Sí, ahora puedes sellar con blockchain todos tus archivos Office 365

Sí, ahora puedes sellar con blockchain todos tus archivos Office 365

Ana Neto Productos y soluciones 1 Comentario

¿Con cuántos documentos de Office te enfrentas al día?

Tal vez haya recibido una hoja de cálculo de Excel a través del correo electrónico, ha mirado con detenimiento un informe de Microsoft Word que necesita ser revisado y ha trabajado en una presentación de PowerPoint para una reunión importante. Tal vez haya pasado horas elaborando cuidadosamente un informe jurídico o un documento transaccional que contiene información sensible. O tal vez se trate de algo completamente diferente, pero Apuesto a que tiene muchos documentos de Office que pasan por sus manos todos los días.

Pero de todos esos documentos de Office, ¿es posible que uno no sea auténtico, que no sea lo que se supone que es? ¿Podría haber un destinatario de sus documentos que se esté replanteando si puede confiar en ese documento superimportante que ha enviado?


Certificados digitales

Hasta hace poco, la única manera de responder a estas preocupaciones era utilizar certificados digitales. Los certificados digitales no son una solución específica para evitar la manipulación de documentos. Se utilizan para proteger todos los aspectos de la comunicación de datos, desde los sitios web para empresas y bancos hasta las compras y el desarrollo de productos, pasando por las redes sociales.

El procedimiento para obtener y utilizar un certificado digital conlleva un poco de molestia. Para obtener los certificados en primer lugar, se necesita una autoridad de certificación (CA). Una CA emite y vende los certificados. También puede tener CAs internas que emitan certificados, pero éstas están limitadas al uso interno.

Piense en su certificado digital como una especie de pasaporte. El pasaporte sirve para demostrar que usted es quien dice ser. Lo expide una autoridad de confianza: el Estado.

Imagen

Al igual que en el caso del pasaporte, el certificado digital debe solicitarse a una autoridad de confianza, la CA en este caso. El certificado se utiliza para autenticar a una entidad en un servicio informático concreto o se utiliza para asegurar la comunicación.

Al igual que un pasaporte, un certificado tiene una fecha de caducidad. Esta fecha depende de los parámetros iniciales de la solicitud de certificado. Una vez que un certificado caduca, deja de ser utilizable. Es necesario pasar por un proceso de renovación para que vuelva a funcionar.

La revocación también puede impedir que se utilice un certificado. Las entidades que acceden al certificado deben comprobar si éste ha sido revocado antes de confiar en él.

Tomando todo en cuenta, es todo es demasiado complicado para garantizar que un documento es a prueba de manipulaciones - y ni siquiera llegamos a cómo utilizar el certificado con el documento...

Un nuevo enfoque: los sellos Blockchain

En 2019 surgió una alternativa al uso de los certificados digitales centrada en la máxima protección contra las manipulaciones (integridad) y en asegurar la autoría (autenticidad) de documentos, archivos y procesos: los sellos de blockchain. Su uso es mucho más sencillo y no caducan. En lugar de depender de una autoridad centralizada, la idea base es todo lo contrario. Los sellos de la cadena de bloques aprovechan que la cadena de bloques es un libro de contabilidad distribuido.

Imagen

Desde el punto de vista del usuario, es mucho más fácil de manejar. Usted sella sus archivos -de forma automática o con un simple clic- y luego cualquier parte interesada puede verificar ese sello digital. Las partes interesadas pueden, por tanto, asegurarse de que nadie ha manipulado los archivos que les interesan y de que son a prueba de manipulaciones.

Desde el punto de vista tecnológico, los sellos digitales almacenados en una cadena de bloques viven independientemente del objeto al que se refiere el sello. La naturaleza distribuida de la cadena de bloques significa que no hay necesidad de una autoridad central de certificados o un servidor central de sellado de tiempo, que son las dependencias típicas de los sistemas de firma electrónica existentes.

Puede conseguir una firma paralela y una verificación independiente, con o sin el propio objeto. Puede implementar reglas de negocio, como reglas basadas en mandatos, 4 ojos, voto mayoritario, antigüedad o cualquier otra.

Por último, pero no menos importante, se pueden registrar múltiples acciones en una secuencia en una cadena de bloques. Cada registro está vinculado a un caso, un documento y una tarea específicos realizados por las partes implicadas, creando una cadena de transacciones: un rastro auditable. Este rastro de auditoría puede ser verificado por terceros autorizados, proporcionando transparencia, cumplimiento y, lo que es más importante, confianza. Un ejemplo de cómo se utiliza puede encontrarse en el artículo publicado en mayo de 2020 Blockchain para revolucionar las facturas y los presupuestos.

Esta solución fue bien recibida y concedido. Sin embargo, había un último reto para los sellos digitales: hacer que esta solución funcione con los omnipresentes documentos de Office. Esto parece difícil debido a la forma en que los archivos de Office tienen sus metadatos, pero finalmente, se hizo posible. El sellado digital de los archivos de Office fue finalmente una realidad en diciembre de 2020 cuando se lanzó una nueva versión del sello CB Blockchain. Esta es ahora una patente pendiente tecnología.

Sello CB Blockchain

Sello CB Blockchain es un software muy flexible. Puede integrarse en la mayoría de los programas empresariales más importantes, como Microsoft Exchange, Dynamics 365 o Salesforce. Para elegir con qué software quiere integrarse, piense en qué software contiene la mayor cantidad de documentos, archivos o procesos importantes para su organización. Las capacidades de integración de CB Blockchain Seal lo hacen ideal para un proyecto con procesos sistemáticos y automatizados y/o un gran número de documentos.

Existe una versión para Microsoft SharePoint - Sello CB Blockchain para SharePoint. Disponer de una solución lista para usar elimina toda la complejidad de configurar su propio sistema de sellado, con la ventaja añadida de saber que la solución cumple con el GDPR, y también con varias otras normativas en todo el mundo.

Puede sellar automáticamente todos los documentos o los documentos que cumplan con criterios específicos. También puede sellar archivos individuales a petición. Cualquier usuario -interno o externo a la organización- que vea sus documentos podrá verificar la integridad de sus archivos así como la corrección de su origen. Además, podrán confirmar la fecha y hora de creación de los archivos.

Casos de uso

Cualquier tipo de información que se quiera demostrar que no ha sido manipulada es un buen caso de uso. Algunos de los usos más comunes de los Sellos Blockchain son:

  • Información sensible y confidencialcomo por ejemplo:
    • Listas de sueldos y salarios
    • Registros sanitarios
  • Información financiera externacomo por ejemplo:
    • Facturas y recibos
    • Extractos bancarios
    • Conocimientos de embarque y cartas comerciales
    • Evaluaciones fiscales
  • Estados financieros internos...incluyendo..:
    • Comprobantes de retirada de material
    • Prueba de anulación y traslado
    • Informes de gastos

Es importante saber que cualquiera de ellos puede incluir también documentos de Office. En el pasado, habría tenido que guardar en un formato diferente, normalmente PDF, y luego sellar.

Todo esto permite una prueba histórica. Como el sello nunca caduca ni termina su validez, se puede verificar que todo sigue bien incluso años después de la creación del sello.

Precios, costes y retorno de la inversión

Utilizando una solución "out-of-the box" como Sello CB Blockchain para SharePoint hace que esta tecnología de vanguardia esté disponible a una fracción del coste de las soluciones de certificados digitales. También tiene un bajo coste de transacción (menos de un céntimo).

Para llevar a casa

Los sellos de blockchain han sido una solución líder para probar la integridad y autenticidad de los documentos desde 2019, pero ahora son una solución mucho más abarcadora, ya que también se pueden utilizar en documentos de Office.

¿Quiere ver por sí mismo lo que pueden hacer los sellos CB Blockchain?

Le sugiero que hable con nuestros expertos - estarán encantados de ofrecerle una demostración gratuita o responder a cualquier pregunta que pueda tener. También puede llamarnos al +1 (720)-577-3030 si lo prefiere por teléfono.

Haga su pregunta

¿Quiere saber más? Te recomiendo estos artículos de nuestro blog:

Ana Neto - Asesora técnica, autora

Ana Neto
Asesor técnico
Connecting Software

Autor:

Ingeniero de software desde 1997, con una afición más reciente por la escritura técnica y la oratoria
 

¿Tiene alguna pregunta o comentario sobre este artículo?

Me encantaría tener tu opinión, ¡deja una respuesta abajo!

Comentarios 1

  1. Una de las ventajas de la solución es que el entorno de trabajo del usuario no cambia. La solución de integridad de datos basada en blockchain se ejecuta en el fondo de todas las operaciones y procesos del sistema existentes.

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *