Diseño de soluciones de respuesta a emergencias con Dynamics y SharePoint

Así es como Connect Bridge puede ayudar: Diseño de soluciones de respuesta a emergencias con Dynamics y SharePoint

Ana Neto Técnico Deje un comentario

Piense en una institución educativa mundial que atiende a miles de estudiantes cada semana, que asisten a clases en más de 150 institutos de todo el mundo. Las emergencias pueden producirse sin previo aviso, ya sea por fenómenos meteorológicos, accidentes o incluso un ataque terrorista. ¿Cómo puede reaccionar dicha institución con prontitud y salvaguardar la seguridad de los estudiantes y el personal en todo el mundo?

Reaccionar ante eventos de emergencia

Debe almacenar cualquier dato personal introducido en una aplicación SaaS en un almacenamiento que se encuentre físicamente en el país (o en un territorio aprobado) para cumplir con las leyes de residencia de datos. Puede conseguirlo en dos pasos:

  1. Cuando se introducen datos en la aplicación SaaS, se comprueba si se trata de datos personales, es decir, si la información que contienen es suficiente para identificar a una persona. Si lo es, el los datos se transfieren a una base de datos situada en el país.
  2. Los datos son anónimosy se devuelve una clave de referencia a la aplicación para que la almacene en su propia base de datos.
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Modelo de datos para la solución de respuesta a emergencias

Concebimos la solución Emergency Response en torno a dos sistemas, el Dynamics 365 y el SharePoint. Por ello, también dividimos su modelo de datos entre las dos aplicaciones.

Hemos diseñado flujos de trabajo de sincronización de datos basados en Connect Bridge. A simple vista, el modelo de datos de la solución es el del siguiente diagrama.

Una solución de respuesta a emergencias que utiliza múltiples plataformas y tecnologías, incluyendo Dynamics 365, SharePoint, Azure IoT (Internet de las cosas), Bing Maps, Cognitive Services y Bot Framework, todo ello pegado con Connect Bridge

Una solución de respuesta a emergencias que utiliza múltiples plataformas y tecnologías, incluyendo Dynamics 365, SharePoint, Azure IoT (Internet de las cosas), Bing Maps, Cognitive Services y Bot Framework, todo ello pegado con Connect Bridge


Connect Bridge se encargaría del flujo de trabajo para transferir la información necesaria de las entidades en Dynamics 365 a las listas en SharePoint. El conector de Dynamics 365 a SharePoint se encarga de la sincronización de datos para:

  • Escuelas: La lista de escuelas contiene una copia de todas las escuelas en las que se ha producido un evento de emergencia al menos una vez. Los datos se copian de Dynamics 365 a SharePoint cuando se produce un evento de emergencia. Este es el evento que desencadena todo el proceso de respuesta a la emergencia, y es un proceso manual que suele ser iniciado por el Director de la Escuela.
  • Estudiantes: La lista de estudiantes contiene una copia de los nombres de los estudiantes y la información de contacto de los que se encuentran en la escuela afectada por la emergencia. La información de contacto se almacena como una copia (en lugar de estar sincronizada como una referencia al registro equivalente en Dynamics 365) con fines de e-discovery: si se realiza una investigación legal a la escuela para investigar cómo y cuándo se contactó con los estudiantes durante la respuesta a una emergencia, se conserva el historial completo de detalles de contacto, en lugar de tener sólo la última información disponible en el sistema CRM.
  • Eventos de emergencia: Esta es la lista que contiene información descriptiva de un evento de emergencia: nombre y descripción, fecha de inicio y fin, estado y cuándo se creó el evento en sí, y por quién. Al crearse un nuevo elemento en esta lista, se desencadena un flujo de trabajo para iniciar la generación del cuadro de mando, lo que implica la copia de los datos pertinentes de Dynamics 365 en SharePoint.
  • Lista: La lista de alumnos representa la información que aparece en la pantalla del cuadro de mandos de respuesta a emergencias. Hay un elemento para cada evento de emergencia que se produce en una escuela, y contiene una referencia a una lista de todos los estudiantes que se encuentran actualmente en la escuela, cuyo estado de seguridad debe ser evaluado.
  • Seguimiento de: El estado actual y la ubicación de un Estudiante se rastrean en la lista de Seguimiento. Se automatiza una evaluación inicial implementando el seguimiento de la ubicación por medio de dispositivos GPS conectados al Azure IoT Hub. En el momento de la incorporación de los estudiantes al inicio del programa, se asigna a cada uno de ellos un llavero que contiene una unidad GPS que envía los datos de localización al Azure IoT Hub sólo cuando el Director de la Escuela plantea un evento.
  • Comunicación: La lista de comunicación contiene todos los elementos de conversación que se produjeron entre los operadores de la escuela (y el bot) y los estudiantes a través de múltiples canales: llamadas de voz, SMS, correos electrónicos, Skype y Facebook Messenger.

El cuadro de mandos de la respuesta de emergencia

El cuadro de mandos de respuesta a emergencias generado para ese evento es accesible para todos los operadores de la escuela a través del sitio de intranet SharePoint de la organización. Este cuadro de mandos está disponible de forma inmediata en cuanto se completa el flujo de trabajo de integración en Connect BridgeEsto normalmente lleva menos de un minuto. El panel de control contiene información sobre el evento que se acaba de crear y una lista de todos los estudiantes inscritos en un programa impartido por la escuela en ese momento. Para cada estudiante, se visualiza su estado de seguridad (Desconocido, Seguro, Peligroso), junto con su última ubicación detectada. El éxito de la comunicación entre la escuela y el estudiante y la suposición en torno a su ubicación contribuyen a determinar el estado de seguridad de cada estudiante.

Se introduce cierto nivel de automatización en la evaluación inicial debido al elevado número de alumnos que pueden verse afectados. No obstante, los operadores de las escuelas realizan escrupulosamente una evaluación manual de la seguridad de los alumnos, que se refleja en el cuadro de mandos.

Una vez que se ha evaluado el estado de todos los alumnos y se ha completado el evento de emergencia, se da un último paso. Todos los datos están congelados en SharePoint crear un registro del cuadro de mandos, todos sus datos de contacto, el seguimiento de los cambios de estado y la comunicación. Esto permite un potencial proceso de e-discovery en el futuro, por razones legales, si surge la necesidad.

En conclusión, El SharePoint no sólo proporciona el motor del portal para mostrar el tablero de respuesta a emergencias, sino que también representa el sistema de gestión de registros para archivar datos legales sobre el éxito de la respuesta de emergencia.

Evacuación por carretera

El flujo de trabajo de integración del Connect Bridge

Como se ha mencionado, los datos sobre los colegios y los alumnos se copian de Dynamics 365 a SharePoint en el contexto de una respuesta a un nuevo evento de emergencia. Este proceso es gestionado por Connect Bridge.

El motor Connect Bridge ofrece una solución de alta disponibilidad y escalabilidad para la integración entre sistemas con independencia de la tecnología. Nota personal: He disfrutado diseñando y construyendo la solución de Respuesta de Emergencia, ¡pero realmente espero no utilizarla nunca! Sin embargo, si hay una situación que requiere una respuesta rápida, esta herramienta debe estar inmediatamente disponible y ser capaz de proporcionar una respuesta elegante. De ahí la decisión de adoptar aplicaciones basadas en la nube, donde la disponibilidad y la escalabilidad no son -o no deberían ser- un problema.

El flujo de trabajo lógico, compuesto por tareas de integración y de negocio, puede resumirse en los siguientes pasos:

  1. Cuando un se crea un nuevo evento de emergenciaLa información de contacto de la escuela afectada y de los estudiantes relevantes se copia de las entidades correspondientes en Dynamics 365 a las listas en SharePoint. La relevancia de los alumnos se determina en función de si están en la escuela en ese momento. Esto se deduce de si están inscritos en un programa impartido por la escuela en esa semana.
  2. A se genera la lista de los alumnos del centro afectado en SharePoint y el estado de seguridad de cada estudiante es evaluado inicialmente por un segundo flujo de trabajo.
  3. Basándose en la última ubicación detectada del estudiante y su distancia desde el lugar del evento de emergencia, un asunción de la seguridad de cada estudiante se realiza comprobando si el alumno se encuentra a más de 100 metros del punto del accidente.
  4. Comunicación con el estudiante se inicia mediante un SMS en el que se le pregunta si está bien; la respuesta del estudiante es gestionada por un bot que interpreta el mensaje y determina su estado.
Propuesta de diagrama de flujo para los procedimientos de emergencia

Propuesta de diagrama de flujo para los procedimientos de emergencia


Para llevar a casa

El software puede ayudar en la respuesta de emergencia si se planifica con antelación y se tiene en cuenta la necesidad de disponibilidad y escalabilidad.

La integración de varios programas y el uso de middleware para unirlos todos puede hacer que las funciones interesantes estén disponibles en un plazo razonable.

Connect Bridge es un buen ejemplo de solución de middleware que encaja perfectamente en este escenario. Al tratarse de un sistema agnóstico desde el punto de vista tecnológico, no hay que preocuparse por las futuras actualizaciones y la escalabilidad.


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Ana Neto - Asesora técnica, autora

Stefano Tempesta
Asesor estratégico en Connecting Software

Autor:

Stefano es Asesor Estratégico en Connecting Software, Director Regional de Microsoft y MVP. Tienes alguna pregunta o comentario sobre este artículo?

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