Como utilizar o arrastar e largar e os metadados do Dynamics 365 CE para uma melhor gestão de documentos

Temos o prazer de anunciar o lançamento do nosso mais recente complemento Dynamics 365 Customer Engagement (CE): Arrastar e largar e metadados para Dynamics 365 CE! Esta ferramenta prática foi concebida para empresas que utilizam a integração SharePoint no Dynamics 365. Ela agiliza o gerenciamento de documentos dentro do seu CRM, economizando tempo e esforço.

Arrastar e largar e metadados para Dynamics 365 CE transforma a experiência de gestão de documentos com uma grelha personalizada que permite novas funcionalidades e melhora as existentes.

Eis o que pode esperar:

• Metadados para uma organização melhorada: Os usuários podem editar os metadados gerenciados de cada documento diretamente no Dynamics 365, em vez de ter que ir para o SharePoint e inserir os metadados lá. Os metadados geridos podem incluir etiquetas, categorias ou qualquer outra informação que a sua organização considere útil para categorizar os documentos.
• Arrastar e largar para carregamentos sem esforço: Pode arrastar e largar documentos diretamente das suas pastas para a grelha intuitiva, o que facilita o carregamento de grandes quantidades de documentos. Pode carregar qualquer número de ficheiros e qualquer tipo de ficheiro, desde que cada ficheiro tenha menos de 50 MB.

É importante notar que, se o utilizador mudar para SharePoint para cada propriedade de metadados geridos que precise de introduzir, essa mudança demorará pouco mais de 2 segundos - para cada propriedade e cada ficheiro. É a isto que um estudo da Harvard Business Review chama o Imposto de alternância. Além disso, é mais provável que o utilizador não siga o procedimento operacional normalizado para concluir o fluxo de trabalho, preenchendo os metadados necessários devido à necessidade de mudar.

Arrastar e largar e metadados para Dynamics 365 CE elimina completamente estes problemas. Um novo Editar metadados fica disponível, o que abre o botão Atualizar metadados geridos com os metadados específicos que a sua empresa está a utilizar.

Eis porque vai adorar o Drag & Drop e Metadata para Dynamics 365 CE:

• Melhoria da eficiência: A pesquisa com a organização melhorada através de metadados é muito mais fácil. Arrastar e largar e metadados para Dynamics 365 CE facilita a introdução de metadados geridos e, quanto mais metadados forem introduzidos, mais fácil (e rápido) será recuperar documentos através da pesquisa. A sua equipa encontrará os documentos de que necessita, quando necessita, sem qualquer problema.
• Adoção do utilizador sem esforço: Tanto a introdução de metadados como a funcionalidade de arrastar e largar são familiares e fáceis de utilizar, minimizando o tempo de formação e maximizando a satisfação do utilizador.
• Aumento da produtividade: O facto de não ter de alternar entre o SharePoint e o Dynamics para introduzir metadados liberta tempo valioso. Além disso, ao encontrar documentos mais rapidamente, a sua equipa pode concentrar-se nas actividades principais da empresa.
• Melhoria da tomada de decisões: A categorização e a etiquetagem precisas garantem a capacidade de pesquisa e acessibilidade dos documentos, conduzindo, em última análise, a uma melhor tomada de decisões baseada em dados.

Há dois aspectos principais a considerar antes de poder colher os benefícios da utilização do editor de metadados geridos que indicámos na secção anterior:

1. Compreender os metadados geridos: Os metadados geridos envolvem a utilização de uma taxonomia ou de termos controlados para marcar sistematicamente o conteúdo. Estes metadados ajudam as organizações a melhorar a capacidade de pesquisa de conteúdos, a gerir políticas de retenção e a manter um melhor controlo sobre a forma como a informação é categorizada no seu ambiente SharePoint.
2. Criar uma taxonomia: Comece por criar os dados geridos necessários para a classificação no SharePoint. Esta taxonomia deve refletir a estrutura e os requisitos da sua organização. Pode incluir termos relacionados com departamentos, sensibilidade dos dados, tipo de dados ou quaisquer outras categorias relevantes.

Há uma vantagem imediata da Arrastar e largar e metadados para Dynamics 365 CEO SharePoint CE é uma ferramenta de gestão de metadados: a sua capacidade de simplificar a recuperação de documentos. Ao permitir que os utilizadores adicionem metadados detalhados geridos pelo SharePoint diretamente no Dynamics 365 CE, torna-se muito mais fácil para toda a equipa categorizar os documentos. A integração com o Dynamics 365 garante que as atualizações de metadados sejam perfeitas, refletindo imediatamente no SharePoint.

Pode até adicionar rapidamente etiquetas de metadados logo após arrastar e largar os documentos. Ter os documentos corretamente categorizados faz toda a diferença quando se trata de encontrar um documento.

Imagine que está à procura de um contrato associado a um projeto ou cliente específico; com as etiquetas certas, é uma questão de segundos em vez de minutos ou mesmo mais, permitindo capacidades de pesquisa instantânea em todas as plataformas.

Esta solução permite que os utilizadores mantenham um elevado nível de organização com um esforço mínimo. Os utilizadores podem então tirar partido de todo o potencial dos filtros de pesquisa, utilizando etiquetas de metadados para restringir os resultados e identificar os ficheiros exactos de que necessitam. Esta eficiência não só poupa tempo, como também acelera as decisões baseadas em dados, uma vez que as informações críticas estão prontamente acessíveis.

A outra área onde as propriedades geridas podem ser utilizadas é a conformidade, nomeadamente na implementação de políticas de retenção. Como deve saber, as etiquetas de retenção podem ser aplicadas ao conteúdo do SharePoint em diferentes níveis: biblioteca de documentos, pasta ou ficheiro. Para este caso de utilização, estamos a concentrar-nos na forma como pode aplicar automaticamente essas etiquetas de retenção com base em metadados.

Para isso, teria de utilizar Metadados Geridos e utilizá-los numa fórmula no Gestor de Conformidade do Microsoft Purview. Vamos ver como isso funciona.

A utilização de metadados geridos para definir políticas de retenção no Microsoft Purview envolve a organização, categorização e governação de dados com uma abordagem estruturada, muitas vezes tirando partido de metadados para uma gestão de dados consistente e conformidade. Aqui está um guia geral sobre como pode conseguir isto:

1. Marcação de conteúdos: Tudo começa com a etiquetagem dos seus documentos com metadados geridos. O nosso editor de metadados ajuda a fazer mais marcações e com mais precisão. Por exemplo, pode ter uma lista de pesquisa para garantir que os utilizadores aplicam uma etiqueta de forma consistente.
2. Definir e automatizar políticas de retenção: Com o seu conteúdo etiquetado utilizando metadados geridos, pode criar políticas de retenção com base nestas etiquetas. No Microsoft Purview, pode definir políticas que aplicam automaticamente acções como a eliminação ou o arquivamento após um determinado período, dependendo das etiquetas de metadados associadas ao conteúdo.
3. Controlo e revisão: Monitorize regularmente a eficácia das suas políticas de retenção. Reveja a exatidão das etiquetas de metadados e assegure-se de que as políticas de retenção continuam a cumprir os requisitos regulamentares e as necessidades organizacionais.

Ao tirar partido dos metadados geridos no Microsoft Purview, pode estruturar, gerir e aplicar eficazmente políticas de retenção, ajudando a manter a conformidade e a eficiência operacional nos activos de dados da sua organização.

Se guardar os seus documentos CE Dynamics 365 no SharePoint, pode atingir o próximo nível de eficiência e organização utilizando Arrastar e largar e Metadados para Dynamics 365 CE:

• A categorização é fácil, tornando a pesquisa mais eficiente
• O carregamento de qualquer número de documentos é fácil e rápido

Pronto para revolucionar a sua gestão documental no Dynamics 365 CE? Contacte a Connecting Software hoje para saber mais sobre Arrastar e largar e metadados para Dynamics CE e como pode transformar a sua experiência de CRM.