Modelo de segurança Dynamics 365 e sua sincronização com o SharePoint: atualização de 2026

O Microsoft Dynamics 365 oferece um modelo de segurança robusto para controlar o acesso aos seus dados.

Mas quando o integramos com o SharePoint, esse controlo deixa de existir. A integração nativa não sincronizar ou replicar o modelo de segurança do Dynamics 365 para o SharePoint, que pode deixar documentos acessíveis a utilizadores que já não os deveriam ver.

Isto cria um verdadeiro risco de segurança, que é relevante por si só e particularmente preocupante em ambientes com requisitos de conformidade rigorosos.

Neste artigo, mostraremos exatamente como surge este problema e como resolvê-lo, alinhando as suas permissões SharePoint com o modelo de segurança Dynamics 365 que já possui.

O Dynamics 365 e o SharePoint são normalmente utilizados em conjunto e a própria Microsoft disponibiliza a opção de integração nativa dos dois sistemas. Com ela, o SharePoint trata do armazenamento de documentos (a um custo mais baixo) e permite uma melhor colaboração, permitindo mesmo que utilizadores não-CRM acedam a documentos do Dynamics 365.

Esta integração é fácil de implementar (aqui está umguia passo a passo), e funciona bem do ponto de vista funcional, permitindo às organizações mover os documentos que têm nos seus registos CRM para o SharePoint, mantendo uma ligação aos documentos no CRM. Por exemplo, um utilizador que trabalhe num registo de conta no Dynamics 365 pode abrir documentos relacionados diretamente a partir do registo, mesmo que não estejam armazenados no Dataverse. Quando o utilizador clica num ficheiro, este é aberto a partir do SharePoint, sem necessidade de quaisquer passos adicionais.

No entanto, apesar de ambos os sistemas fazerem parte do ecossistema Microsoft, os seus modelos de segurança não estão sincronizados. As regras de acesso a nível de registo Dynamics 365 não são aplicadas aos documentos SharePoint.

Na verdade, as permissões do SharePoint não estão alinhadas com as funções de segurança e o modelo de segurança do Dynamics 365 desde o início. Sem configuração adicional, os utilizadores podem ter um acesso mais amplo aos documentos através do SharePoint do que o previsto, o que nem sempre é imediatamente visível. Para as organizações sujeitas a GDPR, HIPAA, PCI DSS ou NIST, A utilização de um sistema de gestão de documentos sensíveis é um risco de conformidade: como é que vai demonstrar que o acesso a documentos sensíveis foi restringido apenas a pessoal autorizado?

Além disso, a tentativa de corrigir isto manualmente torna-se rapidamente difícil de manter e propensa a erros devido a alterações no Dynamics 365, tais como actualizações de funções, alterações de propriedade ou membros da equipa.

Para resolver esse desalinhamento, o modelo de segurança do Dynamics 365 precisa ser replicado no SharePoint para que o acesso aos documentos siga as permissões do CRM.

Para isso, é necessário copiar os direitos de acesso entre os dois sistemas, garantindo que as permissões do SharePoint reflitam a configuração de segurança atual no Dynamics 365 em termos de usuários, funções e documentos aos quais cada um tem acesso.

Na prática, a sincronização da segurança do Dynamics CRM com o SharePoint envolve:

• Mapeamento de usuários, equipes e unidades de negócios Dynamics 365 para identidades SharePoint
• Traduzindo funções e privilégios de segurança em níveis de permissão SharePoint
• Atribuição de permissões ao nível da pasta ou do documento
• Atualização dinâmica do acesso quando ocorrem alterações no Dynamics 365

Isto significa que um utilizador que aceda através do SharePoint poderá aceder exatamente ao que o atual modelo de segurança Dynamics 365 permite, impedindo o acesso não autorizado a documentos sensíveis.

A replicação do modelo de segurança do Dynamics 365 no SharePoint deve ser automatizada e activada com base em alterações no Dynamics 365 para garantir a coerência permanente entre os sistemas.

Para o conseguir, CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator, O Microsoft Preferred Solution, permite a sincronização contínua das funções de segurança do Dynamics 365 e das permissões do SharePoint com base em alterações no Dynamics 365, fornecendo uma abordagem de instalar e esquecer para o gerenciamento de permissões.

Este pacote foi projetado especificamente para empresas que dependem das sinergias da integração Dynamics 365 SharePoint para realizar suas operações diárias com sucesso. Incluindo quatro de nossos produtos inovadores, os usuários do Dynamics 365 que utilizam o SharePoint como seu repositório de documentos podem:

• Organizar automaticamente as suas bibliotecas e listas SharePoint, evitando o frequentemente temido limite de permissões únicas.
• Verificar a integridade dos documentos armazenados no SharePoint diretamente a partir da interface do utilizador, utilizando a tecnologia Blockchain. Um recurso indispensável para manter a segurança e a precisão dos documentos Dynamics 365 armazenados no SharePoint.
• Otimizar o espaço de armazenamento do Dynamics 365 através da transferência de ficheiros para soluções alternativas de armazenamento de ficheiros. Isso é fundamental para empresas que desejam gerenciar com eficiência seu armazenamento Dynamics 365.
• Arraste e largue vários ficheiros para os carregar e permita que os utilizadores introduzam metadados sem terem de passar do Dynamics para o SharePoint e vice-versa.

E, claro, o CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator resolve o desafio de não ter os privilégios do Dynamics 365 reflectidos no lado do SharePoint, como se viu acima.

As organizações de todos os sectores confiam nesta solução para proteger dados sensíveis e otimizar a colaboração. Saiba como uma associação líder evitou a exposição de dados em Prevenir a exposição de dados sensíveis no SharePoint, como uma empresa global escalou a gestão segura de documentos em Documentos seguros, sucesso global: A história da Systemair, e como as questões de autorização ocultas foram resolvidas através da parceria em ORBIS e Connecting Software Parceiro para Resolver um Problema Escondido Dynamics 365. Pode também explorar a forma como as organizações sem fins lucrativos reforçaram a segurança em Melhorar a segurança dos documentos na Fundação Waalitj.

A dada altura, os funcionários avançam dentro da organização e, com essa progressão, vem uma mudança no seu acesso à informação da empresa. Estas mudanças devem ser reflectidas com precisão nos seus sistemas. Isso não é diferente para Dynamics 365 ou SharePoint.

CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator garante que não tem de se preocupar com isso, uma vez que tornará automaticamente os documentos relacionados com a equipa acessíveis ao empregado promovido, sem exigir qualquer trabalho adicional do seu administrador de TI. Da mesma forma, quando a sua empresa cresce e abre novas divisões noutros países, no Dynamics 365 pode criar unidades de negócio ou equipas individuais para os mercados correspondentes. E graças às capacidades multi-tenancy, ao implementar uma única instalação da nossa solução, pode configurar o processo de replicação de permissões para várias instâncias do Dynamics CRM, bem como para vários sites SharePoint para uma única organização Dynamics CRM.

Embora o não alinhamento das permissões seja um risco de segurança em si mesmo, também cria desafios de conformidade com os regulamentos de proteção de dados:

• As permissões do SharePoint funcionam de forma independente do modelo de segurança do Dynamics 365, o que dificulta a aplicação de um controlo de acesso coerente.
• Os utilizadores podem, portanto, aceder a documentos que contenham dados pessoais fora do âmbito da sua autorização, mesmo que as permissões de CRM estejam corretamente configuradas.
• Como resultado, as organizações podem não conseguir demonstrar que o acesso a dados sensíveis é devidamente restringido e auditável.

É aqui que CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator ajuda a sua organização a cumprir os requisitos dos regulamentos de privacidade de dados, como o GDPR, o PCI DSS e o HIPAA. Estas normas aplicam-se a todos os sectores e regiões, independentemente do local onde a sua organização opera.

Ao assegurar que os direitos de acesso definidos no Dynamics 365 são replicados de forma consistente para o SharePoint, a sua organização pode manter o controlo sobre o acesso a documentos e apoiar a conformidade regulamentar.