"Este software funciona brillantemente, y el soporte también es realmente super bueno, ¡le daría a ambos 10 puntos sobre 10!"
- Jürgen Hernadi, Director de TI del Grupo Systemair AB
Cliente: Systemair AB
Actividad: Líder mundial en soluciones de ventilación, calefacción y refrigeración
Sede central: Skinnskatteberg, Suecia
Talla: Opera en 51 países con unos 6.700 empleados
Usuarios: 1600 usuarios en Dynamics 365
Productos:
Cuando una empresa crece, las brechas de seguridad que antes parecían menores pueden convertirse en auténticos quebraderos de cabeza si no se abordan a tiempo.
Systemair, líder mundial en soluciones de climatización interior energéticamente eficientes, se enfrentó a este mismo reto con su uso de Microsoft Dynamics CRM (ahora Dynamics 365) y SharePoint para la gestión de documentos. Lo que comenzó como un compromiso de seguridad razonable en 2010 se reevaluó periódicamente a medida que se ampliaba la base de usuarios y la presencia internacional de la empresa. En 2021, Systemair resolvió este posible quebradero de cabeza de forma decisiva implantando una solución lista para usar llamada CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator.
Conozcamos los altibajos de este viaje hacia la seguridad de los documentos a medida que la empresa crecía y los sistemas pasaban de las instalaciones locales a la nube.
El reto: adelantarse a los riesgos de seguridad
En 2010, cuando Systemair implementó por primera vez Microsoft Dynamics CRM versión 4 en una única ubicación, la integración por defecto con SharePoint parecía aceptable. Sólo se podía acceder a los documentos a través del CRM, por lo que el equipo aceptó que los permisos de SharePoint no se sincronizaran automáticamente con el modelo de seguridad detallado del CRM.
Jürgen Hernadi de Systemair recuerda: "Sabíamos que teníamos allí un pequeño problema de seguridad: si descubres un camino, puedes llegar a la mayoría de los documentos porque no están bloqueados."
A medida que la empresa crecía de forma espectacular, llegando a tener más de 1.500 usuarios de CRM en todo el mundo, este "pequeño" problema se volvió inaceptable. El entorno SharePoint se utilizaba exclusivamente para documentos relacionados con CRM (no se compartían externamente ni se exponían a Internet), pero la falta de una sincronización de permisos adecuada significaba que cualquier usuario interno que adivinara o descubriera una ruta directa a una carpeta podría acceder potencialmente a archivos confidenciales que no debería ver.
El equipo se planteó seriamente el desarrollo a medida a través de un socio de Microsoft, pero vieron cómo la complejidad podía ser un problema: "Hay que pensárselo dos veces antes de empezar algo así por cuenta propia, porque es muy complicado."comentó Jürgen Hernadi. De hecho, la sincronización continua de permisos es necesaria, y hay que tener en cuenta todos los escenarios: incorporación, desincorporación, cambio de roles, ¡y muchos más!
Descubrimiento y prueba de concepto: Una agradable sorpresa
Jürgen Hernadi encontró Connecting Software mientras buscaba soluciones en Internet. Systemair decidió entonces hacer una prueba de concepto, y los resultados fueron impresionantes desde el primer momento.
Jürgen Hernadi comparte: "Fue increíble ver lo bien y lo inteligente que funcionaba nada más sacarlo de la caja, ¡sin ninguna programación individual!"
Desde el primer día, el equipo de asistencia proporcionó una orientación excelente, ayudando a Systemair pasar de las pruebas a la plena aplicación. La solución final incluyó dos herramientas complementarias de Connecting Software:
- CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator - el componente central que refleja automáticamente los permisos de Dynamics CRM a SharePoint, garantizando que los usuarios tengan acceso exactamente a los mismos documentos en ambos sistemas, ni más ni menos.
- SharePoint Structure Creator - para organizar los documentos de forma eficaz en una estructura de carpetas configurable y evitar llegar al límite de permisos exclusivo de SharePoint.
Jürgen Hernadi explica la solución combinada de forma sencilla: "Para mí, es sólo una solución, al final, para sincronizar los permisos de CRM a SharePoint."
El objetivo empresarial era muy claro: "Si un usuario puede acceder a un documento en el CRM, podrá acceder a él en SharePoint y viceversa”.” Aún más importante es aquello a lo que el usuario no puede acceder: “De hecho, si un usuario no puede acceder a un registro en el CRM, no podrá abrir la carpeta SharePoint relacionada."
La gran migración: De las instalaciones a la nube (y millones de carpetas)
Tras años de uso con éxito en las instalaciones, Systemair emprendió una importante migración "big bang" a la nube en enero de 2025, que implicó traslado simultáneo de Dynamics CRM y SharePoint a la nube.
El volumen de archivos que había que trasladar era enorme, lo que significaba que el trabajo en cuanto a permisos también lo era: más de 4 millones de carpetas durante la replicación inicial de permisos y la configuración de la estructura. Esto llevó semanas debido a las limitaciones de la API de Microsoft, pero ”mirando el lado del Connecting Software, era simplemente suave”, añade Jürgen Hernadi.
También considera crucial que el equipo de Connecting Software ofreciera siempre un apoyo proactivo: "Si nos enfrentamos a un problema, podemos ponernos en contacto con ustedes y, por lo general, en una o dos horas recibimos una respuesta y, además, su servicio de asistencia funciona realmente de forma muy proactiva."
Los resultados: Seguridad fiable que funciona
En la actualidad, la solución funciona silenciosamente y sin problemas en segundo plano, protegiendo documentos confidenciales en una plantilla global sin intervención manual ni interrupciones del flujo de trabajo.
Cuando se le pidió que valorara los productos y la asistencia en una escala de 0 a 10, Jürgen Hernadi no lo dudó: “Este software funciona de maravilla, y el soporte también es realmente muy bueno, ¡le daría a ambos 10 puntos sobre 10!"
Añade que el equipo siempre ha recibido ayuda, incluso a la hora de solucionar problemas que al final no estaban causados por el software.
Aspectos clave para los responsables de TI que gestionan Dynamics 365 CE + SharePoint
- No asuma que la integración por defecto de Microsoft es lo suficientemente segura. Los permisos no se alinean automáticamente, y eso puede convertirse en un grave riesgo.
- Considere las herramientas estándar antes que el desarrollo a medida - Systemair evitó tener que recurrir a una solución interna o de un socio muy compleja (y costosa) y encontró una que "funcionaba" nada más sacarla de la caja.
- Planificar el futuro - Con las actualizaciones de Microsoft y los cambios organizativos que se avecinan, un sólido soporte del proveedor marca la diferencia.
- La proactividad supera a la reacción - Subsane las carencias en materia de permisos antes de que una infracción o una auditoría le obliguen a hacerlo.
Systemair'es un ejemplo clásico de seguridad con visión de futuro: cerraron la brecha pronto, escalaron globalmente y se trasladaron a la nube sin dramas, y ganaron en tranquilidad.
Si tiene alguna pregunta o desea evaluar cómo podría funcionar esto para su organización
Acerca de Systemair
Systemair es un grupo líder en ventilación que ayuda a mejorar el clima interior mediante productos y soluciones energéticamente eficientes. El Grupo Systemair opera en 51 países de Europa, Norteamérica, Oriente Medio, Asia, Australia y África. Systemair ha obtenido beneficios desde su fundación en 1974 y actualmente cuenta con unos 6.700 empleados.