"Sabíamos que teníamos que replantearnos cómo almacenábamos los documentos adjuntos en Dynamics 365. Nos estábamos acercando a los límites de almacenamiento que se nos habían asignado, y el coste de seguir ampliando ese almacenamiento se estaba volviendo difícil de justificar”.”
– Demetrius Henry, director de TI,
Stars Behavioral Health Group
Cliente: Stars Behavioral Health Group
Actividad: Proveedor de atención sanitaria conductual, incluyendo servicios de crisis y programas comunitarios
Sede central: Long Beach, California, EE. UU.
Talla: Más de 2.000 empleados, 60 sedes y más de 40.000 personas atendidas al año
Stars Behavioral Health Group es un proveedor líder de servicios de salud conductual en Estados Unidos, dedicado a ayudar a las personas y a las comunidades a llevar una vida más sana y plena.
Con una amplia gama de programas y servicios, Estrellas Se basa en la tecnología para dar apoyo a sus equipos, gestionar la información crítica y prestar una atención eficaz en toda la organización. Como parte de su entorno tecnológico, Stars utiliza Microsoft 365 y Dynamics 365 para respaldar las operaciones empresariales y gestionar la información.
A medida que el volumen de documentos relacionados con los registros Dynamics 365 seguía aumentando, Estrellas decidieron centrarse específicamente en el almacenamiento de archivos adjuntos, con el objetivo de encontrar una forma más sostenible de almacenar y gestionar dichos archivos.
El reto: la capacidad de almacenamiento de Dynamics 365 se estaba agotando
A medida que aumentaba el volumen de documentos almacenados en Dynamics 365, Stars se enfrentó a dos retos relacionados: capacidad de almacenamiento y coste.
Estrellas Se estaba quedando sin el espacio de almacenamiento asignado de Dynamics 365, lo que generaba la necesidad inmediata de una estrategia a largo plazo más sostenible. Se trata de un problema habitual: a medida que las organizaciones acumulan grandes volúmenes de documentos, los costes aumentan. Los archivos adjuntos suelen ser una parte importante de este aumento del almacenamiento.
La organización ya contaba con una plataforma en la nube consolidada para la gestión de documentos: Microsoft SharePoint.
Dado que SharePoint ya formaba parte de 'Estrellas» En el ámbito tecnológico, ofrecía un destino natural para los archivos adjuntos a una fracción del coste que supondría almacenarlos directamente en Dynamics 365.
Sin embargo, no bastaba con trasladar los archivos adjuntos a SharePoint. Stars tenía que llevar a cabo el cambio sin causar molestias a las personas que utilizan Dynamics 365 a diario. Los usuarios debían poder seguir accediendo a esos documentos desde Dynamics 365 sin tener que aprender un nuevo proceso ni saber dónde se almacenaban físicamente los archivos subyacentes.
Para Estrellas, la solución ideal necesaria para reducir el consumo de almacenamiento de Dynamics 365, sacar partido a su inversión actual en SharePoint y mantener la experiencia del usuario lo más similar posible.
La solución: guardar archivos adjuntos en SharePoint
Estrellas aplicado CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor de modo que los archivos adjuntos asociados a los registros de Dynamics 365 se almacenen en SharePoint, en lugar de ocupar un valioso espacio de almacenamiento en Dynamics 365. Al mismo tiempo, los usuarios siguen accediendo a estos documentos a través de Dynamics 365 tal y como esperan, mientras que el proceso de almacenamiento subyacente se lleva a cabo en segundo plano.
Esto permitió que Estrellas aprovechar su entorno actual de SharePoint como un repositorio de archivos adjuntos más rentable y escalable, al tiempo que sigue utilizando Dynamics 365 como la aplicación empresarial principal para sus usuarios.
Demetrius Henry, director de TI, Stars Behavioral Health Group, destacó que una de las prioridades era facilitar las cosas a los usuarios. “Para nosotros era importante que este cambio no supusiera la creación de otro sistema que nuestros usuarios tuvieran que gestionar,”, explicó.
Con CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor Al conectar Dynamics 365 y SharePoint entre bastidores, la transición no supuso ningún cambio en la forma de trabajar de los usuarios. “Pueden seguir trabajando en Dynamics 365 y accediendo a sus documentos como siempre han hecho, mientras que nosotros podemos aprovechar las ventajas de SharePoint en el back-end.”, concluyó Henry.
El resultado: menores costes de almacenamiento, la misma experiencia Dynamics 365
Estrellas Ahora puede sacar mayor partido a su inversión actual en Microsoft 365, reducir la carga sobre el almacenamiento Dynamics 365 y establecer un enfoque más sostenible para gestionar su creciente volumen de documentos.
Para Estrellas, CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor ofrecía una forma práctica de abordar tanto el Retos relacionados con el coste y la capacidad del almacenamiento Dynamics 365/Dataverse sin dejar de ofrecer la experiencia fluida con los documentos de la que dependen sus usuarios.
Henry señaló que resolvía con elegancia su principal problema: "Sabíamos que teníamos que replantearnos cómo almacenábamos los documentos adjuntos en Dynamics 365. Nos estábamos acercando a los límites de almacenamiento asignados y el coste de seguir ampliando ese almacenamiento se estaba volviendo difícil de justificar.”. Al combinar el Dynamics 365 con el SharePoint, Estrellas ha resuelto el problema de los archivos adjuntos desde la raíz.
Puntos clave para los responsables de TI que gestionan Dynamics 365 CE y SharePoint
- Considera el almacenamiento Dynamics 365 como un coste que hay que gestionar desde el principio. Los archivos adjuntos se van acumulando sin que nos demos cuenta, y con el tiempo resulta cada vez más difícil justificar el aumento de la capacidad de Dynamics 365. Actuar antes de alcanzar el límite te ofrece más opciones.
- Aprovecha la inversión en SharePoint que ya tienes. Si SharePoint forma parte de tu entorno de Microsoft 365, ofrece un almacenamiento de documentos más rentable y escalable que el propio Dynamics 365/Dataverse. De no ser así, la misma solución se puede aplicar a Azure File Storage y Azure Blob Storage.
- Proteger la experiencia del usuario. La adopción es el verdadero riesgo que conlleva cualquier cambio en el sistema de almacenamiento. Una solución que permita acceder a los archivos adjuntos desde Dynamics 365 evita que los usuarios tengan que volver a formarse y que deban gestionar nuevos sistemas.
Estrellas'La historia de ' nos recuerda que reducir los costes de almacenamiento y mantener la productividad de los usuarios no tienen por qué ser objetivos contrapuestos. Con la conexión adecuada entre Dynamics 365 y SharePoint, las organizaciones pueden conseguir ambas cosas.