Nous sommes heureux d'annoncer le lancement de notre dernier module complémentaire Dynamics 365 Customer Engagement (CE) : Glisser-déposer et métadonnées pour Dynamics 365 CE ! Cet outil pratique est conçu pour les entreprises qui utilisent l'intégration SharePoint dans Dynamics 365. Il rationalise la gestion des documents au sein de votre système de gestion de la relation client, ce qui vous permet de gagner du temps et de l'énergie.
Qu'est-ce que le glisser-déposer et les métadonnées pour Dynamics 365 CE ?
Glisser-déposer et métadonnées pour Dynamics 365 CE transforme l'expérience de la gestion documentaire grâce à une grille personnalisée qui permet de nouvelles fonctionnalités et améliore celles qui existent déjà.
Voici ce à quoi vous pouvez vous attendre :
- Métadonnées pour une meilleure organisation : Les utilisateurs peuvent modifier les métadonnées gérées de chaque document directement dans Dynamics 365, au lieu de devoir aller dans SharePoint et d'y saisir les métadonnées. Les métadonnées gérées peuvent inclure des étiquettes, des catégories ou toute autre information que votre organisation juge utile pour classer les documents.
- Glisser-déposer pour des téléchargements sans effort : Vous pouvez glisser-déposer des documents directement depuis vos dossiers dans la grille intuitive, ce qui facilite le téléchargement de grandes quantités de documents. Vous pouvez télécharger n'importe quel nombre de fichiers et n'importe quel type de fichier, à condition que chaque fichier ne dépasse pas 50 Mo.
Pourquoi utiliser Drag & Drop et Metadata pour Dynamics 365 CE ?
Il est important de noter que si l'utilisateur passe à SharePoint pour chaque propriété de métadonnées gérées qu'il doit saisir, ce changement lui prendra un peu plus de 2 secondes - pour chaque propriété et chaque fichier. C'est ce qu'une étude de la Harvard Business Review appelle le "temps de réponse". Basculement de la taxe. En outre, il est plus probable que l'utilisateur ne suive pas la procédure opérationnelle standard pour compléter le flux de travail, en remplissant les métadonnées nécessaires en raison de la nécessité de passer à autre chose.
Glisser-déposer et métadonnées pour Dynamics 365 CE élimine complètement ces problèmes. Une nouvelle Modifier les métadonnées devient disponible, ce qui ouvre la fenêtre Mise à jour des métadonnées gérées avec les métadonnées spécifiques utilisées par votre entreprise.
Voici pourquoi vous allez adorer Drag & Drop et Metadata pour Dynamics 365 CE :
- Amélioration de l'efficacité : La recherche est beaucoup plus facile grâce à l'organisation améliorée des métadonnées. Glisser-déposer et métadonnées pour Dynamics 365 CE facilite la saisie de métadonnées gérées, et plus les métadonnées sont nombreuses, plus il est facile (et rapide) de retrouver les documents par le biais de la recherche. Votre équipe trouvera les documents dont elle a besoin, quand elle en a besoin, sans aucune difficulté.
- Adoption facile par les utilisateurs : La saisie des métadonnées et la fonctionnalité "glisser-déposer" sont familières et conviviales, ce qui minimise le temps de formation et maximise la satisfaction des utilisateurs.
- Augmentation de la productivité : L'absence d'allers-retours entre SharePoint et Dynamics pour saisir des métadonnées permet de gagner un temps précieux. De plus, le fait de trouver les documents plus rapidement permet à votre équipe de se concentrer sur les activités principales de l'entreprise.
- Amélioration de la prise de décision : La catégorisation et l'étiquetage précis garantissent la facilité de recherche et l'accessibilité des documents, ce qui permet en fin de compte de prendre des décisions mieux fondées sur les données.
Que dois-je faire avant d'utiliser l'éditeur de métadonnées ?
Il y a deux aspects principaux à prendre en compte avant de pouvoir profiter des avantages de l'utilisation de l'éditeur de métadonnées gérées, comme nous l'avons indiqué dans la section précédente :
- Comprendre les métadonnées gérées: Les métadonnées gérées impliquent l'utilisation d'une taxonomie ou de termes contrôlés pour étiqueter le contenu de manière systématique. Ces métadonnées aident les organisations à améliorer la facilité de recherche du contenu, à gérer les politiques de conservation et à mieux contrôler la manière dont les informations sont classées dans leur environnement SharePoint.
- Créer une taxonomie: Commencez par créer les données gérées dont vous avez besoin pour la classification dans SharePoint. Cette taxonomie doit refléter la structure et les exigences de votre organisation. Elle peut inclure des termes relatifs aux départements, à la sensibilité des données, au type de données ou à toute autre catégorie pertinente.
Cas d'utilisation du glisser-déposer et des métadonnées pour Dynamics 365 CE
Cas d'utilisation 1 : Trouver des documents plus rapidement
L'avantage immédiat de la Glisser-déposer et métadonnées pour Dynamics 365 CEL'avantage de ce système est qu'il permet de rationaliser la recherche de documents. En permettant aux utilisateurs d'ajouter des métadonnées détaillées gérées par SharePoint directement dans Dynamics 365 CE, il devient beaucoup plus facile pour l'ensemble de l'équipe de classer les documents. L'intégration avec Dynamics 365 garantit que les mises à jour des métadonnées sont transparentes et se reflètent immédiatement dans SharePoint.
Vous pouvez même ajouter rapidement des balises de métadonnées après avoir glissé et déposé vos documents. Le fait que les documents soient correctement classés fait toute la différence lorsqu'il s'agit de les retrouver.
Imaginez que vous recherchiez un contrat lié à un projet ou à un client spécifique ; avec les bonnes étiquettes, c'est une question de secondes au lieu de minutes ou même de temps, ce qui permet des capacités de recherche instantanées sur toutes les plateformes.
Cette solution permet aux utilisateurs de maintenir un haut niveau d'organisation avec un minimum d'efforts. Les utilisateurs peuvent ensuite exploiter tout le potentiel des filtres de recherche, en utilisant les étiquettes de métadonnées pour réduire les résultats et repérer les fichiers exacts dont ils ont besoin. Cette efficacité permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d'accélérer la prise de décisions fondées sur des données, grâce à l'accès rapide aux informations essentielles.
Cas d'utilisation 2 : Appliquer automatiquement des étiquettes de conservation basées sur des métadonnées
L'autre domaine dans lequel les propriétés gérées peuvent être utilisées est celui de la conformité, à savoir la mise en œuvre de politiques de conservation. Comme vous le savez peut-être, les étiquettes de rétention peuvent être appliquées au contenu SharePoint à différents niveaux : bibliothèque de documents, dossier ou fichier. Pour ce cas d'utilisation, nous nous concentrons sur la manière dont vous pouvez appliquer automatiquement ces étiquettes de rétention en fonction des métadonnées.
Pour cela, vous devez utiliser des métadonnées gérées et les utiliser dans une formule au sein du gestionnaire de conformité Microsoft Purview. Voyons comment cela fonctionne.
L'utilisation de métadonnées gérées pour définir des politiques de conservation dans Microsoft Purview implique l'organisation, la catégorisation et la gestion des données selon une approche structurée, souvent en exploitant les métadonnées pour une gestion cohérente des données et la conformité. Voici un guide général sur la manière d'y parvenir :
- Baliser le contenu: Tout commence par le marquage de vos documents avec des métadonnées gérées. Notre éditeur de métadonnées permet de baliser davantage et avec plus de précision. Par exemple, vous pouvez disposer d'une liste de consultation pour vous assurer que les utilisateurs appliquent une balise de manière cohérente.
- Définir et automatiser les politiques de conservation: Lorsque votre contenu est balisé à l'aide de métadonnées gérées, vous pouvez créer des politiques de conservation basées sur ces balises. Dans Microsoft Purview, vous pouvez définir des politiques qui appliquent automatiquement des actions telles que la suppression ou l'archivage après une certaine période, en fonction des balises de métadonnées associées au contenu.
- Contrôle et révision: Contrôlez régulièrement l'efficacité de vos politiques de conservation. Vérifiez l'exactitude du marquage des métadonnées et assurez-vous que les politiques de conservation sont toujours conformes aux exigences réglementaires et aux besoins de l'organisation.
En exploitant les métadonnées gérées dans Microsoft Purview, vous pouvez structurer, gérer et appliquer efficacement les politiques de conservation, ce qui contribue à maintenir la conformité et l'efficacité opérationnelle des données de votre entreprise.
Conclusion
Si vous conservez vos documents Dynamics 365 CE dans SharePoint, vous pouvez atteindre un niveau supérieur d'efficacité et d'organisation en utilisant Glisser-déposer et métadonnées pour Dynamics 365 CE :
- La catégorisation se fait sans effort, ce qui rend la recherche plus efficace.
- Le téléchargement d'un nombre illimité de documents est facile et rapide
Prêt à révolutionner votre gestion documentaire en Dynamics 365 CE ? Contactez Connecting Software dès aujourd'hui pour en savoir plus sur Drag & Drop et Métadonnées pour Dynamics CE et comment il peut transformer votre expérience de la gestion de la relation client.
A propos de l'auteur
Par Ana Neto, technical conseiller au Connecting Software.
"Je suis ingénieur logiciel depuis 1997, et depuis peu, j'aime écrire et parler en public. Avez-vous des questions ou des commentaires sur cet article ? J'aimerais avoir votre avis, laissez un commentaire ci-dessous !"