ORBIS y Connecting Software subsanan la brecha oculta de permisos de Microsoft Dynamics 365

Algunos problemas solo se hacen evidentes una vez que se conectan realmente dos sistemas. Eso es precisamente lo que les sigue ocurriendo a los clientes de ORBIS que utilizan Microsoft Dynamics 365 cuando incorporan SharePoint al sistema, y es la razón por la que la empresa sigue recurriendo a la misma herramienta para solucionarlo, proyecto tras proyecto.

Hablamos con Richard Bosse, que dirige el equipo de Colaboración en Procesos Empresariales en ORBIS Modern Work GmbH y lleva desde 2018 trabajando en la arquitectura de soluciones CRM y SharePoint en todo el Grupo ORBIS, sobre lo que hace que sus clientes sigan volviendo a CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator, cuatro años después de ORBIS compartió por primera vez su experiencia con la herramienta.

Según Bosse, una vez que alguien le explica esto a un cliente, no hace falta convencer a nadie. "El problema, muy general, de que ambos sistemas no tienen los mismos permisos, queda claro de inmediato"," dijo. Lo que requiere más trabajo es evaluar cuán complejo es realmente el modelo de permisos de un cliente concreto, y a menudo este cambia. Bosse calificó esta parte del trabajo como una responsabilidad clara de ORBIS: evaluar la configuración y, en cualquier caso que vaya más allá de los más sencillos, recomendar el «Permissions Replicator» de Connecting Software como lo que él describió como el "sin complicaciones" ruta.

Además, contó una anécdota reveladora sobre lo invisible que se vuelve la herramienta una vez que está en funcionamiento. "Nos hemos dado cuenta de que nuestros clientes a veces se olvidan de que tienen el Permission Replicator"," Bosse lo admitió. "Una vez que está en marcha, nadie tiene que hacer nada. Funciona en segundo plano"."

Bosse describió un proceso bastante habitual en el que los clientes se topan con este problema. Rara vez empiezan con Microsoft Dynamics 365 y SharePoint ya conectados y luego descubren una brecha en los permisos. En cambio, lo habitual es que ya cuenten con un modelo de permisos consolidado dentro de Microsoft Dynamics 365 y, a continuación, decidan reforzar la gestión de documentos en los departamentos de ventas y atención al cliente, al sentirse cada vez más frustrados por tener que almacenar todo en forma de notas y archivos adjuntos. "Se dan cuenta de que necesitan un sistema de gestión documental y, a continuación, se dan cuenta de que SharePoint, básicamente, se integra tal cual, sin necesidad de configurarlo"," Bosse explicó:, "pero ese es precisamente el momento en el que se dan cuenta de la falta de autorización"."

Esa tendencia se observa con mayor frecuencia entre los clientes de ORBIS del sector de la automoción y la industria manufacturera, lo que refleja que es en esos ámbitos donde la empresa cuenta con mayor experiencia, más que un problema específico de cada sector.

Curiosamente, Bosse no considera que las normativas de privacidad como el RGPD sean un motivo habitual para subsanar la brecha de permisos, aunque subsanarla resulta precisamente en cerrar la brecha de control de acceso que buscan las auditorías del RGPD. Según su experiencia como consultor, el deseo de separar las unidades de negocio surge con mucha más frecuencia, ya se trate de equipos de ventas divididos por países o, como en un proyecto reciente, de divisiones tan distintas como la automoción frente a la industria aeroespacial y de defensa. "Para mí, la separación de datos es un factor más determinante que el RGPD"," señaló.

En lo que respecta a los plazos de los proyectos, Bosse describió el CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator parte de cualquier compromiso como "En su mayor parte, es "plug and play»»." Casi nunca se trata de un proyecto independiente: en el caso de ORBIS, suele formar parte de un proyecto más amplio de integración de Dynamics a SharePoint, en el que la mayor parte del trabajo de personalización se lleva a cabo en otros ámbitos. ORBIS, añadió, planifica muy pocos días de implementación específicamente para la parte de permisos y rara vez necesita modificar su configuración más allá de exclusiones ocasionales de tablas. Solo una vez, recordó, un cliente solicitó cambios significativamente más profundos.

La confianza del equipo en el producto ha crecido hasta tal punto que las pruebas ya no forman parte del proceso. "Conocemos el producto lo suficientemente bien y estamos seguros de que es la opción adecuada cuando lo recomendamos"," Bosse señaló esto, reconociendo la sólida relación de confianza que se ha forjado a lo largo de los años tanto con los clientes como con Connecting Software.

Esa confianza se extiende a la flexibilidad de implementación. Aunque la mayoría de los clientes de ORBIS utilizan la versión SaaS, Bosse destacó un proyecto reciente de implementación local para la Diócesis de Linz, una institución católica de Austria, en el que la implementación basada en Docker facilitó considerablemente el trabajo. "Facilita al cliente la gestión eficaz de las instalaciones locales"," —observó—.

Cuando se le preguntó por el servicio de asistencia, Bosse ofreció una valoración realista, en lugar de elogios generalizados. Describió el servicio como siempre fiable y afirmó que, en general, el portal de asistencia ha funcionado bien.

Recordó un caso relacionado con un pequeño error que tardó unas semanas en resolverse, y calificó esa espera de totalmente razonable. "Entiendo que, sobre todo en el caso de una plataforma de software como servicio, no se puede implementar de inmediato una corrección provisional incompleta"," dijo, basándose en su propia experiencia en la gestión de productos. "En cuanto a la asistencia, dispones de todo lo que cabría esperar en términos de asistencia profesional para una plataforma SaaS".", concluyó.