Sì, ora puoi sigillare con la blockchain tutti i tuoi file Office 365

Sì, ora puoi sigillare con la blockchain tutti i tuoi file Office 365

Ana Neto Prodotti e soluzioni 1 Commento

Con quanti documenti Office hai a che fare in un giorno?

Forse hai ricevuto un foglio di calcolo Excel via e-mail, avete dato un'occhiata più da vicino a un rapporto di Microsoft Word che deve essere rivisto e avete lavorato su una presentazione PowerPoint per una riunione importante. Forse hai passato ore a preparare con cura un documento legale o un documento transazionale che contiene informazioni sensibili. O forse è qualcosa di completamente diverso - ma Scommetto che avete molti documenti di Office che passano per le vostre mani ogni giorno.

Ma tra tutti quei documenti di Office, è possibile che uno non sia autentico, non sia quello che dovrebbe essere? Potrebbe esserci un destinatario dei vostri documenti che ha dei ripensamenti sul fatto di potersi fidare di quel documento super-importante che avete inviato?


Certificati digitali

Fino a poco tempo fa, l'unico modo per rispondere a queste preoccupazioni era quello di utilizzare i certificati digitali. I certificati digitali non sono una soluzione specifica per prevenire la manomissione dei documenti. Sono utilizzati per proteggere tutti gli aspetti della comunicazione dei dati, dai siti web per il business e le banche, allo shopping e allo sviluppo dei prodotti, ai social media.

Il sito procedura per ottenere e utilizzare un certificato digitale comporta un po' di problemi. Per ottenere i certificati, in primo luogo, avete bisogno di un'autorità di certificazione (CA). Una CA emette e vende i certificati. Si possono anche avere CA interne che emettono certificati, ma queste sono limitate all'uso interno.

Pensate al vostro certificato digitale come a una specie di passaporto. Un passaporto serve a provare che sei chi dici di essere. È rilasciato da un'autorità di fiducia: lo Stato.

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Come per un passaporto, un certificato digitale deve essere richiesto a un'autorità di fiducia - la CA in questo caso. Il certificato viene utilizzato per autenticare un'entità presso un determinato servizio informatico o utilizzato per rendere sicura la comunicazione.

Come un passaporto, un certificato ha una data di scadenza. Questa data dipende dai parametri iniziali nella richiesta del certificato. Quando un certificato scade, non è più utilizzabile. È necessario passare attraverso un processo di rinnovo per farlo funzionare di nuovo.

La revoca può anche impedire l'uso di un certificato. Le entità che accedono al certificato devono controllare se il certificato è stato revocato prima di fidarsi di esso.

Prendendo il tutto, è tutto un po' troppo complicato per garantire che un documento sia a prova di manomissione - e non siamo nemmeno arrivati a come usare il certificato con il documento...

Un nuovo approccio - sigilli Blockchain

Nel 2019 è arrivata un'alternativa all'uso dei certificati digitali che si concentra sulla massima protezione contro le manipolazioni (integrità) e sull'assicurazione della paternità (autenticità) di documenti, file e processi - i sigilli blockchain. Il loro uso è molto più semplice e non scadono. Invece di fare affidamento su un'autorità centralizzata, l'idea di base è l'opposto. I sigilli della blockchain approfittano del fatto che la blockchain è un libro mastro distribuito.

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Dal punto di vista dell'utente, è molto più facile da gestire. Si sigillano i file - automaticamente o con un semplice clic - e poi ogni stakeholder può verificare quel sigillo digitale. Gli stakeholder possono, quindi, assicurarsi che nessuno abbia manipolato i file che gli interessano e che siano a prova di manomissione.

Da un punto di vista tecnologico, i sigilli digitali memorizzati su una blockchain vivono indipendentemente dall'oggetto a cui il sigillo si riferisce. La natura distribuita di blockchain significa che non c'è bisogno di un'autorità centrale di certificazione o di un server centrale di timestamping, che sono le dipendenze tipiche dei sistemi di firma elettronica esistenti.

Potete ottenere una firma parallela e una verifica indipendente, con o senza l'oggetto stesso. Potete implementare regole di business, come regole basate su mandati, 4 occhi, voto di maggioranza, anzianità o qualsiasi altro.

Infine, ma non meno importante, è possibile registrare più azioni in sequenza su una blockchain. Ogni registrazione è collegata a un caso specifico, a un documento e a un compito eseguito dalle parti coinvolte, creando una catena di transazioni: una traccia verificabile. Questa traccia di controllo può essere verificata da terzi autorizzati, fornendo trasparenza, conformità e, soprattutto, fiducia. Un esempio di come questo viene utilizzato può essere trovato nell'articolo pubblicato nel maggio 2020 Blockchain per rivoluzionare fatture e preventivi.

Questa soluzione è stata accolta con favore e assegnato. Tuttavia, c'era una sfida finale per i sigilli digitali - far funzionare questa soluzione con gli onnipresenti documenti di Office. Questo sembra difficile a causa del modo in cui i file di Office hanno i loro metadati, ma alla fine è diventato possibile. Sigillare digitalmente i file di Office era finalmente una realtà nel dicembre 2020 quando è stata lanciata una nuova versione di CB Blockchain Seal. Questo è ora un in attesa di brevetto tecnologia.

Sigillo CB Blockchain

Sigillo CB Blockchain è un software molto flessibile. Può essere integrato nella maggior parte dei software aziendali tradizionali come Microsoft Exchange, Dynamics 365 o Salesforce. Per scegliere con quale software volete integrarlo, pensate a quale software contiene i documenti, i file o i processi più importanti per la vostra organizzazione. Le capacità di integrazione di CB Blockchain Seal lo rendono ideale per un progetto con processi sistematici e automatizzati e/o un gran numero di documenti.

C'è una versione out-of-the-box per Microsoft SharePoint - Sigillo CB Blockchain per SharePoint. Avere una soluzione out-of-the-box toglie tutta la complessità di impostare il proprio sistema di tenuta, con l'ulteriore vantaggio di sapere che la soluzione è conforme al GDPR - e conforme anche a diversi altri regolamenti in tutto il mondo.

È possibile sigillare automaticamente tutti i documenti o i documenti che soddisfano criteri specifici. In alternativa, puoi anche sigillare singoli file su richiesta. Qualsiasi utente - interno o esterno all'organizzazione - che visualizza i tuoi documenti sarà in grado di verificare l'integrità dei tuoi file e la correttezza della loro origine. Inoltre, saranno in grado di confermare la data e l'ora di creazione dei file.

Casi d'uso

Qualsiasi tipo di informazione che si potrebbe voler dimostrare non manomessa è un buon caso d'uso. Alcuni degli usi più comuni per i sigilli Blockchain sono:

  • Informazioni sensibili e confidenziali, come ad esempio:
    • Tabelle dei salari e degli stipendi
    • Cartelle cliniche
  • Informazioni finanziarie esterne, come ad esempio:
    • Fatture e ricevute
    • Estratti conto bancari
    • Polizze di carico e lettere commerciali
    • Valutazioni fiscali
  • Rendiconti finanziari interni, tra cui:
    • Schede di prelievo del materiale
    • Prova di cancellazioni e trasferimenti
    • Rapporti sulle spese

È importante sapere che ognuno di questi può includere anche documenti di Office. In passato, avreste dovuto salvare in un formato diverso, normalmente PDF, e poi sigillare.

Tutti questi permettono una prova storica. Poiché il sigillo non scade mai o termina la sua validità, si può verificare che tutto sia ancora a posto anche anni dopo che il sigillo è stato originariamente creato.

Prezzi, costi e ROI

Usando una soluzione out-of-the box come Sigillo CB Blockchain per SharePoint rende questa tecnologia all'avanguardia disponibile a una frazione del costo delle soluzioni di certificati digitali. Ha anche un basso costo di transazione (meno di un centesimo).

Da asporto

I sigilli Blockchain sono stati una soluzione di punta nel dimostrare l'integrità e l'autenticità dei documenti dal 2019, ma ora sono una soluzione molto più comprensiva in quanto possono essere utilizzati anche sui documenti di Office.

Volete vedere voi stessi cosa può fare CB Blockchain Seals?

Vi suggerisco parla con i nostri esperti - saranno lieti di fornirti una demo gratuita o di rispondere a qualsiasi domanda tu possa avere. Puoi anche chiamarci a +1 (720)-577-3030 se preferisci il telefono.

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Ingegnere del software dal 1997, con un amore più recente per la scrittura tecnica e il public speaking
 

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Commenti 1

  1. Uno dei vantaggi della soluzione è che l'ambiente di lavoro dell'utente non cambia. La soluzione di integrità dei dati basata su blockchain funziona in background di tutte le operazioni e processi di sistema esistenti.

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