"Он работает именно так, как и предполагает его название. Он копирует права доступа из Dynamics CRM в SharePoint. После быстрой настройки он просто работает!"
– Ричард Босс, руководитель группы по совместной работе над бизнес-процессами
в компании ORBIS Modern Work GmbH
Партнер: Группа ОРБИС
Штаб-квартира: Саарбрюккен, Германия
Клиенты: Автомобильные и производственные компании, в основном средние и крупные предприятия, преимущественно в регионе DACH (Германия, Австрия и Швейцария)
Деятельность: Microsoft Dynamics 365 и консалтинг по современной рабочей среде
Продукт: CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator
Некоторые проблемы становятся заметными только после того, как две системы действительно подключаются друг к другу. Именно это постоянно происходит с клиентами ORBIS, использующими Microsoft Dynamics 365, когда они внедряют SharePoint, и именно поэтому компания проект за проектом продолжает прибегать к одному и тому же инструменту для устранения этих проблем.
Мы поговорили с Ричард Босс, возглавляющий команду по сотрудничеству в области бизнес-процессов в ORBIS Modern Work GmbH и с 2018 года занимается разработкой архитектуры решений CRM и SharePoint в рамках группы компаний ORBIS, рассказывая о том, что заставляет его клиентов снова и снова обращаться к CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator, спустя четыре года после ORBIS впервые поделилась своим опытом использования этого инструмента.
Проблема, которая становится очевидной, как только её озвучишь
Объяснение Ричарда Босса относительно этого продукта практически не требует дополнительных разъяснений. Microsoft CRM Dynamics 365 и SharePoint используют разные модели прав доступа, и встроенных средств для их синхронизации нет, — отметил он. Как правило, клиенты объединяют эти две системы и хранят документы CRM в SharePoint, чтобы сократить расходы на хранение данных и оптимизировать совместную работу. Однако подробные правила доступа, которые они годами настраивали в Microsoft Dynamics 365, просто не переносятся в новую систему.
По словам Боссе, как только кто-то объяснит это клиенту, больше не нужно никого убеждать. "Сразу становится очевидной общая проблема, заключающаяся в том, что у обеих систем разные права доступа"," — сказал он. Больше труда требует оценка того, насколько сложна на самом деле модель разрешений конкретного клиента, причем она часто меняется. Боссе назвал эту часть работы исключительно обязанностью ORBIS: оценка конфигурации, а затем, во всех случаях, кроме самых простых, рекомендация использования Permissions Replicator от Connecting Software в качестве того, что он описал как "без лишних хлопот" маршрут.
Он также рассказал показательный анекдот о том, насколько незаметным становится этот инструмент, как только он запускается. "Мы заметили, что наши клиенты иногда забывают о том, что у них есть Permission Replicator"," Боссе признал. "Как только система заработает, никому не придётся ничего делать. Она работает в фоновом режиме"."
Проблема, с которой ORBIS сталкивается снова и снова
Боссе проследил довольно типичный путь, по которому клиенты сталкиваются с этой проблемой. Они редко начинают с того, что Microsoft Dynamics 365 и SharePoint уже подключены, а затем обнаруживают пробел в правах доступа. Напротив, как правило, они уже используют отлаженную модель прав доступа в Microsoft Dynamics 365, а затем, разочаровавшись в хранении всего в виде заметок и вложений, принимают решение усилить контроль над документооборотом в отделах продаж и обслуживания. "Они понимают, что им нужна система управления документами, а затем осознают, что SharePoint, по сути, интегрируется "из коробки»,» Боссе пояснил:, "но именно в этот момент они осознают наличие разрыва в правах доступа"."
Эта тенденция чаще всего наблюдается среди клиентов ORBIS из автомобильной и производственной отраслей, что свидетельствует о том, в каких именно областях компания обладает наиболее глубокой экспертизой, а не о том, что данная проблема является отраслевой.
Интересно, что Боссе не считает нормативные акты в области защиты персональных данных, такие как GDPR, основным стимулом для устранения пробелов в системе разрешений, хотя их устранение, как ни странно, как раз и устраняет именно те пробелы в системе контроля доступа, на которые обращают внимание аудиторы при проверках на соответствие GDPR. По его опыту работы в сфере консалтинга, гораздо чаще возникает желание разделить бизнес-подразделения — будь то разделение отделов продаж по странам или, как в одном из недавних проектов, разделение таких совершенно разных отраслей, как автомобилестроение и аэрокосмическая промышленность и оборонная отрасль. "Разделение данных, на мой взгляд, является более важным фактором, чем GDPR"," отметил он.
Быстро внедряется, легко забывается
Что касается сроков реализации проектов, Боссе описал CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator часть любого задания в качестве "В основном — просто подключи и работай"." Это практически никогда не бывает отдельным проектом: в случае с ORBIS он, как правило, реализуется в рамках более масштабной интеграции Dynamics с SharePoint, при которой большая часть работ по настройке выполняется в других местах. Он добавил, что ORBIS планирует очень мало дней внедрения специально для работы с правами доступа и редко сталкивается с необходимостью вносить изменения в конфигурацию, за исключением периодического исключения таблиц. Он вспомнил, что только однажды заказчик запросил значительно более глубокие изменения.
Уверенность команды в продукте выросла до такой степени, что тестирование больше не является частью процесса. "Мы достаточно хорошо знакомы с этим продуктом и уверены, что он подходит, когда мы его рекомендуем"," Боссе отметил, что это стало возможным благодаря прочным доверительным отношениям, налаженным за долгие годы как с клиентами, так и с компанией Connecting Software.
Эта уверенность распространяется и на гибкость развертывания. Хотя большинство клиентов ORBIS используют версию SaaS, Боссе отметил недавний проект по локальному развертыванию для Diözese Linz — католического учреждения в Австрии, — где развертывание на базе Docker значительно упростило работу. "Это позволяет клиенту более эффективно управлять локальными установками"," — заметил он.
Поддержка, которая выдерживает нагрузку
Отвечая на вопрос о поддержке, Боссе дал трезвую оценку, а не безрезервную похвалу. Он охарактеризовал поддержку как неизменно надежную и отметил, что портал поддержки в целом работает хорошо.
Он вспомнил один случай, связанный с незначительной ошибкой, устранение которой заняло несколько недель, и назвал такое ожидание вполне оправданным. "Я понимаю, что, особенно в случае платформы типа "программное обеспечение как услуга“, нельзя сразу же развернуть неотлаженное срочное исправление»," — сказал он, опираясь на собственный опыт в сфере управления продуктами. "Что касается поддержки, вы получаете всё, что можно ожидать от профессиональной службы поддержки SaaS-платформы".", — заключил он.
Заключительные размышления
Когда его попросили курс CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator По шкале от нуля до десяти Боссе поставил девятку и сразу же пояснил, что мешает продукту получить максимальную оценку. Его основное предложение касалось лицензирования для тестовых и разработческих сред, которое он считает приемлемым, но при этом по-прежнему поддающимся упрощению.
Он дал понять, что именно все остальное и обеспечивает продукту высокие оценки. "Мне очень нравится, что интерфейс настройки доступен"," сказал он, "И это просто идеально подходит для вашей работы. С ним легко обращаться"."
Кто такой ОРБИС?
Основанная в 1986 году в Саарбрюккене (Германия), группа компаний ORBIS превратилась в международную компанию, специализирующуюся на разработке программного обеспечения и бизнес-консалтинге, в которой работает около 900 сотрудников в офисах в Европе, США и Китае.
Компания ORBIS Modern Work GmbH, специализированное подразделение группы, занимающееся консультированием по Microsoft 365 и цифровым рабочим средам, оказывает поддержку клиентам по всем вопросам — от интеграции решений Microsoft Dynamics 365 и SharePoint до более широких аспектов цифровой трансформации и стратегии перехода в облако.
Что такое CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator?
Когда документы Microsoft Dynamics 365 хранятся в SharePoint, обе платформы управляют доступом независимо друг от друга. Microsoft Dynamics 365 обеспечивает безопасность с помощью ролей, бизнес-подразделений, команд и прав владения записями, однако SharePoint не учитывает эти правила. Пользователь, не имеющий прав CRM на просмотр записи, всё равно может открыть её документы непосредственно в SharePoint, что приводит к раскрытию конфиденциальных данных.
CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator заполняет этот пробел. Это готовое к использованию решение, доступное на рынке с 2014 года, автоматически преобразует привилегии Microsoft Dynamics 365 в разрешения SharePoint. Репликация запускается при изменениях в CRM, таких как добавление нового документа или перевод пользователя в другую команду, поэтому разрешения SharePoint обновляются автоматически без необходимости ручного администрирования.
В результате получается единая модель доступа: ваши документы автоматически остаются защищенными, а управление правами доступа не требует особых усилий.