Ja! Sie können jetzt alle Ihre Office 365-Dateien per Blockchain versiegeln

Ja! Sie können jetzt alle Ihre Office 365-Dateien per Blockchain versiegeln

Ana Neto Produkte und Lösungen 1 Kommentar

Mit wie vielen Office-Dokumenten haben Sie am Tag zu tun?

Vielleicht haben Sie ein Excel-Tabellenblatt erhalten per E-Mail, haben sich einen Microsoft-Word-Bericht, der überprüft werden muss, genauer angesehen und an einer PowerPoint-Präsentation für ein wichtiges Meeting gearbeitet. Vielleicht haben Sie Stunden damit verbracht, einen juristischen Schriftsatz oder ein Transaktionsdokument, das sensible Informationen enthält, sorgfältig zu erstellen. Oder vielleicht ist es etwas ganz anderes - aber Ich würde wetten, dass Sie jeden Tag viele Office-Dokumente durch Ihre Hände gehen lassen.

Aber aus all diesen Office-Dokumenten, ist es möglich, dass man nicht authentisch ist, nicht das ist, was man sein soll? Könnte es sein, dass ein Empfänger Ihrer Dokumente Zweifel daran hat, ob er dem superwichtigen Dokument, das Sie geschickt haben, vertrauen kann?


Digitale Zertifikate

Bis vor kurzem war die einzige Möglichkeit, diese Bedenken zu zerstreuen, die Verwendung digitaler Zertifikate. Digitale Zertifikate sind keine spezifische Lösung, um Dokumentenmanipulationen zu verhindern. Sie werden verwendet, um alle Aspekte der Datenkommunikation zu schützen, von Websites für Unternehmen und Banken über Shopping und Produktentwicklung bis hin zu sozialen Medien.

Die Verfahren zum Erhalten und Verwenden eines digitalen Zertifikats ist ein wenig umständlich. Um die Zertifikate überhaupt erst zu erhalten, benötigen Sie eine Zertifizierungsstelle (CA). Eine CA stellt die Zertifikate aus und verkauft sie. Sie können auch interne CAs haben, die Zertifikate ausstellen, aber diese sind auf den internen Gebrauch beschränkt.

Betrachten Sie Ihr digitales Zertifikat als eine Art Reisepass. Ein Reisepass dient dazu, zu beweisen, dass Sie derjenige sind, der Sie vorgeben zu sein. Er wird von einer vertrauenswürdigen Behörde ausgestellt: dem Staat.

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Wie bei einem Reisepass muss ein digitales Zertifikat bei einer vertrauenswürdigen Stelle - in diesem Fall der CA - beantragt werden. Das Zertifikat wird verwendet, um eine Entität bei einem bestimmten IT-Dienst zu authentifizieren oder um die Kommunikation zu sichern.

Wie ein Reisepass hat auch ein Zertifikat ein Ablaufdatum. Dieses Datum hängt von den Anfangsparametern in der Zertifikatsanforderung ab. Nachdem ein Zertifikat abgelaufen ist, ist es nicht mehr verwendbar. Sie müssen einen Erneuerungsprozess durchlaufen, um es wieder funktionsfähig zu machen.

Der Widerruf kann auch verhindern, dass ein Zertifikat verwendet wird. Entitäten, die auf das Zertifikat zugreifen, müssen prüfen, ob das Zertifikat widerrufen wurde, bevor sie ihm vertrauen.

Wenn man alles zusammennimmt, ist es alles ein bisschen zu kompliziert um zu garantieren, dass ein Dokument fälschungssicher ist - und wir sind noch nicht einmal dazu gekommen, wie man das Zertifikat mit dem Dokument verwendet...

Ein neuer Ansatz - Blockchain-Siegel

Im Jahr 2019 kam eine Alternative zu den digitalen Zertifikaten auf, die den maximalen Schutz vor Manipulationen (Integrität) und die Sicherstellung der Urheberschaft (Authentizität) von Dokumenten, Dateien und Prozessen zum Ziel hat - Blockchain-Siegel. Deren Verwendung ist wesentlich unkomplizierter und sie verfallen nicht. Anstatt sich auf eine zentrale Autorität zu verlassen, ist die Grundidee genau das Gegenteil. Blockchain-Siegel nutzen den Vorteil, dass die Blockchain ein verteiltes Ledger ist.

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Vom Standpunkt des Anwenders aus ist es viel einfacher zu handhaben. Sie versiegeln Ihre Dateien - automatisch oder mit einem einfachen Klick - und dann kann jeder Stakeholder dieses digitale Siegel verifizieren. Die Stakeholder können also sicherstellen, dass niemand die für sie wichtigen Dateien manipuliert hat und dass sie manipulationssicher sind.

Aus technologischer Sicht leben digitale Siegel, die auf einer Blockchain gespeichert sind, unabhängig von dem Objekt, auf das sich das Siegel bezieht. Die verteilte Natur der Blockchain bedeutet, dass es keine Notwendigkeit für eine zentrale Zertifizierungsstelle oder einen zentralen Zeitstempel-Server gibt, die die typischen Abhängigkeiten bestehender E-Signatur-Systeme sind.

Sie können paralleles Signieren und unabhängige Verifizierung erreichen, mit oder ohne das Objekt selbst. Sie können Geschäftsregeln implementieren, z. B. auf Mandaten basierende Regeln, 4-Augen-Prinzip, Mehrheitsbeschluss, Seniorität oder beliebige andere.

Und schließlich, aber nicht weniger wichtig, können Sie mehrere Aktionen in einer Sequenz auf einer Blockchain registrieren. Jede Registrierung ist mit einem bestimmten Fall, einem Dokument und einer Aufgabe verknüpft, die von den beteiligten Parteien durchgeführt wurde, wodurch eine Kette von Transaktionen entsteht: ein auditierbarer Pfad. Dieser Prüfpfad kann dann von autorisierten Dritten verifiziert werden, was für Transparenz, Compliance und vor allem für Vertrauen sorgt. Ein Beispiel dafür, wie dies genutzt wird, finden Sie in dem im Mai 2020 veröffentlichten Artikel Blockchain soll Rechnungen und Angebote revolutionieren.

Diese Lösung wurde begrüßt und vergeben. Dennoch gab es noch eine letzte Herausforderung für digitale Siegel - die Verwendung dieser Lösung mit den allgegenwärtigen Office-Dokumenten. Dies scheint aufgrund der Art und Weise, wie Office-Dateien ihre Metadaten haben, schwierig zu sein, aber schließlich wurde es möglich. Digitales Versiegeln von Office-Akten war im Dezember 2020 endlich Realität als eine neue Version des CB Blockchain-Siegels eingeführt wurde. Dies ist nun ein zum Patent angemeldete Technologie.

CB Blockchain-Siegel

CB Blockchain-Siegel ist ein sehr flexibles Stück Software. Sie kann in die meisten gängigen Unternehmenssoftware wie Microsoft Exchange, Dynamics 365 oder Salesforce integriert werden. Um zu wählen, mit welcher Software Sie sich integrieren möchten, überlegen Sie, welche Software die wichtigsten Dokumente, Dateien oder Prozesse für Ihr Unternehmen enthält. Die Integrationsmöglichkeiten von CB Blockchain Seal machen es ideal für ein Projekt mit systematischen, automatisierten Prozessen und/oder einer großen Anzahl von Dokumenten.

Es gibt eine Out-of-the-Box-Version für Microsoft SharePoint - CB Blockchain-Siegel für SharePoint. Eine sofort einsatzbereite Lösung nimmt Ihnen die Komplexität der Einrichtung Ihres eigenen Versiegelungssystems ab, mit dem zusätzlichen Vorteil zu wissen, dass die Lösung GDPR-konform ist - und auch mit verschiedenen anderen Vorschriften weltweit konform ist.

Sie können automatisch alle Dokumente oder die Dokumente, die bestimmte Kriterien erfüllen, versiegeln. Alternativ dazu können Sie auch einzelne Dateien auf Anfrage versiegeln. Jeder Benutzer - intern oder extern -, der Ihre Dokumente ansieht, kann die Integrität Ihrer Dateien sowie die Korrektheit ihrer Herkunft überprüfen. Außerdem können sie das Erstellungsdatum und die Uhrzeit der Dateien bestätigen.

Anwendungsfälle

Jede Art von Information, die Sie unangetastet lassen wollen, ist ein guter Anwendungsfall. Einige der häufigsten Anwendungen für Blockchain-Siegel sind:

  • Sensible und vertrauliche Informationen, wie zum Beispiel:
    • Lohn- und Gehaltsverzeichnisse
    • Krankenakten
  • Externe Finanzinformationen, wie zum Beispiel:
    • Rechnungen und Quittungen
    • Kontoauszüge
    • Konnossemente und Handelsbriefe
    • Steuerbescheide
  • Interne Abschlüsse, einschließlich:
    • Materialentnahmescheine
    • Nachweis von Stornierungen und Überweisungen
    • Spesenberichte

Es ist wichtig zu wissen, dass diese auch Office-Dokumente enthalten können. In der Vergangenheit hätten Sie in einem anderen Format, normalerweise PDF, speichern und dann versiegeln müssen.

All dies ermöglicht einen historischen Nachweis. Da das Siegel nie abläuft oder seine Gültigkeit beendet, können Sie auch Jahre nach der ursprünglichen Erstellung des Siegels nachweisen, dass alles noch in Ordnung ist.

Preisgestaltung, Kosten und ROI

Mit einer Out-of-the-Box-Lösung wie CB Blockchain-Siegel für SharePoint macht diese hochmoderne Technologie zu einem Bruchteil der Kosten von digitalen Zertifikatslösungen verfügbar. Außerdem hat sie niedrige Transaktionskosten (unter einem Cent).

Essen zum Mitnehmen

Blockchain-Siegel sind seit 2019 eine führende Lösung für den Nachweis der Integrität und Authentizität von Dokumenten, aber sie sind jetzt eine viel umfassendere Lösung, da sie auch auf Office-Dokumenten verwendet werden können.

Möchten Sie sich selbst davon überzeugen, was CB Blockchain Seals leisten können?

Ich empfehle Ihnen sprechen Sie mit unseren Experten - Sie werden Ihnen gerne eine kostenlose Demo zur Verfügung stellen oder alle Ihre Fragen beantworten. Sie können uns auch unter +1 (720)-577-3030 anrufen, wenn Sie das Telefon bevorzugen.

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Ana Neto - Technische Beraterin, Autorin

Ana Neto
Technischer Berater
Connecting Software

Autor:

Software-Ingenieur seit 1997, mit einer neueren Liebe zum technischen Schreiben und öffentlichen Reden
 

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Anmerkungen 1

  1. Einer der Vorteile der Lösung ist, dass sich die Arbeitsumgebung des Nutzers nicht ändert. Die auf der Blockchain basierende Datenintegritätslösung läuft im Hintergrund aller bestehenden Systemabläufe und Prozesse.

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