можно создать список поиска, чтобы убедиться, что пользователи применяют тег последовательно.
- Определение и автоматизация политик хранения данных: Если содержимое помечено с помощью управляемых метаданных, можно создать политики хранения на основе этих меток. В Microsoft Purview можно определить политики, которые автоматически применяют такие действия, как удаление или архивирование, по истечении определенного периода времени в зависимости от тегов метаданных, связанных с содержимым.
- Мониторинг и обзор: Регулярно контролируйте эффективность политики хранения. Проверьте точность маркировки метаданных и убедитесь, что политика хранения по-прежнему соответствует нормативным требованиям и потребностям организации.
Использование управляемых метаданных в Microsoft Purview позволяет эффективно структурировать, управлять и применять политики хранения, обеспечивая соответствие требованиям и операционную эффективность всех информационных активов организации.
Подведение итогов
Если вы храните документы Dynamics 365 CE в SharePoint, вы можете выйти на новый уровень эффективности и организации, используя Перетаскивание и метаданные для Dynamics 365 CE:
- Категоризация не требует усилий, что делает поиск более эффективным
- Загрузка любого количества документов осуществляется легко и быстро
Готовы к революции в управлении документами в Dynamics 365 CE? Свяжитесь с Connecting Software сегодня, чтобы узнать больше о Перетаскивание и метаданные для Dynamics CE и как это может изменить ваш опыт работы с CRM.
Об авторе

По адресу Ана НетоТаким образом, технический консультант в 1ТП17Т.
Я работаю инженером-программистом с 1997 года, а в последнее время полюбил писать и выступать публично". У вас есть вопросы или комментарии по поводу этой статьи? Я буду рад получить ваш отзыв, оставьте комментарий ниже!"