Combien de documents Office traitez-vous par jour ?
Vous avez peut-être reçu une feuille de calcul Excel par courrier électronique, regardé de plus près un rapport Microsoft Word qui doit être révisé et travaillé sur une présentation PowerPoint pour une réunion importante. Vous avez peut-être passé des heures à rédiger avec soin un mémoire juridique ou un document transactionnel contenant des informations sensibles. Ou peut-être s'agit-il de quelque chose de complètement différent - mais Je parie que vous avez de nombreux documents Office qui passent entre vos mains chaque jour..
Mais parmi tous ces documents Office, est-il possible que l'on ne soit pas authentique, que l'on ne soit pas ce que l'on est censé être ? Se pourrait-il qu'un destinataire de vos documents se demande s'il peut faire confiance au document super important que vous lui avez envoyé ?
Certificats numériques
Jusqu'à récemment, la seule façon de répondre à ces préoccupations était d'utiliser des certificats numériques. Les certificats numériques ne sont pas une solution spécifique pour empêcher la falsification de documents. Ils sont utilisés pour protéger tous les aspects de la communication des données, qu'il s'agisse de sites web commerciaux ou bancaires, d'achats ou de développement de produits, ou encore de médias sociaux.
Le procédure d'obtention et d'utilisation d'un certificat numérique implique un peu de tracas. Pour obtenir les certificats en premier lieu, vous avez besoin d'une autorité de certification (CA). Une AC émet et vend les certificats. Vous pouvez également avoir des CA internes qui émettent des certificats, mais ceux-ci sont limités à un usage interne.
Considérez votre certificat numérique comme une sorte de passeport. Un passeport sert à prouver que vous êtes bien la personne que vous prétendez être. Il est délivré par une autorité de confiance : l'État.
Comme pour un passeport, un certificat numérique doit être demandé à une autorité de confiance - l'AC dans ce cas. Le certificat est utilisé pour authentifier une entité auprès d'un service informatique spécifique ou utilisé pour sécuriser la communication.
Comme un passeport, un certificat a une date d'expiration. Cette date dépend des paramètres initiaux de la demande de certificat. Lorsqu'un certificat expire, il n'est plus utilisable. Vous devez passer par un processus de renouvellement pour le faire fonctionner à nouveau.
La révocation peut également empêcher l'utilisation d'un certificat. Les entités qui accèdent au certificat doivent vérifier si le certificat a été révoqué avant de lui faire confiance.
Tout compte fait, c'est tout est un peu trop compliqué pour garantir l'inviolabilité d'un document - et nous n'avons même pas abordé la manière d'utiliser le certificat avec le document...
Une nouvelle approche - les scellés blockchain
En 2019, une alternative à l'utilisation des certificats numériques est apparue, axée sur la protection maximale contre les manipulations (intégrité) et l'assurance de la paternité (authenticité) des documents, fichiers et processus - les sceaux blockchain. Leur utilisation est beaucoup plus simple, et ils n'expirent pas. Au lieu de s'appuyer sur une autorité centralisée, l'idée de base est tout le contraire. Les sceaux de blockchain tirent parti du fait que la blockchain est un registre distribué..
Du point de vue de l'utilisateur, il est beaucoup plus facile à manipuler. Vous scellez vos fichiers - automatiquement ou d'un simple clic - et toute partie prenante peut ensuite vérifier ce sceau numérique. Les parties prenantes peuvent donc s'assurer que personne n'a manipulé les fichiers qui leur importent et qu'ils sont inviolables.
D'un point de vue technologique, les sceaux numériques stockés sur une blockchain vivent indépendamment de l'objet auquel ils se rapportent.. La nature distribuée de la blockchain signifie qu'il n'est pas nécessaire d'avoir une autorité centrale de certification ou un serveur central d'horodatage, qui sont les dépendances typiques des systèmes de signature électronique existants.
Vous pouvez réaliser une signature parallèle et une vérification indépendante, avec ou sans l'objet lui-même. Vous pouvez mettre en œuvre des règles de gestion, telles que des règles basées sur les mandats, les 4 yeux, le vote majoritaire, l'ancienneté, ou tout autre.
Enfin, mais non moins important, vous pouvez enregistrer plusieurs actions dans une séquence sur une blockchain. Chaque enregistrement est lié à un cas, un document et une tâche spécifiques effectués par les parties concernées, créant ainsi une chaîne de transactions : une piste d'audit. Cette piste d'audit peut ensuite être vérifiée par des tiers autorisés, ce qui assure la transparence, la conformité et, surtout, la confiance. L'article publié en mai 2020 présente un exemple d'utilisation de ce système. La blockchain va révolutionner les factures et les devis.
Cette solution a été accueillie favorablement et attribué. Néanmoins, il restait un dernier défi à relever pour les sceaux numériques : faire fonctionner cette solution avec les omniprésents documents Office. Cela semble difficile en raison de la façon dont les fichiers Office ont leurs métadonnées, mais finalement, c'est devenu possible. Le scellement numérique des fichiers Office est enfin devenu une réalité en décembre 2020. lorsqu'une nouvelle version du sceau CB Blockchain a été lancée. Il s'agit désormais d'un en attente de brevet technologie.
CB Blockchain Seal
CB Blockchain Seal est un logiciel très flexible. Il peut être intégré à la plupart des logiciels d'entreprise courants comme Microsoft Exchange, Dynamics 365 ou Salesforce. Pour choisir avec quel logiciel vous souhaitez l'intégrer, pensez à celui qui détient les documents, fichiers ou processus les plus importants pour votre organisation. Les capacités d'intégration du sceau CB Blockchain le rendent idéal pour un projet comportant des processus systématiques et automatisés et/ou un grand nombre de documents.
Il existe une version prête à l'emploi pour Microsoft SharePoint. CB Blockchain Seal for SharePoint. Le fait de disposer d'une solution prête à l'emploi supprime toute la complexité de la mise en place de votre propre système d'étanchéité, avec l'avantage supplémentaire de savoir que la solution est conforme au GDPR - et conforme également à plusieurs autres réglementations dans le monde.
Vous pouvez sceller automatiquement tous les documents ou les documents qui répondent à des critères spécifiques. Vous pouvez également sceller des fichiers individuels sur demande. Tout utilisateur - interne ou externe à l'organisation - qui consulte vos documents sera en mesure de vérifier l'intégrité de vos fichiers ainsi que l'exactitude de leur origine. En outre, il pourra confirmer la date et l'heure de création des fichiers.
Cas d'utilisation
Tout type d'information que vous souhaitez prouver non altérée constitue un bon cas d'utilisation. Voici quelques-unes des utilisations les plus courantes des sceaux Blockchain :
- Informations sensibles et confidentiellescomme :
- Listes des salaires et traitements
- Dossiers de santé
- Informations financières externescomme :
- Factures et reçus
- Relevés bancaires
- Connaissements et lettres commerciales
- Évaluations fiscales
- États financiers internesy compris :
- Bordereaux de retrait de matériel
- Preuve des annulations et des transferts
- Rapports de dépenses
Il est important de savoir que tous ces documents peuvent également inclure des documents Office. Auparavant, vous deviez enregistrer dans un format différent, normalement le PDF, puis le sceller.
Tous ces éléments permettent une preuve historique. Comme le sceau n'expire jamais et que sa validité ne prend jamais fin, vous pouvez vérifier que tout est toujours en ordre, même des années après la création du sceau.
Prix, coûts et retour sur investissement
L'utilisation d'une solution prête à l'emploi telle que CB Blockchain Seal for SharePoint rend cette technologie de pointe disponible pour une fraction du coût des solutions de certificats numériques. Le coût de la transaction est également faible (moins d'un centime).
A emporter
Les sceaux blockchain sont une solution de pointe pour prouver l'intégrité et l'authenticité des documents depuis 2019, mais ils constituent désormais une solution beaucoup plus englobante puisqu'ils peuvent également être utilisés sur les documents Office.
Vous voulez voir par vous-même ce que les scellés CB Blockchain peuvent faire ?
Je vous suggère parlez à nos experts - Ils seront heureux de vous fournir une démonstration gratuite ou de répondre à toutes vos questions. Vous pouvez également nous appeler au +1 (720)-577-3030 si vous préférez le téléphone.
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Ana Neto
Conseiller technique
Connecting Software
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L'un des avantages de la solution est que l'environnement de travail de l'utilisateur ne change pas. La solution d'intégrité des données basée sur la blockchain fonctionne en arrière-plan de toutes les opérations et de tous les processus du système existant.