Come utilizzare il Drag & Drop e i metadati per Dynamics 365 CE per una migliore gestione dei documenti

Siamo lieti di annunciare il lancio del nostro ultimo componente aggiuntivo Dynamics 365 per il Customer Engagement (CE): Drag & Drop e metadati per Dynamics 365 CE! Questo pratico strumento è stato progettato per le aziende che utilizzano l'integrazione SharePoint in Dynamics 365. Consente di semplificare la gestione dei documenti all'interno del CRM, risparmiando tempo e fatica.

Drag & Drop e metadati per Dynamics 365 CE trasforma l'esperienza di gestione dei documenti con una griglia personalizzata che abilita nuove funzionalità e migliora quelle esistenti.

Ecco cosa ci si può aspettare:

• Metadati per una migliore organizzazione: Gli utenti possono modificare i metadati gestiti di ciascun documento direttamente all'interno dell'Dynamics 365, invece di dover passare all'SharePoint e inserire i metadati. I metadati gestiti possono includere tag, categorie o qualsiasi altra informazione che l'organizzazione ritenga utile per classificare i documenti.
• Trascinare e rilasciare per caricare senza problemi: È possibile trascinare e rilasciare i documenti direttamente dalle cartelle nella griglia intuitiva, rendendo semplice il caricamento di grandi quantità di documenti. È possibile caricare qualsiasi numero di file e qualsiasi tipo di file, purché ogni file non superi i 50 MB.

È importante notare che se l'utente passa a SharePoint per ogni proprietà di metadati gestiti che deve inserire, questo passaggio richiede poco più di 2 secondi, per ogni proprietà e per ogni file. Questo è ciò che uno studio dell'Harvard Business Review chiama la Imposta di registro. Inoltre, è più probabile che l'utente non segua la procedura operativa standard per completare il flusso di lavoro, compilando i metadati necessari a causa della necessità di passare da una all'altra.

Drag & Drop e metadati per Dynamics 365 CE elimina completamente questi problemi. Un nuovo Modifica dei metadati è disponibile il pulsante Aggiornamento dei metadati gestiti con i metadati specifici utilizzati dall'azienda.

Ecco perché amerete il Drag & Drop e i Metadati per Dynamics 365 CE:

• Efficienza migliorata: La ricerca, grazie alla migliore organizzazione attraverso i metadati, è molto più semplice. Drag & Drop e metadati per Dynamics 365 CE facilita l'inserimento di metadati gestiti e più metadati vengono inseriti, più facile (e veloce) è recuperare i documenti attraverso la ricerca. Il vostro team troverà i documenti di cui ha bisogno, quando ne ha bisogno, senza alcun problema.
• Adozione senza problemi da parte degli utenti: Sia l'inserimento dei metadati che la funzionalità di trascinamento risultano familiari e facili da usare, riducendo al minimo i tempi di formazione e massimizzando la soddisfazione degli utenti.
• Aumento della produttività: Non dovendo passare dall'SharePoint a Dynamics per inserire i metadati, si risparmia tempo prezioso. Inoltre, trovare i documenti più rapidamente consentirà al vostro team di concentrarsi sulle attività aziendali principali.
• Miglioramento del processo decisionale: La categorizzazione e l'etichettatura precisa assicurano la ricercabilità e l'accessibilità dei documenti, consentendo in ultima analisi di migliorare il processo decisionale basato sui dati.

Ci sono due aspetti principali da considerare prima di poter sfruttare i vantaggi dell'uso dell'editor di metadati gestiti, come indicato nella sezione precedente:

1. Comprendere i metadati gestiti: I metadati gestiti prevedono l'uso di una tassonomia o di termini controllati per etichettare sistematicamente i contenuti. Questi metadati aiutano le organizzazioni a migliorare la reperibilità dei contenuti, a gestire le politiche di conservazione e a mantenere un migliore controllo sulle modalità di categorizzazione delle informazioni nell'ambiente SharePoint.
2. Creare una tassonomia: Iniziare a creare i dati gestiti necessari per la classificazione in SharePoint. Questa tassonomia deve riflettere la struttura e i requisiti dell'organizzazione. Può includere termini relativi ai reparti, alla sensibilità dei dati, al tipo di dati o a qualsiasi altra categoria pertinente.

C'è un vantaggio immediato del Drag & Drop e metadati per Dynamics 365 CELa capacità di semplificare il reperimento dei documenti. Consentendo agli utenti di aggiungere metadati dettagliati gestiti dall'SharePoint direttamente nell'Dynamics 365 CE, diventa molto più facile per l'intero team classificare i documenti. L'integrazione con Dynamics 365 garantisce che gli aggiornamenti dei metadati avvengano senza soluzione di continuità e si riflettano immediatamente in SharePoint.

È anche possibile aggiungere rapidamente tag di metadati subito dopo aver trascinato i documenti. La corretta categorizzazione dei documenti fa la differenza quando si tratta di trovare un documento.

Immaginate di dover cercare un contratto legato a un progetto o a un cliente specifico; con i tag giusti, è una questione di secondi invece che di minuti o addirittura di più, consentendo capacità di ricerca istantanea su tutte le piattaforme.

Questa soluzione consente agli utenti di mantenere un elevato livello di organizzazione con il minimo sforzo. Gli utenti possono quindi sfruttare tutto il potenziale dei filtri di ricerca, utilizzando i tag dei metadati per restringere i risultati e individuare i file esatti di cui hanno bisogno. Questa efficienza non solo fa risparmiare tempo, ma accelera anche le decisioni basate sui dati, grazie alla disponibilità di informazioni critiche facilmente accessibili.

L'altra area in cui le proprietà gestite possono essere utilizzate è la conformità, ovvero l'implementazione dei criteri di conservazione. Come è noto, le etichette di conservazione possono essere applicate ai contenuti SharePoint a diversi livelli: libreria di documenti, cartella o file. Per questo caso d'uso, ci concentriamo su come applicare automaticamente le etichette di conservazione in base ai metadati.

A tal fine, è necessario utilizzare i Metadati gestiti e utilizzare tali Metadati gestiti in una formula all'interno di Microsoft Purview Compliance Manager. Vediamo come funziona.

L'utilizzo dei metadati gestiti per definire i criteri di conservazione in Microsoft Purview implica l'organizzazione, la categorizzazione e la gestione dei dati con un approccio strutturato, spesso sfruttando i metadati per una gestione coerente dei dati e la conformità. Ecco una guida generale su come ottenere questo risultato:

1. Taggare i contenuti: Tutto inizia con l'etichettatura dei documenti con metadati gestiti. Il nostro editor di metadati aiuta a realizzare più tag e con maggiore precisione. Ad esempio, è possibile avere un elenco di ricerca per garantire che gli utenti applichino un tag in modo coerente.
2. Definire e automatizzare i criteri di conservazione: Con i contenuti etichettati utilizzando i metadati gestiti, è possibile creare criteri di conservazione basati su tali tag. In Microsoft Purview è possibile definire criteri che applicano automaticamente azioni quali l'eliminazione o l'archiviazione dopo un certo periodo, in base ai tag dei metadati associati al contenuto.
3. Monitoraggio e revisione: Monitorare regolarmente l'efficacia delle politiche di conservazione. Verificate l'accuratezza dei tag dei metadati e assicuratevi che le politiche di conservazione siano ancora conformi ai requisiti normativi e alle esigenze organizzative.

Sfruttando i metadati gestiti in Microsoft Purview, è possibile strutturare, gestire e applicare efficacemente i criteri di conservazione, contribuendo a mantenere la conformità e l'efficienza operativa delle risorse di dati dell'organizzazione.

Se si conservano i documenti Dynamics 365 CE in SharePoint, è possibile raggiungere un livello superiore di efficienza e organizzazione utilizzando Drag & Drop e metadati per Dynamics 365 CE:

• La categorizzazione è semplice e rende la ricerca più efficiente.
• Il caricamento di un numero qualsiasi di documenti è facile e veloce

Siete pronti a rivoluzionare la vostra gestione documentale in Dynamics 365 CE? Contattate Connecting Software oggi stesso per saperne di più su Drag & Drop e metadati per Dynamics CE e come può trasformare la vostra esperienza CRM.