Met hoeveel Office-documenten heeft u te maken op een dag?
Misschien heb je een Excel spreadsheet ontvangen via e-mail, hebt u een Microsoft Word-rapport dat moet worden nagekeken, nader bekeken en hebt u gewerkt aan een PowerPoint-presentatie voor een belangrijke vergadering. Misschien hebt u uren besteed aan het zorgvuldig opstellen van een juridisch memorandum of een transactiedocument dat gevoelige informatie bevat. Of misschien is het iets heel anders - maar Ik durf te wedden dat er elke dag veel Office-documenten door je handen gaan.
Maar uit al die Office documenten, is het mogelijk dat men niet authentiek is, niet wat men verondersteld wordt te zijn? Zou er een ontvanger van uw documenten zijn die zich afvraagt of hij dat superbelangrijke document dat u hebt gestuurd wel kan vertrouwen?
Digitale certificaten
Tot voor kort was de enige manier om aan deze bezorgdheid tegemoet te komen het gebruik van digitale certificaten. Digitale certificaten zijn geen specifieke oplossing om te voorkomen dat met documenten wordt geknoeid. Zij worden gebruikt om alle aspecten van datacommunicatie te beschermen, van websites voor zakendoen en bankieren tot winkelen en productontwikkeling, en sociale media.
De procedure voor het verkrijgen en gebruiken van een digitaal certificaat brengt een beetje gedoe met zich mee. Om de certificaten te verkrijgen, hebt u een certificatieauthoriteit (CA) nodig. Een CA geeft de certificaten uit en verkoopt ze. U kunt ook interne CA's hebben die certificaten uitgeven, maar die zijn beperkt tot intern gebruik.
Beschouw uw digitaal certificaat als een soort paspoort. Een paspoort wordt gebruikt om te bewijzen dat u bent wie u zegt dat u bent. Het wordt afgegeven door een vertrouwde autoriteit: de staat.
Net als bij een paspoort moet een digitaal certificaat worden aangevraagd bij een vertrouwde autoriteit - in dit geval de CA. Het certificaat wordt gebruikt om een entiteit bij een specifieke IT-dienst te authenticeren of om communicatie te beveiligen.
Net als een paspoort heeft een certificaat een vervaldatum. Deze datum is afhankelijk van de oorspronkelijke parameters in de certificaataanvraag. Nadat een certificaat is verlopen, is het niet langer bruikbaar. U moet een vernieuwingsproces doorlopen om het weer te laten werken.
Door intrekking kan een certificaat ook niet meer worden gebruikt. Entiteiten die toegang hebben tot het certificaat moeten controleren of het certificaat is ingetrokken voordat ze het vertrouwen.
Alles overziend, is het allemaal een beetje te ingewikkeld om te garanderen dat een document niet kan worden vervalst. En dan hebben we het nog niet gehad over het gebruik van het certificaat bij het document...
Een nieuwe aanpak - Blockchain zegels
In 2019 kwam er een alternatief voor het gebruik van de digitale certificaten dat zich richtte op de maximale bescherming tegen manipulaties (integriteit) en het verzekeren van het auteurschap (authenticiteit) van documenten, bestanden en processen - blockchainzegels. Het gebruik ervan is veel eenvoudiger, en ze verlopen niet. In plaats van te vertrouwen op een gecentraliseerde autoriteit, is het basisidee precies het tegenovergestelde. Blockchain zegels maken gebruik van het feit dat de blockchain een gedistribueerd grootboek is.
Vanuit het oogpunt van de gebruiker is het veel eenvoudiger te hanteren. U verzegelt uw bestanden - automatisch of met een simpele klik - en vervolgens kan iedere belanghebbende dat digitale zegel verifiëren. Belanghebbenden kunnen er dus zeker van zijn dat niemand de bestanden die voor hen van belang zijn, heeft gemanipuleerd en dat ze fraudebestendig zijn.
Vanuit technologisch oogpunt zijn digitale zegels op een blockchain onafhankelijk van het object waarop het zegel betrekking heeft. Het gedistribueerde karakter van blockchain betekent dat er geen behoefte is aan een centrale certificaatautoriteit of een centrale tijdstempelserver, de typische afhankelijkheden van bestaande systemen voor e-handtekeningen.
U kunt parallelle ondertekening en onafhankelijke verificatie realiseren, met of zonder het object zelf. U kunt bedrijfsregels implementeren, zoals regels op basis van mandaten, 4-ogen, meerderheid van stemmen, anciënniteit, of andere.
Ten slotte, maar niet minder belangrijk, kun je meerdere acties in een sequentie registreren op een blockchain. Elke registratie is gekoppeld aan een specifieke zaak, document, en taak uitgevoerd door de betrokken partijen, waardoor een keten van transacties ontstaat: een auditeerbaar spoor. Dit auditspoor kan vervolgens worden geverifieerd door geautoriseerde derde partijen, wat zorgt voor transparantie, naleving en, het belangrijkste, vertrouwen. Een voorbeeld van hoe dit wordt gebruikt, is te vinden in het artikel dat in mei 2020 is gepubliceerd Blockchain revolutioneert facturen en offertes.
Deze oplossing werd verwelkomd en toegekend. Toch was er nog een laatste uitdaging voor digitale zegels - deze oplossing laten werken met de alomtegenwoordige Office-documenten. Dit lijkt moeilijk door de manier waarop Office-bestanden hun metadata hebben, maar uiteindelijk is het toch mogelijk geworden. Het digitaal verzegelen van Office-bestanden was eindelijk een feit in december 2020 toen een nieuwe versie van CB Blockchain Seal werd gelanceerd. Dit is nu een , octrooi aangevraagd technologie.
CB Blockchain Seal
CB Blockchain Seal is een zeer flexibel stuk software. Het kan worden geïntegreerd in de meeste mainstream bedrijfssoftware zoals Microsoft Exchange, Dynamics 365, of Salesforce. Om te kiezen met welke software u wilt integreren, bedenk welke software de meeste import documenten, bestanden of processen voor uw organisatie bevat. De integratiemogelijkheden van CB Blockchain Seal maken het ideaal voor een project met systematische, geautomatiseerde processen en / of een groot aantal documenten.
Er is een out-of-the-box versie voor Microsoft SharePoint - CB Blockchain Seal for SharePoint. Een kant-en-klare oplossing neemt alle complexiteit weg van het opzetten van een eigen verzegelingssysteem, met als bijkomend voordeel dat de oplossing GDPR-compliant is - en ook compliant met diverse andere regelgevingen wereldwijd.
U kunt automatisch alle documenten verzegelen of de documenten die aan specifieke criteria voldoen. U kunt ook afzonderlijke bestanden op verzoek verzegelen. Elke gebruiker - binnen of buiten de organisatie - die uw documenten bekijkt, kan de integriteit van uw bestanden verifiëren en nagaan of ze correct zijn aangemaakt. Bovendien kunnen zij de datum en het tijdstip van aanmaak van de bestanden bevestigen.
Gebruiksgevallen
Elke vorm van informatie waarvan je wilt bewijzen dat er niet mee geknoeid is, is een goede use case. Enkele van de meest voorkomende toepassingen voor Blockchain zegels zijn:
- Gevoelige en vertrouwelijke informatiezoals:
- Lonen en salarissen
- Medische dossiers
- Externe financiële informatiezoals:
- Facturen en kwitanties
- Bankafschriften
- Cognossementen en handelsbrieven
- Belastingaanslagen
- Interne financiële stateninclusief:
- Stroken voor het uitnemen van materiaal
- Bewijs van annulering en overschrijving
- Onkostendeclaraties
Het is belangrijk te weten dat elk van deze ook Office-documenten kan omvatten. In het verleden moest u in een ander formaat opslaan, gewoonlijk PDF, en dan verzegelen.
Dit alles maakt historisch bewijs mogelijk. Aangezien het zegel nooit vervalt of zijn geldigheid verliest, kunt u nagaan of alles nog in orde is, zelfs jaren nadat het zegel oorspronkelijk werd gecreëerd.
Prijsstelling, kosten en ROI
Met behulp van een out-of-the-box oplossing zoals CB Blockchain Seal for SharePoint maakt deze geavanceerde technologie beschikbaar tegen een fractie van de kosten van oplossingen voor digitale certificaten. Bovendien zijn de transactiekosten laag (minder dan een cent).
Takeaways
Blockchainzegels zijn al sinds 2019 een toonaangevende oplossing om de integriteit en authenticiteit van documenten te bewijzen, maar ze zijn nu een veel meer omvattende oplossing omdat ze ook op Office-documenten kunnen worden gebruikt.
Wilt u zelf zien wat CB Blockchain Zegels kan doen?
Ik stel voor dat je praat met onze experts - Zij zullen u graag een gratis demonstratie geven of al uw vragen beantwoorden. U kunt ons ook bellen op +1 (720)-577-3030 als u de voorkeur geeft aan de telefoon.
Wilt u meer weten? Ik raad u deze artikelen van onze blog aan:
Ana Neto
Technisch Adviseur
Connecting Software
Auteur:
Heeft u vragen of opmerkingen over dit artikel?
Ik zou het leuk vinden als je feedback gaf, laat hieronder een reactie achter!
Comments 1
Een van de voordelen van de oplossing is dat de werkomgeving van de gebruiker niet verandert. De oplossing voor gegevensintegriteit op basis van blockchain draait op de achtergrond van alle bestaande systeemoperaties en -processen.