Entwurf einer Notruflösung mit Dynamics und SharePoint

So kann Connect Bridge helfen: Entwurf einer Notruflösung mit Dynamics und SharePoint

Ana Neto Technisch Einen Kommentar hinterlassen

Stellen Sie sich eine globale Bildungseinrichtung vor, die jede Woche Tausende von Studenten betreut, die an Kursen in mehr als 150 Instituten weltweit teilnehmen. Notfälle können ohne Vorankündigung auftreten, sei es aufgrund von wetterbedingten Ereignissen, Unfällen oder sogar einem Terroranschlag. Wie kann eine solche Einrichtung zeitnah reagieren und die Sicherheit von Studenten und Mitarbeitern auf der ganzen Welt gewährleisten?

Reagieren auf Notfallereignisse

Sie müssen alle personenbezogenen Daten, die Sie in eine SaaS-Anwendung eingeben, auf einem Speicher speichern, der sich physisch in dem Land (oder einem zugelassenen Gebiet) befindet, um die Gesetze zum Datenaufenthalt einzuhalten. Sie können dies in zwei Schritten erreichen:

  1. Bei der Eingabe von Daten in die SaaS-Anwendung wird geprüft, ob es sich um personenbezogene Daten handelt, d. h. ob die Informationen in diesen Daten ausreichen, um eine Person zu identifizieren. Wenn dies der Fall ist, wird die Die Daten werden an eine Datenbank übertragen, die sich im Land befindet.
  2. Daten werden anonymisiertund ein Referenzschlüssel wird an die Anwendung zur Speicherung in ihrer eigenen Datenbank zurückgegeben.
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Datenmodell für die Emergency Response Solution

Wir haben die Emergency Response-Lösung um zwei Systeme herum konzipiert, Dynamics 365 und SharePoint. Aus diesem Grund haben wir auch das Datenmodell auf die beiden Anwendungen aufgeteilt.

Wir haben Daten-Sync-Workflows auf Basis von Connect Bridge entworfen. Auf einen Blick sieht das Datenmodell für die Lösung wie im folgenden Diagramm aus.

Eine Notfallreaktionslösung, die mehrere Plattformen und Technologien nutzt, darunter Dynamics 365, SharePoint, Azure IoT (Internet of Things), Bing Maps, Cognitive Services und Bot Framework, die alle mit Connect Bridge zusammengeklebt wurden

Eine Notfallreaktionslösung, die mehrere Plattformen und Technologien nutzt, darunter Dynamics 365, SharePoint, Azure IoT (Internet of Things), Bing Maps, Cognitive Services und Bot Framework, die alle mit Connect Bridge zusammengeklebt wurden


Connect Bridge würde den Workflow für die Übertragung der notwendigen Informationen von Entitäten in Dynamics 365 zu Listen in SharePoint übernehmen. Der Dynamics 365-zu-SharePoint-Konnektor kümmert sich um die Datensynchronisation für:

  • Schulen: Die Liste Schule enthält eine Kopie aller Schulen, in denen mindestens einmal ein Notfallereignis aufgetreten ist. Die Daten werden von Dynamics 365 nach SharePoint kopiert, wenn ein Notfallereignis eintritt. Dies ist das auslösende Ereignis des gesamten Notfallreaktionsprozesses, und es ist ein manueller Prozess, der typischerweise vom Schulleiter initiiert wird.
  • Studenten: Die Schülerliste enthält eine Kopie der Namen und Kontaktinformationen der Schüler, die sich derzeit in der vom Notfall betroffenen Schule befinden. Die Kontaktinformationen werden als Kopie gespeichert (im Gegensatz zur Synchronisierung als Verweis auf den entsprechenden Datensatz in Dynamics 365), und zwar zu E-Discovery-Zwecken: Wenn eine rechtliche Anfrage an die Schule gestellt wird, um zu untersuchen, wie und wann die Schüler während einer Reaktion auf einen Notfall kontaktiert wurden, bleibt die vollständige Historie der Kontaktdetails erhalten, anstatt nur die neuesten Informationen im CRM-System verfügbar zu haben.
  • Notfall-Ereignisse: Dies ist die Liste, die beschreibende Informationen zu einem Notfallereignis enthält: Name und Beschreibung, Start- und Enddatum, Status und wann das Ereignis selbst erstellt wurde und von wem. Bei der Erstellung eines neuen Elements in dieser Liste wird ein Workflow ausgelöst, um die Erstellung des Dashboards zu initiieren, was das Kopieren der relevanten Daten aus Dynamics 365 in SharePoint impliziert.
  • Dienstplan: Die Roster-Liste stellt die Informationen dar, die auf dem Bildschirm im Emergency Response Dashboard angezeigt werden. Es gibt ein Element für jedes Notfallereignis, das in einer Schule auftritt, und es enthält einen Verweis auf eine Liste aller Schüler, die sich derzeit in der Schule befinden und für die der Sicherheitsstatus bewertet werden muss.
  • Nachverfolgung: Der aktuelle Status und Standort eines Schülers wird in der Tracking-Liste verfolgt. Eine anfängliche Beurteilung wird durch die Implementierung der Standortverfolgung mithilfe von GPS-Geräten, die mit dem Azure IoT Hub verbunden sind, automatisiert. Beim Onboarding der Schüler zu Beginn des Programms wird jedem Schüler ein Schlüsselanhänger zugewiesen, der ein GPS-Gerät enthält, das nur dann Standortdaten an den Azure IoT Hub sendet, wenn der Schulleiter ein Ereignis auslöst.
  • Kommunikation: Die Kommunikationsliste enthält alle Konversationselemente, die zwischen den Schulbetreibern (und dem Bot) und den Schülern über verschiedene Kanäle stattgefunden haben: Sprachanrufe, SMS, E-Mails, Skype und Facebook Messenger.

Das Emergency Response Dashboard

Das für dieses Ereignis generierte Emergency Response Dashboard ist für alle Schulbetreiber über die SharePoint-Intranetseite der Organisation zugänglich. Dieses Dashboard ist sofort verfügbar, sobald der Integrationsworkflow in Connect Bridge abgeschlossen ist; dies dauert normalerweise weniger als eine Minute. Das Dashboard enthält Informationen über die gerade erstellte Veranstaltung und eine Liste aller Schüler, die zu diesem Zeitpunkt in einem von der Schule gelieferten Programm eingeschrieben sind. Für jeden Schüler wird sein Sicherheitsstatus visualisiert (Unbekannt, Sicher, Gefahr), zusammen mit ihrem letzten erkannten Standort. Der Erfolg der Kommunikation zwischen der Schule und dem Schüler und die Vermutung um ihren Standort tragen zur Bestimmung des Sicherheitsstatus jedes Schülers bei.

Ein gewisses Maß an Automatisierung wird bei der Erstbewertung eingeführt aufgrund der hohen Anzahl von Schülern, die betroffen sein können. Nichtsdestotrotz wird eine ordnungsgemäße manuelle Bewertung der Sicherheit der Schüler dann gewissenhaft von den Schulbetreibern vorgenommen und im Dashboard wiedergegeben.

Sobald der Status aller Schüler beurteilt wurde und das Notfallereignis abgeschlossen ist, wird ein letzter Schritt unternommen. Alle Daten werden in SharePoint eingefroren Erstellen einer Aufzeichnung des Dashboards, aller Kontaktdetails, Statusverfolgung von Änderungen und Kommunikation. Dies ermöglicht einen potenziellen E-Discovery-Prozess in der Zukunft, aus rechtlichen Gründen, sollte der Bedarf entstehen.

Zusammengefasst, SharePoint stellt nicht nur die Portal-Engine für die Anzeige des Emergency Response Dashboards zur Verfügung, sondern stellt auch das Record Management System für die Archivierung dar rechtliche Daten über den Erfolg der Notfallmaßnahmen.

Evakuierung der Straße

Der Arbeitsablauf der Connect Bridge-Integration

Wie erwähnt, werden Daten über Schulen und Schüler im Rahmen einer Reaktion auf ein neues Notfallereignis von Dynamics 365 nach SharePoint kopiert. Dieser Vorgang wird von Connect Bridge abgewickelt.

Die Connect Bridge-Engine bietet eine hochverfügbare und skalierbare Lösung für die technologieunabhängige Integration zwischen Systemen. Persönliche Anmerkung hier: Es hat mir Spaß gemacht, die Emergency Response-Lösung zu entwerfen und zu bauen, aber ich hoffe wirklich, dass ich sie nie benutzen werde! Wenn es jedoch eine Situation gibt, die eine prompte Reaktion erfordert, muss dieses Tool sofort verfügbar und in der Lage sein, eine geschmeidige Reaktion zu liefern. Daher die Entscheidung für Cloud-basierte Anwendungen, bei denen die Verfügbarkeit und Skalierbarkeit kein Thema ist - oder sein sollte -.

Der logische Arbeitsablauf, bestehend aus Integrations- und Geschäftsaufgaben, lässt sich durch die folgenden Schritte zusammenfassen:

  1. Wenn ein neues Notfallereignis wird erzeugtwerden die Kontaktinformationen für die betroffene Schule und die relevanten Schüler von den entsprechenden Entitäten in Dynamics 365 in die Listen in SharePoint kopiert. Die Relevanz der Schüler wird dadurch bestimmt, ob sie sich zu diesem Zeitpunkt in der Schule befinden. Dies wird daraus abgeleitet, ob sie in einem Programm eingeschrieben sind, das von der Schule in dieser Woche angeboten wird.
  2. Ein Dienstplan der Schüler der betroffenen Schule wird erstellt in SharePoint und der Sicherheitsstatus jedes Schülers wird zunächst durch einen zweiten Arbeitsablauf beurteilt.
  3. Basierend auf dem zuletzt erkannten Standort des Schülers und seiner Entfernung zum Ort des Notfallereignisses wird ein Übernahme der Sicherheit eines jeden Schülers erfolgt, indem geprüft wird, ob der Schüler mehr als 100 Meter von der Unfallstelle entfernt ist.
  4. Kommunikation mit dem Studenten wird durch eine SMS initiiert, in der gefragt wird, ob es ihnen gut geht; die Antwort des Schülers wird von einem Bot verarbeitet, der die Nachricht interpretiert und ihren Status bestimmt.
Vorgeschlagenes Flussdiagramm für Notfallprozeduren

Vorgeschlagenes Flussdiagramm für Notfallprozeduren


Essen zum Mitnehmen

Software kann bei der Reaktion auf Notfälle helfen, wenn Sie vorausschauend planen und die Notwendigkeit der Verfügbarkeit und Skalierbarkeit im Auge behalten.

Die Integration verschiedener Software und die Verwendung von Middleware, um alles zusammenzukleben, kann interessante Funktionen in einem vernünftigen Zeitrahmen verfügbar machen.

Connect Bridge ist ein gutes Beispiel für eine Middleware-Lösung, die perfekt in dieses Szenario passt. Da es sich um ein technologieunabhängiges System handelt, müssen Sie sich keine Gedanken über zukünftige Upgrades und Skalierbarkeit machen.


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Ana Neto - Technische Beraterin, Autorin

Stefano Tempesta
Strategischer Berater bei Connecting Software

Autor:

Stefano ist Strategic Advisor bei Connecting Software, Microsoft Regional Director und MVP. Haben Sie Fragen oder Kommentare zu diesem Artikel?

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