"Мы понимали, что нам нужно пересмотреть подход к хранению вложений в системе Dynamics 365. Мы приближались к пределу выделенного объема хранилища, и затраты на его дальнейшее расширение становились все более труднооправданными”.”
– Деметриус Генри, директор по ИТ,
Группа «Stars Behavioral Health»
Клиент: Группа «Stars Behavioral Health»
Деятельность: Поставщик услуг в области психического здоровья, включая кризисную помощь и общественные программы
Штаб-квартира: Лонг-Бич, Калифорния, США
Размер: более 2 000 сотрудников, 60 филиалов и более 40 000 обслуженных клиентов в год
Группа «Stars Behavioral Health» является ведущим поставщиком услуг в области психического здоровья в Соединенных Штатах, цель которого — помогать людям и сообществам вести более здоровый и полноценный образ жизни.
Благодаря широкому спектру программ и услуг, Звезды использует технологии для поддержки своих команд, управления важной информацией и обеспечения эффективного медицинского обслуживания во всей организации. В рамках своей технологической инфраструктуры Stars использует Microsoft 365 и Dynamics 365 для обеспечения бизнес-процессов и управления информацией.
Поскольку объем документов, связанных с записями Dynamics 365, продолжал расти, Звезды решили сосредоточиться именно на хранении вложений, стремясь найти более экологичный способ хранения и управления этими файлами.
Проблема: объем хранилища Dynamics 365 подходил к концу
По мере увеличения объема документов, хранящихся в системе Dynamics 365, компания Stars столкнулась с двумя взаимосвязанными проблемами: емкость хранилища и стоимость.
Звезды заканчивалось выделенное хранилище объемом 1 ТП40Т, что привело к возникновению неотложной необходимости разработки более устойчивой долгосрочной стратегии. Это распространенная проблема: по мере накопления организациями больших объемов документов затраты растут. Вложения часто являются одной из основных причин такого роста объема хранилища.
У организации уже была налаженная облачная платформа для управления документами: Microsoft SharePoint.
Поскольку SharePoint уже входил в состав 'Звезды» В условиях современной технологической среды это стало естественным местом для хранения вложений, причем затраты на это составляли лишь небольшую часть от стоимости хранения тех же файлов непосредственно в Dynamics 365.
Однако простого перемещения вложений в SharePoint было недостаточно. Компании Stars необходимо было осуществить это изменение, не создавая неудобств для сотрудников, которые ежедневно используют Dynamics 365. Пользователи должны были по-прежнему получать доступ к этим документам из Dynamics 365, не изучая новый процесс и не задумываясь о том, где физически хранятся исходные файлы.
Для Звезды, идеальное решение, необходимое для сокращения объёма хранилища Dynamics 365, эффективного использования имеющихся инвестиций в SharePoint и сохранения пользовательского опыта на максимально возможном уровне.
Решение: хранение вложений в SharePoint
Звезды реализовано CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor таким образом, чтобы вложения, связанные с записями Dynamics 365, хранились в SharePoint, а не занимали ценное место в хранилище Dynamics 365. При этом пользователи по-прежнему получают доступ к этим документам через Dynamics 365 так, как они того ожидают, а сам процесс хранения происходит «за кулисами».
Это позволило Звезды использовать имеющуюся среду SharePoint в качестве более экономичного и масштабируемого хранилища вложений, продолжая при этом использовать Dynamics 365 в качестве основного бизнес-приложения для своих пользователей.
Деметриус Генри, директор по информационным технологиям, Группа «Stars Behavioral Health», подчеркнул, что упрощение работы для пользователей является приоритетом. “Для нас было важно, чтобы это изменение не привело к появлению еще одной системы, с которой пришлось бы осваиваться нашим пользователям,”, — пояснил он.
С CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor Благодаря внутреннему объединению моделей Dynamics 365 и SharePoint этот переход не потребовал никаких изменений в режиме работы пользователей. “Они смогут продолжать работать в Dynamics 365 и получать доступ к своим документам так же, как и раньше, в то время как мы сможем использовать преимущества SharePoint на серверной стороне.”, — заключил Генри.
Результат: снижение затрат на хранение данных при сохранении прежнего уровня производительности Dynamics 365
Звезды теперь может более эффективно использовать имеющиеся инвестиции в Microsoft 365, снизить нагрузку на систему хранения данных Dynamics 365 и внедрить более устойчивый подход к управлению растущим объемом документов.
Для Звезды, CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor предоставил практический способ решения как Проблемы, связанные со стоимостью и емкостью системы хранения данных Dynamics 365/Dataverse при этом сохраняя удобство работы с документами, к которому привыкли пользователи.
Генри отметил, что это элегантно решило их главную проблему: "Мы понимали, что нам нужно пересмотреть подход к хранению вложений в системе Dynamics 365. Мы приближались к пределу выделенного объема хранилища, и затраты на его дальнейшее расширение становились все более труднооправданными.”. Совместив модели Dynamics 365 и SharePoint, Звезды решил проблему с вложениями у самого источника.
Основные выводы для ИТ-руководителей, отвечающих за управление решениями Dynamics 365 CE и SharePoint
- Рассматривайте хранение Dynamics 365 как затраты, которые необходимо контролировать на раннем этапе. Вложения накапливаются незаметно, и со временем становится всё сложнее обосновать необходимость увеличения емкости системы Dynamics 365. Если принять меры до того, как вы достигнете предельной емкости, у вас будет больше вариантов.
- Используйте уже имеющиеся инвестиции в SharePoint. Если SharePoint входит в вашу среду Microsoft 365, оно обеспечивает более экономичное и масштабируемое хранилище для документов, чем сами Dynamics 365/Dataverse. В противном случае это же решение можно применить к Azure File Storage и Azure Blob Storage.
- Обеспечьте удобство работы пользователей. Наибольший риск при любом переходе на новую систему хранения заключается в том, насколько пользователи примут новую систему. Решение, обеспечивающее доступ к вложениям непосредственно из Dynamics 365, избавляет пользователей от необходимости проходить переобучение и осваивать новые системы.
Звезды'Эта история напоминает о том, что снижение затрат на хранение данных и поддержание высокой производительности пользователей не обязательно должны быть противоречащими целями. При правильной интеграции решений Dynamics 365 и SharePoint организации могут достичь и того, и другого.