Hoe Drag & Drop en Metadata gebruiken voor Dynamics 365 CE voor beter documentbeheer

Hoe Drag & Drop en Metadata gebruiken voor Dynamics 365 CE voor beter documentbeheer

Ana NetoProducts and Solutions Leave a Comment

We zijn verheugd om de lancering van onze nieuwste Dynamics 365 Customer Engagement (CE) add-on aan te kondigen: Drag & Drop en metagegevens voor Dynamics 365 CE! Deze praktische tool is ontworpen voor bedrijven die gebruik maken van de SharePoint integratie in Dynamics 365. Het stroomlijnt documentbeheer binnen uw CRM, waardoor u tijd en moeite bespaart.

Wat is Drag & Drop en Metadata voor Dynamics 365 CE?

Slepen en neerzetten en metagegevens voor Dynamics 365 CE transformeert de documentbeheerervaring met een aangepast raster dat nieuwe functionaliteit mogelijk maakt en bestaande functionaliteit verbetert.

Dit is wat je kunt verwachten:

  • Metadata voor betere organisatie: Gebruikers kunnen elk document beheerde metagegevens rechtstreeks in Dynamics 365 in plaats van naar SharePoint en daar voert u de metagegevens. Beheerde metadata kunnen tags, categorieën of andere informatie bevatten waarvan uw organisatie denkt dat ze helpen bij het categoriseren van documenten.
  • Slepen en neerzetten voor moeiteloze uploads: Je kunt documenten rechtstreeks vanuit je mappen naar het intuïtieve raster slepen, waardoor het uploaden van grote hoeveelheden documenten heel eenvoudig wordt. Je kunt elk aantal bestanden en elk bestandstype uploaden zolang elk bestand minder dan 50 MB is.

Waarom Drag & Drop en Metadata gebruiken voor Dynamics 365 CE?

Het is belangrijk op te merken dat als de gebruiker overschakelt naar SharePoint voor elke beheerde metadata-eigenschap die hij moet invoeren, deze overschakeling hem iets meer dan 2 seconden kost - voor elke eigenschap en elk bestand. Dit is wat een studie van Harvard Business Review de Schakelen tussen belastingen. Daarnaast is het waarschijnlijker dat de gebruiker niet de standaardwerkwijze volgt om de workflow te voltooien en de benodigde metagegevens invult omdat hij moet schakelen.

Slepen en neerzetten en metagegevens voor Dynamics 365 CE elimineert deze problemen volledig. Een nieuwe Metagegevens bewerken knop beschikbaar, waarmee de Beheerde metagegevens bijwerken venster met de specifieke metagegevens die je bedrijf gebruikt.

Beheerde metagegevens bijwerken

Dit is waarom je Drag & Drop en Metadata voor Dynamics 365 CE geweldig zult vinden:

  • Verbeterde efficiëntie: Met de verbeterde organisatie via metadata is zoeken veel eenvoudiger. Slepen en neerzetten en metagegevens voor Dynamics 365 CE vergemakkelijkt het invoeren van beheerde metagegevens en hoe meer metagegevens worden ingevoerd, hoe gemakkelijker (en sneller) het is om documenten terug te vinden via zoekopdrachten. Je team vindt de documenten die ze nodig hebben, wanneer ze ze nodig hebben, zonder gedoe.
  • Moeiteloze gebruikersadoptie: Zowel het invoeren van metadata als de drag-and-drop functionaliteit voelen vertrouwd en gebruiksvriendelijk aan, waardoor de trainingstijd wordt geminimaliseerd en de gebruikerstevredenheid wordt gemaximaliseerd.
  • Verhoogde productiviteit: Doordat u niet heen en weer hoeft te schakelen tussen SharePoint en Dynamics om metadata in te voeren, maakt u kostbare tijd vrij. Bovendien kunnen documenten sneller worden gevonden, zodat uw team zich kan concentreren op de kernactiviteiten van het bedrijf.
  • Verbeterde besluitvorming: Nauwkeurige categorisatie en tagging zorgen ervoor dat documenten doorzoekbaar en toegankelijk zijn, wat uiteindelijk leidt tot betere datagestuurde besluitvorming.

Wat moet ik doen voordat ik de Metadata-editor gebruik?

Er zijn twee belangrijke aspecten waar je rekening mee moet houden voordat je de vruchten kunt plukken van het gebruik van de beheerde metadata-editor die we in de vorige sectie hebben genoemd:

  1. Managed Metadata begrijpen: Beheerde metadata houdt in dat een taxonomie of gecontroleerde termen worden gebruikt om inhoud systematisch te taggen. Deze metadata helpen organisaties de vindbaarheid van content te verbeteren, het bewaarbeleid te beheren en een betere controle te behouden over hoe informatie wordt gecategoriseerd in hun SharePoint omgeving.
  2. Een taxonomie maken: Begin met het creëren van de beheerde gegevens die u nodig hebt voor classificatie in SharePoint. Deze taxonomie moet de structuur en vereisten van uw organisatie weerspiegelen. Dit kan termen bevatten met betrekking tot afdelingen, gevoeligheid van gegevens, gegevenstype of andere relevante categorieën.

Gebruikssituaties voor slepen en neerzetten en metagegevens voor Dynamics 365 CE

Use Case 1: Sneller documenten vinden

Er is een onmiddellijk voordeel van de Slepen en neerzetten en metagegevens voor Dynamics 365 CE: de mogelijkheid om het terugvinden van documenten te stroomlijnen. Door gebruikers in staat te stellen om gedetailleerde SharePoint beheerde metadata direct toe te voegen in Dynamics 365 CE, wordt het veel eenvoudiger voor het hele team om documenten te categoriseren. De integratie met Dynamics 365 zorgt ervoor dat metadata-updates naadloos zijn en onmiddellijk worden weergegeven in SharePoint.

Je kunt zelfs snel metadata tags toevoegen direct na het slepen en neerzetten van je documenten. Documenten goed categoriseren maakt een wereld van verschil bij het vinden van een document.

Stel je voor dat je zoekt naar een contract dat gekoppeld is aan een specifiek project of een specifieke klant; met de juiste tags is dat een kwestie van seconden in plaats van minuten of zelfs langer, waardoor je onmiddellijk kunt zoeken op verschillende platforms.

Deze oplossing stelt gebruikers in staat om met minimale inspanning een hoge mate van organisatie te handhaven. Gebruikers kunnen vervolgens het volledige potentieel van zoekfilters benutten en met behulp van metadatatags de resultaten beperken en precies de bestanden vinden die ze nodig hebben. Deze efficiëntie bespaart niet alleen tijd, maar versnelt ook datagestuurde beslissingen doordat kritieke informatie direct toegankelijk is.

Use Case 2: Automatisch retentielabels toepassen op basis van metadata

Het andere gebied waar beheerde eigenschappen kunnen worden gebruikt is compliance, namelijk bij de implementatie van retentiebeleid. Zoals je misschien weet, kunnen retentielabels worden toegepast op SharePoint content op verschillende niveaus: documentbibliotheek, map of bestandsniveau. Voor deze use case richten we ons op hoe je deze retentielabels automatisch kunt toepassen op basis van metadata.

Daarvoor moet je Managed Metadata gebruiken en die Managed Metadata gebruiken in een formule binnen de Microsoft Purview Compliance Manager. Laten we eens kijken hoe dat werkt.

Het gebruik van beheerde metadata voor het definiëren van een retentiebeleid in Microsoft Purview houdt in het organiseren, categoriseren en beheren van gegevens met een gestructureerde aanpak, vaak door gebruik te maken van metadata voor consistent gegevensbeheer en compliance. Hier volgt een algemene handleiding over hoe je dit kunt bereiken:

  1. Inhoud taggen: Het begint allemaal met het taggen van uw documenten met beheerde metadata. Onze metadata-editor helpt om meer en nauwkeuriger te taggen. U kunt bijvoorbeeld een opzoeklijst maken om ervoor te zorgen dat gebruikers een tag consistent toepassen.
  2. Retentiebeleid definiëren en automatiseren: Als je content getagd is met behulp van beheerde metadata, kun je retentiebeleid maken op basis van deze tags. In Microsoft Purview kun je beleid definiëren dat automatisch acties toepast zoals verwijdering of archivering na een bepaalde periode, afhankelijk van de metadata-tags die aan de content zijn gekoppeld.
  3. Monitoren en beoordelen: Controleer regelmatig de effectiviteit van uw retentiebeleid. Controleer de metadatatags op nauwkeurigheid en zorg ervoor dat het retentiebeleid nog steeds voldoet aan de wettelijke vereisten en de behoeften van de organisatie.

Door gebruik te maken van beheerde metadata in Microsoft Purview, kunt u het retentiebeleid effectief structureren, beheren en afdwingen. Dit helpt bij het handhaven van compliance en operationele efficiëntie in de data-assets van uw organisatie.

Inpakken

Als u uw Dynamics 365 CE-documenten in SharePoint bewaart, kunt u het volgende niveau van efficiëntie en organisatie bereiken door gebruik te maken van Slepen en neerzetten en metagegevens voor Dynamics 365 CE:

  • Categoriseren gaat moeiteloos, waardoor zoeken efficiënter wordt
  • Uploaden van een willekeurig aantal documenten is eenvoudig en snel

Klaar om je documentbeheer te revolutioneren in Dynamics 365 CE? Neem vandaag nog contact op met Connecting Software voor meer informatie over Slepen en neerzetten en metagegevens voor Dynamics CE en hoe het uw CRM-ervaring kan transformeren.

 

Knop Contact opnemen

Over de auteur

Ana Neto

Door Ana Neto, technisch adviseur bij Connecting Software.

"Ik ben software engineer sinds 1997, met een recentere liefde voor schrijven en spreken in het openbaar. Heb je vragen of opmerkingen over dit artikel? Ik zou graag je feedback horen, laat hieronder een reactie achter!"

Geef een reactie

Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

For security, use of Google's reCAPTCHA service is required which is subject to the Google Privacy Policy and Terms of Use.