是的!你现在可以用区块链封存你所有的Office 365文件了

是的!你现在可以用区块链封存你所有的Office 365文件了

Ana Neto 产品和解决方案 1评论

你一天要处理多少份办公室文件?

也许你收到了一份Excel电子表格 通过电子邮件,仔细看了一份需要审查的Microsoft Word报告,并为一个重要的会议做了一个PowerPoint演示。也许你花了几个小时精心制作了一份法律摘要或包含敏感信息的交易文件。也可能是完全不同的事情--但 我敢打赌,你每天都有许多Office文件在你手中经过。.

但在所有这些Office文件中。 有没有可能一个人不真实,不是它应该是什么? 会不会有一个收到你文件的人对他是否能信任你所发送的超级重要的文件有了新的想法?


数字证书

直到最近,满足这些担忧的唯一方法是使用数字证书。数字证书不是防止文件被篡改的特定解决方案。它们被用来保护数据通信的所有方面,从商业和银行的网站到购物和产品开发,再到社交媒体。

获得和使用数字证书的程序 涉及一些麻烦。首先要获得证书,你需要一个证书颁发机构(CA)。CA发行和销售证书。你也可以有内部的CA来签发证书,但这些都仅限于内部使用。

把你的数字证书看成是一种护照。 护照是用来证明你是你所说的人。它是由一个受信任的机构签发的:国家。

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与护照一样,数字证书必须向受信任的机构申请--这里是指CA。该证书用于在特定的IT服务中验证一个实体,或用于保障通信。

像护照一样,证书有一个到期日。这个日期取决于证书请求中的初始参数。证书过期后,它就不能再使用了。你需要通过一个更新过程来使它再次工作。

撤销也可以阻止证书的使用。访问该证书的实体必须在信任它之前检查该证书是否被废止。

综上所述,它是 过于复杂 以保证文件不被篡改 - 而我们甚至没有谈到如何使用文件的证书...

一种新的方法--区块链封条

2019年,出现了一种使用数字证书的替代方案,其重点是最大限度地保护文件、文件和流程免受操纵(完整性)和保证作者(真实性)--区块链印章。它们的使用要直接得多,而且不会过期。而不是依赖一个中心化的权威机构,其基本想法恰恰相反。 区块链印章利用了区块链是一个分布式账本的优势.

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从用户的角度来看,它更容易处理。你密封你的文件--自动或通过简单的点击--然后任何利益相关者都可以验证该数字密封。因此,利益相关者可以确保没有人篡改与他们有关的文件,而且这些文件是不可篡改的。

从技术角度看,存储在区块链上的数字印章独立于印章所指的对象而存在。.区块链的分布式性质意味着不需要中央证书机构或中央时间戳服务器,这些是现有电子签名系统的典型依赖。

你可以实现平行签名和独立验证,无论是否有对象本身。你可以实现业务规则,如基于授权、四眼、多数票、资历或任何其他的规则。

最后,但同样重要的是,你可以在区块链上按顺序注册多个行动。每一个注册都与一个特定的案例、文件和有关各方执行的任务相联系,形成一个交易链:一个可审计的线索。然后,这个审计线索可以由授权的第三方验证,提供透明度、合规性,以及最重要的是,信任。在2020年5月发表的文章中,可以看到如何使用的一个例子 区块链将彻底改变发票和报价.

这一解决方案受到了欢迎,并且 授予.尽管如此,数字印章还有最后一个挑战--让这个解决方案与无处不在的Office文件一起工作。由于Office文件有其元数据的方式,这似乎很困难,但最后,它成为可能。 2020年12月,以数字方式封存办公室文件终于成为现实 当新版本的CB区块链印章被推出时。这现在是一个 正在申请专利的 技术。

CB区块链印章

CB区块链印章 是一个非常灵活的软件。它可以被集成到大多数主流商业软件中,如微软Exchange、Dynamics 365或Salesforce。要选择与哪种软件集成,要考虑哪种软件对你的组织来说拥有最多进口文件、文件或流程。CB区块链印章的整合能力使其成为具有系统化、自动化流程和/或大量文件的项目的理想选择。

有一个用于微软SharePoint的开箱即用版本------。 SharePoint的CB区块链印记.拥有一个开箱即用的解决方案,可以消除建立你自己的密封系统的所有复杂性,而且还可以知道该解决方案符合GDPR的要求--同时也符合全球其他一些法规。

你可以自动密封所有文件或符合特定标准的文件。或者,你也可以根据要求封存个别文件。任何用户--组织的内部或外部--在查看你的文件时,都能够验证你的文件的完整性以及它们的来源是否正确。此外,他们将能够确认文件的创建日期和时间。

使用案例

任何一种你可能想要证明未经篡改的信息都是一个很好的用例。区块链印章的一些最常见的用途是。

  • 敏感和机密信息,比如说。
    • 工资和薪金名册
    • 医疗保健记录
  • 外部财务信息,比如说。
    • 发票和收据
    • 银行报表
    • 提货单和商业信函
    • 税收评估
  • 内部财务报表,包括。
    • 材料提取单
    • 取消和转让的证明
    • 支出报告

重要的是要知道,这些文件中的任何一个也可以包括Office文件。在过去,你必须以不同的格式保存,通常是PDF格式,然后再密封。

所有这些都可以进行历史证明。由于印章永远不会过期或结束其有效性,即使在印章最初创建的几年后,你也可以验证一切仍然是好的。

定价、成本和投资回报率

使用一个开箱即用的解决方案,如 SharePoint的CB区块链印记 使得这项最先进的技术只需花费数字证书解决方案的一小部分就可以使用。它的交易成本也很低(低于1美分)。

经验教训

自2019年以来,区块链印章一直是证明文件完整性和真实性的领先解决方案,但它们现在是一个更全面的解决方案,因为它们也可以用于Office文件。

你想亲自看看CB区块链封条能做什么吗?

我建议你 与我们的专家交谈 - 他们将很高兴为你提供免费演示或回答你可能有的任何问题。如果你喜欢电话,你也可以打电话给我们:+1 (720)-577-3030。

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Ana Neto - 技术顾问,作者

Ana Neto
技术顾问
Connecting Software

作者:

自1997年起担任软件工程师,最近喜欢上了技术写作和公开演讲
 

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评论 1

  1. 该解决方案的优势之一是,用户的工作环境不会改变。基于区块链的数据完整性解决方案在所有现有系统操作和流程的后台运行。

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