Cómo utilizar arrastrar y soltar y metadatos para Dynamics 365 CE para una mejor gestión de documentos

Nos complace anunciar el lanzamiento de nuestro último complemento Dynamics 365 Customer Engagement (CE): ¡Arrastrar y soltar y metadatos para Dynamics 365 CE! Esta práctica herramienta está diseñada para empresas que utilizan la integración SharePoint en Dynamics 365. Agiliza la gestión de documentos dentro de su CRM, ahorrándole tiempo y esfuerzo.

Arrastrar y soltar y metadatos para Dynamics 365 CE transforma la experiencia de gestión de documentos con una rejilla personalizada que permite nuevas funciones y mejora las existentes.

Esto es lo que puede esperar:

• Metadatos para mejorar la organización: Los usuarios pueden editar los metadatos gestionados de cada documento directamente en Dynamics 365 en lugar de tener que ir a SharePoint e introducir los metadatos allí. Los metadatos gestionados pueden incluir etiquetas, categorías o cualquier otra información que su organización considere útil para clasificar los documentos.
• Arrastrar y soltar para subir archivos sin esfuerzo: Puedes arrastrar y soltar documentos directamente desde tus carpetas a la intuitiva cuadrícula, lo que facilita la carga de grandes cantidades de documentos. Puedes subir cualquier número de archivos y de cualquier tipo, siempre que cada archivo ocupe menos de 50 MB.

Es importante señalar que si el usuario cambia a SharePoint para cada propiedad de metadatos gestionada que necesite introducir, este cambio le llevará algo más de 2 segundos, para cada propiedad y cada archivo. Esto es lo que un estudio de Harvard Business Review denomina el Conmutación de impuestos. Además, es más probable que el usuario no siga el procedimiento operativo estándar para completar el flujo de trabajo, rellenando los metadatos necesarios debido a la necesidad de cambiar.

Arrastrar y soltar y metadatos para Dynamics 365 CE elimina por completo estos problemas. Un nuevo Editar metadatos que abre la ventana Actualizar metadatos gestionados con los metadatos específicos que utiliza su empresa.

A continuación le explicamos por qué le encantará Arrastrar y soltar y Metadatos para Dynamics 365 CE:

• Mejora de la eficiencia: La búsqueda es mucho más fácil gracias a la organización mejorada mediante metadatos. Arrastrar y soltar y metadatos para Dynamics 365 CE facilita la introducción de metadatos gestionados, y cuantos más metadatos se introduzcan, más fácil (y rápido) será recuperar los documentos mediante la búsqueda. Tu equipo encontrará los documentos que necesita, cuando los necesita y sin complicaciones.
• Adopción del usuario sin esfuerzo: Tanto la introducción de metadatos como la función de arrastrar y soltar resultan familiares y fáciles de usar, lo que minimiza el tiempo de formación y maximiza la satisfacción del usuario.
• Aumento de la productividad: No tener que ir y venir entre SharePoint y Dynamics para introducir metadatos libera un tiempo valioso. Además, al encontrar los documentos más rápidamente, su equipo podrá centrarse en las actividades principales de la empresa.
• Mejora de la toma de decisiones: La categorización y el etiquetado precisos garantizan la capacidad de búsqueda y la accesibilidad de los documentos, lo que en última instancia conduce a una mejor toma de decisiones basada en datos.

Hay dos aspectos principales que debes tener en cuenta antes de poder aprovechar las ventajas de utilizar el editor de metadatos gestionados que hemos señalado en la sección anterior:

1. Comprender los metadatos gestionados: Los metadatos gestionados implican el uso de una taxonomía o términos controlados para etiquetar contenidos de forma sistemática. Estos metadatos ayudan a las organizaciones a mejorar la localización de contenidos, gestionar las políticas de retención y mantener un mejor control sobre cómo se categoriza la información en todo su entorno SharePoint.
2. Crear una taxonomía: Comience por crear los datos gestionados que necesita para la clasificación en SharePoint. Esta taxonomía debe reflejar la estructura y los requisitos de su organización. Puede incluir términos relacionados con los departamentos, la sensibilidad de los datos, el tipo de datos o cualquier otra categoría pertinente.

La ventaja inmediata de la Arrastrar y soltar y metadatos para Dynamics 365 CEsu capacidad para agilizar la recuperación de documentos. Al permitir a los usuarios añadir metadatos detallados gestionados por SharePoint directamente en Dynamics 365 CE, resulta mucho más fácil para todo el equipo categorizar los documentos. La integración con Dynamics 365 garantiza que las actualizaciones de metadatos se realicen sin problemas, reflejándose inmediatamente en SharePoint.

Incluso puedes añadir rápidamente etiquetas de metadatos justo después de arrastrar y soltar los documentos. Tener los documentos debidamente categorizados marca un mundo de diferencia a la hora de encontrar un documento.

Imagínese que busca un contrato vinculado a un proyecto o cliente concreto; con las etiquetas adecuadas, es cuestión de segundos en lugar de minutos o incluso más tiempo, lo que permite realizar búsquedas instantáneas en todas las plataformas.

Esta solución permite a los usuarios mantener un alto nivel de organización con el mínimo esfuerzo. Los usuarios pueden aprovechar todo el potencial de los filtros de búsqueda, utilizando etiquetas de metadatos para limitar los resultados y localizar los archivos exactos que necesitan. Esta eficacia no sólo ahorra tiempo, sino que también acelera la toma de decisiones basadas en datos al disponer de información crítica fácilmente accesible.

La otra área en la que se pueden utilizar las propiedades gestionadas es el cumplimiento de normativas, concretamente en la aplicación de políticas de retención. Como ya sabrá, las etiquetas de retención pueden aplicarse al contenido SharePoint en diferentes niveles: biblioteca de documentos, carpeta o archivo. Para este caso de uso, nos centraremos en cómo puede aplicar automáticamente esas etiquetas de retención basándose en metadatos.

Para ello, tendría que utilizar metadatos gestionados y utilizar esos metadatos gestionados en una fórmula dentro de Microsoft Purview Compliance Manager. Veamos cómo funciona.

El uso de metadatos gestionados para definir políticas de retención en Microsoft Purview implica organizar, categorizar y gobernar los datos con un enfoque estructurado, a menudo aprovechando los metadatos para la gestión coherente de datos y el cumplimiento. He aquí una guía general sobre cómo conseguirlo:

1. Etiquetado de contenidos: Todo comienza con el etiquetado de sus documentos con metadatos gestionados. Nuestro editor de metadatos ayuda a etiquetar más y con mayor precisión. Por ejemplo, puedes tener una lista de búsqueda para asegurarte de que los usuarios aplican una etiqueta de forma coherente.
2. Definir y automatizar las políticas de retención: Con tu contenido etiquetado mediante metadatos gestionados, puedes crear políticas de retención basadas en estas etiquetas. En Microsoft Purview, puedes definir políticas que apliquen automáticamente acciones como la eliminación o el archivado tras un periodo determinado, en función de las etiquetas de metadatos asociadas al contenido.
3. Control y revisión: Supervise periódicamente la eficacia de sus políticas de conservación. Revise la precisión del etiquetado de metadatos y asegúrese de que las políticas de conservación siguen cumpliendo los requisitos normativos y las necesidades de la organización.

Al aprovechar los metadatos gestionados en Microsoft Purview, puede estructurar, gestionar y aplicar eficazmente las políticas de retención, ayudando a mantener el cumplimiento y la eficiencia operativa en todos los activos de datos de su organización.

Si guarda sus documentos Dynamics 365 CE en SharePoint, puede alcanzar el siguiente nivel de eficacia y organización utilizando Arrastrar y soltar y Metadatos para Dynamics 365 CE:

• La categorización se realiza sin esfuerzo, lo que hace más eficaz la búsqueda
• Cargar cualquier número de documentos es fácil y rápido

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