Modelo de seguridad Dynamics 365 y su sincronización con SharePoint: actualización 2026

Microsoft Dynamics 365 ofrece un sólido modelo de seguridad para controlar el acceso a sus datos.

Pero una vez que lo integras con SharePoint, ese control se rompe. La integración nativa no sincronizar o replicar el modelo de seguridad Dynamics 365 a SharePoint, que pueden dejar documentos accesibles a usuarios que ya no deberían verlos.

Esto crea un riesgo real para la seguridad, relevante por sí mismo y especialmente preocupante en entornos con estrictos requisitos de cumplimiento.

En este artículo, le mostraremos exactamente cómo surge este problema y cómo solucionarlo alineando sus permisos SharePoint con el modelo de seguridad Dynamics 365 que ya tiene.

Dynamics 365 y SharePoint suelen utilizarse juntos y la propia Microsoft ofrece la opción de integración nativa de ambos sistemas. Con ella, SharePoint gestiona el almacenamiento de documentos (a un coste menor) y permite una mejor colaboración, permitiendo incluso a los usuarios que no son de CRM acceder a los documentos de Dynamics 365.

Esta integración es fácil de desplegar (aquí hay unguía paso a paso), y funciona bien desde una perspectiva funcional, permitiendo a las organizaciones trasladar los documentos que tienen en sus registros de CRM a SharePoint manteniendo un enlace a los documentos en el CRM. Por ejemplo, un usuario que trabaja en un registro de Cuenta en Dynamics 365 puede abrir documentos relacionados directamente desde el registro, aunque no estén almacenados en Dataverse. Cuando el usuario hace clic en un archivo, éste se abre desde SharePoint sin requerir ningún paso adicional.

Sin embargo, aunque ambos sistemas forman parte del ecosistema de Microsoft, sus modelos de seguridad no están sincronizados. Las reglas de acceso a nivel de registro Dynamics 365 no se aplican a los documentos SharePoint.

De hecho, los permisos SharePoint no están alineados con los roles de seguridad y el modelo de seguridad Dynamics 365 desde el principio. Sin configuración adicional, los usuarios pueden tener un acceso a los documentos a través de SharePoint más amplio de lo previsto, lo que no siempre es inmediatamente evidente. Para las organizaciones sujetas a GDPR, HIPAA, PCI DSS o NIST, Además, se trata de un riesgo de cumplimiento: ¿cómo demostrará que el acceso a documentos confidenciales estaba restringido únicamente al personal autorizado?

Por si fuera poco, intentar corregirlo manualmente se convierte rápidamente en una tarea difícil de mantener y propensa a errores debido a los cambios que se producen en Dynamics 365, como las actualizaciones de funciones, los cambios de propietario o la pertenencia a un equipo.

Para solucionar este desajuste, es necesario replicar el modelo de seguridad de Dynamics 365 en SharePoint para que el acceso a los documentos siga los permisos de CRM.

Esto requiere copiar los derechos de acceso entre ambos sistemas, asegurándose de que los permisos de SharePoint reflejan la configuración de seguridad actual en Dynamics 365 en términos de usuarios, roles y a qué documentos tiene acceso cada uno.

En la práctica, sincronizar la seguridad de Dynamics CRM con SharePoint implica:

• Asignación de usuarios, equipos y unidades de negocio Dynamics 365 a identidades SharePoint
• Traducción de funciones y privilegios de seguridad a niveles de permiso SharePoint
• Asignación de permisos a nivel de carpeta o documento
• Actualización dinámica del acceso cuando se producen cambios en Dynamics 365

Esto significa que un usuario que acceda a través del SharePoint podrá acceder exactamente a lo que permite el actual modelo de seguridad Dynamics 365, evitando el acceso no autorizado a documentos confidenciales.

La réplica del modelo de seguridad de Dynamics 365 en SharePoint debe automatizarse y activarse en función de los cambios que se produzcan en Dynamics 365 para garantizar la coherencia entre los sistemas en todo momento.

Para conseguirlo, CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator, Microsoft Preferred Solution, permite la sincronización continua de las funciones de seguridad Dynamics 365 y los permisos SharePoint en función de los cambios en Dynamics 365, lo que proporciona un enfoque de "instalar y olvidar" para la gestión de permisos.

Esta suite está diseñada específicamente para empresas que confían en las sinergias de la integración Dynamics 365 SharePoint para llevar a cabo sus operaciones diarias con éxito. Con cuatro de nuestros innovadores productos, los usuarios de Dynamics 365 que utilicen SharePoint como repositorio de documentos podrán..:

• Organizar automáticamente sus bibliotecas y listas SharePoint, evitando el a menudo temido límite de permisos únicos.
• Verifique la integridad de los documentos almacenados en SharePoint directamente desde la interfaz de usuario mediante la tecnología Blockchain. Una capacidad imprescindible para mantener la seguridad y precisión de los documentos Dynamics 365 almacenados en SharePoint.
• Optimice el espacio de almacenamiento Dynamics 365 mediante la transferencia de archivos a soluciones alternativas de almacenamiento de archivos. Esto es fundamental para las empresas que pretenden gestionar eficazmente su almacenamiento Dynamics 365.
• Arrastre y suelte varios archivos para cargarlos y permita a los usuarios introducir metadatos sin tener que pasar de Dynamics a SharePoint y viceversa.

Y, por supuesto, CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator resuelve el problema de que los privilegios de Dynamics 365 no se reflejen en el lado de SharePoint, como se ha visto anteriormente.

Organizaciones de todos los sectores confían en esta solución para proteger datos confidenciales y agilizar la colaboración. Descubra cómo una asociación líder evitó la exposición de datos en Prevención de la exposición de datos sensibles en SharePoint, cómo una empresa internacional amplió la gestión segura de documentos en Documentos seguros, éxito mundial: La historia de Systemair, y cómo se resolvieron los problemas de permisos ocultos mediante la asociación en ORBIS y Connecting Software se asocian para resolver un problema oculto de Dynamics 365. También puede explorar cómo las organizaciones sin ánimo de lucro mejoraron la seguridad en Mejora de la seguridad de los documentos en la Fundación Waalitj.

En algún momento, los empleados avanzan dentro de la organización, y con esa progresión se produce un cambio en su acceso a la información de la empresa. Estos cambios deben reflejarse con precisión en todos sus sistemas. Esto no es diferente para Dynamics 365 o SharePoint.

CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator le asegura que no tendrá que preocuparse por esto, ya que automáticamente hará accesibles los documentos relacionados con el equipo al empleado ascendido, sin requerir ningún trabajo adicional por parte de su administrador de TI. Del mismo modo, cuando su empresa crezca y abra nuevas divisiones en otros países, en Dynamics 365 podrá crear unidades de negocio o equipos individuales para los mercados correspondientes. Y gracias a las capacidades multi-tenancy, desplegando una única instalación de nuestra solución puede configurar el proceso de replicación de permisos para múltiples instancias de Dynamics CRM, así como para múltiples sitios SharePoint para una única organización Dynamics CRM.

Aunque el hecho de que los permisos no estén alineados es un riesgo de seguridad en sí mismo, también crea problemas de cumplimiento de la normativa de protección de datos:

• Los permisos SharePoint funcionan independientemente del modelo de seguridad Dynamics 365, lo que dificulta la aplicación de un control de acceso coherente.
• Por lo tanto, los usuarios pueden acceder a documentos que contengan datos personales fuera de su ámbito autorizado, incluso si los permisos de CRM están correctamente configurados.
• Como resultado, las organizaciones pueden ser incapaces de demostrar que el acceso a los datos sensibles está debidamente restringido y es auditable.

Aquí es donde CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator ayuda a su organización a cumplir los requisitos de las normativas de privacidad de datos como GDPR, PCI DSS e HIPAA. Estas normas se aplican en todos los sectores y regiones, independientemente de dónde opere su organización.

Al garantizar que los derechos de acceso definidos en Dynamics 365 se replican de forma coherente en SharePoint, su organización puede mantener el control sobre el acceso a los documentos y respaldar el cumplimiento de la normativa.