Oplossingen voor noodgevallen ontwerpen met Dynamics en SharePoint

Dit is hoe Connect Bridge kan helpen: Oplossing voor noodgevallen ontwerpen met Dynamics en SharePoint

Ana Neto Technisch Laat een reactie achter

Denk eens aan een wereldwijde onderwijsinstelling die elke week duizenden studenten aanneemt, die lessen volgen in meer dan 150 instituten over de hele wereld. Er kunnen zich onaangekondigd noodsituaties voordoen, als gevolg van weersomstandigheden, ongevallen of zelfs een terroristische aanslag. Hoe kan een dergelijke instelling snel reageren en de veiligheid en zekerheid van studenten en personeel over de hele wereld waarborgen?

Reageren op noodsituaties

U moet alle persoonsgegevens die in een SaaS-applicatie worden ingevoerd, opslaan op een opslaglocatie die zich fysiek in het land (of een goedgekeurd grondgebied) bevindt, om aan de wetgeving inzake het verblijf van gegevens te voldoen. U kunt dit in twee stappen bereiken:

  1. Wanneer gegevens in de SaaS-applicatie worden ingevoerd, controleert u of het om persoonsgegevens gaat, d.w.z. of de informatie in die gegevens volstaat om een persoon te identificeren. Als dat het geval is, wordt de de gegevens worden overgebracht naar een gegevensbank in het land.
  2. Gegevens worden geanonimiseerden een referentiesleutel wordt teruggestuurd naar de toepassing voor opslag in haar eigen database.
Afbeelding

Gegevensmodel voor de responsoplossing voor noodsituaties

Wij hebben de oplossing voor noodgevallen opgebouwd rond twee systemen, Dynamics 365 en SharePoint. Daarom hebben wij ook het gegevensmodel over de twee toepassingen verdeeld.

Wij hebben datasynchronisatieworkflows ontworpen op basis van Connect Bridge. In één oogopslag ziet het gegevensmodel voor de oplossing eruit als in het volgende diagram.

Een oplossing voor noodgevallen waarbij gebruik wordt gemaakt van meerdere platforms en technologieën, waaronder Dynamics 365, SharePoint, Azure IoT (Internet of Things), Bing Maps, Cognitive Services, en Bot Framework, allemaal aan elkaar geplakt met Connect Bridge

Een oplossing voor noodgevallen waarbij gebruik wordt gemaakt van meerdere platforms en technologieën, waaronder Dynamics 365, SharePoint, Azure IoT (Internet of Things), Bing Maps, Cognitive Services, en Bot Framework, allemaal aan elkaar geplakt met Connect Bridge


Connect Bridge zou de workflow voor de overdracht van de nodige informatie van entiteiten in Dynamics 365 naar lijsten in SharePoint afhandelen. De Dynamics 365 naar SharePoint connector zorgt voor de synchronisatie van gegevens voor:

  • Scholen: De scholenlijst bevat een kopie van alle scholen waar zich ten minste eenmaal een noodsituatie heeft voorgedaan. De gegevens worden van Dynamics 365 naar SharePoint gekopieerd wanneer zich een noodsituatie voordoet. Dit is de initiërende gebeurtenis van het hele proces voor noodhulp, en het is een handmatig proces dat gewoonlijk door de schooldirecteur wordt gestart.
  • Studenten: De lijst met leerlingen bevat een kopie van de namen en contactgegevens van de leerlingen die op dat moment in de door de noodsituatie getroffen school zitten. De contactinformatie wordt opgeslagen als kopie (in plaats van te worden gesynchroniseerd als verwijzing naar het overeenkomstige record in Dynamics 365) met het oog op e-discovery: indien een juridisch onderzoek naar de school wordt gevoerd om na te gaan hoe en wanneer de leerlingen werden gecontacteerd tijdens een reactie op een noodsituatie, wordt de volledige geschiedenis van de contactdetails bewaard, in plaats van dat alleen de meest recente informatie in het CRM-systeem beschikbaar is.
  • Noodgevallen: Dit is de lijst die beschrijvende informatie bevat over een voorval in noodgevallen: naam en beschrijving, begin- en einddatum, status en wanneer het voorval zelf is gecreëerd, en door wie. Wanneer in deze lijst een nieuw voorval wordt gecreëerd, wordt een workflow op gang gebracht om het genereren van het dashboard te initiëren, wat het kopiëren van de relevante gegevens van Dynamics 365 naar SharePoint impliceert.
  • Rooster: De Roosterlijst vertegenwoordigt de informatie die wordt weergegeven op het scherm in het dashboard voor noodhulp. Er is een item voor elke noodsituatie die zich in een school voordoet, en het bevat een verwijzing naar een lijst van alle leerlingen die zich op dat moment in de school bevinden, en waarvan de veiligheidsstatus moet worden beoordeeld.
  • Volgen: De huidige status en locatie van een Student wordt bijgehouden in de Tracking lijst. Een eerste beoordeling is geautomatiseerd door het implementeren van locatie tracking door middel van GPS-apparaten aangesloten op de Azure IoT Hub. Bij onboarding van studenten aan het begin van het programma, krijgt elke student een sleutelhanger met daarin een GPS-unit die locatiegegevens naar de Azure IoT Hub stuurt alleen wanneer de Schooldirecteur een evenement oproept.
  • Communicatie: De Communicatielijst bevat alle gespreksitems die plaatsvonden tussen schooloperatoren (en de bot) en leerlingen via verschillende kanalen: telefoongesprekken, sms, e-mails, Skype en Facebook Messenger.

Het dashboard voor noodhulp

Het voor die gebeurtenis gegenereerde dashboard voor noodgevallen is voor alle schooloperatoren toegankelijk via de SharePoint-intranetsite van de organisatie. Dit dashboard is onmiddellijk beschikbaar zodra de integratieworkflow in Connect Bridge is voltooid; dit duurt normaal gesproken minder dan een minuut. Het dashboard bevat informatie over de zojuist aangemaakte gebeurtenis en een lijst van alle studenten die op dat moment zijn ingeschreven in een programma dat door de school wordt aangeboden. Voor elke student, wordt zijn veiligheidsstatus gevisualiseerd (Onbekend, Veilig, Gevaar), samen met hun laatst gedetecteerde locatie. Het succes van de communicatie tussen de school en de leerling en de veronderstelling rond hun locatie dragen bij tot het bepalen van de veiligheidsstatus van elke leerling.

Enige mate van automatisering wordt ingevoerd bij de eerste beoordeling vanwege het grote aantal leerlingen dat ermee te maken kan krijgen. Niettemin wordt de veiligheid van de leerlingen door de exploitanten van de scholen nauwgezet manueel geëvalueerd en in het dashboard weergegeven.

Zodra de status van alle leerlingen is beoordeeld en de noodsituatie is afgesloten, wordt nog een laatste stap gezet. Alle gegevens zijn bevroren in SharePoint het creëren van een record van het dashboard, al zijn contactgegevens, het bijhouden van wijzigingen in de status en communicatie. Dit maakt een eventueel e-discovery proces in de toekomst mogelijk, om juridische redenen, mocht dat nodig zijn.

Tot besluit, SharePoint levert niet alleen de portaalmotor voor de weergave van het dashboard voor reacties op noodsituaties, maar is ook het recordbeheersysteem voor de archivering juridische gegevens over het succes van de reactie op de noodsituatie.

Weg evacuatie

De Connect Bridge integratieworkflow

Zoals gezegd, worden gegevens over scholen en leerlingen van Dynamics 365 naar SharePoint gekopieerd in het kader van een reactie op een nieuw noodsituatie. Dit proces wordt afgehandeld door Connect Bridge.

De Connect Bridge engine biedt een zeer beschikbare en schaalbare oplossing voor technologie-agnostische integratie tussen systemen. Persoonlijke noot hier: Ik heb genoten van het ontwerpen en bouwen van de Emergency Response-oplossing, maar ik hoop echt dat ik hem nooit zal gebruiken! Als er zich echter een situatie voordoet die een snelle reactie vereist, moet dit instrument onmiddellijk beschikbaar zijn en een gestroomlijnde reactie kunnen geven. Vandaar de keuze voor cloud-gebaseerde toepassingen, waarbij beschikbaarheid en schaalbaarheid geen probleem is - of zou moeten zijn.

De logische workflow, bestaande uit integratie- en bedrijfstaken, kan in de volgende stappen worden samengevat:

  1. Wanneer een nieuw noodgeval wordt gecreëerd, contactinformatie voor de betrokken school en relevante leerlingen wordt gekopieerd van de overeenkomstige entiteiten in Dynamics 365 naar lijsten in SharePoint. De relevantie van de leerlingen wordt bepaald door de vraag of zij op dat ogenblik in de school aanwezig zijn. Dit wordt afgeleid uit het feit of zij zijn ingeschreven in een programma dat door de school in die week wordt aangeboden.
  2. A het rooster van de leerlingen van de betrokken school wordt gegenereerd in SharePoint en de veiligheidsstatus van elke student wordt eerst beoordeeld door een tweede werkstroom.
  3. Op basis van de laatst gedetecteerde locatie van de leerling en de afstand tot de plaats van de noodsituatie wordt een veronderstelling van de veiligheid van elke student wordt gemaakt door na te gaan of de leerling meer dan 100 meter verwijderd is van de plaats van het ongeval.
  4. Communicatie met de student wordt geïnitieerd via SMS met de vraag of zij OK zijn; het antwoord van de student wordt afgehandeld door een bot die het bericht interpreteert en hun status bepaalt.
Voorgesteld stroomschema voor noodprocedures

Voorgesteld stroomschema voor noodprocedures


Takeaways

Software kan helpen bij het reageren op noodsituaties als u vooruit plant en rekening houdt met de behoefte aan beschikbaarheid en schaalbaarheid.

Door verschillende software te integreren en middleware te gebruiken om alles aan elkaar te lijmen, kunnen interessante functies binnen een redelijk tijdsbestek beschikbaar komen.

Connect Bridge is een goed voorbeeld van een middleware-oplossing die perfect in dit scenario past. Omdat het een technologie-neutraal systeem is, hoeft u zich geen zorgen te maken over toekomstige upgrades en schaalbaarheid.


Wilt u meer weten? Ik raad u deze artikelen van onze blog aan:

Ana Neto - Technisch adviseur, Auteur

Stefano Tempesta
Strategisch adviseur bij Connecting Software

Auteur:

Stefano is strategisch adviseur bij Connecting Software, regionaal directeur van Microsoft en MVP. Heb je vragen of opmerkingen over dit artikel?

We zouden graag uw feedback ontvangen, laat hieronder een reactie achter!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *