Wir freuen uns, die Einführung unseres neuesten Add-ons Dynamics 365 Customer Engagement (CE) ankündigen zu können: Drag & Drop und Metadaten für Dynamics 365 CE! Dieses praktische Tool ist für Unternehmen gedacht, die die SharePoint-Integration in Dynamics 365 nutzen. Es rationalisiert die Dokumentenverwaltung innerhalb Ihres CRM und spart Ihnen Zeit und Mühe.
Was sind Drag & Drop und Metadaten für Dynamics 365 CE?
Ziehen und Ablegen und Metadaten für Dynamics 365 CE transformiert die Dokumentenverwaltung mit einem benutzerdefinierten Raster, das neue Funktionen ermöglicht und bestehende erweitert.
Das können Sie erwarten:
- Metadaten für eine verbesserte Organisation: Die Benutzer können die verwalteten Metadaten eines jeden Dokuments direkt in Dynamics 365 bearbeiten, anstatt sie in SharePoint eingeben zu müssen. Verwaltete Metadaten können Tags, Kategorien oder andere Informationen enthalten, die Ihrer Meinung nach zur Kategorisierung von Dokumenten beitragen.
- Drag & Drop für mühelose Uploads: Sie können Dokumente direkt aus Ihren Ordnern in das intuitive Raster ziehen und ablegen, was das Hochladen großer Mengen von Dokumenten sehr einfach macht. Sie können eine beliebige Anzahl von Dateien und jeden Dateityp hochladen, solange jede Datei weniger als 50 MB groß ist.
Warum Drag & Drop und Metadaten für Dynamics 365 CE verwenden?
Wenn der Benutzer für jede verwaltete Metadateneigenschaft, die er eingeben muss, zu SharePoint wechselt, dauert dieser Wechsel etwas mehr als 2 Sekunden - für jede Eigenschaft und jede Datei. Dies wird in einer Studie der Harvard Business Review als die Steuern umschalten. Außerdem ist es wahrscheinlicher, dass der Benutzer nicht dem Standardarbeitsverfahren folgt, um den Arbeitsablauf abzuschließen und die erforderlichen Metadaten auszufüllen, weil er umschalten muss.
Ziehen und Ablegen und Metadaten für Dynamics 365 CE beseitigt diese Probleme gänzlich. Eine neue Metadaten bearbeiten wird verfügbar und öffnet das Fenster Verwaltete Metadaten aktualisieren mit den spezifischen Metadaten, die Ihr Unternehmen verwendet.

Hier erfahren Sie, warum Sie Drag & Drop und Metadaten für Dynamics 365 CE lieben werden:
- Verbesserte Effizienz: Mit der verbesserten Organisation durch Metadaten ist die Suche viel einfacher. Ziehen und Ablegen und Metadaten für Dynamics 365 CE erleichtert die Eingabe von verwalteten Metadaten, und je mehr Metadaten eingegeben werden, desto einfacher (und schneller) lassen sich die Dokumente über die Suche abrufen. Ihr Team findet die Dokumente, die es braucht, wenn es sie braucht, und das ohne jede Mühe.
- Mühelose Benutzerakzeptanz: Sowohl die Eingabe von Metadaten als auch die Drag-and-Drop-Funktionalität fühlen sich vertraut und benutzerfreundlich an, was die Einarbeitungszeit minimiert und die Benutzerzufriedenheit maximiert.
- Gesteigerte Produktivität: Sie müssen nicht mehr zwischen SharePoint und Dynamics hin- und herwechseln, um Metadaten einzugeben, was wertvolle Zeit spart. Außerdem kann sich Ihr Team durch das schnellere Auffinden von Dokumenten auf seine Kerntätigkeiten konzentrieren.
- Verbesserte Entscheidungsfindung: Präzise Kategorisierung und Kennzeichnung gewährleisten die Durchsuchbarkeit und Zugänglichkeit von Dokumenten und führen letztlich zu einer besseren datengestützten Entscheidungsfindung.
Was muss ich tun, bevor ich den Metadaten-Editor verwende?
Es gibt zwei Hauptaspekte, die zu beachten sind, bevor Sie die Vorteile des verwalteten Metadaten-Editors nutzen können, auf die wir im vorherigen Abschnitt hingewiesen haben:
- Verstehen von verwalteten Metadaten: Verwaltete Metadaten beinhalten die Verwendung einer Taxonomie oder kontrollierter Begriffe zur systematischen Kennzeichnung von Inhalten. Diese Metadaten helfen Unternehmen, die Auffindbarkeit von Inhalten zu verbessern, Aufbewahrungsrichtlinien zu verwalten und eine bessere Kontrolle darüber zu behalten, wie Informationen in ihrer SharePoint-Umgebung kategorisiert werden.
- Eine Taxonomie erstellen: Beginnen Sie mit der Erstellung der verwalteten Daten, die Sie für die Klassifizierung in SharePoint benötigen. Diese Taxonomie sollte die Struktur und die Anforderungen Ihres Unternehmens widerspiegeln. Sie kann Begriffe in Bezug auf Abteilungen, Datensensibilität, Datentyp oder andere relevante Kategorien enthalten.
Anwendungsfälle für Drag & Drop und Metadaten für Dynamics 365 CE
Anwendungsfall 1: Schnelleres Finden von Dokumenten
Es gibt einen unmittelbaren Vorteil der Drag & Drop und Metadaten für Dynamics 365 CE: seine Fähigkeit, das Auffinden von Dokumenten zu rationalisieren. Durch die Möglichkeit, detaillierte, von SharePoint verwaltete Metadaten direkt in Dynamics 365 CE hinzuzufügen, wird es für das gesamte Team viel einfacher, Dokumente zu kategorisieren. Die Integration mit Dynamics 365 stellt sicher, dass Metadaten-Updates nahtlos und sofort in SharePoint übernommen werden.
Sie können sogar Metadaten-Tags direkt nach dem Ziehen und Ablegen Ihrer Dokumente hinzufügen. Wenn die Dokumente richtig kategorisiert sind, macht es einen großen Unterschied, ob man ein Dokument findet oder nicht.
Stellen Sie sich vor, Sie suchen nach einem Vertrag, der an ein bestimmtes Projekt oder einen bestimmten Kunden gebunden ist. Mit den richtigen Tags ist das eine Sache von Sekunden statt von Minuten oder gar länger und ermöglicht eine sofortige plattformübergreifende Suche.
Diese Lösung ermöglicht es den Benutzern, mit minimalem Aufwand ein hohes Maß an Organisation aufrechtzuerhalten. Die Benutzer können dann das volle Potenzial der Suchfilter nutzen, indem sie Metadaten-Tags verwenden, um die Ergebnisse einzugrenzen und genau die Dateien zu finden, die sie benötigen. Diese Effizienz spart nicht nur Zeit, sondern beschleunigt auch datengestützte Entscheidungen, da wichtige Informationen leicht zugänglich sind.
Anwendungsfall 2: Automatisches Anbringen von Aufbewahrungsetiketten auf der Grundlage von Metadaten
Ein weiterer Bereich, in dem verwaltete Eigenschaften eingesetzt werden können, ist die Einhaltung von Vorschriften, insbesondere bei der Umsetzung von Aufbewahrungsrichtlinien. Wie Sie vielleicht wissen, können Aufbewahrungskennzeichnungen auf SharePoint-Inhalte auf verschiedenen Ebenen angewendet werden: Dokumentenbibliothek, Ordner- oder Dateiebene. In diesem Anwendungsfall konzentrieren wir uns darauf, wie Sie diese Aufbewahrungskennzeichnungen automatisch auf der Grundlage von Metadaten anwenden können.
Dazu müssen Sie verwaltete Metadaten verwenden und diese verwalteten Metadaten in einer Formel innerhalb des Microsoft Purview Compliance Manager einsetzen. Lassen Sie uns sehen, wie das funktioniert.
Bei der Verwendung von verwalteten Metadaten zur Definition von Aufbewahrungsrichtlinien in Microsoft Purview geht es darum, Daten mit einem strukturierten Ansatz zu organisieren, zu kategorisieren und zu verwalten, häufig unter Verwendung von Metadaten für eine konsistente Datenverwaltung und Compliance. Hier finden Sie eine allgemeine Anleitung, wie Sie dies erreichen können:
- Inhalt taggen: Alles beginnt mit der Verschlagwortung Ihrer Dokumente mit verwalteten Metadaten. Unser Metadaten-Editor hilft Ihnen dabei, mehr und präzisere Markierungen vorzunehmen. Sie können zum Beispiel eine Nachschlageliste erstellen, um sicherzustellen, dass die Benutzer ein Tag konsistent anwenden.
- Definieren und Automatisieren von Aufbewahrungsrichtlinien: Wenn Ihre Inhalte mit verwalteten Metadaten gekennzeichnet sind, können Sie auf der Grundlage dieser Tags Aufbewahrungsrichtlinien erstellen. In Microsoft Purview können Sie Richtlinien definieren, die automatisch Aktionen wie das Löschen oder Archivieren nach einem bestimmten Zeitraum anwenden, abhängig von den Metadaten-Tags, die mit dem Inhalt verbunden sind.
- Überwachung und Überprüfung: Überwachen Sie regelmäßig die Wirksamkeit Ihrer Aufbewahrungsrichtlinien. Überprüfen Sie die Metadatenkennzeichnung auf ihre Richtigkeit und stellen Sie sicher, dass die Aufbewahrungsrichtlinien weiterhin den gesetzlichen Vorschriften und den Anforderungen des Unternehmens entsprechen.
Durch die Nutzung von verwalteten Metadaten in Microsoft Purview können Sie Aufbewahrungsrichtlinien effektiv strukturieren, verwalten und durchsetzen und so die Einhaltung von Vorschriften und die betriebliche Effizienz der Datenbestände Ihres Unternehmens gewährleisten.
Einpacken
Wenn Sie Ihre Dynamics 365 CE-Dokumente in SharePoint aufbewahren, können Sie die nächste Stufe der Effizienz und Organisation erreichen, indem Sie Drag & Drop und Metadaten für Dynamics 365 CE:
- Die Kategorisierung ist mühelos und macht die Suche effizienter
- Das Hochladen einer beliebigen Anzahl von Dokumenten ist einfach und schnell
Sind Sie bereit, Ihr Dokumentenmanagement mit Dynamics 365 CE zu revolutionieren? Kontaktieren Sie Connecting Software noch heute und erfahren Sie mehr über Drag & Drop und Metadaten für Dynamics CE und wie es Ihre CRM-Erfahrung verändern kann.
Über den Autor

Durch Ana Neto, technical Berater bei Connecting Software.
"Ich bin seit 1997 Software-Ingenieur, und seit kurzem schreibe ich gerne und halte öffentliche Vorträge. Haben Sie Fragen oder Kommentare zu diesem Artikel? Ich würde mich über Ihr Feedback freuen. Hinterlassen Sie unten einen Kommentar!"