Se alguém da sua equipa não conseguir ver um negócio, um caso ou uma conta no Dynamics 365, poderá, mesmo assim, abrir o documento relacionado no SharePoint?
A maioria das organizações parte do princípio de que a resposta é «não». No entanto, para as equipas que utilizam o SharePoint como armazenamento de documentos para o Dynamics 365, a resposta é frequentemente «sim», e só costumam descobrir essa lacuna durante uma auditoria, um problema relacionado com a saída de um colaborador ou um incidente de exposição de dados.
Este guia explica como verificar o seu próprio ambiente, quanto é que essa lacuna realmente lhe custa, caso exista, e o que deve procurar numa solução que a resolva adequadamente.
Explore a ferramenta para a sincronização de permissões dos modelos Dynamics 365 e SharePoint
O que significa, na verdade, "Sincronizar as permissões do SharePoint com o Dynamics 365"
Dynamics 365 e SharePoint cada um deles dispõe do seu próprio sistema de segurança, independente. O Dynamics 365 controla quem pode ver o quê através de funções de segurança, hierarquias de unidades de negócio, propriedade e partilha de registos. O SharePoint controla o acesso através das suas próprias permissões de site, biblioteca e pasta.
Quando o Dynamics 365 é integrado com o SharePoint para armazenamento de documentos, os ficheiros são transferidos para as bibliotecas do SharePoint, mas a lógica de permissões que os rege no Dynamics 365 não é transferida automaticamente. "Sincronizar" permissões significa manter esses dois sistemas separados continuamente alinhados, de modo a que o acesso de um utilizador a um documento no SharePoint corresponda sempre ao seu acesso ao registo relacionado no Dynamics 365, mesmo que as funções, as equipas e a propriedade mudem.
Autoavaliação: 6 sinais de que existe uma lacuna nas permissões
Analise estas questões tendo em conta o seu próprio ambiente. Não precisa da ajuda do departamento de TI para responder à maioria delas.
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Um utilizador sem acesso ao CRM pode, mesmo assim, abrir o ficheiro no SharePoint.
Escolha qualquer registo que um utilizador específico não consiga ver no Dynamics 365 e, em seguida, verifique se esse utilizador consegue abrir diretamente a pasta SharePoint correspondente. Se conseguir, existe essa discrepância.
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Um utilizador desativado no CRM continua a ter acesso aos documentos.
A desativação de um utilizador no Dynamics 365 não retira as suas permissões no SharePoint, a menos que algo ou alguém esteja a gerir ativamente essa ligação.
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Uma unidade de negócio foi reestruturada, mas as permissões das pastas não foram alteradas.
Se as equipas tiverem sido reorganizadas, fundidas ou reatribuídas no último ano e ninguém tiver atualizado o SharePoint em conformidade, as autorizações já se encontram desatualizadas.
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Ninguém pode afirmar com certeza quem tem acesso aos ficheiros de um determinado cliente.
Se, para responder a essa pergunta, for necessário verificar manualmente a pertença ao grupo SharePoint, isso significa que não há sincronização, mas sim um instantâneo da última vez em que foi configurado.
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Uma análise de conformidade ou de segurança assinalou o acesso SharePoint como "não verificável"."
Esta é uma das constatações mais comuns nas auditorias ao RGPD e à governação geral de dados em organizações que utilizam o D365 com o SharePoint
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Quaisquer que sejam as autorizações SharePoint existentes, foram configuradas manualmente, uma única vez, e nunca mais foram revistas.
A integração nativa entre o Dynamics 365 e o SharePoint não configura de todo as permissões do SharePoint; limita-se a transferir documentos. Qualquer estrutura de acesso existente atualmente foi, quase certamente, configurada manualmente pela equipa de TI aquando da implementação e tem permanecido inalterada desde então, mesmo com as funções, equipas e responsabilidades no CRM a mudarem constantemente.
Se assinalou dois ou mais itens na autoavaliação acima, vale a pena tomar medidas para colmatar essa lacuna.
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Quanto é que a má sincronização das permissões do CRM Dynamics 365 com o SharePoint lhe custa, na realidade
O risco imediato é claro: os utilizadores visualizam documentos, contratos, registos financeiros e dados pessoais associados a registos aos quais não têm acesso legítimo no CRM. No caso dos setores regulamentados, trata-se de um risco direto no âmbito do RGPD ou da governação de dados, e não apenas de um constrangimento interno.
O custo mais grave manifesta-se durante uma auditoria ou resposta a um incidente, quando "não conseguimos confirmar quem teve acesso a este ficheiro" é uma situação muito pior do que ter uma resposta. E como essa lacuna cresce silenciosamente à medida que as funções e as equipas mudam, a exposição, em qualquer momento, é normalmente maior do que aquilo que quem configurou a integração inicialmente tinha previsto.
As suas opções para colmatar a lacuna
Existem quatro caminhos concretos que as organizações seguem neste contexto:
- Não faças nada. É comum, mas o risco agrava-se sempre que há uma alteração numa função, numa equipa ou na atribuição de responsabilidades, e é o aspeto mais difícil de justificar numa auditoria.
- Gerir manualmente as permissões do SharePoint. Funciona em pequena escala, mas deixa de ser viável assim que se lida com mais do que um punhado de utilizadores, grupos ou unidades de negócio; as atualizações ficam desfasadas da realidade quase de imediato.
- Criar automações personalizadas (por exemplo, scripts do Power Automate). É possível, mas isso implica criar e manter lógica personalizada para cada cenário de permissão, funções de segurança, regras em cascata e hierarquia de unidades de negócio, e ter de rever tudo isso sempre que a Microsoft alterar qualquer uma das plataformas.
- Utilize um solução dedicada e pronta a utilizar. As ferramentas especificamente concebidas para o efeito tratam disso de forma contínua e automática, sem que a sua equipa tenha de manter uma lógica personalizada ou de reconciliar manualmente as permissões.
Nenhuma destas opções é automaticamente a "certa”; tudo depende da dimensão da sua organização, da sua tolerância ao risco e dos recursos internos disponíveis. No entanto, para qualquer organização com mais do que algumas dezenas de utilizadores, as duas primeiras opções tendem a falhar discretamente ao longo do tempo, e a terceira acarreta custos de manutenção contínuos que a maioria das equipas subestima.
Precisa de um processo de implementação? Veja isto guia passo a passo para sua informação.
O que procurar numa solução de CRM Dynamics 365 e de sincronização de permissões SharePoint
Se estiver a avaliar uma ferramenta dedicada, eis os critérios que distinguem, na prática, uma solução definitiva de uma solução parcial:
As permissões serão atualizadas assim que houver alguma alteração no Dynamics 365, ou tenho de ficar à espera de uma sincronização programada?
Uma solução de sincronização fiável atualiza o acesso ao SharePoint em tempo real, no momento em que ocorre uma alteração de função, equipa ou titularidade no Dynamics 365, e não em lote ou com um atraso programado.
Irá abranger, de facto, todo o meu modelo de segurança ou apenas o mapeamento básico de funções?
Uma solução completa replica todo o modelo de segurança: funções de segurança, hierarquia das unidades de negócio, comportamento em cascata, hierarquia de gestores/cargos e partilha de registos, e não apenas as funções de nível superior.
Posso implementar isto da forma que a minha organização realmente precisa?
Sim, se a solução for compatível com implementação auto-hospedada, no Azure e em modelo SaaS. As ferramentas exclusivamente online não são adequadas para organizações com requisitos de residência de dados ou com infraestruturas fora da configuração padrão da nuvem da Microsoft.
Funciona com a versão do Dynamics CRM que estou a utilizar atualmente, incluindo configurações locais mais antigas?
Apenas se for explicitamente compatível com versões antigas do Dynamics CRM instaladas localmente, a par do Dynamics 365 Online; muitas ferramentas de sincronização funcionam apenas com a versão Online.
Será que isto vai resolver os limites de permissão do SharePoint, ou acabarei por esbarrar neles mais tarde, de qualquer forma?
Uma solução completa resolve o limite de cerca de 50 000 âmbitos de permissão únicos do SharePoint através da estruturação automatizada de pastas, e não apenas da replicação de permissões.
Cumpre as certificações de conformidade e a pista de auditoria de que a minha organização necessita?
Procure certificações relevantes para o seu setor, conformidade com a ISO e o RGPD, bem como com as certificações GCC High e Azure Government, quando aplicável, além de um registo de auditoria prático de todas as alterações de autorizações.
Como o CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator cumpre estes critérios
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Critério |
Como é tratado |
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Sincronização em tempo real |
Monitoriza o Dynamics 365 de forma contínua e aplica automaticamente as alterações de permissões ao SharePoint, sem qualquer intervenção manual. |
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Cobertura completa do modelo de segurança |
Reproduz as funções de segurança, a hierarquia das unidades de negócio, o comportamento em cascata, a hierarquia de gestores/cargos, as equipas e a partilha — o esquema completo, não um subconjunto. |
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Flexibilidade de implementação |
Disponível em ambiente auto-hospedado, no Microsoft Azure ou como SaaS Connecting Software (UE ou EUA). |
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Suporte às versões antigas do CRM |
Suporta o Dynamics CRM 2013, 2015 e 2016 em ambiente local através do Dynamics 365 Online, Vendas, Serviço ao Cliente e Serviço no Terreno. |
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Limites do âmbito das autorizações |
Funciona em conjunto com o SharePoint Structure Creator para distribuir documentos por uma estrutura de pastas baseada em regras que evita o limite máximo de 50 000. |
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Registo de certificação e de auditorias |
Certificado para GCC High / Azure Government e de acordo com as normas ISO 9001:2015 e ISO 27001:2022, concebido para dar resposta aos requisitos alinhados com o RGPD, com registo completo das alterações de permissões para fins de análise de conformidade. |
Veja como funciona
Veja como funciona o Replicator de permissões CB Dynamics 365 a SharePoint
