Actualización del modelo de seguridad Dynamics 365 y su sincronización con el SharePoint

Modelo de seguridad Dynamics 365 y su sincronización con el SharePoint: actualizado

Diogo Gouveia Products and Solutions 2 Comments

Con la creciente conciencia dirigida hacia el GDPR y las políticas de protección de datos en general, ahora es más importante que nunca garantizar la seguridad de la información almacenada en línea. Si tiene en cuenta la información almacenada en Dynamics 365, puede trabajar con su modelo de seguridad para obtener una protección adecuada.

Pero las cosas se complican un poco más cuando se integra Dynamics con otros sistemas. Por ejemplo, en una integración de Dynamics SharePoint, es imposible configurar las opciones de privacidad en SharePoint para que coincidan exactamente con las de Dynamics 365. Esto significa que la información sensible podría caer en manos equivocadas.

En este post, le mostraremos la mejor manera de afrontar esta situación y garantizar la seguridad de sus datos Dynamics 365 en SharePoint.

Por qué el Dynamics 365 y el SharePoint son mejores juntos

Tanto si se trata de una gran empresa como de una pequeña organización del tercer sector, siempre será necesario contar con sistemas de CRM y de gestión de documentos que le ayuden a impulsar sus operaciones diarias. Las plataformas de Microsoft, Dynamics 365 y SharePoint, abordan respectivamente estas cuestiones y son ampliamente utilizadas en el mundo corporativo. He aquí dos razones para ello:

  • Microsoft Dynamics 365 contiene un sofisticado modelo de seguridad. El empleo de privilegios de rol en varios niveles garantiza la seguridad de los datos mediante el control de acceso a un nivel preciso y granular en toda la organización.
  • SharePoint es la solución preferida para la colaboración en equipo y el almacenamiento de documentos. Además de ser cómodo y práctico, tiene ventajas como un menor coste de almacenamiento, una integración excepcional con las herramientas y servicios de Office 365 y el control de versiones.

La unión de estos sistemas crea una gran sinergia y da como resultado una solución en la que se puede confiar.

Mejora de la integración entre el Dynamics 365 y el SharePoint

La propia Microsoft ofrece una opción de integración de Dynamics y SharePoint. Además de las sinergias comentadas anteriormente, una de las razones por las que esta integración es tan popular es porque permite a los usuarios que no son de CRM acceder a los documentos.

Esta integración es fácil de implementar (aquí hay un procedimiento paso a paso), y permite a las organizaciones trasladar los documentos que tenían en sus registros de CRM a SharePoint manteniendo un enlace a los documentos en el CRM. Esto significa que puede gestionar los documentos de SharePoint directamente desde la interfaz de Dynamics 365.

Aunque esta integración es estupenda por sí misma, los modelos de seguridad de Dynamics 365 y SharePoint difieren significativamente. En particular, SharePoint no tiene en cuenta los permisos establecidos en Dynamics 365, lo que significa que los empleados no autorizados pueden ver en SharePoint datos sensibles de la empresa a los que no pueden acceder en el CRM de Microsoft. Evidentemente, esto no es lo ideal.

Para hacer frente a esto, Connecting Software vino a salvar el día con CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator!

Sobre CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator

La única solución para este escenario sería crear una solución personalizable, ampliable y segura que permitiera la sincronización de los privilegios del Dynamics 365 con el SharePoint, ¡y esto es exactamente lo que hemos hecho! Durante 15 días, puede probar la solución de forma gratuita en su entorno, e incluye:

  • Es fácil de instalar, no necesita mantenimiento y se pone en marcha en minutos con nuestra opción SaaS;
  • Cubre todo el modelo de seguridad de Dynamics CRM, incluyendo Soporte de la lógica de roles de seguridad, jerarquía de unidades de negocio, compartición, comportamiento en cascada, jerarquía basada en el gerente/cargo, propiedad del registro (usuario/equipo), estado del registro (activo/inactivo), plantillas de equipos de acceso (equipos de acceso al registro), equipo de ventas de oportunidades;
  • Disponible como servicio en la nube a través de nuestro portal SaaS, Microsoft Azure, o incluso Azure Government US, y también para su despliegue autónomo. Puede elegir el opción de despliegue que mejor se adapte a sus necesidades.

Entidades del sector público, empresas multinacionalesorganizaciones del tercer sector, y otros socios exitosos de Microsoft también forman parte de nuestra base de clientes, ¡y sigue creciendo!

¿Qué sucede cuando alguien asciende en la escala corporativa o la empresa se expande?

En algún momento, sus empleados llegarán al punto de ascenso, y con ello viene un cambio en el nivel de acceso que tienen a la información de la empresa. A medida que se asciende en la escala corporativa, las responsabilidades dentro de la empresa aumentan, y estos cambios deben reflejarse en los sistemas de su empresa.

Con nuestra solución, no tendrá que preocuparse de nada de esto, ya que hará que los documentos relacionados con el equipo sean accesibles automáticamente para el empleado ascendido, sin requerir ningún trabajo de su administrador de TI. Del mismo modo, cuando su empresa crezca y abra nuevas divisiones en otros países, en Dynamics 365 podrá crear unidades de negocio o equipos individuales para los mercados correspondientes, y gracias a las capacidades de multi-tenancy, desplegando una única instalación de nuestra solución podrá configurar el proceso de replicación para múltiples instancias de Dynamics CRM.

CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator soporta múltiples colecciones de sitios SharePoint para una sola organización de Dynamics CRM.

Siguiendo los requisitos del GDPR

CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator también sirve como herramienta para garantizar el cumplimiento de los requisitos del GDPR. A pesar de formar parte de la legislación de la UE, esta política de privacidad y protección de datos es relevante en todo el mundo, ya que cualquier empresa que trate con datos personales de ciudadanos de la UE tendrá que cumplirla, independientemente del país en el que opere.

Por lo tanto, al garantizar la replicación de los derechos de acceso establecidos en Dynamics 365 a SharePoint, su empresa cumplirá con el GDPR y no tendrá problemas.

Siguiendo los requisitos del GDPR

Nuestro servicio proporciona un algoritmo automatizado para emparejar (mapear) a los usuarios en Dynamics CRM y SharePoint, lo que acelera el despliegue. Dado que el algoritmo utiliza el nombre de inicio de sesión para hacer coincidir a los usuarios, es importante que tanto Dynamics CRM como SharePoint estén conectados al mismo dominio de Active Directory o a la misma organización de Office365.

Además, el servicio crea automáticamente niveles de permiso dedicados en el SharePoint de destino. Y la aplicación tiene un mapeo preconfigurado entre Dynamics CRM y SharePoint adecuado para la mayoría de los despliegues.

5 ventajas principales de la integración de Dynamics 365 y SharePoint

  • Mantiene la confidencialidad y seguridad de sus documentos
  • Rastrea y aplica automáticamente los cambios de Microsoft Dynamics a SharePoint
  • Garantiza que los mismos documentos sean accesibles a los usuarios adecuados en ambos entornos en todo momento
  • Se ejecuta en segundo plano
  • Ha incluido actualizaciones y soporte técnico
  • No dude en preguntarnos sobre los detalles técnicos

    Siempre estamos dispuestos a ayudar a los clientes actuales o futuros con respecto a nuestras soluciones. Para CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator puede ponerse en contacto con nosotros a través de este formulario, y en caso de que tenga curiosidad por saber un poco más sobre nuestro maravilloso producto, tenemos documentación en línea disponible para que la lea.

    Versiones compatibles

      Dynamics CRM 2013, 2015, 2016

      Dynamics CRM Online

      Dynamics 365 Sales

      Dynamics 365 Customer Service

      Dynamics 365 Field Service

      SharePoint 2013, 2016

      SharePoint Online

      Office 365

    Artículo publicado originalmente el 16 de mayo de 2018, actualizado por última vez el 30 de septiembre de 2022

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