Если кто-то из вашей команды не видит сделку, дело или клиентскую учетную запись в Dynamics 365, сможет ли он всё же открыть соответствующий документ в SharePoint?
Большинство организаций полагают, что ответ — «нет». Однако для команд, использующих SharePoint в качестве хранилища документов для Dynamics 365, ответ зачастую оказывается «да», и они обычно обнаруживают этот пробел только в ходе аудита, при увольнении сотрудника или в случае инцидента, связанного с утечкой данных.
В данном руководстве подробно описано, как проверить собственную среду, во сколько вам на самом деле обойдутся возможные недостатки, если они имеются, и на что следует обратить внимание при выборе решения, которое позволит их надлежащим образом устранить.
Ознакомьтесь с инструментом для синхронизации прав доступа в Dynamics 365 и SharePoint
Что на самом деле означает "Синхронизация прав доступа SharePoint с Dynamics 365"
Dynamics 365 и SharePoint каждый из них использует собственную, отдельную систему безопасности. Dynamics 365 регулирует доступ к данным с помощью ролей безопасности, иерархии бизнес-подразделений, прав владения и совместного использования записей. SharePoint регулирует доступ с помощью собственных прав доступа к сайтам, библиотекам и папкам.
Когда система Dynamics 365 интегрируется с системой SharePoint для хранения документов, файлы перемещаются в библиотеки SharePoint, однако логика прав доступа, регулирующая их в системе Dynamics 365, не переносится автоматически. "Синхронизация" прав доступа означает обеспечение постоянной синхронизации этих двух отдельных систем, с тем чтобы права доступа пользователя к документу в системе SharePoint всегда соответствовали его правам доступа к связанной записи в системе Dynamics 365, даже несмотря на то, что меняются роли, команды и владельцы.
Самопроверка: 6 признаков того, что у вас есть пробелы в разрешениях
Проверьте, как они работают в вашей среде. Для ответа на большинство из них вам не понадобится помощь ИТ-специалистов.
-
Пользователь, не имеющий доступа к CRM, всё равно может открыть файл в SharePoint.
Выберите любую запись, которую конкретный пользователь не может просмотреть в Dynamics 365, а затем проверьте, может ли он напрямую открыть соответствующую папку SharePoint. Если да, то разрыв существует.
-
Пользователь, аккаунт которого в CRM деактивирован, по-прежнему имеет доступ к документам.
Деактивация пользователя в Dynamics 365 не приводит к снятию его прав доступа в SharePoint, если только кто-то или какая-то система не осуществляет активное управление этим подключением.
-
Была проведена реорганизация бизнес-подразделения, но права доступа к папкам остались без изменений.
Если за последний год команды были реорганизованы, объединены или переведены в другие подразделения, а никто не обновил SharePoint соответствующим образом, то права доступа уже устарели.
-
Никто не может с уверенностью сказать, кто имеет доступ к файлам конкретного клиента.
Если для ответа на этот вопрос требуется вручную проверить членство в группе SharePoint, значит у вас нет синхронизации — у вас есть лишь моментальный снимок, зафиксированный на момент последней настройки.
-
В ходе проверки на соответствие требованиям или проверки безопасности доступ SharePoint был отмечен как "неподдающийся проверке"."
Это один из наиболее распространенных выводов, сделанных в ходе аудитов на соответствие GDPR и общих аудитов системы управления данными в организациях, использующих D365 с SharePoint.
-
Все имеющиеся права доступа SharePoint были настроены вручную один раз и с тех пор никогда не пересматривались.
Встроенная интеграция Dynamics 365–SharePoint вообще не настраивает права доступа в SharePoint, а лишь перемещает документы. Любая структура доступа, существующая на сегодняшний день, почти наверняка была настроена ИТ-отделом вручную при внедрении системы и с тех пор оставалась неизменной, даже несмотря на то, что роли, команды и владельцы в CRM постоянно менялись.
Если вы отметили два или более пункта в приведенном выше самопроверке, то этот пробел следует устранить.
Готовы попробовать это на своей конфигурации? Начать бесплатная 15-дневная пробная версия или заказать демонстрацию с нашим специалистом.
Во что вам на самом деле обходится неэффективная синхронизация прав доступа в CRM Dynamics 365 с SharePoint
Непосредственная опасность заключается в следующем: пользователи видят документы, договоры, финансовые отчеты и персональные данные, привязанные к записям, к которым у них нет законного доступа в CRM. Для отраслей, подпадающих под регулирование, это представляет собой прямой риск, связанный с GDPR или управлением данными, а не просто внутреннюю неудобную ситуацию.
Наиболее серьезные последствия проявляются во время аудита или реагирования на инцидент, когда фраза "мы не можем подтвердить, у кого был доступ к этому файлу" ставит нас в гораздо более невыгодное положение, чем наличие четкого ответа. А поскольку этот пробел незаметно растет по мере смены ролей и состава команд, степень уязвимости в любой конкретный момент времени, как правило, оказывается выше, чем предполагал тот, кто изначально настраивал интеграцию.
Ваши варианты устранения разрыва
Существует четыре реальных пути, по которым идут организации в данном случае:
- Ничего не делай. Это довольно распространенная ситуация, но риск возрастает каждый раз, когда меняется должность, состав команды или структура владения, и именно это сложнее всего обосновать в ходе аудита.
- Управляйте правами доступа SharePoint вручную. Это решение подходит для небольших масштабов, но перестает справляться с задачей, как только количество пользователей, групп или бизнес-подразделений превышает несколько единиц — обновления практически сразу отстают от реальной ситуации.
- Создавайте собственные средства автоматизации (например, скрипты в Power Automate). Возможно, но это означает необходимость разработки и поддержки собственной логики для каждого сценария предоставления прав доступа, ролей безопасности, каскадных правил и иерархии бизнес-подразделений, а также пересмотра этой логики каждый раз, когда Microsoft вносит изменения в любую из платформ.
- Используйте готовое специализированное решение. Специализированные инструменты выполняют эту задачу непрерывно и автоматически, избавляя вашу команду от необходимости поддерживать настраиваемую логику или вручную согласовывать права доступа.
Ни один из этих вариантов не является автоматически "правильным” — всё зависит от масштабов вашей организации, уровня толерантности к риску и внутренних ресурсов. Однако для любой организации, насчитывающей более нескольких десятков пользователей, первые два варианта со временем, как правило, незаметно терпят неудачу, а третий сопряжён с постоянными затратами на обслуживание, которые большинство команд недооценивают.
Нужен процесс внедрения? Смотрите здесь пошаговое руководство для справки.
На что следует обратить внимание при выборе CRM-системы Dynamics 365 и решения для синхронизации прав доступа SharePoint
Если вы оцениваете специализированный инструмент, вот критерии, которые действительно позволяют отличить полноценное решение от частичного:
Будут ли права доступа обновлены сразу же, как только что-то изменится в Dynamics 365, или мне придется ждать запланированной синхронизации?
Надежное решение для синхронизации обновляет данные в SharePoint в режиме реального времени — сразу же после изменения роли, команды или прав владения в Dynamics 365, а не в пакетном режиме или с задержкой по расписанию.
Будет ли это действительно охватывать всю мою модель безопасности или только базовое сопоставление ролей?
Комплексное решение полностью воспроизводит всю модель безопасности: роли безопасности, иерархию бизнес-подразделений, каскадное поведение, иерархию руководителей и должностей, а также совместное использование записей — а не только роли верхнего уровня.
Могу ли я развернуть это так, как это действительно необходимо моей организации?
Да, если решение поддерживает развертывание на собственных серверах, в Azure и в формате SaaS. Инструменты, доступные исключительно в онлайн-режиме, не подойдут для организаций, у которых есть требования к местонахождению данных или инфраструктура, выходящая за рамки стандартной облачной конфигурации Microsoft.
Работает ли это с той версией Dynamics CRM, которую я использую, включая более старые локальные установки?
Только в том случае, если система явно поддерживает устаревшие локальные версии Dynamics CRM наряду с Dynamics 365 Online; многие инструменты синхронизации работают только с версией Online.
Поможет ли это решить проблему с ограничениями прав доступа в SharePoint, или я всё равно столкнусь с ними позже?
Комплексное решение позволяет обойти ограничение SharePoint, составляющее примерно 50 000 уникальных областей прав доступа, за счет автоматической организации структуры папок, а не простого копирования прав доступа.
Соответствует ли это требованиям к сертификации соответствия и ведению контрольного журнала, необходимым для моей организации?
Обратите внимание на сертификаты, актуальные для вашей отрасли, соответствие стандартам ISO и GDPR, а также сертификаты GCC High и Azure Government (если применимо), а также на наличие удобного журнала аудита, отражающего каждое изменение прав доступа.
Как CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator соответствует этим критериям
|
Критерий |
Как это осуществляется |
|
Синхронизация в режиме реального времени |
Осуществляет постоянный мониторинг Dynamics 365 и автоматически применяет изменения прав доступа к SharePoint без какого-либо ручного вмешательства. |
|
Полное охватывание модели безопасности |
Копирует роли безопасности, иерархию бизнес-подразделений, каскадное поведение, иерархию руководителей и должностей, команды и настройки доступа — полную схему, а не её подмножество. |
|
Гибкость развертывания |
Доступно для самостоятельного развертывания, на платформе Microsoft Azure или в виде SaaS-решения Connecting Software (в ЕС или США). |
|
Поддержка устаревших версий CRM |
Поддерживает локальные версии Dynamics CRM 2013, 2015, 2016, а также онлайн-версии Dynamics 365, модули «Продажи», «Обслуживание клиентов» и «Выездное обслуживание». |
|
Ограничения области действия разрешений |
Работает в паре с SharePoint Structure Creator для распределения документов по структуре папок, основанной на правилах, что позволяет обойти ограничение в 50 000 объектов. |
|
Регистрация сертификации и аудита |
Сертифицировано по стандартам GCC High / Azure Government, а также по стандартам ISO 9001:2015 и ISO 27001:2022; разработано с учетом требований, соответствующих GDPR, с полным ведением журнала изменений разрешений для проверки соответствия нормативным требованиям. |
Посмотрите, как это работает
Узнайте, как работает Replicator для прав доступа CB от Dynamics 365 до SharePoint
Часто задаваемые вопросы
Мне понадобится сторонний инструмент, или я могу настроить это напрямую в Dynamics 365?
В чём разница между уровнем безопасности записи «Dynamics 365» и правами доступа «SharePoint»?
Сколько времени требуется на устранение обнаруженного нарушения прав доступа?
Следующий шаг
Подходит ли это решение для многопользовательских сред?
Что произойдет с правами доступа SharePoint, если удалить CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator?
Подробнее об интеграции Dynamics и SharePoint
Действительно ли ваши разрешения для версии Dynamics 365 синхронизируются с версией SharePoint? Руководство по самостоятельному аудиту
Как синхронизировать права доступа SharePoint с Dynamics 365 в масштабах предприятия
Модель безопасности Dynamics 365 и ее синхронизация с SharePoint: обновление 2026 года
